協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的展開

協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用的幾點認識*年*月*日，在*處長的帶領下，參加了****舉辦的協(xié)同辦公業(yè)務應用系統(tǒng)第三期培訓班。培訓期間，**希望各網(wǎng)省公司參訓人員，通過培訓把文檔工作提高一個新的水平，為公司的發(fā)展提供更有效的服務，在公司發(fā)展中展示出文檔工作的價值。培訓會上，**公司及**公司作為協(xié)同辦公系統(tǒng)先進推廣單位，向各單位介紹了本單位深化應用的工作方法和經(jīng)驗。結合培訓會的內容與**公司協(xié)同辦公系統(tǒng)的實際應用情況，就協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用在公司的工作開展從三個方面進行分析。一、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用的意義首先要充分認識協(xié)同辦公系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的區(qū)別。OA是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術相結合的一種新型的協(xié)同辦公方式，協(xié)同辦公系統(tǒng)工在OA的基礎上增加了工作流管理、內容管理等功能，或是增加了協(xié)同軟件的通訊工具。協(xié)同辦公軟件更關注群組之間的協(xié)作，側重于工作流、溝通交流等方面；OA軟件則是以計算機技術為基礎，對辦公資料、工作事項進行記錄和反映。其次要對協(xié)同辦公系統(tǒng)有深刻的認識。協(xié)同辦公平臺既是一個基于互聯(lián)網(wǎng)絡環(huán)境的高效協(xié)同辦公平臺，又是優(yōu)秀的個人桌面工具，它融入先進管理理念并運用領先的網(wǎng)絡技術，切實有效地完善企事業(yè)單位辦公中的關鍵應用，利用它可把辦公管理中復雜的事務、事件、業(yè)務協(xié)同等信息在不同單位、部門、組群、個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。系統(tǒng)融合了當前最流行的管理思想，即對工作流、信息流和知識管理的規(guī)范管理和增值利用，為用戶提供了一個先進、高效的信息化工作平臺。對管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內耗，提高工作效率。將員工從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來，有利于集中處理更有價值、更重要的事務，整體提高企業(yè)的辦事效率，增強信息的可控性和執(zhí)行力。最后，是要認清深化應用中的“深”和“化”。深，及是由表至里、由淺入深?；亲兓?，是改造，是一種質的提升?！懊鲃t動，動則變，變則化”，是由近及遠，由小及大，由點及面，最后形成了整個恢弘博大的境界。我們需要從每一點每一滴入手，讓系統(tǒng)更快捷更方便地服務于用戶，潛移默化地改變應用環(huán)境，讓所有的用戶都習慣于協(xié)同辦公，以達到深化應用的最終目的。二、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的開展協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作不僅是公司的要求，更重要的是需要通過深化應用工作，讓我們更好的利用協(xié)同辦公系統(tǒng)，以提高公司工作效率，更好的服務企業(yè)決策。1、明確公司深化應用業(yè)務需求，整體進行部署協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務主要就是辦文、辦會、辦事?！拔囊暂d道見水平，會以周全見作風，事以縝密見精神”，這不僅僅是機關工作人員追求的工作規(guī)范和標準，更應該是協(xié)同辦公系統(tǒng)的業(yè)務規(guī)范。戶發(fā)生了解決不了問題時，給予業(yè)務以及技術上的支持，才能夠在企業(yè)需要優(yōu)化、調整工作流的時候，給予有建設性的提議。同時，就重慶電力公司的應用來看，應用人才還需要有較深的培訓技術和技巧，需要擔當起對各層級用戶的培訓工作。當然，這也就需要公司對這方面人才進行培養(yǎng)，才能在深化應用中更好地開展工作，才能保證系統(tǒng)的后續(xù)工作順利鋪展。運維人才側重于系統(tǒng)的人員和流程配置、系統(tǒng)性能的優(yōu)化及保障系統(tǒng)運行安全。運維人才需要有很深的計算機、網(wǎng)絡、服務器方面的知識，要保證系統(tǒng)人員、流程的安全，保證服務器的24小時正常運行，還需要有較強的反映和應變能力，在發(fā)生了安全隱患時，盡快地解決問題以杜絕重大事故的發(fā)生。5、全面展開各單位的深化應用交流，解決深化應用中存在的突出問題《圣經(jīng)》中有一則故事：人類的祖先開始講的是同一種語言，他們在底格里斯河和幼發(fā)拉底河之間，發(fā)現(xiàn)了一塊異常肥沃的土地，于是就在那里定居下來，修起城池，建造起了繁華的巴比倫城。后來，他們的日子越過越好，人們?yōu)樽约旱臉I(yè)績感到驕傲，他們決定在巴比倫修一座通天的高塔，來傳頌自己的赫赫威名，并作為集合全天下弟兄的標記，以免分散。因為大家語言相通，同心協(xié)力，階梯式的通天塔修建得非常順利，很快就高聳入云。上帝耶和華得知此事，立即從天國下凡視察。