會(huì)計(jì)檔案整理歸檔的工作說(shuō)明

1、會(huì)計(jì)檔案整理和歸檔的工作說(shuō)明財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案資料的整理和歸檔，簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)就是對(duì)所屬公司歷年產(chǎn)生的各類會(huì)計(jì)資料進(jìn)行 分類、編號(hào)、裝盒，并編制 檔案目錄 的工作。根據(jù)集團(tuán)檔案管理的要求和部門檔案管理工作的實(shí)際， 會(huì)計(jì)檔案的分類、 整理和歸檔工作應(yīng)按以下要求進(jìn)行：一、檔案分類、整理、歸檔工作應(yīng)遵循的原則：（一）以集團(tuán)檔案管理實(shí)施辦法相關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)繩，指導(dǎo)會(huì)計(jì)檔 案的分類、整理和歸檔工作。（二）以各獨(dú)立公司為歸檔單位，按年度對(duì)各類會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類、整 理和移交。二、會(huì)計(jì)檔案移交前檔案分類、整理的基本要求：1、以“全宗號(hào)”為標(biāo)志，整理不同公司的財(cái)務(wù)檔案。 “全宗號(hào)”是集團(tuán)檔案室為集團(tuán)各公司檔案移交和保管編制的代

2、碼標(biāo)識(shí) （參見(jiàn)附表全宗編號(hào) ），便于檔案的整理、保管和查找。2、以“檔案號(hào)”（或“目錄號(hào)”）的編號(hào)順序?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行分類和排序 會(huì)計(jì)檔案主要分為：財(cái)務(wù)檔案、文書(shū)檔案和實(shí)物檔案三種類型。財(cái)務(wù)檔 案又分為：財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、其他、財(cái)務(wù)軟件五個(gè)分支（財(cái) 務(wù)檔案的編號(hào)參見(jiàn)附表檔案樹(shù) ）。3、各類會(huì)計(jì)檔案以某一個(gè)年度為時(shí)段進(jìn)行歸檔和保管。4、同一年度的相同類別會(huì)計(jì)檔案要進(jìn)行編號(hào)檔案編號(hào)原則是：以一個(gè) 獨(dú)立公司 為單位，以某 一個(gè)年度 為時(shí)段，對(duì) 同 類的會(huì)計(jì)檔案 進(jìn)行排序和編號(hào)，檔案號(hào)按： “全宗號(hào)檔案目錄號(hào)案卷號(hào)” 的方式進(jìn)行編號(hào)，此處的 案卷號(hào) 是按該類檔案每?jī)?cè)（本、份）的先后順序按 1

3、N的自然數(shù)排序編號(hào)而成。5、所有完成編號(hào)的會(huì)計(jì)檔案必須裝入檔案盒保存。 、在檔案盒的正面、脊面上要蓋上所裝入盒內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生的起止 時(shí)間、檔案件數(shù)、保管期限、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)等檔案信息。、為便于存放和查找，要在每一個(gè)檔案盒的頂上，貼上 檔案盒頂標(biāo)簽 （參見(jiàn)附表），其內(nèi)容與檔案盒脊面上的內(nèi)容一致，請(qǐng)按檔案類別進(jìn)行編號(hào)， 順號(hào)打印、裁剪（按 A4 紙橫向格式設(shè)置打印，紙張的寬度已設(shè)定好，只需裁 剪兩邊即可）。檔案盒頂標(biāo)簽 粘貼（粘貼時(shí)統(tǒng)一頂端對(duì)齊）裝有對(duì)應(yīng)檔案的檔 案盒上后，檔案盒橫向存放，要達(dá)到檔案盒頂標(biāo)簽外露，檔案盒正面統(tǒng)一向 右看齊的效果。、裝入同一檔案盒的同類會(huì)計(jì)檔案必須是相同保管

4、期限的。 、裝入同一檔案盒的同類會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量，可視檔案盒的大小和檔案 數(shù)量的多少酌情確定。6、某一年度的會(huì)計(jì)檔案整理完成后，必須用 excel 電子表制作案卷目 錄（參見(jiàn)附表），錄入歸檔會(huì)計(jì)檔案的基本信息。三、會(huì)計(jì)檔案分類、整理和移交的具體工作 會(huì)計(jì)檔案的歸檔整理除了按上述共性的原則和要求進(jìn)行整理外，還有一 些具體的做法：（一）財(cái)務(wù)報(bào)告財(cái)務(wù)報(bào)告的檔案分為：外部中介公司出具的報(bào)告、對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表、季度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、納稅申報(bào)表、科目余額表、月度企管報(bào)表1、外部中介公司出具報(bào)告的操作：、當(dāng)年出具的所有報(bào)告可集中裝入同一檔案盒，要在各份報(bào)告的封面右上角蓋上：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)61件號(hào)不用填寫內(nèi)容）、在

