2023年辦公室管理期末復習指導

《辦公室管理》期末復習指導

第一部分：復習應考基本規(guī)定

《辦公室管理》課程是中央廣播電視大學為開放教育（?？疲┈F(xiàn)代文員專業(yè)開設的必修

課。

通過本課程的學習，使學生掌握辦公室實務操作方面的基本知識，具有辦公室業(yè)務的基

本技能和與之相關的交際能力，有一定的文字使用運用能力。

（一）本課程的考核對象

中央廣播電視大學現(xiàn)代文員專業(yè)（?？疲┑膶W生。

（二）形式

本課程的考核形式為形成性考核和期末考試相結合的方式,本課程形成性考核為課程平

時作業(yè)?？己顺煽冇尚纬尚钥己顺煽兒推谀┛荚嚦煽儍刹糠纸M成，考核成績滿分為100分,

60分為及格。其中形成性考核成績占考核成績的20%,期末考試成績占考核成績的80%。

期末考試采用問卷筆試（閉卷）形式，卷面滿分為100分，考試時間為90分鐘。

（三）考試范圍

教材《辦公室管理》全書以及聯(lián)系實際的有關內(nèi)容。

（四）試題類型及分派比例：

試題類型分為:單項選擇題、判斷題、簡答題、設計題、案例分析題等。各題所占比例

分別為：10%、10%、20%、、30%、30%。

（五）應試要注意的問題

1、同學們這段時間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結構。

2、考試時試卷書寫要工整，一定要注意認真審題，每個問題均要回答。不能留空白。

3、本課程試題題量較大，一定要注意把握時間，先易后難。

4、考試時沉著應戰(zhàn)。

第二部分：復習應考資料及其使用（重要、必讀）

本學科本次考試有下列4種資料.可供學員復習應考川。

（一）《辦公室管理》期末復習指導

這小冊北常重要，它是濃縮了的考試范圍，同學們要認真看。

（二）考試大綱及大綱詳解

本資料今天上午已經(jīng)上傳，大家可以通過它掌握考試的考點。

（三）平時作業(yè)

