基于word2010的短信合并功能的實現(xiàn)

基于word2010的短信合并功能的實現(xiàn)

眾所周知，使用微軟excel2010可以開展寫信、公文、報告、論文、工商會計、撰寫文章、印刷、表格、達(dá)文件集中的工作。在日常的工作中,我們可能有很多數(shù)據(jù)表,同時又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量請柬、信封、錄取通知書和工資條等。面對如此龐大而復(fù)雜的數(shù)據(jù),難道我們只能一條一條地復(fù)制粘貼嗎?能保證過程中不會出錯嗎?其實,借助MicrosoftWord2010提供的一項功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能——“郵件合并”,我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。接下來就來介紹Word2010中“郵件合并”命令的具體使用方法。一、生成網(wǎng)絡(luò)空間文件“郵件合并”是指,將公用的內(nèi)容(主文檔)和不同的內(nèi)容(數(shù)據(jù)源)合并在一起,組成多個文件,可以節(jié)省時間,提高效率。其中,主文檔中的信息是公用的,也就是信息不變換的部分;而數(shù)據(jù)源中的信息是變化的,利用“郵件合并”命令可以把主文檔和數(shù)據(jù)源文檔中的數(shù)據(jù)批量的進(jìn)行合成。需要強(qiáng)調(diào)的是,“郵件合并”功能不僅僅可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔,還可以輕松地批量制作工資條、成績單、學(xué)生選題單等。二、重數(shù)量、輕變化什么時候使用“郵件合并”呢?我們可以通過分析一些使用“郵件合并”完成的任務(wù),從而得到答案。它們通常都具備兩個規(guī)律:一是我們需要制作的數(shù)量比較大;二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容。比如錄取通知書上錄取學(xué)校的名稱、地址和郵政編碼等,這些都是固定不變的內(nèi)容;而收信人的名字、地址、郵編、被錄取專業(yè)等就屬于變化的內(nèi)容?？偨Y(jié)郵件合并的應(yīng)用領(lǐng)域如下:1.批處理密封性能2.批發(fā)公式中3.批復(fù)工資說明從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù),按統(tǒng)一的工資條格式,打印每個員工的底薪、加班工資、工資扣款、個人所得稅等工資明細(xì)。4.序言和打印個人簡歷從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù),每人一頁,對應(yīng)不同信息。5.學(xué)生登記冊從電子表格成績中取出個人信息,并設(shè)置評語字段,編寫不同評語。6.堆放和打印各種獎勵證書在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎名稱和等級,在WORD中設(shè)置打印格式,可以打印眾多證書。7.基于三種數(shù)據(jù)的wrod打印總之,只要有數(shù)據(jù)源(電子表格、數(shù)據(jù)庫)等,只要是一個標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表,就可以很方便的按一個記錄一頁的方式從WROD中用郵件合并功能打印出來。三、“電話合并”的操作過程通過上面的討論,大家知道了“郵件合并”的應(yīng)用領(lǐng)域,現(xiàn)在我們了解一下“郵件合并”的基本操作過程。“郵件合并”的操作過程大致分為三步,理解了這三個基本過程,就抓住了“郵件合并”的“綱”,以后就可以有條不紊地運用郵件合并功能解決實際任務(wù)了。1.部分復(fù)考中的部分“主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容,比如邀請函中的內(nèi)容,信封中的落款,錄取通知書的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔,是一個很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計中的工作是否適合使用郵件合并,另一方面是主文檔的建立,為數(shù)據(jù)源的建立提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。2.數(shù)據(jù)源的作用數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表,其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容,也就是信息變化的內(nèi)容,如邀請函中的受邀請人信息,信封中的收信人地址、收信人信息,錄取通知書中的被錄取人地址、被錄取人姓名、專業(yè)等信息。數(shù)據(jù)源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實際工作中,數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的,比如你要制作工資條,多數(shù)情況下,工資相關(guān)信息已經(jīng)存在了,其中含有制作工資條所需要的“姓名”、“基本工資”、“崗位工資”、“扣款工資”等字段。在這種情況下,直接拿過來使用就可以了,而不必重新制作。如果沒有現(xiàn)成的數(shù)據(jù)源,則要進(jìn)行制作,在制作時要根據(jù)主文檔對數(shù)據(jù)源的要求建立,實際工作時,常常使用Excel制作數(shù)據(jù)源。3.數(shù)據(jù)源表中的份數(shù)制作好主文檔和數(shù)據(jù)源后,就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了,數(shù)據(jù)源表中的行數(shù),決定著主文件生成的份數(shù)。MicrosoftWord2010中制作郵件合并在“郵件”菜單中,操作非常容易便捷。四、案例分析：根據(jù)現(xiàn)有的客戶資料表，快速制作費用通知單已有的繳費通知單是Word文檔,在這里被我們稱之為主文檔。已有的欠費人姓名及欠費金額等信息是Excel文件,被我們稱之為數(shù)據(jù)源。步驟1：創(chuàng)建主文檔類型單擊“郵件”菜單,單擊“開始郵件合并”按鈕,選擇“信函”之所以將主文檔設(shè)置為“信函”,是因為合并后的各條信息將單獨成頁。步驟2：找到數(shù)據(jù)源單擊“選擇收件人”按鈕,選擇“使用現(xiàn)有列表”。找到之前設(shè)置好的數(shù)據(jù)源文檔,這樣就可以將主文檔和數(shù)據(jù)源之間鏈接。步驟3：主文檔與數(shù)據(jù)源的集成單擊“插入合并域”按鈕,將相應(yīng)的域選項依次插入到文章相對應(yīng)的位置案例操作應(yīng)用單擊“完成并合并”按鈕,選擇“編輯單個文檔”即可完成合并。當(dāng)然也可以根據(jù)實際需求選擇“打印文檔”或“發(fā)送電子郵件”。此案例操作完成?！班]件合并”命令在實際工作中的用途非常廣泛,本文利用實際案例講解了MicrosoftWord