商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的簡(jiǎn)潔原則

商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的簡(jiǎn)潔原則隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力。“一封好的商務(wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用。”（摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》）所以在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“7C”原則：

Completeness（完整）

Concreteness（具體）

Correctness（正確）

Conciseness（簡(jiǎn)潔）

Clearness（明晰）

Courtesy（禮貌）

Conscientiousness（誠(chéng)意）

這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫作的最基本的指導(dǎo)原則，對(duì)于寫好一封商務(wù)信函起著很重要的作用。

我們知道，在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間和效率對(duì)于每一個(gè)商務(wù)人士來說都是非常重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對(duì)方造成時(shí)間浪費(fèi)，以便對(duì)方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫作商務(wù)信函最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡(jiǎn)潔的表達(dá)與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信函的寫作重點(diǎn)應(yīng)始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話語(yǔ)準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題；語(yǔ)言精練，言簡(jiǎn)意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂?，要盡可能地避免毫無重點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫上好幾張的情形。讓對(duì)方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領(lǐng)會(huì)你的意圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。

在商務(wù)寫作過程中，筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討。

一、

壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。

（一）

3W式結(jié)構(gòu)。

一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W來表示，即：Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過，商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩，從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。

1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：

例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.

這樣的開頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。

在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是避免中國(guó)式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。

例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.

這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來無可彌補(bǔ)的損失。

2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：

例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.

簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了，沒有一句多余的話，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記住：你不是想給收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔明白。

3、第三部分(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)：結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話，因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)使寫信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出重點(diǎn)，以便對(duì)方對(duì)你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的處理。如：

例（４）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.

短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票；②受到支票后請(qǐng)通知寫信人。

以上例（１）、（３）、（４）構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少。”，可謂商務(wù)英文信函中的上佳之作。

當(dāng)然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣，沒有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實(shí)際意義的、重復(fù)和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。

（二）避免客套羅嗦、語(yǔ)義重復(fù)。

如果可以用40個(gè)字寫完一封信,卻花了100個(gè)字作長(zhǎng)篇累牘的敘述,這樣的寫作者實(shí)在是最令人討厭的時(shí)間殺手。不僅浪費(fèi)了自己的時(shí)間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務(wù)信函時(shí)要盡可能地使用通俗易懂的語(yǔ)言作簡(jiǎn)明扼要的陳述，避免用陳舊的套話（cliché）和沒有什么實(shí)際意義的詞語(yǔ)。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：

例（５）：Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.

（我們很想知道您是否允許我們將交貨時(shí)間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請(qǐng)速電復(fù)無誤。）

本句由４２個(gè)單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達(dá)上的過分客氣使得句子冗長(zhǎng)而不清楚。而且，“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.”這一表達(dá)在意義上也很含糊，為了更好的表達(dá)主要意思，這句可以改寫為：

PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.

(如果統(tǒng)一我方將交貨時(shí)間延期至四月二十一日，請(qǐng)速電復(fù)。)

例（６）:WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.

這段話只有一個(gè)重點(diǎn)，那就是寫信者很樂意多給讀信者90天的時(shí)間來支付3月20日到期的貨款?？删驮谶@段話中有兩句多余的話。第一句“WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20”純屬多余，因?yàn)檫@是給對(duì)方的回信，只要寫信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關(guān)于何事。第二句是“wehaveconsideredthemattercarefullyand”放寬付款期限在一項(xiàng)商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會(huì)慎重考慮的，對(duì)方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來不僅顯得多此一舉，而且會(huì)使讀信人覺得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：

Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.不僅顯得羅嗦，而且使讀信人感覺枯燥乏味。所以在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作過程中必須避免不必要的重復(fù)，使得寫出來的句子更加簡(jiǎn)潔短小，容易理解。

例（１５）：Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.

(我們已經(jīng)開始向外國(guó)出口機(jī)器。)

例（１６）：Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.