平時作業(yè)與考試題型和規(guī)定基本上是同樣的，根據(jù)過去考試的情況看也有反復，有些作

業(yè)題其實就是考試題，所以一定要認真用好。

（四）自檢自測題

綜合練習題很重要，這是對平時練習的補充，同時也是對考試內(nèi)容的補充和強調(diào)，一

定要引起注意C

第三部分：重難點

《辦公室管理》作業(yè)及答案（1）

為幫助同學們更好復習,現(xiàn)將一下題作一提醒性的解答和評講，供同學們參考。

以下彩色字體部分為問題的參考答案,其他為問題和對問題的分析與評講。請同學們在

答題時加以注意。

一、將辦公室實務工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。

本題重要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內(nèi)容”這一知識點。

辦公室實務工作一覽表

序國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)公司（含外企）

號

記錄上司指令及會

1文書撰寫按上司的口頭或書面指示完畢信函。

談、會議內(nèi)容。

2文書制作復印資料。打印文稿及表格。

3文書解決在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的解決。

4檔案管理檔案管理。

安排會議事務，并做會議記錄或綱記錄上司指令及會

5會議組織

要。談、會議內(nèi)容。

協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究

6調(diào)查研究

報告。

準備好公司要公開的資料；

收集及整理各種信

7信息資料替上司收集演講或報告的資料；

息。

整理并組織好粗略的資料。

替上司接洽外界人士。例如記者、工

8信訪工作

會職工等。

接待來賓和員工的來

接待來訪來賓；

訪。

9接待工作替公司來賓訂飯店的房間、訂機位、

發(fā)電報、打電話。

以電話往來維持和外界的良好公共

10協(xié)調(diào)工作

關系。

11督查工作督導一般取工或速記員。

替上司定約會并做好記錄；

12日程安排

為上司安排旅行或考察。

閱讀并分類信件；

通訊事務、電話；

自動解決例行的事務；

13平常事務照料上司身邊的瑣

替上司保管私人的、財務的或其他的

事。

記錄。

辦公室環(huán)境的布置和

整理；

14辦公室管理

保管辦公室設備及用

品。

1其他臨時交以速記記下上司交待的事項；

執(zhí)行上司交辦事項。

5辦的事項執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。

16替上司申報交納所得稅及辦理退稅。

1外出辦事，如銀行、郵

7局等。

18

同學們在做本題時,要注意分析哪些是內(nèi)容基本相同的,要放在一起。大多數(shù)同學由于沒

有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。

在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一

項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容;這種情況，可以將兩欄都填上這

一項。尚有些內(nèi)容要分開來寫。比如:通訊事務、電話、信函和郵件解決一項，前兩項是平常

事務的內(nèi)容,后兩項則是文書解決的內(nèi)容。

二、辦公用易耗品重要涉及哪些？

本題重要考核本課程的第一章第5點的“辦公用品的種類”這一知識點。

辦公用易耗品重要有：

1.信封、紙張；

2.軟盤、光盤等；

3.鉛筆；

4.圓珠筆；

5.簽字筆或鋼筆：

6.修正液或修正帶；

7.印盒；

8.各種小型機器，如訂書機（涉及訂書針）、打孔機、裝訂機（涉及裝訂線）、日期號碼

機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

9.小刀；

10.日歷等；

1L其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、

紙夾等。

本題在書上有明確答案,得分率很高。重要認真閱讀教材，就能答對。

三、簡要闡述文員工作的三個環(huán)節(jié)，互相關系如何？

本題重要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。

文員工作分為三個環(huán)節(jié):計劃、實行和檢查。

1.計劃的環(huán)節(jié)，要充足了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。

2.實行的環(huán)節(jié)，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工

作無論是哪一種,都要對的地實行；配合上司預期的期限。

3.檢查的環(huán)節(jié)，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和

目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。

三者的關系為：

先作計劃，付諸實行，然后檢查結果，圍繞“計劃一一實行一一檢查”這樣一個滾動的

過程開展。三者互相聯(lián)系形成一個循環(huán)。

文員一方面要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實行,并嚴格檢查其結果，使得這個

結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。

同學們在回答這道題時,需要注意本題一共有兩個問題。不僅規(guī)定你闡述三個環(huán)節(jié)是什

么，并且還要說明三者之間的關系如何。

本題雖然在書上有現(xiàn)成的答案，但是還是需要同學們進行一定的歸納再答題。

四、按照“優(yōu)先順序”解決T作原則.虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書.

本題重要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序'解決工作”這一知識點。

在按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個環(huán)節(jié)進行：

1.將自己要做的事情分為：A.是否應當做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.

是否不可以做的事?對于A要集中精力做,對于B和C可以從計劃中刪掉。

2.對于A類事情再進行分類,分為：

重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事

（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請別人代勞）。

3.與上司形成默契，可以直接找上司商議、請示。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計

劃書，不要抄襲。

五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒?/p>

的結識。

1.請示方法和報告方法；

2.計劃方法和總結方法；

3.受意方法；

4.傳達方法;

5.進言方法；

6.變通方法和擋駕方法；

7.分工方法與合作方法。

本題重要考核本課程的第二章第3點的“文員的工作方法”這一知識點。下面我舉一個

例子，同學們按照這個思緒作答即可：

1.一方面簡要說明此種方法：

受意就是文員接受和領略上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I咯上司在會議發(fā)言、文

獻批示、工作部署或與文員談話時,直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等,易于

文員判斷和領略）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其別人員談話種就某一

問題、某項T作發(fā)表的意見和見解等）.

受意方法要注意：

（1）善于領略上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，專心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不批準見,可以公開提出，但要言之成理,并要注意方式、態(tài)度；

（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實行。

2.結合實際談體會。

我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充足結識到，在受意時,充足做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一

份公司的簡介，內(nèi)容要涉及四個部分一一公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、

公司取得的成績。當時,我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本,記錄下指示的要點;事后，又怕顯得

自己沒有能力,而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫,結果寫出來的簡介主線就

不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫

出了各方滿意的公司簡介。

從這個事情中，我體會到了在受意時,做好記錄的重要性。

《辦公室管理》作業(yè)及答案(2)

