常用公文寫作規(guī)范課件

常用公文寫作規(guī)范1常用公文寫作規(guī)范1

一、公文的基本知識

（一）公文的含義公文，系公務文書的簡稱，是企事業(yè)單位行使職權(quán)、處理日常事務時經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達方針政策、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經(jīng)驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。2

一、公文的基本知識2

（二）公文的特點

1、明確的公務性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權(quán)威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風的樸實性。

8、嚴格的程序性。3

（二）公文的特點3（三）公文的作用

1、領導和指導作用。

2、規(guī)范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯(lián)系和知照作用。

5、依據(jù)和憑證作用。

以上是公文的現(xiàn)實效用，還具有歷史效用，可以存史。4（三）公文的作用4（四）公文的分類1、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。2、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文（規(guī)定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。3、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。4、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。5、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。5（四）公文的分類5

涉及我公司常用的公文通知、決定、請示、報告6涉及我公司常用的公文6通知適用范圍當需要傳達、要求下級組織或個人周知、辦理、執(zhí)行某些事項，或者任免人員時，使用通知。通知的寫作一定要重視內(nèi)容、類型的不同，注意標題、格式的區(qū)別，否則會給實際工作的執(zhí)行及工作事務的進行帶來不必要的麻煩。7通知適用范圍7通知分類1、告知性通知：是告知下級組織、個人或同級組織“需要知道”的事情，以利于工作的順利進行。如《**公司關于成立**調(diào)查小組的通知》。2、布置性通知：是為全面開展工作，，需要普通告知和要求普遍辦理而使用的。如《關于開展**活動的通知》。3、發(fā)布性通知：是指內(nèi)容不宜用命令形式發(fā)布，就用通知形式發(fā)布，它既具有傳達作用，又具有一定的法規(guī)作用。這類通知的結(jié)尾都有要求“認真貫徹執(zhí)行”等詞語。如《**公司發(fā)布**辦法的通知》。4、會議性通知：即通知有關單位或個人參加會議。如《**公司召開**會議的通知》。包括通知原由及通知事項及內(nèi)容兩部分。通知原由要寫出召開會議的目的、意義；內(nèi)容要交待會議的議題、時間、地點，還有與會人員的條件、范圍等。5、任免型通知：即告知有關單位或個人有關人事任免的事項，如《關于任免**的通知》。8通知分類1、告知性通知：是告知下級組織、個人或同級組織“需要決定適用范圍決定屬于商務活動中經(jīng)常使用的，具有規(guī)范性、穩(wěn)定性、制約性的文書，一般由上級領導發(fā)布。當對重要事項或重大行動做出安排，獎勵有關單位及人員，變更或撤銷下級單位的不適當決定事項時，使用決定。在使用“決定”文書時，其內(nèi)容應為本單位相對重要的事宜。也就是說，只有事關全局、政策性強、任務艱巨、執(zhí)行時間較長的工作，才適合使用“決定”。9決定適用范圍91、布置性決定：多為對重要事項和重大行動做出部署時使用，政策性較強，要求堅決貫徹執(zhí)行。如《**公司加強人事管理的決定》。2、知照性決定：是把決定的事項簡要地傳達給有關單位和人員，多數(shù)沒有執(zhí)行要求，少數(shù)兼有事項安排。