紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施。國(guó)家重點(diǎn)檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對(duì)象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性?；驹瓌t1、加強(qiáng)管理，保障安全遵守保密安全要求，對(duì)數(shù)字化對(duì)象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國(guó)家秘密的檔案，不得以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。2、完善細(xì)節(jié)，規(guī)范流程對(duì)因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對(duì)象，應(yīng)用文字做出說(shuō)明，并由數(shù)字化實(shí)施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強(qiáng)數(shù)字化加工流程管理，界定各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù)，堵塞漏洞和缺憾。3、分工協(xié)作，夯實(shí)基礎(chǔ)加強(qiáng)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作，為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準(zhǔn)備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗(yàn)收移交。內(nèi)容主要包括：制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過(guò)程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。制定方案對(duì)檔案實(shí)體的基本情況進(jìn)行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計(jì)劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時(shí)間安排以及經(jīng)費(fèi)預(yù)算等內(nèi)容。案卷整理開(kāi)展數(shù)字化掃描工作之前，應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案實(shí)際情況，按步驟對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行整理鑒別，對(duì)需要說(shuō)明、修裱、掃描等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以確保掃描加工質(zhì)量和效率。檔案數(shù)字化過(guò)程需要交接的環(huán)節(jié),應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)檔案調(diào)還卷登記表，確保交接清楚，手續(xù)完備，有據(jù)可查。建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)按照國(guó)家檔案局《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）等要求，確定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的著錄項(xiàng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括目錄與內(nèi)容的一致性、準(zhǔn)確性等。檔案數(shù)字化之前已經(jīng)建立了案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的，應(yīng)充分尊重原有基礎(chǔ)，并對(duì)其進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)不合格的目錄數(shù)據(jù),應(yīng)進(jìn)行修改或重錄。元數(shù)據(jù)管理與捕獲檔案數(shù)字化過(guò)程及后期數(shù)字化成果管理工作中，應(yīng)捕獲必要的元數(shù)據(jù)，用以記錄數(shù)字化項(xiàng)目信息、數(shù)字圖像生成背景及各類(lèi)技術(shù)參數(shù)等，并整合到與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)應(yīng)的目錄條目中。元數(shù)據(jù)應(yīng)采用數(shù)字化系統(tǒng)自動(dòng)捕獲和人工錄入等方式獲取。建議以系統(tǒng)自動(dòng)捕獲為主。捕獲過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)的校驗(yàn)，包括對(duì)元數(shù)據(jù)完整性和賦值規(guī)范性的檢查等。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、設(shè)備情況等選擇相應(yīng)掃描方式、設(shè)置和調(diào)整相關(guān)掃描參數(shù)。掃描參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整，應(yīng)以保證數(shù)字圖像不失真、掃描效果最接近檔案原件，并能夠滿足數(shù)字化成果利用的要求。紙質(zhì)檔案數(shù)字化后需進(jìn)行COM輸出、OCR識(shí)別、出版、仿真復(fù)制等的，掃描參數(shù)的選擇應(yīng)考慮后期處理的要求。圖像處理對(duì)紙質(zhì)檔案掃描形成的圖像應(yīng)作質(zhì)量檢查、糾偏、去污、去黑邊、拼接等處理。數(shù)據(jù)掛接應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)匯總后的目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行批量、快速掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)和一一對(duì)應(yīng)。對(duì)掛接后的數(shù)據(jù)逐條進(jìn)行檢查,包括目錄信息與圖像文件對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像文件與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、圖像文件能否正常打開(kāi)等，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)糾正。檢查驗(yàn)收數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)指定專(zhuān)人或通過(guò)業(yè)務(wù)外包方式聘請(qǐng)具有相關(guān)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)監(jiān)理公司，對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化形成的數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原情況進(jìn)行檢查驗(yàn)收,并填寫(xiě)檔案數(shù)據(jù)及檔案實(shí)體還原質(zhì)量報(bào)告單。檢查驗(yàn)收內(nèi)容包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接，以及檔案實(shí)體。檢查方式應(yīng)按加工批次隨機(jī)抽檢，抽檢率不低于10%，合格率不低于98%。檔案實(shí)體還原情況抽檢率為100%，合格率要求100%。抽檢合格率不符合要求的，應(yīng)退回返工。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)對(duì)驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)及時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)。包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、數(shù)字化過(guò)程中產(chǎn)生的各種文檔等。對(duì)驗(yàn)收合格的成果數(shù)據(jù)，采用在線、近線、離線相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)多樣化，并考慮載體的存儲(chǔ)容量、數(shù)字化成果存儲(chǔ)的目的、保管期限、經(jīng)費(fèi)情況、載體市場(chǎng)環(huán)境、載體生產(chǎn)廠商提供服務(wù)的能力等方面的因素，選擇最適宜的存儲(chǔ)載體。相同內(nèi)容的數(shù)據(jù)成果應(yīng)使用不同的介質(zhì)進(jìn)行離線備份。套數(shù)應(yīng)為三套，一套封存保管、一套提供利用、一套異地保存，分別標(biāo)識(shí)為Ａ、Ｂ、Ｃ。成果數(shù)據(jù)移交移交內(nèi)容:包括檔案目錄數(shù)據(jù)及元數(shù)據(jù)、檔案數(shù)字化全文數(shù)據(jù)元數(shù)據(jù)、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、載體和數(shù)量。成果數(shù)據(jù)移交時(shí)，接收方應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容為：移交的載體、數(shù)量及其是否完好、清潔，是否無(wú)劃痕、無(wú)損傷、無(wú)病毒；移交的數(shù)據(jù)內(nèi)容及其是否完整、規(guī)范、準(zhǔn)確等。成果數(shù)據(jù)管理應(yīng)采取有效的技術(shù)手段，確保成果數(shù)據(jù)不被非法篡改，保證其安全、完整和長(zhǎng)期可用。建立有效、可操作性的存儲(chǔ)載體與存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)規(guī)范，對(duì)存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)檢測(cè)、預(yù)防性檢查、常規(guī)性作業(yè)等提出具體要求。數(shù)字化成果數(shù)據(jù)在提供出版、印刷、發(fā)布和網(wǎng)上傳輸時(shí)，應(yīng)履行審批手