一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。

本題重要考核本課程的第三章第1點的“電話接打”這一知識點。以下為參考答案：

同：

1.都應先問好,再傳達自己的信息；

2.都應保持耐性、熱情的態(tài)度；

3.通話結束，應讓對方感受到自己快樂的心情；

4.都應簡明扼要表達自己的意思。

異：

1.打電話應一方面查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2-4聲就接聽。

2.打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。

本題需要同學們根據(jù)教材內(nèi)容和實際工作經(jīng)驗進行分析再作答。以上內(nèi)容只是給同學們

做參考,同學們還可以自己歸納一些要點。

二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，

談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。

本題重要考核本課程的第三章第3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識

點，并對這兩個知識點進行比較。本題答題思緒如下：

1.基本用途：

“電視會議”重要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享文獻、圖表、錄象

帶等資料。

“交互式電話會議”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國

際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清楚宛如一室。

2.兩者與??般會議的不同:

可以消除時空上的局限性。

3.各自的優(yōu)劣：

“電視會議”——

優(yōu)：通達范圍廣,消除時空上的局限性，生動形象：劣：技術上的規(guī)定較高。

“交互式電話會議”一一

優(yōu):方便、省時、高效,消除時空上的局限性，具有保密功能、報數(shù)功能和歡迎詞播放功

能；劣：費用高，技術含量高。

本題得分率很低，由于需要同學們對書上的知識進行分析和歸納。以上只是本題的參考

答案，同學們也可以有自己的見解,言之成理即可。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準C

本題重要考核本課程的第四章第2點的“郵件的分揀”這一知識點。

(1)按照收件人的姓名分揀；

(2)按照郵件的重要性分揀；

(3)按照收件部門的名稱分揀。

本題在書上有明確的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則

會失分。

四、如何解決上司不在時的郵件？

本題重要考核本課程的第四章第5點的“上司不在時郵件的解決”這一知識點。

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再具體說明。

五、如何妥善解決上司拒絕接見的來訪者的來訪？

本題重要考核本課程的第五章第3點的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識點。本

題從5個方面進行回答：

1.上司正在開會時；2.上司繁忙時；3.上司即將外出時；

4.遠道來訪或有重要事情的來訪時。

本題在教材上第88頁有明確的答案,在此不再具體說明，請同學們照以上的要點按教材

上的具體說明I可答即可。

《辦公室管理》作業(yè)及答案（3）

一、日程安排計劃表的種類大體有幾種？試以其中一種為例，編制一份xx預定表。

本題重要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。

以下為參考答案：

1.日程安排計劃表的種類：

（1）年預定表。是公司在每年度例行的重要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，

所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)建紀念日、年休假等。一般于年初將整個年

度的活動事項整理成表,再告知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位,填寫該月要進行的

會議、面談、出差、訪問等預定計劃。

周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此預定計劃比月預定表更具體。

日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位,具體地預定從

早到晚的業(yè)務活動。

2.各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。

本題考察同學們對知識點的靈活運用能力，同學們要對以上四種類型的預定表理解和掌

握之后,再結合自己的實際情況回答本題。

二、文秘人員對上司重要工作的輔佐重要涉及哪些方面？

本題重要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司重要工作的輔佐”這個知識點,

本題答題思緒如下：

1.提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落,文員可適時端些飲料或準備濕毛

巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情,使上司能精神煥發(fā)地工作。

2.私事方面的協(xié)助。

協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分,此外是上司身邊的純粹私事：

(1)特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但認為關系到上司的形象問題,所以文

秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充足的便利。

(2)純私人性請求時一一碰到這種情形，就把它當作上司運用文秘人員是下屬同事的

關系來協(xié)助他解決私人的事務。

3.財物管理。涉及：

(1)薪金收入管理——薪金攻入達成一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金

以外有超額的收入,都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，

由文秘人員保管單據(jù),以備申報所得.或直接替卜司辦理申報手續(xù)c

(2)支票往來的管理一一最重要的是保管支票簿、支票專用印章c文秘人員應將支票簿

與印章分別收藏,以避免被盜用冒領。

4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保

管。

《辦公室管理》作業(yè)及答案(4)

一、簡樸闡述口頭語言的基本特性及敬語應用的一般場合。

本題重要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特性”和第2點的“敬語的用法”

這兩個知識點。以下為參考答案：

1.口頭語言的基本特性：

(1)語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，也許留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡也

許說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。

(2)有重音?？谡Z中，需要強調(diào)的成分，都是通過重音表達的。

(3)有歧義。由于漢字一音多字。

⑷口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同。比如,莊重的場合，口語應規(guī)范、

簡明些；休息時間，口語可生動些，語調(diào)也可輕松、快樂些。

2.敬語使用的一般場合：

(1)對于自己尊敬的人，當然會使用敬語。

(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使

用敬語。

(3)敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者;給(給過)自己恩惠者；

有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特性；二是敬語應用的一般場合。

其中第二個問題事實卜就是考察“敬語的用法”這個知識點.

