第2章 數(shù)據(jù)庫和表

目錄Contents第1章第2章第3章第4章數(shù)據(jù)庫技術(shù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫和表查詢關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)化查詢語言SQL第6章第7章第8章第9章報表宏VBA模塊與數(shù)據(jù)庫編程數(shù)據(jù)庫的安全與保護第5章窗體第10章大數(shù)據(jù)技術(shù)及應用概述第二章數(shù)據(jù)庫和表022.1Access數(shù)據(jù)庫概述

2.2創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫

2.3創(chuàng)建表

2.4操作表

2.5建立索引和關(guān)系

2.6數(shù)據(jù)的導入與導出

2.7數(shù)據(jù)表格式

第二章數(shù)據(jù)庫和表02學習目標（1）掌握數(shù)據(jù)庫和表的概念、數(shù)據(jù)庫的組成及對象，掌握創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法。（2）掌握Access數(shù)據(jù)類型、表結(jié)構(gòu)的概念，掌握創(chuàng)建表的多種方法、表結(jié)構(gòu)的修改、編輯表數(shù)據(jù)。（3）掌握定義主鍵、索引、有效性規(guī)則、建立表之間關(guān)系及設(shè)置參照完整性。（4）了解記錄排序、記錄篩選、匯總的方法，了解數(shù)據(jù)的導入和導出。2.1Access數(shù)據(jù)庫概述2.1.1Access的工作界面對象導航窗格功能區(qū)工作區(qū)選項卡

Access的工作界面

1.1數(shù)據(jù)、信息和數(shù)據(jù)處理2.1.2Access數(shù)據(jù)庫對象簡介Access數(shù)據(jù)庫由表、查詢、窗體、報表、宏和模塊6種對象組成，各種數(shù)據(jù)對象之間存在著某種特定的依賴關(guān)系，其中表用來存放原始數(shù)據(jù)，是數(shù)據(jù)庫的核心和基礎(chǔ)，也是其它各種對象的數(shù)據(jù)源。表用來存儲原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)表由行和列組成查詢用于數(shù)據(jù)檢索。數(shù)據(jù)庫的主要功能由查詢對象實現(xiàn)。窗體允許用戶以自定義的方式操作數(shù)據(jù)，是定制化的交互界面。報表將數(shù)據(jù)庫中的明細數(shù)據(jù)或匯總數(shù)據(jù)排版并打印?？芍庇^清晰地展示數(shù)據(jù)，以供分析。宏宏是一組批處理操作，用來自動執(zhí)行一系列事先定義的數(shù)據(jù)庫操作。模塊模塊是利用Access內(nèi)嵌的VBA開發(fā)環(huán)境編寫的程序代碼，包含一個或多個過程或函數(shù)。2.1Access數(shù)據(jù)庫概述2.1.2Access數(shù)據(jù)庫對象簡介強化功能強化功能表查詢窗體報表宏模塊來源來源來源來源來源強化功能2.2創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫2.2.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫可以用兩種方法建立數(shù)據(jù)庫：直接建立空白數(shù)據(jù)庫，其中不包含任何表通過模板（Access自帶模板或者聯(lián)機模板）建立數(shù)據(jù)庫，包含部分通用表創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫打開數(shù)據(jù)庫雙擊數(shù)據(jù)庫文件名菜單打開數(shù)據(jù)庫文件。保存數(shù)據(jù)庫“文件”選項卡→“保存”命令使用“另存為”命令，以新的保存路徑和文件名對數(shù)據(jù)庫進行保存關(guān)閉數(shù)據(jù)庫單擊Access窗口標題欄中的“關(guān)閉”命令以通過選擇“文件”選項卡→使用“關(guān)閉”命令備份數(shù)據(jù)庫“文件”選項卡→“另存為”→“數(shù)據(jù)庫另存為”→“備份數(shù)據(jù)庫”2.2創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)庫2.2.2數(shù)據(jù)庫操作2.3創(chuàng)建表2.3.1

Access字段數(shù)據(jù)類型

表的同一列數(shù)據(jù)應具有相同的數(shù)據(jù)特征，稱為字段的數(shù)據(jù)類型，數(shù)據(jù)類型決定了數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的存儲方式和使用方式。創(chuàng)建表的第一步是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)，即為表每個字段定義一種數(shù)據(jù)類型，并設(shè)置字段的大小、驗證規(guī)則等屬性。

