計算機二級高級辦公室軟件復(fù)習(xí)

1、目 錄第1章 Word高級應(yīng)用1.1 正文排版-21.2 分節(jié)、目錄-131.3 頁眉和頁腳、域-17第2章 Excel高級應(yīng)用 2.1 數(shù)組的使用-26 2.2 高級篩選-28 2.3 透視表與透視表的使用-29 2.4 常用函數(shù)與應(yīng)用示例-33 2.5 二級考試實戰(zhàn)示例與練習(xí)-39第3章 PowerPoint高級應(yīng)用 3.1 設(shè)計模板-48 3.2 配色方案-49 3.3 母版-51 3.4 動畫設(shè)置-52 3.5 幻燈片切換-54 3.6 放映設(shè)置-54 3.7 演示文稿的輸出-55考試大綱-58- 27 -第1章 Word高級應(yīng)用第1章 Word高級應(yīng)用Word軟件考核的重點內(nèi)容為：正

2、文排版（樣式設(shè)置、項目符號與編號、文檔注釋），分隔設(shè)置，生成目錄（分節(jié)、交叉引用、索引和目錄），分節(jié)處理，添加頁眉頁腳（使用域、奇偶頁處理）。本章圍繞實例展開講解，借助實例操作，掌握Word高級應(yīng)用的技巧。實例由三個文件組成：Dword.doc(排版文檔)、題目要求.doc(排版要求)、DWord-Ans.pdf（排版后參考樣本）。為便于分解成三部分講解。1.1 正文排版1.1.1 樣式設(shè)置高級Word排版提倡的是用樣式對全文中的格式進行規(guī)范管理。應(yīng)用樣式可以快速完成對文字、圖、表、腳注、題注、尾注、目錄、書簽、頁眉、頁腳等多種頁面元素統(tǒng)一設(shè)置和調(diào)整。樣式是已命名的應(yīng)用于文檔中的一組格式組合，

3、每種樣式都有惟一確定的名稱。樣式設(shè)置示例：1題目要求：（1）新建樣式，樣式名為：“樣式”+準(zhǔn)考證號后四位；其中：a.字體：中文字體為“楷體-GB2312”，西文字體為“Times New Roman”，字號為“小四”；b.段落：首行縮進2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍；c.其余格式，默認設(shè)置。 注意：題中準(zhǔn)考證號設(shè)為：091761126100123（2）將（1）中樣式應(yīng)用到正文中無編號的文字。注意：不包括章名、小節(jié)名、表文字、表和圖的題注。2操作步驟：將光標(biāo)置于第一段正文處設(shè)置如下：（1）新建樣式。步驟1：選擇菜單“格式”“樣式和格式”（彈出任務(wù)窗格如圖1-1所示）單擊“新樣

4、式”按鈕，彈出“新建樣式”窗口；步驟2：在“新建樣式”窗口中輸入樣式名稱：樣式0123；然后單擊“格式”按鈕彈出菜單，如圖1-2所示，選中“字體”菜單項，在如圖1-3所示“字體”窗口中設(shè)置：中文字體為“楷體-GB2312”，西文字體為“Times New Roman”，字號為“小四”；按“確定”返回“新建樣式”窗口。圖1-1 樣式和格式圖1-2 新建樣式圖1-3 字體步驟3：在圖1-2“新建樣式”窗口，選中“段落”菜單項，在“段落”窗口中設(shè)置：首行縮進2字符，-段前0.5行，段后0.5行，行距1.5倍；按“確定”返回“新建樣式”窗口。圖1-4 段落步驟4：其余格式不要改動，在圖1-2選擇“自動

5、更新”，按“確定”按鈕結(jié)束?？梢钥吹?，在圖1-1右側(cè)“樣式和格式”任務(wù)窗格中增加一項“樣式0123”。圖1-5 樣式0123（2）樣式應(yīng)用。將光標(biāo)依次置于各段正文中（注意：不包括章名、小節(jié)名、表文字、表和圖的題注），然后單擊圖1-5所示 “樣式和格式”任務(wù)窗格中的“樣式0123”。就可快速設(shè)置所有正文段落格式。也可以在格式工具欄 “樣式”中選擇“樣式0123”；另外，第一段落設(shè)置后，其余段落也可用常用工具欄的“格式刷”設(shè)置。1.1.2 項目符號和編號為了使文檔條理化，通常將文檔劃分為章、節(jié)、段落，在添加章、節(jié)、段落標(biāo)題時可以使用“項目符號和編號”來統(tǒng)一快速的添加序號和設(shè)置格式。多級符號示例：1