二、簡要闡述社交話題的選擇。

本題重要考核本課程的第十二章第6點的“社交話題的選擇”這個知識點,本題答題思

緒如下：

1.合適的話題涉及：

(1)談話雙方都感愛好的、有共同利益的話題，如合作意向等；

(2)一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

(3)顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情

等；

(4)比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

(5)積極、健康的生活體驗的話題：

(6)風趣、風趣的小故事，無傷大雅的笑話,有時也能活躍氣氛。

2.不合適的話題涉及：

(1)應當忌諱的話題。如個人私生活等。

(2)令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。

(3)過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

(4)自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。

（5）夸耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。

本題在教材上有明確的答案,得分率很高。

三、印章的使用重要有哪幾種形式,其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？

本題重要考核本課程的第十三章第1點的“印章的使用”這一知識點。

1.印章的使用的重要形式為：

（1）落款章：（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章：（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存

章。

2.落款章、騎縫章、更正章的使用范闈：

（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表白作者的法定性和文獻的有效性。

（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信,加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。

（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行

更正的憑信。

本題在教材上有明確的答案，得分率很高。

要注意的是，以上只是本題的答題要點,需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會

失分。

四、簡要闡述收文解決的程序及分送的基本原則。

本題重要考核本課程的第十四章第3點中的“收文解決”這一知識點。

1.收文解決的程序：

簽收和拆封一一登記一一分送——擬辦一一批辦——承辦一一催辦一一注辦。

2.分送的基本原則：

（1）屬于方針政策性的,關系本機關工作全局的指揮性文獻或重大問題的請示、報告之

類的文獻,均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或解決：

（2）屬于機關平常事務性的已有明確分工的文獻,或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公

文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦;

（3）分送給機關領導閱批的文獻，要先填好“公文解決單”，連同文獻一并送批；

（4）便困、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負貢人辦理；

（5）在文獻份數(shù)少時,閱辦閱知部門（或領導）多的情況下,應按先辦理、后閱知，先主辦、

后協(xié)辦，先正職、后副職的順序分別審閱解決，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。

本題在教材上有明確的答案，得分率很高。要注意的是應對收文解決的程序中的每一個

要點進行一定的說明。

五、按照文書立卷特性立卷，重要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特性立卷的基本

含義。

本題重要考核本課程的第十四章第6點中的“文書立卷標準”這一知識點。

1.類型：

（1）按問題特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文種特性立卷；（4）準時間特性立

卷；（5）按地區(qū)特性立卷；（6）按通訊者特性立卷。

2.按問題特性立卷的含義：

將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或其一具體問題的互相聯(lián)

系和解決情況,運用最廣泛。

同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€

問題時,應舉例說明。

六、通過檔案運用的途徑和方式，談談檔案運用的意義。

本題重要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的運用”這一知識點。

1.通過設立檔案室，可以提供檔案原件或復制件,方便借閱或直接閱讀；

2.通過一定的制度和手續(xù)，如借閱證制度、催還續(xù)借制度和調(diào)離認可制度等，可以提供

檔案外借；

3.根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流,可以提高檔案的運用率；

4.運用所藏檔案中的有關記載和資料，可以對申請者提供核算某種事實的書面證據(jù)：

5.以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員可以對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供

征詢服務;