Access2016中提供了12種數(shù)據(jù)類型。表是存儲和管理數(shù)據(jù)的對象，是其它數(shù)據(jù)庫對象的數(shù)據(jù)源。表設(shè)計的是否規(guī)范合理，直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫的整體性能?！岸涛谋尽笔亲畛Ｓ玫臄?shù)據(jù)類型，允許輸入任何字符，包括字母、漢字、符號，適用于如姓名、家庭住址等類型字段，最多存儲255個字符?！伴L文本”類型可存儲字符量很大的數(shù)據(jù)，適用于如簡歷、備注等，可存儲帶格式文本。最多可存儲約1GB的數(shù)據(jù)。數(shù)字類型字段存儲可以進行數(shù)值計算的數(shù)據(jù)，如成績、速度等，又分為7種子類型，以便有效地處理不同值域的數(shù)值。字段大小固定為8個字節(jié)，用于存儲日期時間數(shù)據(jù)，例如出生日期示。。短文本長文本數(shù)字日期/時間2.3創(chuàng)建表2.3.1

Access字段數(shù)據(jù)類型2.3創(chuàng)建表2.3.1

Access字段數(shù)據(jù)類型

子類型取值范圍小數(shù)位數(shù)占用字節(jié)字節(jié)0~255無1整型-32768~32767無2長整型-2147483648~2147483647無4單精度-3.4E38~3.4E3874雙精度-1.797E308~1.797E308158同步復制ID長整型或雙精度型N/A16小數(shù)-1E28~1E28-12812數(shù)字類型子類型字段大小固定為8個字節(jié)，等同于雙精度類型，在用于保存貨幣金額數(shù)據(jù)時，會自動顯示千分位、貨幣符號、兩位小數(shù)。每添加一條記錄，系統(tǒng)會自動為該類型字段自動賦值一個唯一連續(xù)遞增的值（每次遞增1），用戶不能自行修改此類型數(shù)據(jù)。用于保存只有兩個可能值的數(shù)據(jù)，如婚否。分別用Yes/No，True/False，On/Off，-1/0表示真/假，長度為1個字節(jié)。用于將OLE對象（如電子表格、圖像、視頻等各類文件）附加到記錄中。最多存儲1GB。貨幣自動編號是否OLE對象2.3創(chuàng)建表2.3.1

Access字段數(shù)據(jù)類型用于存儲超鏈接地址，可鏈接到文件、Web頁、電子郵件等地址，最多存儲64,000個字符。存放根據(jù)同一表中的由其它字段計算的結(jié)果值，對應一個計算表達式。字段大小與“結(jié)果類型”屬性設(shè)置的數(shù)據(jù)類型一致，占用8個字節(jié)?？蓪D像、電子表格文件等文件作為附件存儲到記錄中，可將多個文件附加到一條記錄中，數(shù)據(jù)總量最大約2GB。不是一種數(shù)據(jù)類型，是一種數(shù)據(jù)輸入方式。此類型字段允許用戶使用下拉列表輸入數(shù)據(jù)。超鏈接計算附件查閱向?qū)?.3創(chuàng)建表2.3.1

Access字段數(shù)據(jù)類型2.3創(chuàng)建表2.3.2建立表結(jié)構(gòu)1.字段命名規(guī)則

字段名稱是表中一列的標識，在同一個表中字段名稱不可重復。字段命名必須遵循如下規(guī)則：①字段名稱最長為64個字符。②字段名稱可由字母、數(shù)字、下劃線、空格組成，但不能包括句號（.）、感嘆號（!）、重音符號（`）、單引號（‘）和方括號（[]）等特殊字符，可以使用漢字。③字段名稱不能以空格開頭。④不能包含控制字符（即編號為0到31的ASCII碼字符）。

注意，雖然字段名中可以包含空格，但建議盡量不要使用空格，以免造成歧義。無論是用英文單詞還是漢字命名字段，盡量做到詞能達意。2.3創(chuàng)建表2.3.2建立表結(jié)構(gòu)

2.創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)

創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)的方法包括：使用設(shè)計視圖和使用數(shù)據(jù)表視圖。（1）使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表

2.3創(chuàng)建表2.3.2建立表結(jié)構(gòu)