6、題目要求：（1）章名使用樣式“標(biāo)題1”，并居中；編號格式為：第X章，其中X為自動排序。（2）小節(jié)名使用樣式“標(biāo)題2”，左對齊；編號格式為：多級符號，X .Y。X為章數(shù)字序號，Y為節(jié)數(shù)字序號（例：1.1）。2操作步驟：（1）設(shè)置章名、小節(jié)名使用的編號。將光標(biāo)置于第一章標(biāo)題文字前；步驟1：選擇菜單“格式”“項目符號和編號”“多級符號”，彈出圖1-6窗口，選擇預(yù)設(shè)標(biāo)題項，點擊“自定義”按鈕，彈出圖1-7窗口。選擇預(yù)設(shè)標(biāo)題項圖1-6 項目符號和編號圖1-7 設(shè)置章名編號步驟2：在圖1-7窗口中，選擇級別：1，編號格式：第1章（1由編號樣式?jīng)Q定，在1前輸入“第”，在1后輸入“章”）；標(biāo)題1編號設(shè)置完畢。

7、步驟3：在圖1-8窗口中，選擇級別：2，編號格式：1.1，按“確定”按鈕.多級編號中的標(biāo)題2編號設(shè)置完畢。圖1-8設(shè)置小節(jié)名編號（2）設(shè)置各章標(biāo)題格式。使用格式工具欄設(shè)置：首先選中各章標(biāo)題（Ctrl+單擊各章標(biāo)題）；在格式工具欄“樣式”中選擇“第1章 標(biāo)題1”，再單擊“居中”按鈕，各章標(biāo)題設(shè)置完畢。注意：別忘記刪除各章標(biāo)題中的原有編號“第二章、第三章”。（3）設(shè)置各小節(jié)標(biāo)題格式。使用格式工具欄設(shè)置：首先選中各小節(jié)標(biāo)題（Ctrl+單擊各小節(jié)標(biāo)題）；在格式工具欄“樣式”中選擇“1.1 標(biāo)題1”，多次單擊“編號”按鈕，直到設(shè)置成所需格式，各小節(jié)標(biāo)題設(shè)置完畢。同樣也可以使用菜單或格式刷完成，方法自己探

8、索。自動編號示例：1題目要求：（1）對出現(xiàn)“1.”、“2.”處，進行自動編號，編號格式不變；（2）對出現(xiàn)“1)”、“2)”處，進行自動編號，編號格式不變。2操作步驟：（1）對“1.”、“2.”處，進行自動編號格式設(shè)置。逐次選中或置于“1.”、“2.”處（若連續(xù)可同時選中），按下格式工具欄中的“編號”按鈕即可；或選擇菜單“格式”“項目符號和編號”“編號”，選中列表編號“1.”、“2.”，按“確定”按鈕。（2）對“1)”、“2)”處，進行自動編號格式設(shè)置。方法同上，不再重復(fù)。1.1.3 腳注和尾注在文章中通常要對某些名詞術(shù)語在頁下邊或章節(jié)后加解釋文字，這就是腳注和尾注；腳注通常位于每頁底部，如作者

9、簡介、名詞和術(shù)語解釋；尾注通常位于文檔的結(jié)尾，如參考文獻。腳注和尾注由兩個關(guān)聯(lián)部分構(gòu)成：注釋引用標(biāo)記、對應(yīng)的注釋文字。這里重點介紹腳注，尾注與腳注方法相似，同學(xué)們可以自行練習(xí)。腳注示例：1題目要求：對為正文文字（不包括標(biāo)題）中首次出現(xiàn)“乒乓球”的地方插入腳注，添加文字“乒乓球起源于宮廷游戲，并發(fā)展成全民運動”。2操作步驟：（1）查找首次出現(xiàn)“乒乓球”的地方。將光標(biāo)置于文檔開始處，使用菜單“編輯”“查找”（如圖1-9所示）在“查找內(nèi)容”中輸入：乒乓球單擊“查找下一處”按鈕，在正文中首次找到“乒乓球”時按下“取消”按鈕。圖1-9 查找和替換（2）插入“乒乓球”腳注。將光標(biāo)置于找到的“乒乓球”文字后