（一俟收到你方的具體詢盤，我方將發(fā)盤，并且將寄出樣品。）

例（１５）中export一詞指的是“把機(jī)器賣往國(guó)外”，如果在本句末尾你還另加一個(gè)

totheforeigncountries（向外國(guó)），不必要的重復(fù)不知不覺就出現(xiàn)了。所以，本句應(yīng)改成：

Wehavebeguntoexportourmachines.（我們已經(jīng)開始出口我們的機(jī)器。）

例（16）是一個(gè)復(fù)合句，第二分句中“willbe”的重復(fù)使用使得句子繁冗累贅。一般來說，第二分句中與第一分句相同的成分應(yīng)當(dāng)省略。這樣這個(gè)句子就可以改成：

Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.僅僅這么一改，例（１５）就壓縮掉了4個(gè)詞，例（16）由原來的15個(gè)詞壓縮到了修改后的13個(gè)。

（四）避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語(yǔ)（commercialjargon）。

每個(gè)行業(yè)都有自己的專用詞匯，這些詞匯在同行之間交流更加準(zhǔn)確，更加簡(jiǎn)單有效。商務(wù)英語(yǔ)也不例外，也有自己的專用術(shù)語(yǔ)。然而，這些行話并非放之四海皆準(zhǔn)的。

英語(yǔ)的行話“jargon”，既可以指專業(yè)術(shù)語(yǔ)，也可以指“含糊不清、難以理解的表達(dá)”（《牛津英漢詞典》第８００頁(yè)），例如“That’sajargontome.”意思是“It’shardformetounderstand.”而且“jargon”往往是多個(gè)單詞拼出來的專業(yè)性很強(qiáng)的復(fù)雜的意思表達(dá)。對(duì)于外行來說很難理解其確切意思，對(duì)商務(wù)信函的內(nèi)容表達(dá)又沒有什么實(shí)際的幫助。因此寫作者在擬就一封商務(wù)信函的時(shí)候，一定要看準(zhǔn)對(duì)象，盡量避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語(yǔ)，不要把專業(yè)英語(yǔ)中學(xué)到的某些專用術(shù)語(yǔ)用在一般的商務(wù)來往信函中，不要從句套從句，寫出滿是“jargon”的文章。

例（17）：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.

在這個(gè)句子的語(yǔ)境中我們可以推測(cè)出來takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客套的表示，“麻煩您……”或者“請(qǐng)您……”，基本上相當(dāng)于“please”?？墒侨绻阉鼈儶?dú)立地分出來，恐怕即使是英語(yǔ)專業(yè)的人也不一定都知道其確切含義，更何況那些雖然能看得懂一般的商務(wù)信函，其實(shí)并沒有很深的英語(yǔ)語(yǔ)言功底的人？既然這樣，寫作者為什么不用既簡(jiǎn)潔又容易理解的please來代替生澀的冗長(zhǎng)的takelibertytoapproachyouwiththerequest呢？修改后的句子為：

Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.

（五）善于運(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ)。

在商務(wù)信函中我們也可以適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ)來精簡(jiǎn)篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報(bào)紙、新聞、雜志上頻繁出現(xiàn)的縮略詞或者縮略語(yǔ)我們不妨適當(dāng)?shù)赜迷谏虅?wù)信函中.既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目了然.

1.

表示時(shí)間的詞:在具體鐘點(diǎn)后面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:

8:00am

表示上午八點(diǎn).

4:25pm

表示下午四點(diǎn)二十五分.

9:20pm

表示晚上九點(diǎn)二十分

2.一些大型國(guó)際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:

WTO(WorldTradeOrganization)

代表世界貿(mào)易組織

UN(UnitedStates)

代表聯(lián)合國(guó)

ISO(InternationalStandardOrganization)

代表世界標(biāo)準(zhǔn)化組織

3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:

TV(Television)

電視機(jī)

CD(CompactDisk)

激光唱片機(jī)

HDTV(High-Definitiontelevision)

高清電視

VCD(VideoCompactDisc)

視頻高密光盤

4.國(guó)際貿(mào)易術(shù)語(yǔ)就是一種縮略語(yǔ)。在商務(wù)往來信函中使用,簡(jiǎn)單明了。如：

CAF=CostAndFreight（…namedportofdestination