國際協(xié)會會議的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

1、僅供個人參考國際協(xié)會會議的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢文I劉海瑩（國家中心總經(jīng)理）、國際的簡單分類很遺憾，國內(nèi)還沒有對國際的準(zhǔn)確定義，如主辦單位是誰、境外代表占多大比例、會期多長才能可以被稱作國際。中國目前有兩個官方的機構(gòu)，一個叫“全國會展業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會”（成立于2008年6月），還有一個是商務(wù)部的“中國國內(nèi)會展業(yè)專家委員會”（成 立于2009年2月），但都還沒有出臺對國際的定義。國際上也沒有統(tǒng)一的對國際會議的界定。一般來說，國際會議有三種，第一種是政府間會議，英文是 In ter- Governme ntal Orga ni zatio ns 'Meeti ngs,簡寫為 IGO Meeti

2、ngs，第二種是非政府組織會議，也就是我們常說的國際協(xié)會會議或社團(tuán)會議，英文是Intern ati onal Non-Governmen tal Orga ni zati ons ' Meeti ngs, 簡寫為 NGO Meeti ngs，第三種是公司商務(wù)會議，比如我們熟知的財富論壇、微軟技術(shù)大會等。For pers onal use only in study and research; not for commercial use國際上有兩個影響力最大的會議業(yè)協(xié)會，一個是總部設(shè)在比利時首都布魯塞爾的國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）, 個是總部在荷蘭首都阿姆斯特丹的國際大會及會議協(xié)會（ICC

3、A）。國際協(xié)會聯(lián)盟成立于1907年，已經(jīng)有100年的歷史了，而聯(lián)合國于 1945年才成立；ICCA成立 的時間稍晚，成立于 1963年，距今也有46年的歷史了。有意思的是，無論是國際協(xié)會聯(lián)盟還是國際大會及會議協(xié)會都不把聯(lián)合國系統(tǒng)、世貿(mào)組織、世界糧農(nóng)組織等國際組織的國際會議列入研究、統(tǒng)計范疇，也不統(tǒng)計公司商務(wù)會議，而 只是把主要精力放在研究國際協(xié)會會議上，其中原因可能是，國際協(xié)會會議，相對而言有規(guī) 律可循，如舉辦地、舉辦周期等，而很多政府會議都是一次性的會議，或不對外開放，或不 定期舉辦，外界很難獲得會議的確切信息。二、國際協(xié)會聯(lián)盟和國際大會及會議協(xié)會的統(tǒng)計報告各有側(cè)重， 但對國際協(xié)會會議的判斷

4、和 分析基本一致為什么這么說呢？國際協(xié)會的特色之一就是年度報告， 這也是反映該協(xié)會的影響力的最 佳指標(biāo)， 因此國際協(xié)會在編寫年度報告、 統(tǒng)計報告時一般都會堅持自己的標(biāo)準(zhǔn)而不愿意追隨 他人、失去原則。讓我們先來看一看國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)：1. 列入UIA國際組織年度報告名單的國際組織或國際協(xié)會舉辦的會議，但對參會人員沒有嚴(yán)格控制，但至少需要50 個國際參會者。如總部在日內(nèi)瓦、 紐約、羅馬、布魯塞爾等地國際組織對參會的政府代表有嚴(yán)格限定的會議，就不 列入UIA的統(tǒng)計范圍。2. 或一個國家的協(xié)會主辦，但同時滿足以下四個條件：（ 1 ）會期 3 天以上（2） 國外參會者的最低比例：40%（

5、3）參會者至少來自 5 個國家（ 4）同期有一個展覽或至少 300 名參會者國際大會及會議協(xié)會的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)有所不同，須同時滿足四個條件：（1）主辦單位只能是國際協(xié)會（ 2 ）至少 50 個參會者(3)必須定期召開(只開一次的會不列入統(tǒng)計數(shù)據(jù))(4) 必須在三個或三個以上的國家輪流舉辦我們可以發(fā)現(xiàn)，這兩個國際協(xié)會在統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)上差別不小，最大的差異是ICCA要求的會議必須輪流舉辦，而UIA的會可以固定在某地召開。比如，我們熟悉的每年2月在瑞士達(dá)沃斯舉辦的世界經(jīng)濟(jì)論壇，屬于UIA的第一種情況，但不列入ICCA的統(tǒng)計，因為冬季達(dá)沃斯論壇沒有滿足“在三個國家以上輪流舉辦”這個條件。統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)不同，就會導(dǎo)致統(tǒng)計