如《**部門**問題的相關決定》。3、表彰與處理性決定：對人或事進行表彰或處理時使用。表彰決定的正文，主要寫被表彰者的身份、事跡，對其評價以及表彰的決定事項、希望和號召等；而處理決定由于針對人和事，所以要先把錯誤的事項說明，并分析其性質(zhì)、根源、責任及后果，最好交代一下被處理人對所犯錯誤有無認識和悔改表現(xiàn)，再寫處理決定，最后還要指出教訓，起到警戒的作用。如〈關于對***的表彰決定〉4、變更或撤銷性決定：指對下級單位不適當?shù)臎Q定事項或有關事項做變更或撤銷時使用。一般只要寫明變更或撤銷有關事項的原因、依據(jù)和決定事項即可。決定分類101、布置性決定：多為對重要事項和重大行動做出部署時使用，政請示適用范圍請示是下級組織、個人向上級組織領導請示決斷、批示批示時所使用的呈批文書。當下級組織、個人提請上級組織、領導答復疑問、審核和批準某項請求時，使用請示。對于請示的事項，不管最后是否會被批準，對上級領導都會起到一個很好的啟示或說服作用。因而寫作時不必擔心是否能夠成功，因為只要您按照要求寫了一份請示，它就一定會起到作用。11請示適用范圍111、陳述性請示：指向上級單位、領導請求解決問題、給予指示的一種請示。如〈關于簡化文件用印流程的請示〉。2、請示性請示：指向上級單位、領導請求給予批準的請示。如：〈關于五一發(fā)放“購物券”的請示〉。3、建議性請示：指向上級單位，領導請求批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本單位關于某項工作或具體發(fā)問的系統(tǒng)設想、措施或處理意見的請示。這一類請示與報告很接近，有時可以寫作“請示報告”，但究其性質(zhì)，仍屬于請示。這類請示，上級單位、領導收到后，不論同意與否，都必須給予明確的答復，以免延誤時間或耽誤工作。請示分類12請示分類12報告適用范圍當下級組織或個人向上級組織或領導匯報工作、反映情況、答復詢問時，使用報告。雖然報告屬于上行文書，對受文單位沒有約束力。但它一旦經(jīng)上級單位或組織批轉(zhuǎn)后，就成為上級機關或組織批轉(zhuǎn)文件的一部分了，也就具備了相應的權(quán)威和約束力。13報告適用范圍131、工作報告：指匯報工作的報告。如下級單位向上級匯報某一階段工作的進展、成績、經(jīng)驗及及存在的問題，或匯報上級交辦事項的結(jié)果，或匯報對某一批示傳達貫徹情況等等。一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗體會、存在問題、基本教訓、今后意見等幾部分。如：〈年終工作總結(jié)報告〉。2、情況報告：指向上級單位反映情況的報告。例如及時匯報本中心、本部門發(fā)生的重大事件，可是會議情況等。如：〈關于**問題處理情況的報告〉。3、建議報告：指匯報或提出工作建議、措施的報告。一般包括情況分析和意見措施兩部分。情況分析要簡明扼要，然后要以“特提出如下意見（建議）”等語句起領下文；意見措施則在前一部分基礎上結(jié)合實際提出意見、建議，通常使用條文式的寫法，要求寫得脈絡清楚，主次分明。如〈關于調(diào)整辦公設備配置的報告〉。報告分類14報告分類14實例分析一成都市財政紀律檢查組關于禁止使用白條子報賬的通知各單位：在財務大檢查中，我們發(fā)現(xiàn)一些單位，特別是集體建筑企業(yè)中，用白條報賬的現(xiàn)象極為嚴重，其中大都是經(jīng)各單位領導簽字批準的，這些白條少則幾元，多則幾百元，甚至上千元。這種做法不符合會計手續(xù)，是一種嚴重違反財經(jīng)紀律的現(xiàn)象，必須杜絕。特此通知。成都市財政紀律檢查組****年**月**日15實例分析一成都市財政紀律檢查組關于禁止使用白條子報賬的通知1實例分析二**省進出口公司關于請求允許本公司購買卡車的報告總公司：目前，我們公司只有卡車兩輛，我們的出口任務十分繁重，不能完成上級交給的任務。幾年來，在黨的對外開放政策的正確指引下，經(jīng)過本公司的齊心協(xié)力，我們的出口任務完成很好，基本落實了計劃，公司形象像春天一樣越來越喜人。但是發(fā)展外貿(mào)，擴大出口，沒有卡車就不能保證出口任務完成。為此請求增加兩輛卡車。上述意見如無不當，請批示。**省進出口分公司****年**月**日16實例分析二**省進出口公司關于請求允許本公司購買卡車的報告1案例分析三發(fā)件人:SBA_陳文明

