公務(wù)接待流程細(xì)則

1、第一條 前期準(zhǔn)備工作 、接待任務(wù)下達(dá)后， 由行政部長(zhǎng)選定接待組具體成員， 并部署相關(guān)接待任 務(wù)； 二、由行政部接待專員負(fù)責(zé)收集、核對(duì)下列信息： 一）來(lái)賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達(dá)時(shí)間； 二）主賓飲食忌口及生活習(xí)慣； 三）會(huì)務(wù)是否公開(kāi)（是否需要拍照或錄像） 四）與各部門做好溝通， 要求各部門做好配合 （包括在接待期間減少噪音、 走動(dòng)等方面）。 三、由行政部會(huì)務(wù)專員負(fù)責(zé)根據(jù)來(lái)賓情況制作公司PPT匯報(bào)材料并收集相關(guān) 數(shù)據(jù)，匯報(bào)材料選擇： 一）對(duì)外披露型材料及數(shù)據(jù)； 二）發(fā)展預(yù)測(cè)型材料及數(shù)據(jù)。 相關(guān)材料必須送董秘審核、 主要接待領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)； 四、由行政部材料專員負(fù)責(zé)制作如下材料： 一）來(lái)訪

2、客人行程單，包括會(huì)務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡送等方面的具 體時(shí)間安排及接待保障人員的通訊方式； （二）接機(jī)/車地的迎接牌，正面為“XX單位XX領(lǐng)導(dǎo)等一行”或者“XXX（姓 名）”，反面為來(lái)賓的航班號(hào)、車次及聯(lián)系電話； 三）會(huì)議席卡； 四）制作歡迎詞標(biāo)牌 五）準(zhǔn)備好公司宣傳冊(cè)。 五、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、采購(gòu)以下方面的內(nèi)容： 一）按照要求預(yù)訂用餐點(diǎn)、餐標(biāo)； 預(yù)訂住宿酒店客房； 預(yù)訂會(huì)議室或接待室； 四） 等； 五） 根據(jù)需求準(zhǔn)備好餐具、茶具等接待保障用品； 六） 準(zhǔn)備好日常用藥品及急救包； 根據(jù)需求采購(gòu)酒水、香煙、水果、糕點(diǎn)、糖果、鮮花、茶葉、飲用水 按要求采購(gòu)禮品。 六、由行政部駕駛班負(fù)

3、責(zé)保障好接送車輛： 一）車輛清洗； 二）車輛狀況檢測(cè)； 三）車輛加油； 四）接送點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)及線路踏勘。 七、由行政部保潔組負(fù)責(zé)對(duì)公司大樓進(jìn)行清潔。 八、由行政部職工餐廳做好工作餐的各項(xiàng)準(zhǔn)備， 包括采購(gòu)和餐具、 熱毛巾等 方面的準(zhǔn)備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。 第二條 接機(jī) /接車 、由行政部長(zhǎng)牽頭組織好現(xiàn)場(chǎng)接機(jī) / 接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員； 、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝： 一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；行政部接待人員著工作服； 二）駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。 三、駕駛員及接待車輛的要求： 一）來(lái)賓攜帶隨從的，應(yīng)當(dāng)派遣 2 輛以上車輛迎接； 二）集團(tuán)公司中高檔車輛應(yīng)當(dāng)服從調(diào)遣和調(diào)配； 10標(biāo)

4、三）駕駛員不得在車內(nèi)吸煙或做無(wú)關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過(guò) 刻； 四）根據(jù)來(lái)賓的人數(shù)備好飲用水，其中， 12月份至次年 2 月期間的接待， 應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及熱飲， 7至 9月應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及冰飲； 五）主要來(lái)賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置， 主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位 置，行政部接待專員應(yīng)坐于副駕駛位置； 六）迎接客人上車時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能將車的左側(cè)面對(duì)客人，以便客人上車； 七）客人上車時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車為客人開(kāi)啟車門并防止客人進(jìn)車時(shí)撞頭； 八）因道路原因車輛右側(cè)面對(duì)客人時(shí)， 駕駛員應(yīng)當(dāng)下車引導(dǎo)車人從車輛后 側(cè)繞到上車位置； 九）行政部接待專員要負(fù)責(zé)將來(lái)賓行李放至車輛后備箱內(nèi)； 十）兩輛以上車輛接

5、送客人的， 首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速， 照應(yīng)后車距離， 盡可能形成車隊(duì)行駛。 1、后車不得超越首車行駛； 2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無(wú)法通過(guò)的，應(yīng)當(dāng)在停車線等候； 3、一旦后車掉隊(duì)，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，等候后車跟上； 4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當(dāng)保證車輛行駛平 穩(wěn)及車隊(duì)隊(duì)形完好。 四、現(xiàn)場(chǎng)接機(jī) / 接車時(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)： 一）由行政部接待專員持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待員站立位置應(yīng) 當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè) 1 步距離； 二）賓客抵達(dá)時(shí)，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)上前握手并作自我介紹，規(guī)范用語(yǔ)是： “XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來(lái)到上海。我是上海中技樁業(yè)股份有限公司XX職務(wù)XX姓名, 您一路旅途