6、結(jié)果的不同。我們來快速地為大家比較一下2008年UIA和ICCA發(fā)布的國家和城市排名。2008年UIA發(fā)布的2007年統(tǒng)計報告中包含了 10318個會議，而ICCA的2007年統(tǒng)計報告只 有6681個會議，相差如此之大，是因為 ICCA的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)更嚴(yán)格。我們來苛X |U1A利1(人的丄1加恥一國為-II 國家111142氓LT5£>0352344GQ5卄斗4呂-S4Z07 |腫大利A 14a西班牙3311圜地利36610釦：132711it利時307122&427514頫大利亞2721SW中f-JXJi; 洱恣及怎:門Z55172001BHw換20132國寂會趣放m：1

7、4872烤西4加3西JW牙30342915法國*1Z552507日425S巴西2a<jQ2041OMl A他11荷蘭19512甲國(平常競甩.程門19513利1»4IX 土175151531013/17tt利啊1241S-W- Adil-3r122W新mi報1Z02D轉(zhuǎn)國12DICCA2Q07#國歸怖名從這兩張表的對比，我們可以發(fā)現(xiàn)兩個統(tǒng)計結(jié)果大同小異，最大的不同是新加坡的名次，在UIA的國家排名里新加坡位列第四，而ICCA的統(tǒng)計中，新加坡只居國家排名的第19,相差甚遠(yuǎn)。而中國的名次在兩個協(xié)會的排名中差別也不小，中國在UIA的排名排在韓國之后，居第16名；而在ICCA的排名中，

8、如果算上香港、澳門，中國則可前進(jìn)到第5名。應(yīng)該說，改革開放30年，中國的國際會議取得了令人矚目的成就，但我個人以為，1990年亞運會后中國的國際會議業(yè)才開始真正起步，經(jīng)過18年的發(fā)展，在國際會議業(yè)的地位日漸上升，確實令人振奮。我們再來看看城市排名減市會諛藏M：14&52J1 53Z9B4布裁爾22D5舊內(nèi)亢17Q6円段羅綁,161712B6爾京1269TT爾1211 Uizd111213-W3刖15加W窈尼90-17北京卩斷肝帀mm)37BA20T&.誠市會議觀知1*fl也岫1M2ISA31ZQ4巴華1155巴XI實那1066(X)戸晰奉900北丘37932id7711用韋峪+

9、HTG12T272酋爾7014斯待咼缶J97070| 1760IB臺北37019缶円爾B6ICCA 2007年嫩市搏屯最大的差別是北京、東京和首爾。北京在ICCA的城市排名中位列10強之一，位列第8名，而在UIA的排名里只能居第17；首爾在UIA的統(tǒng)計中也是10強之一，但到了 ICCA的統(tǒng)計里只排第14， 但名次變化不大，變化最大的是東京。東京在UIA的排名中是第8名，但I(xiàn)CCA的城市排名中連20強都不是。我想這里可能有這么一個因素，即中國的協(xié)會自己主辦的很多國際會議不符合UIA的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)，比如，境外參會人數(shù)可能不足 40%而在首爾、東京，他們自己國家的協(xié)會舉辦的會議，境外客 人的比例要多很多

10、。三、國際協(xié)會會議的大致發(fā)展趨勢這里，我想借助國際大會及會議協(xié)會（ICCA）的2008統(tǒng)計報告，向各位簡單地介紹一下國際協(xié) 會會議的一些發(fā)展方向。首先需要說明的是，國際大會及會議協(xié)會的2008統(tǒng)計報告僅僅收錄了 6681個國際會議，無法反 映全球國際會議的全貌，但我們可以借此發(fā)現(xiàn)其中一些規(guī)律。（1）國際協(xié)會約75%的總部在歐洲和北美，總部在歐洲的全球性國際協(xié)會一般在全球各地輪流開會， 但總部在北美的協(xié)會更愿意在美國或加拿大召開會議地屋頁分比：戰(zhàn)洲D(zhuǎn)O%亞io%拉T諾洲井沖協(xié)會總部一般不會輕易搬家，我們也知道在歐洲和北美的這些協(xié)會的大部分會員也都在歐洲和北 美，因此事實上這些協(xié)會是不太愿意長途跋