5、同一檔案盒要附上 卷內(nèi)備考表，標(biāo)注該檔案盒的 卷號(hào) ，并在“說(shuō) 明”內(nèi)打印或填寫該盒內(nèi)各份報(bào)告的名稱及頁(yè)數(shù)，立卷人姓名、立卷時(shí)間、 審核人姓名、時(shí)間等信息。、用頁(yè)碼機(jī)分別在每份報(bào)告（每頁(yè)的右下角）打印頁(yè)碼（不含封面和 封底）。2、報(bào)表類檔案的操作： 、按報(bào)表的類別分別裝盒，并按該年報(bào)表月份的順序進(jìn)行排序（ 1 月 份在最上面， 12 月在最底）。、同一盒內(nèi)不同月份的同類報(bào)表要制作案卷封面 （參見(jiàn)附表，公司 名稱按檔案實(shí)際的公司填寫） ，在其上面打印或填寫報(bào)表的名稱、頁(yè)數(shù)、報(bào)表 年月期間、件數(shù)（ 1 件）、保管期限、卷號(hào)等信息。將案卷封面和該類報(bào) 表裝訂（用線裝訂的用 3 孔式）成 1 冊(cè)（件）

6、后入盒保管。、裝入同一檔案盒內(nèi)的報(bào)表類檔案，各種報(bào)表要用頁(yè)碼機(jī)按順序（在 右下角處）打印頁(yè)碼。（二）會(huì)計(jì)賬簿會(huì)計(jì)賬簿的檔案分為：現(xiàn)金、銀行日記帳、總帳、明細(xì)帳等賬簿。1、在各類賬簿的封面右上角處蓋：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)62件號(hào)不用填寫內(nèi)容）2、由于保管期限不同， “現(xiàn)金、銀行日記帳”賬簿不可以與其他的賬簿 放入同一檔案盒保管。3、每一賬簿要用頁(yè)碼機(jī)按順序打印頁(yè)數(shù)序號(hào)（在每頁(yè)檔案的右下角） 。3、放入同一檔案盒保管的賬簿，要附上卷內(nèi)備考表 ，標(biāo)注該檔案盒 的卷號(hào)，并在“說(shuō)明” 內(nèi)打印或填寫該盒內(nèi)各種賬簿的名稱及頁(yè)數(shù)，立卷人 姓名、立卷時(shí)間、審核人姓名、時(shí)間等信息。（三）會(huì)計(jì)憑證 對(duì)同一公司的會(huì)

7、計(jì)憑證進(jìn)行整理時(shí)，要按某一個(gè)年度劃分歸檔期間，按 該年度所有憑證（從第一本憑證至最后一本憑證）的先后順序進(jìn)行編號(hào)（從 1N）和排序。1、每一本憑證封面的右上角處都要蓋上：全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)A63序號(hào)件號(hào)不用填寫內(nèi)容）2、按每一本憑證裝入一個(gè)檔案盒進(jìn)行保管。3、會(huì)計(jì)憑證不用編頁(yè)碼、不附案卷封面或卷內(nèi)備考表（四）其他 其他類會(huì)計(jì)檔案的整理參照上述前三種檔案的做法。 、蓋章； 、編頁(yè)碼；、附上案卷封面或卷內(nèi)備考表 ； 、粘貼盒頂標(biāo)簽、裝盒保管。（五）案卷目錄填制的具體說(shuō)明 各公司同一年度的會(huì)計(jì)檔案整理完成后，要用 excel 電子表制作案卷 目錄，收錄歸檔會(huì)計(jì)檔案的基本信息（卷號(hào)、檔號(hào)、案卷題名

8、、編制單位、 時(shí)間、案卷頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)、備注） ，并以此表做為移交檔案的依據(jù)。案卷目錄表頭各項(xiàng)欄目的說(shuō)明：卷 號(hào)：即是同類會(huì)計(jì)檔案在同一會(huì)計(jì)期間的排列順序號(hào)；檔 號(hào)：此處填寫會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)是“目錄號(hào) +年度 +案卷號(hào)”。其表現(xiàn)形式為：“目錄號(hào)年度案卷號(hào)”案卷題名 ：即是年度會(huì)計(jì)檔案的具體名稱。比如： 2007年度審計(jì)報(bào)告、 2007年度總帳“會(huì)計(jì)憑證” 案卷題名的編寫按同一年度 1 月份的第一本憑證開(kāi) 始立卷直至 12 月的最后一本憑證結(jié)束。其案卷題名格式： 19年月第卷收（或付或轉(zhuǎn)） （參見(jiàn)附表舉例）2007年 1月第 1卷（收 1#-50# ）2007年 1月第 2卷（收 51#-100# ）2007年 1月第 3卷（付 1#-80# ）2007年 1月第 4卷（付 81#-110# ）2007年 1月第 30卷（轉(zhuǎn) 1#-60# ）2007年1月第70卷（轉(zhuǎn) 211#-285# ）編制單位 ：按該份檔案的編撰或制作的單位來(lái)填寫。如：2007 年度審計(jì)報(bào)告的編制單位為：會(huì)計(jì)師事務(wù)所2007 年度總帳的編制單位為：檔案所屬公司時(shí) 間：即是歸檔檔案發(fā)生的年度案卷頁(yè)數(shù) ：即各類歸檔檔案（財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、其他、文書(shū)檔案）的頁(yè)碼。所有的會(huì)計(jì)憑證不用編制打印頁(yè)碼，每本憑證的“案卷頁(yè)