6.將檔案目錄印制成冊，分發(fā)到有關部門，可以交流信息；

7.通過舉辦檔案展覽，以充足發(fā)揮檔案的作用。

第四部分：結合中央電大下發(fā)的復習指導復習

第五部分：附

《辦公室管理》期末復習綜合練習題

一、單項選擇題

1.以下哪點不是辦公室事務管理的特性？（B）。

A.服務性B.決策性

C.專業(yè)性D,積極性

2.辦公室布置要注意（D）。

A.上司單獨用的辦公桌椅靠墻放

B.一般辦公室桌椅最佳面對面放置

C.打字、復印間離上司辦公室近些

D.各種溝通、保密

3.文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C）。

A.準備一些敞開的文獻夾，貼上相應的標記條

B.辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理

C.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

D.下班前要整理好自己的辦公桌，把文獻、資料收藏好以免丟失和泄密

4.以下關于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B）o

A.伸直雙臂再合攏,在高于桌面15cm左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適

合擺放與工作有關的物品

B.辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些

C.各種類型的文獻柜要分門別類安放文獻、資料和物品，并貼上標記

D.紙張和較重的東西放在架子下面幾層,較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行

的層面上，用標簽貼在各種物品的下方

5.在辦公室里，（D）的位置是上座。

A.離入口最遠B.離人口最近

C.靠近門口D.靠近窗戶

6.傳真機的使用哪一項是不對的？（B）o

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送

C.不宜發(fā)送禮儀性文本1）.不宜發(fā)送私人、保密文本

7.在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?？（A）。

A.接通電源可立即復印操作B.選定復卬紙后要抖松消除靜電

C.選擇復印倍率來決定復臼紙尺寸D.復印完畢應取下復印品和原稿

8.以下關于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A）o

A.錄音時需將監(jiān)聽開關至于“ON”位置

B.想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉

C.機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30—150厘米

D.錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音

9.以下關于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D）o

A.安頓窗簾遮擋室外光線

B.與其他設備對的連接

C.投影機要遠離熱源

D.應設立電腦的桌面屏幕保護功能

10.以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（B）。

A.訂購B.制造

C.分派D.儲備

11.以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B）o

A.保存一張購貨訂單，收到貨品時一一核對打勾

B.讓員工們隨意領取辦公用品

C.通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度

D.用庫存一覽表來儲備辦公用品

12.以下文員的工作順序中，哪一項是對的的？（B）。

A.沒有任何設想就應著手從事該項工作

B.文員也應具有適當判斷情況,機智應對的應變能力

C.上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行

D.上司所指示的工作假如不合適,可以不實行

13.文員按照“優(yōu)先順序”解決工作，以下哪一項是不適宜的？（D）。

A.先將自己想做的工作以重要限度為標準分類

B.另一方面以緊急限度和重要限度為標準分類

C.同時考慮上司的意向和文員自身的工作效率

D.可以按照文員自己的習慣進行工作

14.文員必須管理好自己的時間，以下運用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C）。

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來

B.盡量控制外來干擾,把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做

C.天天把工作安排得超過工侑時間，給自己壓力

D.對每一項工作作出安排，定好最后期限

15.以下關于文員管理好時間的說法，哪?個是不對的的？（D）。

A.定好目的，把想做或需要做的事情寫下來

B.想辦法加快解決郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務

C.開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而半途停頓

I）.把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做

16.以下文員對辦公室零用鈔票管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C）o

A.鈔票通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里

B.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中

C.標準的零用鈔票單據(jù)有一個署名

D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢

17.文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A）o

A.傳達可以根據(jù)上司重要意思，夾進自己的意見

B.必要時可形成文字材料，照本宣科

C.不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示

D.重要的指示，應當規(guī)定被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記

18.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B）o

A.善于同別人合作，密切配合，步調(diào)一致

B.應當有自己的個性，盡也許使別人服從自己

C.配備文秘人員時遵從異質(zhì)結合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔失敗的責任

19.以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。

A.電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄

B.文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話

C.應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系

D.假如已經(jīng)回電，但沒打通,牢記要再聯(lián)系

20.以下哪個接打電話的行為是不對的的？（A）。

A.受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊

B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

C.做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用

D.半途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置

21.文員在接打電話時，對的的做法是（B）。

A.電話鈴響一聲就應接聽

B.在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆,一有留言就能立即記錄下來

C.文員接聽業(yè)務電話時，應一方面讓對方報出姓名、單位

D.文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達

22.以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B）。

A.考慮打電話的時間是否合適

B.打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話

C.有時候上司過于繁忙，規(guī)定文秘人員編織一些“美麗的謊言”