2.創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)（2）使用數(shù)據(jù)表視圖創(chuàng)建表Access允許用戶在數(shù)據(jù)表視圖下創(chuàng)建表，選擇“創(chuàng)建”→“表格”→“表”按鈕，即可在數(shù)據(jù)表視圖下同時進行表結(jié)構(gòu)定義和數(shù)據(jù)的輸入。2.3創(chuàng)建表2.3.3設(shè)置主鍵

主鍵是表中的一個字段或多個字段的組合，能唯一地標識數(shù)據(jù)表中的一條記錄。一個數(shù)據(jù)表只能有一個主鍵，主鍵的值在數(shù)據(jù)表中不可重復，也不可為空（NULL）。主鍵設(shè)置說明：若主鍵由多個字段組成，表的設(shè)計視圖下，按住Ctrl或Shift鍵→在字段選定欄，依次選中多個字段→“主鍵”按鈕。如果表中確沒有滿足主鍵條件的字段或字段組合，可增加一個“自動編號”類型的字段，將其設(shè)置為主鍵。若更改主鍵設(shè)置，要首先取消現(xiàn)有主鍵。主鍵作用：保證實體完整性。提高數(shù)據(jù)庫的操作速度。2.3創(chuàng)建表2.3.5設(shè)置驗證規(guī)則Access對輸入數(shù)據(jù)提供了3層有效性驗證，字段的數(shù)據(jù)類型定義提供了第一層驗證，字段大小提供了第二層驗證，字段的“驗證規(guī)則”屬性則提供了第三層驗證。驗證規(guī)則（或稱有效性規(guī)則）以一個邏輯表達式表示條件，用于對數(shù)據(jù)進行檢查，當輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時，則顯示驗證文本所規(guī)定的提示文字。表“student”中“sex”字段的驗證規(guī)則和驗證文本的設(shè)置。2.3創(chuàng)建表2.3.5設(shè)置驗證規(guī)則如果驗證規(guī)則涉及2個以上字段時，需要在數(shù)據(jù)表的“屬性表”窗口設(shè)置驗證規(guī)則，而不是給某個字段設(shè)置驗證規(guī)則。為Major表設(shè)置驗證規(guī)則：“l(fā)eft([m_code],2)=[code]”，即專業(yè)代碼前兩位必須等于學院代碼2.3創(chuàng)建表2.3.6設(shè)置輸入掩碼

輸入掩碼用于定義數(shù)據(jù)的輸入格式，設(shè)置掩碼可以減少輸入出錯率。該屬性只對數(shù)字、文本、日期時間、貨幣類型數(shù)據(jù)有效。設(shè)置輸入掩碼須使用一系列格式符，組成樣式字符串。格式符說明0只能輸入一個數(shù)字0到99可以輸入一個數(shù)字0到9#可以輸入數(shù)字、空格、加號或減號，如果跳過，access會輸入一個空格L只能輸入字母A到ZA只能輸入字母或數(shù)字a可以輸入一個字母或數(shù)字C可以輸入字符或空格<