11、涉到一個遙遠(yuǎn)的目的地來開會的，還是會選擇靠近會員的地方作為會議舉辦地，這給中國吸引國際會議帶來地理上的不利。而實際上，美國因為科技發(fā)達(dá)、幅 員遼闊、專業(yè)人員人多勢眾，往往協(xié)會自成一體，與總部設(shè)在歐洲的國際協(xié)會分庭抗禮。（2）會議規(guī)模以500人以下的居多，一般不超過1000人芒=會儀人敵 _so-1-gA1斗號人20%fl 000*1 35 A2.000-2 9LJ9 A3163 OOO-斗，日兮勺人2"5.00G-10.000A1 "KilO.Uk)H_L500人以下的會議占到了 69%這說明大部分國際協(xié)會的會議規(guī)模都不大，2000人以上的會議只占了 6%而真正5000人以

12、上的特大型會議少之又少。這里似乎也暗合了一種管理理念，即“小就是 美”。（3）會期越來越短，2007年平均會期不足4天10年前，一個國際協(xié)會的平均會期（含注冊報到日）是 4.5天，而2007年這一數(shù)字下降到了 4天以 下，這顯示平均會期在緩慢縮短，可以預(yù)見的是，因為當(dāng)前金融危機的原因，會期還會變短。1Q97-2D07年平均會朗年階平均天敢A 40320004.3720014.19ZOOZ2003創(chuàng)32U044.074/>14 002D073-04這對于我們協(xié)會在設(shè)計會議日程時有一個指導(dǎo)性的幫助，即盡量把包括注冊報到日計算在內(nèi)的會期控制在4天之內(nèi)。不得用于商業(yè)用途(4) 國際協(xié)會會議偏好的

13、月份2004- 200?年用粉偏好口 2CO4fA2C05口 2CO6Q2CO7.O-G.O.-GU54-2 dEli i.Dlh I.,L.1:1:1234W 1112月份一般我們都會認(rèn)為最受會議歡迎的月份應(yīng)該是10月、9月和5月，但I(xiàn)CCA的統(tǒng)計表明我們習(xí)慣性的想法與實際不符。這張圖表列岀了 2004年-2007年4年間國際會議在每個月的比例，顯然，最 受歡迎的月份是9月份，其次是6月一這的確有點岀人意料，接著才是10月和5月，7月緊隨其后。 看來不少國際會議更傾向于在 8月歐美假期前舉辦。(5) 國際協(xié)會會議對會議場所的偏好2003-2007年會儀場所保好2001300620082007

14、會iX仲心W上41 630.938 5*0.140.9大學(xué)14.«憶314,512eo1J1UD2003年至2007年這5年來，絕大部分會議在會議中心和舉辦，會議中心和加起來的比例一直維持在75佐右，但從2005年開始，的比例略高于會議中心，這與會議規(guī)模變小有關(guān)。這里的“其他場所”是指城堡、游輪等。值得注意的是，大學(xué)承接國際協(xié)會會議的比例占到了15%左右，而且這個數(shù)值連續(xù)五年保持不變，這說明每年在大學(xué)召開的國際協(xié)會會議數(shù)量非常穩(wěn)定。四、我國申辦、承辦國際協(xié)會會議需要注意的幾個方面雖然國際大會及會議協(xié)會（ICCA的統(tǒng)計報告因為苛刻的統(tǒng)計標(biāo)準(zhǔn)而有其一定的局限性，但至少 反映了國際協(xié)會會議

15、普遍的發(fā)展方向，如會期越來越短、會議規(guī)模 500 人以下的居多、除了 9、10、 5 月三個黃金月份外喜好在 6、7 月舉辦等，對我們有很大的啟發(fā)。（1）金融危機已經(jīng)嚴(yán)重影響到了會議業(yè)，我們只有巧妙地降低會議的綜合費用，才能吸引國際 會議并招徠更多的境外代表。上面簡單介紹了國際協(xié)會會議的一些發(fā)展趨勢， 我們在申辦或承辦國際會議時需要照顧到這些特 定需求。顯然， 75%的國際協(xié)會總部在歐洲和北美這一事實對于我們來講非常不利。金融危機下，這 些協(xié)會還會按慣例召開各種會議， 但很可能把原本在亞洲舉辦的會議改到歐洲或北美了， 因為這些協(xié) 會的大部分會員都在歐洲和北美，要讓更多的會員參會，只有選擇讓會員

