英語實用文體寫作系列 7備忘錄

./Unit7備忘錄<MemorandumorMemo>一、寫作技巧<一>概述備忘錄<MemorandumorMemo>是一種用以備忘的簡易公文,是一種正式的專業(yè)文件。在公文函件中,它的等級是比較低的,主要用來提醒、督促對方,或就某個問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上,它是各部門書面聯(lián)系的一種手段,一般用于部傳遞信息,將實情、信息、觀察資料等進行傳閱,一般用來補充正式文件的不足。它結(jié)構(gòu)清晰、閱讀方便、傳遞迅速,經(jīng)常為公司或團體所使用。大多數(shù)備忘錄的特點是簡明扼要,但它們同時也應(yīng)具備優(yōu)秀應(yīng)用文的其他寫作原則：面向讀者,表達清楚且準(zhǔn)確。備忘錄簡潔短小,各部分題目雖然看上去有些唐突,但它們可以使讀者對事情有個大致了解并快速做出反應(yīng)。備忘錄通常要發(fā)送、貼、轉(zhuǎn)寄,也就是說它們要迅速送到很多人手里。粗心就會出錯,其影響會迅速擴大,為了糾正錯誤人們往往會寫更多的備忘錄。備忘錄也要歸檔,這意味著它們將來有一天還會糾纏你。事實上"memo"來自于拉丁語"memorandum",意思是"必須記住的東西"。它的容可以分為以下幾項：

書端〔Heading

收文人的、頭銜、地址〔Addressee'sName,Title,Address

稱呼<Salutation>

事因<Subject>

正文〔Body

結(jié)束語〔ComplimentaryClose

署名〔Signature其標(biāo)準(zhǔn)格式如下：Heading<書端>From<發(fā)文人>Date<日期>To<收文人>Subject<事由>Body<正文>〔二寫作注意事項

1、書端〔Header/Heading部分包括發(fā)文機關(guān)的名稱、地址、發(fā)文日期,有的還包括電報掛號、電傳號、等。許多機關(guān)有自己特制的信箋,在寫書端時,其格式和標(biāo)點符號的使用與一般信件的寫法相同。

2、稱呼從左邊頂格寫起,對一般機關(guān)、團體的負(fù)責(zé)人一般用DearSir,對政府官員可用Sir。

3、在date,to,from,subject字樣后填上相應(yīng)的容。Date：<日期,如September12,2005>

To：<收文人/致,如AllFaculty>

From：<發(fā)文人/自,如JimB.Hardemann>

Subject：<事由/由,如FacultyMeeting>

日期：要采用正式的全部拼寫。因為在有些國家,"12/01/05"是指"20XX12月1日",而在其他國家卻是"20XX1月12日"。致和自：通常省去諸如"教授"或"先生"這類頭銜。"自："后面寫你名字的首字母大寫,然后接你的姓。事由：要具體。例如：Date:January24,200To:F.PrefectFrom:A.DentSubject:MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule日期：20XX1月24日致：F.普里費科特自：A.鄧特由：關(guān)于地方拆除計劃的建議修訂案

4、在上述字樣下面空兩行寫正文,闡明寫作原因〔purpose。采用回答記者問題的方式,回答：who,what,when,whereandwhy。

5、一般不用稱呼和結(jié)尾禮詞。

6、發(fā)文人的首字母寫在與正文末行空一行的地方。

三、經(jīng)典文

例1、Directions:Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.

MEMO

Date:August16,2006

To:Theleaderofstudentservicedepartment

From:LiMing

Subject:Telephone

DearSir,

Iwouldliketoremind備忘錄日期:2006年8月16日致:學(xué)生服務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)從:明主題:親愛的先生,我想提醒您,我們每一個宿舍都需要一部。作為大學(xué)生,我們需要應(yīng)對日益增多的與老師、朋友和校外人士的交際。我們需要接收和發(fā)送信息,這對我們很重要。盡管我們大多數(shù)有手機和電子,宿舍中的畢竟是最方便和最便宜的交流工具。我希望您會注意這個問題并予盡快解決。問候。真誠的,明

例2、Directions:YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:

1>Whyyouneedthemicroscope.

2>Whenyouneedit.

MEMO

Date:July12,2006

To:Mr.Gates,leaderofthesupplysection

From:LiMingofthebiologicallaboratory

Subject:Microscope

DearSir,

I'mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.

OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossible備忘錄日期:2006年7月12日致:蓋茨先生,供應(yīng)科長從:明,生物實驗室主題:顯微鏡親愛的先生,我是生物系的學(xué)生,我們非常需要另外一臺顯微鏡以改進我們的實驗工作。星期五我們的實驗將開始,所以請盡快配備顯微鏡以便我們能更好為實驗做準(zhǔn)備。致以親切的問候。敬上,明

例3、Directions:Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:

1>Theresultofhisrequirement.

2>Thereasonforrejecting.

3>somesuggestions

Youshouldwriteabout100words.

To:RecordsSection

From:P.Steelpes,CareerPlanning

Subject:RequestforPaidEducationLeave

Date:May22,2006InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.

Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.

Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.

Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.

P.Steelpes

注：本篇備忘錄的格式很標(biāo)準(zhǔn)。致:檔案科從:P.斯蒂爾皮斯,職業(yè)規(guī)劃主題:要求有償?shù)慕逃录偃掌?2006年5月22日謹(jǐn)復(fù)您的一年有償?shù)慕逃录俣〉糜⒄Z文學(xué)學(xué)位的請求,我必須通知您,我們無法批準(zhǔn)這事假。我們贊賞您改進知識的欲望,但我們認(rèn)為,英國文學(xué)不是直接地與您的當(dāng)前職位和跟機構(gòu)的目標(biāo)有關(guān)。我意識到您對文學(xué)有濃厚興趣,我想指出,您能申請無薪休假。如果您需要其它關(guān)于上面的信息,請隨時與我聯(lián)系。P.斯蒂爾皮斯

例4、Directions:Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe"punch-in"systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:

1>Doesthe"punch-in"systembenefitthecompany?

2>Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.

Youshouldwriteabout100words.

To:DavidGreen,ChiefofOperations

From:TonyParty,Supervisor

Subject:Commentsonthe"Punch-in"System

Date:March.22,2006ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe"punch-in"system.

Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe"punch-in"systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe<thesupervisors>couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.

Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.

TonyParty

注：此篇是對一篇備忘錄的回復(fù)。生產(chǎn)主管認(rèn)為實行打孔考勤制度〔"punch-in"system,有利于增加生產(chǎn)效率,但督察卻不這樣認(rèn)為。他認(rèn)為"shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster"。

致:大衛(wèi)·格林,生產(chǎn)主管從:托尼·帕蒂,督察主題:關(guān)于打孔考勤制度的評論日期:2006年3月22日這是進一步來回復(fù)您20XX3月20日的備忘錄,其中您提議雇員應(yīng)采取打孔考勤制度。我完全同意,我們必須增加生產(chǎn)力。就您的提案,如果采取打孔考勤制度,我們可以更牢固地控制雇員。但是,我并不這樣認(rèn)為。我個人認(rèn)為,為了完成這項工作,我們應(yīng)該給予雇員更多鼓勵使其更快地工作。我覺得如果我們<監(jiān)督員>能和您會面的話,我們可以談?wù)搫?chuàng)造這樣激勵的不同的可能性。我們非常重視您對這個建議的考慮。托尼·帕蒂

例5、Directions:YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:

1>Howlongwillthisprojectbelastfor?

2>Welcometheemployeestoprovidesuggestions.

Youshouldwriteabout100words.

To:EveryEmployees

From:BrianAponte

Date:November18,2005

Subject:FitnessCenterTheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenter致:每個雇員從:布賴恩?阿龐特日期:2005年11月18日主題:健身中心理事會昨天在會議上批準(zhǔn)了為健身中心更新設(shè)備的建議。健身中心的更新工作從現(xiàn)在開始,應(yīng)該在90天之完成。每個部門都將有一個雇員代表來決定設(shè)備類型和可用項目。我們非常高興能提供有助于所有我們雇員的身體健康的設(shè)施。您的工作小組的代表將很快與您聯(lián)系,了解您關(guān)于活動和設(shè)備的建議。布賴恩?阿龐特管理辦公室經(jīng)理例6：考研樣題：Directions:Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.文：Date:October10,2005To:AllstudentsFrom:A.ButtleSubject:JournalistPositionAvailablefortheSummerSemesterThestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.日期：2005年10月10日致：全體學(xué)生自：A.巴特爾事由：夏季學(xué)期記者招聘學(xué)生報正在招聘夏季學(xué)期的記者。條件是應(yīng)聘人應(yīng)是本校的在校生,最好至少有兩年的寫作經(jīng)驗。被聘者將每周寫兩篇關(guān)于這個城市和校園的報道。工作是從五月底開始,一直持續(xù)到八月底。工資待議,且會以其經(jīng)歷為依據(jù)。感興趣者,請把你的簡歷寄到學(xué)校報社。Notes：1."remind"一詞用法比較多,可以在后面直接接人或賓格,如"提醒我"譯為"pleaseremindme"。如果提醒某人某事則用"remindsomebodyofsomething",也可以在后面加從句,即"remindsbthat","remind"還有一個意思為"使想起"同樣用"remind…of…"的結(jié)構(gòu),應(yīng)注意與提醒某事區(qū)分。