6、辛苦了，請(qǐng)?jiān)试S我為您此次行程服務(wù)。 ”； 三）行政部接待員應(yīng)主動(dòng)上前幫助來(lái)賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行； 四）上車后，行政部接待專員應(yīng)在自我介紹后，向來(lái)賓遞交行程單； 五）車隊(duì)從機(jī)場(chǎng) / 車站出發(fā)后，由行政部接待專員通過(guò)手機(jī)短信將來(lái)賓情 況報(bào)告行政部接待組。 第三條 迎接來(lái)賓進(jìn)入公司 、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)對(duì)大院車輛進(jìn)行清場(chǎng)， 嚴(yán)禁一切車輛不按規(guī) 定停放，公司大門口不得停放機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車； 要事先對(duì)樓梯、 走道及會(huì)議室 全部檢查一遍； 、由行政部材料專員將歡迎詞板放置于公司 1 樓大門口； 三、接待接機(jī) / 車人員反饋的信息后，接待組通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)迎接： 一）根據(jù)賓客規(guī)格，相關(guān)迎接人員

7、應(yīng)當(dāng)著正裝在一樓等候來(lái)賓車輛； 二）來(lái)賓車輛?？亢螅?由駕駛員負(fù)責(zé)為來(lái)賓開(kāi)車門， 并防止客人下車時(shí)撞 頭； 三）公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來(lái)賓打招呼， 特別重要的來(lái)賓由行政部接待 員負(fù)責(zé)上前送花； 四）公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來(lái)賓右后側(cè)方位， 距來(lái)賓半步距離， 并負(fù)責(zé)引導(dǎo) 來(lái)賓進(jìn)入公司； 五）公司前臺(tái)應(yīng)在客人來(lái)訪前將大廳中的燈光打開(kāi)， 調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度， 營(yíng) 造光亮舒適的環(huán)境； 當(dāng)賓客進(jìn)入大門時(shí)， 要站立向來(lái)賓鞠躬致意， 并使用規(guī)范用 語(yǔ)：“歡迎蒞臨中技樁業(yè)！ ” 六）接待來(lái)賓期間， 總部各部門員工應(yīng)當(dāng)減少樓道內(nèi)走動(dòng)， 正面遇到來(lái)賓 時(shí)，應(yīng)主動(dòng)為來(lái)賓讓路，并侍立向來(lái)賓半鞠躬，同時(shí)使用規(guī)范用語(yǔ)： 歡迎光臨

8、中技樁業(yè)”； 七）行政部接待專員在來(lái)賓下車時(shí)應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)入大樓， 以提前一層的速度 為來(lái)賓開(kāi)路、開(kāi)門； 八）進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或貴賓室時(shí)，應(yīng)當(dāng)指引來(lái)賓進(jìn)入主座。主座應(yīng)面對(duì)大門。 第四條 會(huì)務(wù)接待 、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)在客人來(lái)訪前將鮮花、席卡、水果、糖果、 糕點(diǎn)、熱毛巾、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊(cè)等準(zhǔn)備好。相關(guān)物品 的擺放要整齊統(tǒng)一。賓客未到前應(yīng)準(zhǔn)備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。 此外，要提醒我方領(lǐng)導(dǎo)攜帶的名片。 二、來(lái)賓入座時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)倒茶，茶水倒至 7 分滿。行政部接待人員根據(jù)來(lái)賓規(guī) 格予以現(xiàn)場(chǎng)茶水保障，原則上首次 5 分鐘續(xù)水， 1 小時(shí)內(nèi)每 15 分鐘續(xù)水，加水 實(shí)際情況根據(jù)來(lái)賓

9、飲水習(xí)慣作適當(dāng)調(diào)整。加水人員應(yīng)當(dāng)站立于賓客的左手位置。 重要貴賓，行政部應(yīng)派 2 名接待員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)侍立保障，侍立位置為會(huì)場(chǎng)對(duì)角線， 1 人保障來(lái)賓， 1 人保障公司領(lǐng)導(dǎo)。 三、信息部器材保障人員應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好現(xiàn)場(chǎng)器材的管理 及攝錄工作。 四、行政部總裁秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負(fù)責(zé)匯報(bào)材料的點(diǎn)擊。 第五條 接待用餐 、根據(jù)行程確認(rèn)單確定用餐標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點(diǎn)（公司餐廳 / 外部餐廳）、用餐 時(shí)間、用餐人數(shù)、酒水和飲料數(shù)量、香煙數(shù)量等； 二、提前預(yù)定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便 席間走動(dòng)溝通； 三、菜單確定根據(jù)來(lái)賓不同口味、 風(fēng)俗習(xí)慣、 生活忌諱和特殊需要進(jìn)行菜品 選