D.對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定立即調(diào)查此事

23.以下哪些標準不是文員分揀郵件應當遵守的？（C）o

A.按收件人姓名分揀B,按收件部門名稱分揀

C.按私人公務標準分揀D.換郵件重要性分揀

24.文員在拆郵件時，不對的的做法是（A）,>

A.拿到信件后在桌子.上磕幾下，然后用手撕開

B.應當把郵件提成最急件、次急件和普通件

C.經(jīng)授權閱看信件時,應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關問題

D.在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受人員簽字，并保存好

25.文員假如誤拆了非本公司的信，應當（A

A.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去

B.在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去

C.在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去

D.寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去

26.郵件送到單位所租的信箱，由文員啟動，取出郵件帶回辦公室，以下哪項事情與文員的工

作規(guī)定不一致？（D）。

A.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致

B.取出郵件立即返回辦公室

C.事先帶上包袋返回辦公室

D.應提高辦事效率，把取郵件與其他事一起辦

27.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個因素？（D）o

A.時間B.便利

C.經(jīng)濟D.愛好

28.文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應當是（C）。

A.國名、地址、部門、姓名

B.姓名、地址，部門、國名

C.姓名、部門、地址、國名

D.姓名、國名、部門、地址

29.傳真機最佳用來傳送以下哪種郵件？（D）。

A.一般的圖紙B.機密文獻

C.很長的文獻D.感謝信

30.以下關于握手的禮節(jié)，不對的的是（C）。

A.上級先伸手后，下級才干相握

B.一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖點一下

C.雙方有很多人時，可以交叉握手

D.握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好

31.文員在解決信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（A）＜,

A.初次寫信，或有過激言行的

B.有過激言行或漫罵領導的匿名信

C.已做結案解決的

D.沒有具體內(nèi)容的匿名信

32.文員從事信訪工作，在解決顧客或其別人的來信時，不應（C)o

A.拆開后信紙在后、信封在前，一并裝訂,有轉(zhuǎn)辦單的放在信紙前面一并裝訂

B.對寫信人的各項情況逐項登記

C.解決信件按照“分級負責、歸口辦理”原則，進行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦

I）.對問題復雜、調(diào)杳解決的時間較長的信件，應復信作解釋和答復

33.在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當?shù)?？（C）。

A.協(xié)助簽到

B.分發(fā)資料

C.作會議記錄時離開會議室接聽電話

D.暫時保管與會者的物品

34.文員進行會議的計劃和準備時，不應當做的是（）。

A.文員按照上司的指示，應事先調(diào)查時間安排對參與者是否方便

B.什么日期、時間召開會議應要考慮議題的緊急限度

C.會議場合的選擇，要根據(jù)會議時間長短、花費多少作決定

I）.文秘人員必須配合會議議程,具體檢查各項工作

35.文員做會議記錄時,可以在會議記錄中（C）。

A.加入自己的主觀意見

B.不記錄議題

C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致

D.對所記內(nèi)容作評論

36.會議中有時有人會規(guī)定把他發(fā)言的一段不作記錄解決?這時文員應（D）。

A.不理睬

B.不征求主持人意見，停止筆錄

C.征求主持人意見，停止筆錄，不關錄音機

D.征求主持人意見，停止筆錄，關錄音機

37.上司決定參與某個會議時，文員不應當（A）＜,

A.只在便箋上寫好會議名稱

B.除了送來的資料外，也必須收集其他上司有必要的資料

C.假如是第一次前往的公司外的地點,要先了解場地情況和交通所花費的時間

I）.和上司先充足溝通,避免在會議進行中碰到電話聯(lián)系的不便

38.以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（C）。

A.口字型B.教室型

C.圓桌型D.U字型

39.以下關于交互式電話會議的功能中,哪一項是不具有的？（A）o

A.審查功能B.保密功能

C.歡迎詞播放功能D.報數(shù)功能

40.有時應上司規(guī)定，文員參與會見或會談，以下哪項內(nèi)容不是文員的任務？（B）。

A.準備資料B.發(fā)表意見

C.現(xiàn)場服務D.會議或會談記錄

41.文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭?guī)定約會時，以下哪種做法是錯誤的？（D）。

