接待管理辦法

xxxx有限公司接待管理辦法

第一章總則第一條

為加強對公司接待工作的管理，促進公司接待工作規(guī)范化，同時，通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強公司對外影響力，特制定本辦法。第二條

本辦法適用于本公司接待管理工作。這里的接待工作主要指公司經(jīng)營管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務洽談、工作匯報和陪同參觀等方面的工作。第二章接待部門第二條公司行政人事部為公司負責接待的歸口管理部門。第三條相關(guān)業(yè)務主管部門為對口接待部門。第四條遇重大接待工作和接待活動，公司行政人事部可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作，相關(guān)單位與部門應積極、主動配合。第三章接待職責第五條公司行政人事部是接待歸口管理部門，凡公司安排的A類接待及高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。第六條公司行政人事部在接到接待任務后，需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待計劃與接待安排，掌控好接待標準、接待規(guī)格和經(jīng)費預算。第八條公司行政人事部應做好接待工作的相關(guān)行政事務。如：茶水/茶具的準備、果盤/飲料的準備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時，還須設(shè)計好客人參訪的路線，并沿途安排好接應或接待的人員；安排好客人接送用車；妥善安排來賓的吃、住、行及紀念品的贈送（如有必要）；做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等。第九條對口接待部門須準備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司相關(guān)業(yè)務介紹、工作匯報等，并安排好有關(guān)匯報、講解的人員。第四章

接待原則第十條公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”原則，使客人高興而來，滿意而歸。平等原則：對來賓無論職務高低都要平等對待，落落大方，不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限對等，由同級別人員接待，特殊情況可予以高規(guī)格接待。對口原則：各職能部門/業(yè)務部門對口接待，若屬綜合性接待，行政人事部門門應予以協(xié)調(diào)。一般是誰出面接待誰結(jié)帳。節(jié)約原則：接待來賓應充分考慮成本費用，堅持從簡接待原則，不搞鋪張浪費。不重復宴請，宴請時主方人數(shù)不多于賓客人數(shù)。周到原則：接待程序和接待方式應考慮周到，銜接周密，對客人以禮相待，使其充分感受到主人的熱情、周到。保密原則：向來賓介紹情況或帶領(lǐng)客人參觀時，應注意保守公司秘密，重要會議要有記錄，對不宜回答的敏感問題，要巧妙回避；對不宜拍照或攝像的場所，應婉言解釋、禮貌阻止。第五章

接待事務分類第十一條接待事務分為以下三類：Ａ類貴賓接待指公司領(lǐng)導重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導、外賓及特邀參訪團的接待。貴賓接待一般實施高規(guī)格接待，有時也可視情況給予對等接待。Ｂ類：業(yè)務接待，指營銷客戶的接待。一般實施對等接待，有時可視業(yè)務需要實施高規(guī)格接待。C類：普通接待，指一般來客的接待，適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務人員往來。此類接待一般實施對等接待或低規(guī)格接待。第六章

接待方式、接待標準和費用控制第十二條A類接待（貴賓接待）1、接到接待通知后，行政人事部須主動請示公司領(lǐng)導，了解清楚接待對象及接待要求，填寫《接待申請/安排計劃表》（見附表1），提前做好接待相關(guān)準備。2、A類接待一般由公司總部領(lǐng)導陪同，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司總部領(lǐng)導或指定專人陪同，安排于公司領(lǐng)導指定酒店或處所就餐。接待地點可視來賓行程及目的，安排于公司會議室或公司領(lǐng)導指定酒店等。3、A類接待標準及費用，由行政人事部根據(jù)公司總部領(lǐng)導指示及要求辦理。事后列出費用明細，連同相關(guān)票據(jù)如實報銷。A類接待總費用在2000元以內(nèi)的，本單位總經(jīng)理審批即可；超過2000元的，需報總部領(lǐng)導審批（費用由各單位自行承擔）。Ｂ類接待（業(yè)務接待）：活動安排。來賓到達后，安排有關(guān)領(lǐng)導或部門人員及時與之會見。了解活動日程安排后，安排好相關(guān)陪同人員和參訪路線。若是業(yè)務接待，則組織業(yè)務部門向客人介紹情況，參觀現(xiàn)場或洽談相關(guān)業(yè)務；若是上級主管部門來檢查工作，則根據(jù)需要組織相應的工作匯報會或座談會?？腿藚⒃L活動結(jié)束后，如有需要，須提前安排好送客車輛或代訂好車、飛機票等。3、一般的B類接待和C類接待，由相關(guān)對口部門安排接待。如有需要，可申請行政人事部給予必要的支持和配合。第九章