16、出行方便的會議目的地。降低會議費用，不是簡單地降低會議注冊費。一般來說，國際協(xié)會會議的注冊費平均值是500 美元，考慮到美元貶值， 500 美元的注冊費相對地就不算貴了。那么，如何才能巧妙地降低會議的綜合 費用呢？這個費用既是指主辦方的費用， 也指對參會代表的費用， 只有同時把參會代表的費用降下來， 才能招徠更多的參會者。這里，我提兩個小建議。a. 選擇非旺季但又受歡迎的月份5、9、10 月這三個月是旺季，房價和航空公司的機票都比較貴，可以選擇6 月、7月這樣的非旺季但又受歡迎的月份。b. 合理地縮短會議日期會議日期長，各種費用就相應(yīng)地增大，因此最好把會議長度控制在 3.5 天以內(nèi)，當(dāng)然，縮短

17、會議 長度不是以犧牲會議內(nèi)容和會議質(zhì)量為代價的。比如，午餐安排嘉賓演講，既可安排部分會議議題， 又可利用這個機會招募贊助。（ 2）向單打獨斗說不恕我直言， 我們的一些協(xié)會愿意所有的會務(wù)都自己來做。 而國際協(xié)會一般都找專業(yè)的會務(wù)公司來 替他們安排會議的各種事項。我們呢，手提袋、胸卡自己做，會刊自己印，自己訂，其實，主要是擔(dān) 心供應(yīng)商會要挾自己，而使自己喪失主動權(quán)。但實際上，好的專業(yè)會務(wù)公司能為主辦方省錢，比如， 他們跟酒店談價格，即使加上他們的傭金，也可能比協(xié)會秘書處自己拿的酒店價格要便宜。協(xié)會作為會議的主體，跟上下游供應(yīng)商精誠合作，把具體的會務(wù)分包出去，自己專心致志地把會 議的關(guān)鍵把控好，尤其

18、是會議議題的設(shè)計、演講嘉賓的邀請、論文摘要質(zhì)量及企業(yè)贊助，這些才是會 議最重要的內(nèi)涵。國際上，專業(yè)大會服務(wù)公司，英文名叫PCO這些PCO的作用越來越大，因為好多中小協(xié)會的年會完全由這些PCO掌控一PCC在會議舉辦地上有很大的發(fā)言權(quán)。另外，有一個趨勢，就是25-30%的國際協(xié)會取消了正式遞交投標(biāo)文件、答辯競標(biāo)這類申辦程序，而改為直接由協(xié)會的秘書處、理事會甚至 由提供常年服務(wù)的PCC來決定下一個會議目的地。 舉個例子，如果一個協(xié)會仍然需要遞交正式的投標(biāo) 文件，也就是我們常說的 RFP如果由專業(yè)會務(wù)公司幫忙一起來做文件，這個RFP投標(biāo)文件就會很漂亮，因為他們更專業(yè)，他們更了解協(xié)會理事會的要求和喜好，而我們本土的會務(wù)公司在RFP（投標(biāo)文件）的集成能力、 會務(wù)的整合能力方面尤其是文件的編纂、 現(xiàn)場控制、英語技能方面， 與境外的 MCI、 Kenes、Congrex等PCC有不小的差距。（ 3）綠色更有競爭力綠色、節(jié)能環(huán)保、減少碳排放這類話題，不再只是談?wù)劧?，國際協(xié)會十分注重這一點，因此如 何把會議做得更綠、更環(huán)保，是我們必須要立即想方設(shè)法解決的問題。對于綠色會議，有些人執(zhí)有一 種錯誤的觀點， 認(rèn)為這會使會議成本攀升。 而事實上，主辦方如果能把綠色概念首先貫穿于投標(biāo)申辦， 就獲得了比其他申辦國家更強的競爭力，因為這符合國際協(xié)會的理念。而且，在會議的具體實施中， 也能節(jié)約一部分成本