10、，使用菜單“插入”“引用”“腳注和尾注”（如圖1-10所示）選擇腳注位置：“頁面底端”，編號格式：“1，2，3”按下“插入”按鈕，光標(biāo)自動跳轉(zhuǎn)到插入腳注文本的當(dāng)前頁面底部，輸入注釋文字：“乒乓球起源于宮廷游戲，并發(fā)展成全民運動?！?。注意：插入腳注的文字“乒乓球乒乓球起源于宮廷游戲，并發(fā)展成全民運動?！?后自動添加上標(biāo)符號，本頁底部有相應(yīng)的注釋文字?？蓞⒖伎幢卷摰撞俊２迦胛沧⒎椒ㄅc腳注相同，不在重復(fù)。腳注和尾注標(biāo)記位置可以復(fù)制、移動、刪除。圖1-10 腳注和尾注1.1.4 題注題注通常是對文章中表格、圖片或圖形、公式或方程等對象的下方或上方添加的帶編號的注釋說明。圖題注示例：1題目要求：（1）對

11、正文中的圖添加題注“圖”，位于圖下方，居中。a.編號為“章序號”-“圖在章中的序號”，（例如第1章中的第2幅圖，題注編號為1-2 ）；b.圖的說明使用圖下一行的文字，格式同標(biāo)號；c.圖居中。2操作步驟：前提：必須將標(biāo)題中的章節(jié)符號轉(zhuǎn)變成自動編號，否則不能生成題注的編號。準(zhǔn)備：將光標(biāo)置于圖的下方文字前。（1）使用菜單“插入”“引用”“題注”（如圖1-11所示）修改標(biāo)簽為：圖確定。如果希望輸入圖片時自動生成題注編號，則在按下“確定”按鈕前先單擊“自動插入題注”按鈕，這樣每次插入或粘貼圖片時，都會在圖下方自動生成圖題注編號，然后自己在輸入圖的注釋文字就行了。圖1-11 圖題注（2）同時選中圖及題注，

12、單擊格式工具欄設(shè)置“居中”對齊。表題注示例：1題目要求：（2）對正文中的表添加題注“表”，位于表上方，居中。a.編號為“章序號”-“表在章中的序號”，（例如第1章中第1張表，題注編號為1-1）；b.表的說明使用表上一行的文字，格式同標(biāo)號；c.表居中。2操作步驟：前提：必須將標(biāo)題中的章節(jié)符號轉(zhuǎn)變成自動編號，否則不能生成題注的編號。準(zhǔn)備：將光標(biāo)置于表的上方文字前。（1）使用菜單“插入”“引用”“題注”（如圖1-12所示）修改標(biāo)簽為：表確定。圖1-12 題注如果希望插入表格時自動生成題注編號，則在按下“確定”按鈕前先單擊“自動插入題注”按鈕，這樣每次插入或粘貼表格時，都會在圖下方自動生成表格題注編號

13、，然后自己在輸入表格的注釋文字就行了。（2）分別選中題注及表格（單擊表格的“全選”光標(biāo)），用格式工具欄設(shè)置“居中”對齊。1.1.5 交叉引用交叉引用是將編號項、標(biāo)題、腳注、尾注、題注、書簽等項目與其相關(guān)正文或說明內(nèi)容建立的對應(yīng)關(guān)系，既方便閱讀，又為編輯操作提供了自動更新手段。創(chuàng)建交叉引用前要先對項目作標(biāo)記，然后將項目與交叉引用連接起來。這里以題注的交叉引用為例介紹。圖題注的交叉引用示例：1題目要求：（1）對正文中所有出現(xiàn)“如下圖所示”的“下圖”，使用交叉引用，改為“如圖X-Y所示”，其中“X-Y”為圖題注的編號。2操作步驟：前提：必須對該圖用添加題注的方法生成圖的題注編號。準(zhǔn)備：查找或移動到文

14、檔中第一處“如下圖所示”，并選中“下圖”兩字。（1）使用菜單“插入”“引用”“交叉引用”（如圖1-13所示）（2）在圖1-13窗口中，修改“引用類型”為：圖，“引用內(nèi)容”為：只有標(biāo)簽和編號，“引用哪一個題注”選擇：圖1-1 國際乒聯(lián)總部圖（要連接的圖題注），單擊“插入”按鈕，原來文字“如下圖所示”自動變成“如圖1-1所示”，即完成第一處插入；（3）移動光標(biāo)到下一處“如下圖所示”，并選中“下圖”兩字。重復(fù)（2）中操作，直到全部插入完畢，最后按下“關(guān)閉”退出圖1-13 圖的交叉引用表題注的交叉引用示例：1題目要求：（2）對正文中出現(xiàn)“如下表所示”的“下表”，使用交叉引用，改為“如表X-Y所示”，其