將其后的所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>

將其后的所有字符轉(zhuǎn)換為大寫\逐字顯示緊隨其后的字符如果“年齡”字段最多允許輸入3位數(shù)字，其輸入掩碼應該是“000”。“電話號碼”字段的輸入掩碼可以是“”010”00000000”“電壓”字段可以設(shè)置輸入掩碼為“000\V”設(shè)置字段的顯示格式，可以使數(shù)據(jù)按照用戶要求的格式輸出?！案袷健睂傩缘脑O(shè)置用于定義數(shù)據(jù)顯示或打印格式，不改變數(shù)據(jù)庫的存儲方式。設(shè)置字段顯示格式01小數(shù)位數(shù)屬性可以控制數(shù)值型和貨幣型的字段顯示小數(shù)的位數(shù)。小數(shù)位數(shù)屬性只影響數(shù)據(jù)顯示的小數(shù)位數(shù)，不影響保存在表中的數(shù)據(jù)。設(shè)置字段的小數(shù)位數(shù)02通過字段的“查閱”選項卡實現(xiàn)可以通過查閱向?qū)崿F(xiàn)設(shè)置查閱屬性032.3.7設(shè)置字段其它屬性設(shè)置字段在數(shù)據(jù)表視圖下的顯示名稱設(shè)置字段的標題042.3創(chuàng)建表2.3創(chuàng)建表2.3.8向表中輸入數(shù)據(jù)（1）日期/時間型在表中輸入數(shù)據(jù)時，日期型數(shù)據(jù)的輸入格式為：yyyy/mm/dd或mm-dd-yyyy，其中y表示年，m表示月，d表示日。（2）自動編號型數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動生成，不能人工輸入或更改自動編號類型數(shù)據(jù)。如果刪除了表中某條記錄，此紀錄中自動編號類型字段的值不會被再次生成和使用。（3）OLE對象型字段設(shè)置為OLE對象類型時，該字段不能在單元格中直接輸入，需通過“插入對象”的方法實現(xiàn)。2.3創(chuàng)建表2.3.8向表中輸入數(shù)據(jù)（（4）計算類型其值由一個表達式計算生成，計算類型字段表達式可以引用本表內(nèi)的字段，其數(shù)據(jù)會隨所引用字段的數(shù)據(jù)變化自動更新，用戶不能修改。（5）附件類型在單元格處雙擊打開附件輸入對話框，單擊“添加”按鈕，可加入多個附件。（6）超鏈接字段方法一是直接在單元格輸入超鏈接文本方法二是在單元格右擊，從快捷菜單中選擇“超鏈接”→“編輯超鏈接”命令，打開對話框輸入。（7）其它類型字段直接在單元格輸入。2.4操作表2.4.1打開和關(guān)閉表1．打開表單擊導航窗格上的數(shù)據(jù)庫對象列表中的“表”，在展開的表對象列表中雙擊要打開的表右擊要打開的表，在快捷菜單中，單擊“打開”命令。表打開后可以選擇以不同視圖顯示表。2．關(guān)閉表單擊表顯示選項卡窗口右上角的“關(guān)閉”按鈕。2.4操作表2.4.2修改表結(jié)構(gòu)修改表結(jié)構(gòu)包括：修改字段的各類屬性增加新字段刪除字段這些操作中各類屬性的設(shè)置只能在表設(shè)計視圖下完成，增加和刪除字段可以在表設(shè)計視圖下完成，也可以在數(shù)據(jù)表視圖下完成。2.4操作表2.4.3編輯表的數(shù)據(jù)記錄查找和替換選擇“開始”→“查找”→“查找”2.復制記錄在數(shù)據(jù)表視圖下，鼠標在數(shù)據(jù)區(qū)最左邊的選定欄拖放，選擇一條或多條記錄選擇“開始”→“剪貼板”→“復制”再選擇“開始”→“粘貼”→“粘貼追加”3.刪除記錄選定一條或多條記錄，按下“del”鍵2.4操作表2.4.4記錄排序、篩選和匯總1.記錄排序基于一個字段的簡單排序可通過選項卡“開始”→“排序和篩選”→“升序/降序”按鈕完成（先將光標定位于該字段）?；诙鄠€字段的排序則需要通過選項卡“開始”→“排序和篩選”→“高級”→“高級篩選/排序”命令實現(xiàn)。2.篩選記錄“選擇篩選”、“按窗體篩選”、“高級篩選/排序”、“篩選器”4種方法實現(xiàn)篩選。2.5建立索引和關(guān)系2.5.1建立索引索引就是按照數(shù)據(jù)表中某個關(guān)鍵字的值建立的排序。在數(shù)據(jù)庫中，索引的作用就如同書的目錄一樣，可以提高數(shù)據(jù)檢索速度。Access可以基于單個或多個字段創(chuàng)建索引。Access所支持的數(shù)據(jù)類型中，OLE對象類型、附件類型、計算類型字段不能建立索引，其余類型字段均可以建立索引。1.索引的類別（1）主索引Access將表的主鍵自動設(shè)置為主索引，主鍵就是主索引。（2）唯一索引該索引字段的值必須是唯一的，不能有重復。在Access中，主索引只能有一個，但唯一索引可以有多個。（3）普通索引該索引字段的值可以有重復。2.5建立索引和關(guān)系2.5.1建立索引2.建立索引

單字段索引可以在表的設(shè)計視圖下，通過字段的“常規(guī)”→“索引”屬性來建立。多字段的索引（或稱組合索引）可以在“索引設(shè)計器”對話框中建立。一對一關(guān)系一對多關(guān)系多對多聯(lián)系1.