A.假如用寫信的方式，在估計對方收到信后,再打電話確認

B.告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時可立即告知

C.對方越忙越必須早一點聯(lián)絡

D.假如上司出差，可以在他回來的當天安排約會

42.文員制作日程安排計劃表時，以下哪一種情況應避免？（D）。

A.上司沒有通過文員而決定的日程安排計劃，也必須填寫在計劃表上

B.假如表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己可以了解的簡樸符號

C.制作日程安排計劃表時，要留意上司改變思考的時間和路途上的時間

D.日程安排計劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄

43.在某些情況下，文員在安排日程計劃表時也許獲得上司的完全信任，取決于兩點:一是

掌握足夠的知識，了解業(yè)務的輕重緩急；另一是具有（B），了解規(guī)定約會者的心理。

A.社交的能力B.說話的技巧

C.聽話的能力D.聽寫的能力

44.以下關于確認上司日程安排計劃的行為中，哪?項是不適宜的？（A）。

A.以電話方式?jīng)Q定面談或開會的重要預定計劃,不用再以書面形式確認

B.上司和文員必須在周末核對下周的行動計劃，天天早上核對當天的行動計劃

C.假如會議的主辦者是上司，就要確認（至少在舉辦日的二、三天前）會議室

D.會議、面談所必須的文獻及資料,要在前一天就準備好

45.文員應當為上司的商務旅行作許多準備工作，以下哪一項是不適宜的？（B）。

A.準備旅行計劃和旅館信息

B.代替上司制定約會計劃

C.為商務洽談收集資料

D.把上司商務旅行時需要帶的行李列出清單

46.以下關于預訂工作的行為中，哪一項是不適宜的？（D）。

A.與人聯(lián)系要記下對方姓名（同時告知你的姓名），需再打電話弄清疑點應找同一人

B.一方面要了解火車運營時間，上司對鋪位的規(guī)定

C.假如預訂需要有保證，應事先申明，假如想取消預訂，也要在結帳之前打電話

D.不一定要弄到確認旅館預訂的傳真或其他書面形式的證明

47.上司出差，文員預訂機票時，以下哪一種做法不對的？（D）。

A.一方面搞清楚上司想作什么樣的安排

B.辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊

C.與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點,應找同一個人

D.不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認

48.照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不對的的？（D）<.

A.有更多的機會體會到文員在工作、知識、能力上的從屬性

B.到了用餐時間,上司仍有公事或正在與人談話,要運用適當時機提醒上司用餐

C.對上司的健康管理涉及防止、治療、病后調(diào)理各階段

D.應酬需要更換衣服，這是上司個人的需要，不必給予協(xié)助

49.以下關于名片的使用方式，哪項是錯誤的？（D）。

A.文員應在任何時候、任何場合攜帶名片

B.向別人遞送名片時應雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C.假如對方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意

D.各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的

50.文員碰到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（D）,>

A.不作聲，等無人時查字典

B.作判斷，用同偏旁的字音讀

C.不用讀,只稱呼姓即可

D.請教對方“可否請問一下,這個字怎么念？”

51.以下關于交際禮儀的舉止行為，哪一項是比較適宜的？（D）。

A.用后跟著地走路

B.正式場合，女性文員的雙腿可交疊翹成二郎腿

C.男性在任何場合都可戴著手套握手

D.穿著短裙的下蹲姿勢，應跨前半步后腿虛跪，上身保持挺直,蹲下時慢悠悠地彎下

腰

52.社交場合很講究順序禮儀,一般（B）。

A.以右為次B.以右為尊

C.以后為次D.以左為尊

53.當文員獲知婚喪喜慶的消息后，一方面應（D)o

A.向上司報告B.送禮

C.寫信D.查證消息的可靠性

54.文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（D）。

A.宴會的形式與氣氛B.交通是否方便

C.有無停車場D.有無休息室

55.以下說明宴會的種類與形式的內(nèi)容，哪一項是對的的?C）。

A.雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好

B.茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究,一般在餐廳舉行

C.工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可

D.午宴一般不設固定席位，以便于客人社交

56.以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是對的的？（D）。

A.用叉、匙進食時，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔

B.站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物

C.口內(nèi)具有食物與人說話

D.吃西餐時用左手把湯盤靠近自己?邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去

57.以下餐巾的使用方法是對的的（C）。

A.半途離座,把餐巾放在椅子上

B.用來擦刀叉

C.用來擦嘴唇嘴角

D.塞入衣服領口里

59.以下文員應遵守的參與宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（C）o

A.應選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑、紅、白等純色為宜

B.白天赴宴應選用香味較濃的香水，夜晚則應選用香味優(yōu)雅的香水

C.未用完一道萊時，應將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)