發(fā)送時間:2006年4月14日22:02

收件人:SA1_張湄;SCW商管財務部;SXZ商管行政部;SZL商管租賃部

主題:

下周二我部組織召開停車正式收費方案討論會，以及臨時收費方案的通知。17案例分析三發(fā)件人:SBA_陳文明

發(fā)送時間:2006案例分析三發(fā)件人:SBA_陳文明

發(fā)送時間:2006年4月17日14:24

收件人:SLY商管聯(lián)營中心;SJC審計監(jiān)察部;SCY商管餐飲部;SCW商管財務中心;SGC商管工程部;SKJ綜合會計部;SWY商管物業(yè)部;SXZ商管行政中心;SZJ商管總監(jiān);SZL商管租賃中心

抄送:SA1_張湄

主題:

關于“停車場收費方案”的會議通知根據(jù)公司領導要求，保安部定于本月18日下午14點在視頻會議室召開關于“停車場收費方案”的討論會議，請相關部門負責人準時參加。謝謝！18案例分析三發(fā)件人:SBA_陳文明

發(fā)送時間:2006實例分析四關于張三的任命決定各中心、各部門：因營銷部管理工作的需要，經(jīng)辦公室研究，報公司領導批準：任命張三為營銷部主管，免去原職，見習三個月。見習期滿考核合格，薪酬作相應變動。此任命自發(fā)文之日起生效！

鑫紅星裝飾有限責任公司辦公室二〇〇六年四月六日19實例分析四關于張三的任命決定19實例分析五以工作聯(lián)系單向上級單位/領導寫請示/報告是錯誤的。以部門為單位進行文件編號是錯誤的（如：商管（保）字2006第026號）上報審批的文件中，制度性文件（制度、方法、規(guī)定、流程等）應編號；批示性文件（請示、報告）也應編號。文件編號應以流水號進行，無論該文件最終是否審批通過，都必須進行編號；并隨時做好編號記錄工作。文件上報審批時，應根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度，準確填寫文件傳遞流程。對于發(fā)文，應注意區(qū)別使用抄報送范圍。轉(zhuǎn)下頁20實例分析五以工作聯(lián)系單向上級單位/領導寫請示/報告是錯誤的。報送：根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等，判斷該文件是否有必要報集團總裁知曉、報商管公司總經(jīng)理知曉。不是所有的文件都必須報侯總、張總的。抄送：是指該文件需集團公司哪些部門或領導了解。如：總裁辦、集團人力資源部、集團行政部、計審部等部門。根據(jù)文件性質(zhì)選擇抄送范圍。發(fā)送：指該文件需商管公司哪些同級或下級中心、部門了解。準確將文件發(fā)送給相關中心、部門、個人。與文件涉及內(nèi)容無關的中心、部門、個人，不屬于文件發(fā)送范圍。傳閱：全體員工（張貼公告欄）。根據(jù)文件性質(zhì)，判斷該文件是否需要公司全體員工了解。21報送：根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等，判斷該文件是否有必要報通知規(guī)范格式

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商管（）字2006第001號簽發(fā)：

關于***************的通知通知涉及的**中心/**部門：********************************************************************************************************************************************************************************************************************成都XX管理有限公司**中心2006年**月**日打印：審核：共印份電子文檔份報送：抄送：發(fā)送：傳閱：22通知規(guī)范格式成都XX管理有限公司文件決定規(guī)范格式

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關于****************的決定決定涉及的**中心/**部門：********************************************************************************************************************************************************************************************************************成都XX管理有限公司**中心2006年**月**日打?。簩徍耍汗灿》蓦娮游臋n份報送：抄送：發(fā)送：傳閱：23決定規(guī)范格式成都XX管理有限公司文件請示規(guī)范格式

文件編號：關于************的請示***（上級單位/領導）：**************************************************************************

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