15、中“X-Y”為表題注的編號。2操作步驟：前提：必須對該表用添加題注的方法生成表的題注編號。準(zhǔn)備：查找或移動到文檔中第一處“如下表所示”，并選中“下表”兩字。（1）使用菜單“插入”“引用”“交叉引用”（如圖1-14所示）（2）在圖1-14窗口中，修改“引用類型”為：表，“引用內(nèi)容”為：只有標(biāo)簽和編號，“引用哪一個題注”選擇：表2-1 24-29屆冠軍獲得者表（要連接的表題注），單擊“插入”按鈕后，原來文字“如下表所示”自動變成“如表2-1所示”，即完成第一處插入；（3）移動光標(biāo)到下一處“如下表所示”，并選中“下表”兩字。重復(fù)（2）中操作，直到全部插入完畢，最后按下“關(guān)閉”退出。圖1-14 表的交

16、叉引用注意：當(dāng)題注的交叉引用發(fā)生變化后，不會自動調(diào)整，需要用戶自己要求“更新域”（“域”在后面的章節(jié)加以介紹）?！坝颉钡母路椒ㄈ缦拢菏髽?biāo)指向該“域”右擊，在快捷菜單中選擇“更新域”命令，即可更新域中的自動編號；若有多處，可以全選（Ctrl+A）后再更新；更新域也可以使用快捷鍵<F9>。1.2 分節(jié)、目錄1.2.1 分節(jié)“節(jié)”是文檔版面設(shè)計的最小有效單位，可以以節(jié)為單位設(shè)置頁邊距、紙型和方向、頁眉和頁腳、頁碼、腳注和尾注等多種格式類型。圖1-15 分隔符Word將新建整篇文檔默認為一節(jié)，劃分為多節(jié)主要是通過插入分節(jié)符實現(xiàn)。插入分節(jié)操作可使用菜單：“插入”“分隔符”，如圖1-15所示

17、，然后選擇“分節(jié)符類型”，按“確定”按鈕完成。設(shè)置后在普通視圖方式下可以用刪除字符的方法刪除分節(jié)符。分節(jié)符類型共有四種如下表所示。表格 1 分節(jié)符類型分節(jié)符類型功能普通視圖方式顯示下一頁新節(jié)從下一頁開始。連續(xù)新節(jié)從同一頁開始。偶數(shù)頁新節(jié)從下一個偶數(shù)頁開始。奇數(shù)頁新節(jié)從下一個奇數(shù)頁開始。分節(jié)設(shè)置示例：1題目要求：對正文做分節(jié)處理，每章為單獨一節(jié)，每節(jié)總是從奇數(shù)頁開始。2操作步驟：注意：光標(biāo)置在“第2章”文字后，使用菜單：“插入”“分隔符”“分節(jié)符類型”：奇數(shù)頁“確定”。重復(fù)上述步驟，直到每章都分節(jié)完畢為止。1.2.2 目錄目錄是通常位于文章之前，由文檔中的各級標(biāo)題及頁碼構(gòu)成?？梢允止?chuàng)建和自動創(chuàng)

18、建，當(dāng)文檔做過修改其標(biāo)題和頁碼就會發(fā)生變化，手工創(chuàng)建的目錄修改起來很麻煩，使用自動創(chuàng)建方式，使用更新域的方式就可自動修改目錄。Word目錄分為文檔目錄、圖目錄、表格目錄類型。通過下面實例介紹三種目錄的自動創(chuàng)建方法。目錄設(shè)置示例：1題目要求：在正文前按序插入節(jié)，使用“引用”中的目錄功能，生成如下內(nèi)容：（1）第1節(jié)：目錄。其中：a.“目錄”使用樣式“標(biāo)題1”，并居中；b.“目錄”下為目錄項。（2）第2節(jié)：圖索引。其中：a.“圖索引”使用樣式“標(biāo)題1”，并居中；b.“圖索引”下為圖索引項。 （3）第3節(jié)：表索引。其中：a.“表索引”使用樣式“標(biāo)題1”，并居中；b.“表索引”下為表索引項。 2操作步驟