表間關(guān)系類型兩個表之間要建立一對一關(guān)系，必須建立關(guān)聯(lián)字段索引為兩個表的主索引或唯一索引兩個表之間要建立一對多關(guān)系，主表必須建立關(guān)聯(lián)字段為主索引或唯一索引，子表中要按照關(guān)聯(lián)字段創(chuàng)建普通索引。

關(guān)系型DBMS不支持多對多關(guān)系，多對多關(guān)系需要轉(zhuǎn)換為兩個一對多的關(guān)系，即要找到一個連接表，兩個多對多表與連接表之間均構(gòu)成一對多關(guān)系2.5建立索引和關(guān)系2.5.2建立表之間關(guān)系及實施參照完整性2.5建立索引和關(guān)系2.5.2建立表之間關(guān)系及實施參照完整性2．創(chuàng)建表間關(guān)系表之間要建立關(guān)系，必須先建立相關(guān)索引，然后打開“關(guān)系”窗口，進行建立關(guān)系的操作。在創(chuàng)建關(guān)系前要關(guān)閉所有打開的表，否則無法創(chuàng)建關(guān)系。2.5建立索引和關(guān)系2.5.2建立表之間關(guān)系及實施參照完整性3．編輯表間關(guān)系（1）更改關(guān)聯(lián)字段打開“關(guān)系”窗口，鼠標右鍵單擊關(guān)系連接線，選擇“編輯關(guān)系”或直接雙擊關(guān)系連接線，打開“編輯關(guān)系”對話框，重新選擇關(guān)聯(lián)表和關(guān)聯(lián)字段即可。（2）刪除關(guān)系刪除關(guān)系需要先關(guān)閉所有已打開的表，打開“關(guān)系”窗口，單擊關(guān)系連接線，按Delete鍵，或右鍵單擊關(guān)系連線，在快捷菜單中選擇“刪除”，即刪除關(guān)系。2.5建立索引和關(guān)系2.5.2建立表之間關(guān)系及實施參照完整性4．實施參照完整性參照完整性是相關(guān)聯(lián)的兩個表之間的約束規(guī)則，當插入或修改、刪除某個表中數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會參照關(guān)聯(lián)表中的數(shù)據(jù)，使用規(guī)則來約束當前表的操作，以保證關(guān)聯(lián)表中數(shù)據(jù)的一致性和有效性。實施了參照完整性，關(guān)聯(lián)表之間將有下列操作約束：（1）當主表中沒有相關(guān)記錄時，不能將記錄添加到子表中。（2）當子表中存在匹配的記錄時，不能刪除主表中的對應記錄（3）當子表中有相關(guān)記錄時，不能更改主表中的對應的主鍵值。5.連接類型選項連接方式說

明1內(nèi)部連接連接結(jié)果中包含左右表中匹配連接條件的行2左連接連接結(jié)果中包含左表中所有行及右表中匹配連接條件的行3右連接連接結(jié)果中包含右表中所有行及左表中匹配連接條件的行2.6數(shù)據(jù)的導入與導出2.6.1數(shù)據(jù)導入1.導入數(shù)據(jù)Access可將多種數(shù)據(jù)類型的文件導入成數(shù)據(jù)表，例如其它格式數(shù)據(jù)庫文件、Excel文件、TXT文件、XML文件等，單擊“其他”按鈕，可彈出更多Access支持的數(shù)據(jù)類型。導入數(shù)據(jù)時還可以選擇多種導入方式，例如，只導入數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、向某個現(xiàn)有的表追加記錄等。2.鏈接數(shù)據(jù)外部文件中也可以鏈接到數(shù)據(jù)庫中,在數(shù)據(jù)庫中建立外部文件的一個鏈接，當源文件被修改以后，修改后的結(jié)果也會同步顯示到目標文件中。2.6數(shù)據(jù)的導入與導出2.6.2數(shù)據(jù)導出數(shù)據(jù)導出可以將Access數(shù)據(jù)輸出為其它格式的文件。導出數(shù)據(jù)要使用“外部數(shù)據(jù)”選項卡中“導出”組的操作命令，目標文件可以是另一個Access數(shù)據(jù)庫、文本文件、Excel文件等。

2.7數(shù)據(jù)表格式2.7.1設(shè)置行高和列寬Access2016中行高和列寬的設(shè)置分別通過在數(shù)據(jù)表視圖的行選擇區(qū)和字段標題區(qū)的快捷菜單實現(xiàn)。設(shè)置字體格式2.