10、擇； 四、接待人員在來(lái)賓入席前半小時(shí)檢查用餐用品是否準(zhǔn)備齊全： 餐具、水杯、 紅酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等 五、用餐期間注意環(huán)節(jié) 一）來(lái)賓入席 1、當(dāng)來(lái)賓進(jìn)入餐廳時(shí)，接待人員主動(dòng)協(xié)助迎賓員安排訪客入座； 2、接待人員協(xié)助迎賓員掛來(lái)賓衣帽； 3、提醒來(lái)賓保管好貴重物品。 二)席間督辦 1、待來(lái)賓坐定后，服務(wù)員撤去多余餐具，取出餐巾展開(kāi)鋪在客人膝上并脫 去筷套； 2、根據(jù)來(lái)賓要求斟倒酒水或飲料； 3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點(diǎn)心、水果；如 4、 有外國(guó)客人，可在冷菜之后上湯，多道點(diǎn)心安排在菜與菜之間； 待來(lái)賓杯中酒水只剩 1/3 時(shí)及時(shí)

11、斟倒，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)需要開(kāi)啟酒水或飲料； 5) 客人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時(shí)及時(shí)抽換； 6) 煙灰缸有兩個(gè)以上煙頭時(shí)及時(shí)撤換； 7) 當(dāng)來(lái)賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時(shí)及時(shí)處理； 8) 上菜過(guò)程中若不小心把湯汁灑在餐桌或來(lái)賓身上上，迅速用干凈餐巾墊 上或擦干凈； 以上幾點(diǎn)在用餐餐廳服務(wù)未及時(shí)到位時(shí)，接待人員應(yīng)督促服務(wù)人 員及時(shí)處理。 三)離席 1、接待人員在用餐即將完成時(shí)，一般在上水果的時(shí)間段至餐廳柜臺(tái)結(jié)賬， 收集好財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù) , 并安排車輛等待來(lái)賓離席； 2、 來(lái)賓走出餐廳時(shí)，接待人員協(xié)助服務(wù)員及時(shí)準(zhǔn)確地將衣帽取遞給本人； 3、 接待人員在離席的同時(shí)檢查有無(wú)來(lái)賓遺留的物品，如有應(yīng)及時(shí)歸還；

12、4、 接待人員引領(lǐng)來(lái)賓上車至下一目的地； 5) 如有醉酒的來(lái)賓，根據(jù)性別安排臨時(shí)接待人員送至住宿酒店安置。 第六條 來(lái)賓住宿 、住宿前期工作準(zhǔn)備 （一）根據(jù)行程確認(rèn)單確定酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、具體入住日期、天數(shù)等; （二）行政部提前為賓客預(yù)訂好酒店房間等待賓客入住 （三）一級(jí)接待標(biāo)準(zhǔn)需提前在房間內(nèi)放好如：水果、鮮花、香煙、絲襪等物 、入住 （一）接待人員迎接或陪同來(lái)賓至預(yù)定酒店，主動(dòng)幫來(lái)賓提行李; （二）接待人員將訪客引領(lǐng)至酒店大廳座位休息等待; （三）接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺(tái)辦理入住手續(xù); （四）接待人員辦理好入住手續(xù)后，記錄訪客對(duì)應(yīng)的房間號(hào)以便行程時(shí)間安 排及時(shí)溝通； （五）接待

13、人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領(lǐng)至入住房 間； （六）接待人員告訴客人：有無(wú)保險(xiǎn)箱，飲水方式，早餐時(shí)間，餐廳位置等, 并詢問(wèn)是否還有其他需要； 接待人員確認(rèn)賓客第二天的叫醒時(shí)間 接待人員再次留下自己的聯(lián)系方式以備訪客在行程中及時(shí)溝通; 確認(rèn)訪客的行李已送到訪客的房間; 接待人員至酒店總臺(tái)落實(shí)第二天叫醒時(shí)間。 （一）訪客行程結(jié)束離開(kāi)酒店時(shí)，接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏, 主要是電話，充電器，有效證件等 （二）接待人員主動(dòng)幫訪客提行李至接待車輛放置; （三）接待人員邀訪客上車入座并隨行至機(jī)場(chǎng)、 車站，視情況準(zhǔn)備相應(yīng)的禮 品，并請(qǐng)賓客對(duì)此次接待工作提出意見(jiàn)或建議（本條適用于一級(jí)接待） （四）接待人員至酒店柜臺(tái)結(jié)賬，收集好本次接待工作的各類單據(jù)憑證。 第七條參觀接待 、至公司廠部參觀 事先告知相關(guān)廠部做好接待工作; 重要貴賓派員至現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、協(xié)助; 賓客從總部出發(fā)時(shí)，通知相關(guān)廠部做好準(zhǔn)備; （四） 按