永嘉文秘培訓講課

公文寫作2012年7月1日新版《黨政機關公文格式》第一節(jié)公文格式第一節(jié)公文格式

一、公文格式的范疇1.公文的組成要素，以及這些要素在頁面上的標注位置；2.承載公文的介質，包括紙張的開本、規(guī)格、印刷、裝訂等要求；3.公文數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式，包括文字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等的使用規(guī)范。第一節(jié)公文格式二、公文格式的種類根據(jù)公文載體的不同，分為文件格式、信函格式、電報格式、命令格式、紀要格式等。第一節(jié)公文格式第一節(jié)公文格式第一節(jié)公文格式第一節(jié)公文格式（一）公文用紙規(guī)格。國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm，采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復印紙，紙張白度在80-90%。（二）版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28磅，版面上空約37mm，下空約35mm。左空28mm，右空26mm，為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調整行間距，保持版心高度不變。（三）裝訂。公文應左側裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。三、公文格式的基本要求第一節(jié)公文格式版面示意圖第一節(jié)公文格式四、公文通用格式要素劃分公文的各要素劃分為版頭、主體、版記三部分

（一）版頭部分：公文首頁紅色分隔線以上的部分。包括：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、版頭中的分隔線。第一節(jié)公文格式版頭示意圖第一節(jié)公文格式份號、密級和保密期限、緊急程度如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。第一節(jié)公文格式發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，字號應不大于上級機關的發(fā)文機關標志，以醒目、美觀、莊重為原則。

字的大小上限為：高22mm，寬15mm第一節(jié)公文格式發(fā)文機關標志.聯(lián)合行文

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準，上下居中排布。

第一節(jié)公文格式發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號加“號”字組成，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空1字，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。版頭中的分割線，在發(fā)文字號4mm處，高度為0.35-0.5mm。紅色。

第一節(jié)公文格式簽發(fā)人由“簽發(fā)人”3字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空1字，編排在發(fā)文機關標志下空2行位置。簽發(fā)人3字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。簽發(fā)人第一節(jié)公文格式公文的主體，是公文最主要的部分。包括標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、印章和成文日期等要素。（二）主體部分第一節(jié)公文格式標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

第一節(jié)公文格式主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。當主送機關過多導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中，置于抄送機關的上一行，與抄送機關之間不加分割線。

第一節(jié)公文格式正文

公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。

第一節(jié)公文格式正文層次序數(shù)層次序數(shù)：第一層“一、”（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標點）。

不得逆向使用不得前后不統(tǒng)一不得重復第一節(jié)公文格式×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××2.×××××××

×××××2012年×月×日

附件

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

第一節(jié)公文格式發(fā)文機關署名、成文日期和印章加蓋印章單一機關行文成文日期一般右空四字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。

第一節(jié)公文格式聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。當公文排版后所剩空白處不能容下印章時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

加蓋印章聯(lián)合行文第一節(jié)公文格式附注公文如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。

第一節(jié)公文格式附件附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

第一節(jié)公文格式如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

第一節(jié)公文格式（三）版記部分包括分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期第一節(jié)公文格式抄送機關如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

第一節(jié)公文格式

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

第一節(jié)公文格式印發(fā)機關、日期

印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。

第一節(jié)公文格式翻印公文時，翻印機關和翻印日期用4號仿宋體字編排在印發(fā)機關和印發(fā)日期之下一行位置。翻印機關左空一字，翻印日期右空一字，年、月、日用阿拉伯數(shù)字標全，后加“翻印”二字。第一節(jié)公文格式一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

頁碼第一節(jié)公文格式信函格式發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。

第一節(jié)公文格式信函格式發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度5.54mm的7/8。即距離4.8mm。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第一節(jié)公文格式紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。紀要標志下空2行居中編排紀要編號，如“第×期”“〔2012〕×號”的形式，不編虛位。第一節(jié)公文格式紀要格式

紀要編號下空一行編排發(fā)文機關和成文日期，發(fā)文機關左空1字，成文日期右空1字。在發(fā)文機關和成文日期之下印1條與版心等寬的紅色分割線。第一節(jié)公文格式標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。姓名段末加句號。公文格式變化口訣公文格式新國標主題詞兒不再標公文用紙Ａ４型涉密公文標份號密級緊急左上角加急特急馬上辦上行公文不留空印章署名要齊全成文日期用數(shù)字公文頁碼不可少版記４號仿宋體信函格式應簡化