上帝一看，又驚又怒，因為上帝是不允許凡人達到自己的高度的。他看到人們這樣統(tǒng)一強大，心想，人們講同樣的語言，就能建起這樣的巨塔，日后還有什么辦不成的事情呢？于是，上帝決定讓人世間的語言發(fā)生混亂，使人們互相言語不通。人們各自講起不同的語言，導致感情無法交流，思想很難統(tǒng)一，就難免出現(xiàn)互相猜疑，各執(zhí)己見，爭吵斗毆。這就是人類之間誤解的開始。修造工程因語言紛爭而停止，人類的力量消失了，通天塔終于半途而廢。由此可見，交流的力量。交流使陌生變得熟悉，交流使思想得到統(tǒng)一，交流使心情如釋重負，交流也滲透著彼此信任。對于協(xié)同辦公系統(tǒng)，應當促進各單位之間、各單位與市公司的交流，其方式多種多樣，可以進行網(wǎng)絡上的交流、現(xiàn)場工作會議的交流、應用優(yōu)秀單位的經(jīng)驗介紹等等?！澳阌幸粋€思想、我有一個思想，交流后我們各有兩個思想”，通過開展深化應用的交流可以啟迪廣大用戶的思想，提高思維創(chuàng)造能力，豐富協(xié)同辦公系統(tǒng)所涉及的業(yè)務和系統(tǒng)知識。群故通，通故智，智故強。通過各單位對系統(tǒng)認識、應用的探討、切磋，能夠促進深化應用的進一步開展，能在不同觀點的爭鳴中，獲得靈感，取得“奧林匹亞效應”。6、完善系統(tǒng)應用的考核規(guī)章制度，提升系統(tǒng)應用水平天地綱常，自是方圓規(guī)矩。俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，規(guī)矩是人類生存與活動的前提與基礎，人們總是要在規(guī)與矩所成形的范圍內活動。人們要遵守規(guī)矩，只有這樣才能讓社會、公司、個人更好地發(fā)展與進步?！皹藴示褪亲龊脜f(xié)同辦公深化應用工作的利器。”協(xié)同辦公要更廣泛的應用離不開規(guī)矩，只有制定了相關了規(guī)章制度、確定了相應的標準，協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用才能贏來新的活力。7、開展巡檢工作，巡視各單位應用情況為落實系統(tǒng)在各公司的廣泛應用，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)在各基層單位的深化應用，有效促進協(xié)同辦公系統(tǒng)處理問題的效率，解決各公司應用中凸顯的不同問題，巡檢是深化應用中畢不可少的一項工作。巡檢內容主要如下：①與辦公室人員詳細溝通使用過程中存在的問題，做好問題的記錄；若問題簡單，可于現(xiàn)場直接解決，若問題復雜，可將問題帶回公司本部解決，并將問題的解決情況及時告知辦公室或提出人。②與信息中心人員溝通協(xié)同辦公系統(tǒng)的響應性能，親身體驗并做好記錄，若存在問題，協(xié)助信息中心人員請求資源。③根據(jù)辦公室要求，到各處室收集、記錄或解決問題。④根據(jù)辦公室的安排，對部分人員進行協(xié)同辦公系統(tǒng)的簡單操作培訓。三、協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用工作的難點深化應用是實現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)全面提高最有效的措施。協(xié)同辦公系統(tǒng)的全面提高必然為公司的發(fā)展注入新的活力。深刻理解深化應用的重要性和緊迫性應用是信息化建設的目的和價值所在。建設是應用的基礎和保障，應用是建設的目的和動力。深化應用是發(fā)揮信息系統(tǒng)作用的活力源泉，只有信息系統(tǒng)得到有效應用，對公司生產(chǎn)經(jīng)營管理產(chǎn)生促進，才能真正提高公司的管理水平和經(jīng)濟效益，從而實現(xiàn)信息化的真正價值。協(xié)同辦公系統(tǒng)在公司的應用迅猛發(fā)展要求深化應用工作快速跟上。目前，我公司協(xié)同辦公系統(tǒng)應用數(shù)據(jù)在相應兄弟單位排名都較為靠前，相對于建設而言，應用工作雖已取得較大進步，但推進的力度、速度和質量仍不能滿足要求，必須整體提速、全面推進。充分認識深化應用的艱巨性和復雜性①應用比建設更為艱難。協(xié)同辦公系統(tǒng)在建設階段還僅局限于流程梳理和建設實施人員范圍，而應用階段則會涉及到全員的實際操作全過程，勢必與現(xiàn)行管理模式發(fā)生碰撞，對傳統(tǒng)思維慣性產(chǎn)生作用力，任何一個使用環(huán)節(jié)上的問題，都可能影響協(xié)同辦公系統(tǒng)的整體運行和效果。②協(xié)同辦公系統(tǒng)深化應用需要思想觀念的進一步轉變。部分部門和單位對深化應用工作不夠重視，缺乏明確量化的應用目標、系統(tǒng)實用化時間表和工作措施；應用工作抓而不緊，缺乏落實；系統(tǒng)應用深度不夠，作用沒有充分發(fā)揮，尚未有效融入公司發(fā)展戰(zhàn)略、管理體系和日常經(jīng)營活動。③管理機制完善需要全局聯(lián)動和整體推進。目前，深化應用的組織體系、管理體系和考核體系有待健全，尚未納入到每個部門、單位和崗位的日常管理中。對操作人員的使用培訓不足，部分數(shù)據(jù)質量和流程規(guī)范性還需提高；各單位深化應用的主體意識有待加強，積極性需更加充分調動；數(shù)據(jù)的共享使用仍存在壁壘；各個層面的應用考核機制尚需完善。3、切實把握深化應用是持之以恒、不斷提升的過程深化應用工作不是一朝一夕就能完成的，也不可能一蹴而就。一方面，系統(tǒng)從開始運行，到常態(tài)化使用，到深入提高，必然要求有充裕的時間；另一