D.文員應在上司之后與對方碰杯,碰杯時應目視對方以示敬意

60.上司參與各種應酬和會議,有時需要更換服裝,文員應（A）。

A.告知上司家人把衣服送達

B.自己到上司家里去拿

C.讓上司自己去家里更換

D.去買新的服裝

61.以下關于說話的要領中，哪一項不適宜？（B）。

A.語句要簡短

B.由過程先說

C.運用反復的效果

D.說話時考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊語言

62.接受忠告的對的反映是（D）。

A.以煩躁的傾聽B.盡量把責任推給別人

C.應辯解說：“那是由于……”D.切勿感情用事

63.辦公室人員在社交活動中應如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（A）,,

A.有共同利益的話題B.夸耀自己的話題

C.保密的話題D.應當忌諱的話題

64.將同文多頁沿邊取齊后均勻錯開，從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章，可以證明

文獻各頁的確是同時形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（A）o

A.騎邊章B.封存章

C.騎縫章D.證見章

65.值班人員不應當做以下哪類事情？（A）,,

A.簽發(fā)文獻B.分發(fā)會議告知

C.詢問情況D.傳達指示

66.文員要做好檔案收集，應當收集的文書資料是（A）。

A.下級單位報送的報告，記錄報表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿

C.單位內(nèi)部互相抄送的文獻材料

D.本單位負責人兼任外單位職務所形成的文獻材料

67.以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。如問函與復函等用（A）。

A.按通訊者特性立卷B.按地區(qū)特性立卷

C.按文種特性立卷D.按作者特性立卷

68.文書立卷歸檔規(guī)定遵守一定的制度，涉及以下方面（B）。

A.歸檔內(nèi)容、歸檔時間、保密規(guī)定

B.歸檔范圍、歸檔時間、歸檔耍求

C.收集范圍、歸檔時間、管理制度

D.歸檔范圍、時間限度、歸檔材料規(guī)定

69.文書立卷的歸檔制度涉及三方面：歸檔范圍、（A）和歸檔規(guī)定。

A.歸檔時間B.歸檔憑證

C.歸檔模式D.歸檔歷史

二、判斷題

1.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（V）

2.辦公室的燈光照明要避開自然光，最佳用人工燈光。（X）

3.在陽光明亮的教室和會議室內(nèi)使用投影機，效果不受影響。（X）

4.沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日記與上司的

日記的事項是否一致則是典型的工作。（V）

5.文員第一次做一項工作時應當快一些，假如錯誤可以再做一遍。（X）

6.善于合作指每一個文秘人員都要謙虛、謹慎，對同事尊重和理解，即不能違反同事的

意愿。（X）

7.文員對支票管理要謹慎,支票簿與印章應當一同鎖入抽屜。（X）

8.文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應當一起收藏,以避免被盜

用冒領。（X）

9.文員傳達上司信息時，可以把上司的話語加多或減少，以個人的口吻來轉(zhuǎn)達。

（X）

10.文員代替上司傳達不利消息時，由于當這個信差很困難，所以要拖到最后一刻行

動。由于上司震怒，自己轉(zhuǎn)達口信的語氣也應當變成上司的語氣。（X）

11.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應

當叫上司接過電話，告訴上司要找的人立即就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。

（V）

12.文員對報紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上,其他

的放在報刊架上供大家閱讀。（V）

13.文員應避免不必要的通信和郵寄，盡也許頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。

（V）

14.文員在工作時間如需要補妝，應隨時隨地進行。（X）

15.文員在工作時間如需要補妝，應當去洗手間。（V）

16.男女之間，男士先伸手了，女士才干與之相握。（X）

17.按英美國家習慣,文員接待來訪者,應當站起來與來訪者發(fā)言。（X）

18.假如需要與來訪者擬定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表,

假如這一時間有空，就可答應下來。（X）

19.假如會客室的門是拉開的,文員進