2.文中的"badly"是"非常的,迫切的"意思。3.短語"inorderto"同下句的"sothat"意思是一樣的即：為了,目的是。不同的是前者后接動詞原型而后者常跟目的狀語從句,類似的短語還有"inorderthat",用法與"sothat"相同。

4.inresponseto反饋。如,Inresponsetoyourinquiry…謹(jǐn)復(fù)閣下詢問……5.request〔n.for要求,請求。如,repeatedrequestsforhelp一再請求幫助；makearequestforquiet請求安靜。6.beawareof注意到、當(dāng)心。e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我們十分明白形勢的嚴(yán)重性。7.pointout指出。e.g.pointoutamistake指出錯誤Canyoupointoutthemanyoususpect?你能把你懷疑的那個人指出來嗎？

8.incentiven.動機,刺激,鼓勵。三、常用句型USEFULEXPRESSIONS1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.就我部人事變動事宜,我有兩個問題向你匯報。2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenXingtoretireinthenewyear.我建議與工會聯(lián)系,勸星明年退休。3.Withaviewexpandbusinessformutualbenefits,AandBhaveagreedtoenterintoacostumesjointventurecompanytobeestablishedinOctober,2006inGuangzhou,,GuangdongProvince,P.R.China.為擴大業(yè)務(wù)、互利互惠,A和B經(jīng)協(xié)商,決定于20XX1月在中國建立合資公司。4.Thetwopartieshavereachedthefollowingunderstandings:雙方達成以下共識：5.TheBoardofDirectorswillbestructuredaccordingtotheratioofshareholding.董事會組成由雙方的股份比例決定。6.AnHonoraryChairmanistobeselectedbyAandBinturn.名譽董事長由A和B雙方輪流擔(dān)任。7.Theperiodofcooperationissetfortenyears.合同期限為10年。8.Inadditiontoreadingtheinstructionbook,letusexplaintheproceduresasfollows:除了看說明書外,我們將操作步驟解釋如下：9.YourrequestforreimbursementfortravelexpensesforyourOctober3to9triptoNewYorkisnowbeingprocessed.你10月3日至9日到紐約市的出差費用報銷申請正在審理中。10.Wewillissueyourreimbursementcheckwithinthreedaysafterreceivingthereceipts.我們收到收據(jù)后3天就會給你開出報銷支票。11.PleasereserveandprepareBanquetRoomLforaluncheonmeetingofoursalessupervisorsfrom12:00p.m.to3:00p.m.onJune10.請預(yù)定和準(zhǔn)備好L號宴會廳,我們的銷售主管在6月10日中午12點到下午3點要舉行午餐會議。12.Becausewewillsetsalesquotasandplanstrategyfornextyear,pleasemakethesearrangements:因為我們要為明年訂好銷售額,并制定銷售策略,因此請做好如下準(zhǔn)備：13.Ihavereviewedyourrequesttoseelastquarter’ssalesrecordsbyApril5.我收到了你要查看4月5日前有關(guān)上季度銷售記錄的請求。14.Callmeatextension3333ifyouneedanythingelse.如果你還需要別的什么,請撥打3333分機。練習(xí)ExercisesI.Fillintheblankswithproperwords模版填空1.TO:______[person’sname],SalesManager

FROM:________[person’sname],PersonnelManager

DATE:______________[DATE]

SUBJECT:ApplicantsforSalesPost

Attachedaretheresumesandcertificatesoffourapplicantswhohaveappliedforyourdepartmentposition.

Pleaseevaluatetheseapplicantsandthenrecommendpeopleyouwanttointerviewtome.AssoonasIhavethenames,I