第一節(jié)公文格式什么是行文規(guī)則：是指機關行文中必須遵循的行為規(guī)范，包括堅持公文處理原則、正確處理行文關系、準確把握行文方向、以恰當?shù)男形姆绞叫形牡?。行文總?guī)則1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。2.行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。第二節(jié)行文規(guī)則

主要行文規(guī)則

1.按隸屬關系和職權范圍行文。2.授權行文。3.聯(lián)合行文。同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯(lián)合行文。(1)各聯(lián)署機關行政層級應相當。層級指同一管理層級。(2)有共同管理的事項或者有關聯(lián)的事項。(3)聯(lián)合行文應當確有必要，聯(lián)署單位不宜過多。(4)聯(lián)合行文應當明確主辦機關。(5)聯(lián)合行文，主辦機關一般排列在前。第二節(jié)行文規(guī)則4.一般情況下不越級行文。行文應遵循“一級抓一級、一級對一級負責”的原則，通常情況下不越級行文。5.不越權行文。按機關職責范圍行文，如果有涉及其他部門職責范圍的事項又未與其他部門協(xié)商，或雖經協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。6.部門內設機構除辦公室外不得對外正式行文。7.公文由文秘機構統(tǒng)一處理。第二節(jié)行文規(guī)則公文的行文關系必須以這種隸屬和相互關系為基本原則進行行文，不可超越這個原則。按照上述原則，各級機關或單位之間的行文可分為：下行、上行、平行三種1.上行文：指下級機關向所屬上級機關的發(fā)文，如請示、報告；2.下行文：指上級機關對所屬下級機關的發(fā)文，如通知、通告；3.平行文：指平行機關或不相隸屬的機關之間的發(fā)文，如通知、函。行文關系

請示是下級機關向上級機關請求對某項工作、問題作出指示，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文，是應用寫作實踐中的一種常用文體。撰寫請示時需注意事項

（一）堅持一事一請示。

（二）請示應只主送一個機關，切忌多頭主送。

（三）不可越級請示，也不直接報送領導者個人。（四）不可將請示和報告混合使用，報告中不得夾帶請示事項。如，《關于要求落實經費補助的請示報告》永政辦發(fā)〔2014〕100號.doc公文、材料格式易錯的問題一、請示注意事項請示與報告區(qū)別報告，是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關詢問所用的一個文種。請示，用于向上級機關請求指示、批準。從行文方向上看，這兩個文種都是上行公文，撰寫中都要注意陳詞懇切，語氣謙恭，有近似的一面。但它們又有明顯的區(qū)別：1．內容要求不同。請示的內容要求一文一事；報告的內容可一文一事也可一文數(shù)事。2．側重點不同。請示屬于請示性公文，側重于提出司題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側重于匯報工作，陳述意見或者建議。3．行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了解下情，掌握情況，便于及時指導。

4．行文時間不同。請示要事前行文，一般情況下不得“先斬后奏”；報告通常是在事后或事情進行中行文。5．報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關；報告可以報送一個或多個上級機關。

6．篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。7．結束用語不同。請示的結尾一般用“妥否，請批示”等形式，請示的結束用語必須明確表明需要上級機關回復的迫切要求；報告的結尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復的詞語。8．處理結果不同。請示屬于“辦件”，指上級機關應對請示類公文及時予以批復；報告屬于“閱件”，可以答復，也沒必要件件予以答復。

在轉發(fā)式通知中，經常會遇到轉發(fā)的層次較多的情況，這時標題中“關于”、“轉發(fā)”、“通知”反復在一個標題內多次出現(xiàn)，十分累贅。為使標題簡練、流暢，方便理解，可采取以下方法處理。如，永嘉縣衛(wèi)生局關于轉發(fā)《永嘉縣人民政府關于進一步做好今冬明春安全生產工作的通知》的通知，改為：“永嘉縣衛(wèi)生局轉發(fā)永嘉縣人民政府關于進一步做好今冬明春安全生產工作的通知”。如果上級的文件，到本單位時已經經過了三、四層轉發(fā)，這時可以直接轉發(fā)初始發(fā)文單位文件，不要間接層層轉發(fā)。如：“××縣人民政府關于轉發(fā)《××市人民政府關于轉發(fā)〈××省人民政府關于轉發(fā)人事部關于×××同志恢復名譽后享受××級待遇的通知〉的通知》”。這個標題有四個層次，用了三個“關于轉發(fā)”，兩個“的通知”，很不順口