接待禮儀要點第十六條接待的相關(guān)禮儀1、迎送禮儀：公司值班保安和總臺文員于接待進行時，須密切注意接待動態(tài)，確保接待過程銜接周密。客人到來后，接待人員應主動起迎，熱情、禮貌接待，指引客人到專門接待室，并做好通報工作?？腿穗x開時，值班保安、總臺文員應點頭致禮或微笑示意，接待人員應以“慢走”、“歡送再來”等禮貌語言熱情相送?？腿藚⒂^或所到之處，公司員工須集中精力做好各自工作，不得東張西望，更不許擅自與參觀人員攀談，如有必要可禮貌示意。2、接待安排：根據(jù)來賓身份、人數(shù)和來訪目的，確定接待類別、接待規(guī)格和標準，請示相關(guān)領(lǐng)導同意后，安排適當接待地點（如：接待室、會議室、酒店等）。總之，接待場所、接待規(guī)格及接待安排，要讓來賓感受到熱情，周到、舒適，未受冷落和怠慢，同時符合公司接待標準。3、對一般客人臨時來訪，如果接待人員手頭忙，一時難以抽身時，應向客人說明，暫請他人代為接洽或另商會面時間，切忌讓客人久候而無人問津；4、訪客若需與上級領(lǐng)導面談，應幫助聯(lián)絡或予以婉拒（事先明了領(lǐng)導無會見意圖時）。領(lǐng)導愿意會見的，則將客人引至約定地點等候會面，引見后再行離開。5、引見禮儀：首先向領(lǐng)導介紹客人（單位、職務、姓名）；把身份低、年紀輕的人介紹給身份高、年紀大的；職務相同，先介紹年紀大的；一行來客中，按職務高低依次介紹；6、行路禮儀：陪同客人行路，請客人行于自己右側(cè)；乘坐車、上下樓梯、乘電梯，禮讓在先，主動開關(guān)門；自己處于主陪同地位時，應排在客人旁邊，不要落在后邊。7、其他禮儀：接待重要來賓（尤其是A類貴賓）時，穿著不得過于隨便，須按公司規(guī)定著裝。衣著整潔、得體、有風度；主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；尊重不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節(jié)；若因故無法準時赴約，應盡早通知對方，并以適當方式致歉。8、注意事項：接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生。接待過程中，若遇來客提出不便辦理或公司限制事宜（如要求復印/拷貝公司受控制文件資料、在禁止拍照地點拍照等），須婉言解釋或巧妙回絕。第十條

附則第十七條以上規(guī)定由總部行政人事部負責制定、修訂和解釋，自公司正式發(fā)布之日起實施。xxxxx有限公司行政人事部2018年1月1日附表1附表1客戶名稱客戶總?cè)藬?shù)男人女人主接待人姓名部門職務聯(lián)系電話陪同人姓名部門職務聯(lián)系電話姓名部門職務聯(lián)系電話姓名部門職務聯(lián)系電話到達（備注：有相關(guān)部門接待的，可不寫聯(lián)系人方式）時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式時間：航班號火車班次聯(lián)系人聯(lián)系方式派車接站是□否□派車車型司機姓名回程預算小計會務安排有□無□預算小計會務時間年月日時分——年月日時分設(shè)備設(shè)施投影儀□筆記本電腦□白板□白板筆□水果□礦泉水□預算小計住宿安排有□無□預算小計費用□公司負責□客戶自理□公司負責客戶標準之外費用房間標準住房標準□五星□四星□三星□其它酒店名稱住房間數(shù)□三間□二間□一間□其它酒店地址餐飲安排有□無□預算小計餐數(shù)餐別費用預算用餐地點用餐人數(shù)□早餐□工作餐□招待餐□午餐□工作餐□招待餐□晚餐□工作餐□招待餐娛樂安排有□無□預算小計娛樂項目費用預算RMBRMBRMBRMBRMBRMBRMBRMB審批備案記錄計劃人部門經(jīng)理分管副總行政人事部財務部總經(jīng)理附表2公司內(nèi)部接待（工作）用餐審批表年月日部門用餐日期用餐金額用餐地點用餐人員用餐事由經(jīng)辦人分管領(lǐng)導公司領(lǐng)導公司內(nèi)部接待（工作）用餐審批表