19、：（1）在文檔最前面插入三節(jié)。光標(biāo)置在“第1章”文字前，使用菜單：“插入”“分隔符”（如圖1-15所示）分節(jié)符類型：下一頁“確定”。再重復(fù)上述操作，再插入一個“下一頁”、一個“奇數(shù)頁”分節(jié)符。（2）完成題目要求中（1）（3）中的a 要求。步驟1：在第一個分節(jié)符（下一頁）前輸入文字：目錄，按兩次“回車”鍵；在格式工具欄中，單擊“編號”按鈕，取消目錄前的自動編號。步驟2：在第二個分節(jié)符（下一頁）前輸入文字：圖索引，按兩次“回車”鍵；在格式工具欄中，單擊“編號”按鈕，取消目錄前的自動編號。步驟3：在第三個分節(jié)符（奇數(shù)頁）前輸入文字：表索引，按兩次“回車”鍵；在格式工具欄中，單擊“編號”按鈕，取消目錄

20、前的自動編號。（3）創(chuàng)建文檔目錄，即題目要求中（1）中的b要求。光標(biāo)置于第一個分節(jié)符（下一頁）的回車符前，使用菜單：“插入”“引用”“索引和目錄”（如圖1-15所示）“目錄”“確定”。圖1-15中“顯示級別”根據(jù)實際需要設(shè)定，本題目不作改動。（4）創(chuàng)建圖目錄，即題目要求中（2）中的b要求。光標(biāo)置于第二個分節(jié)符（下一頁）的回車符前，使用菜單：“插入”“引用”“索引和目錄”“圖表目錄”（如圖1-16所示）“題注標(biāo)簽”選擇：圖，選中“包括標(biāo)簽和編號”“確定”。圖1-15 創(chuàng)建文文件目錄圖1-16 創(chuàng)建圖目錄（5）創(chuàng)建圖目錄，即題目要求中（3）中的b要求。光標(biāo)置于第三個分節(jié)符（奇數(shù)頁）的回車符前，使用

21、菜單：“插入”“引用”“索引和目錄”“圖表目錄”（如圖1-17所示）“題注標(biāo)簽”選擇：表，選中“包括標(biāo)簽和編號”“確定”。圖1-17 創(chuàng)建表目錄從創(chuàng)建的三種目錄可以看出，自動生成的目錄都帶有灰色的域底紋，都是域。當(dāng)標(biāo)題和頁號發(fā)生變化，與題注和交叉引用一樣目錄可以用更新域的方式更新。即在生成的目錄區(qū)或選中目錄區(qū)右擊，在快捷菜單中選擇“更新域”命令，在“更新目錄”對話框中選擇“只更新頁碼”或“更新整個目錄”，按“確定”按鈕就可以完成目錄的修改。1.3 頁眉和頁腳、域在文檔每頁上方會有章節(jié)標(biāo)題或頁碼等，這就是頁眉；在每頁的下方會有日期、頁碼、作者姓名等，這就是頁腳。在同一文檔的不同節(jié)中可以設(shè)置不同的

22、頁眉和頁腳、奇偶頁頁眉和頁腳、不同章節(jié)中的不同頁碼形式等。在頁眉和頁腳區(qū)域中可以輸入文字、日期、時間、頁碼或圖形等，也可以手工插入“域”，實現(xiàn)頁眉頁腳的自動化編輯，例如在文檔的頁眉右側(cè)自動顯示每章節(jié)名稱等。創(chuàng)建頁眉頁腳可使用菜單：“視圖”“頁眉和頁腳”，彈出“頁眉和頁腳”工具欄，借助此工具欄，實現(xiàn)頁眉、頁腳間的切換，以及其他功能。1.3.1 創(chuàng)建頁腳頁腳設(shè)置示例：1題目要求：添加頁腳。使用域，在頁腳中插入頁碼，居中顯示。其中：（1）正文前的節(jié)，頁碼采用“i，ii，iii”格式，頁碼連續(xù)；（2）正文中的節(jié)，頁碼采用“1，2，3”格式，頁碼連續(xù)，并且每節(jié)總是從奇數(shù)頁開始。（3）更新目錄、圖索引和表

23、索引。2操作步驟：（1）正文前的節(jié)，頁碼采用“i，ii，iii”格式，頁碼連續(xù)；光標(biāo)置于第1節(jié)中，使用菜單：“插入”“頁碼”（如圖1-18所示）“對齊方式”選擇：“居中”，單擊“格式”按鈕，彈出圖1-19所示窗口“數(shù)字格式”選擇：“i，ii，iii”“頁碼編排”選擇：“續(xù)前節(jié)”“確定”“確定”。光標(biāo)分別置于第2節(jié)、第3節(jié)中，重復(fù)上述步驟，直到正文前各節(jié)設(shè)置完畢為止。圖1-18“頁碼”對話框圖1-19“頁碼格式”對話框（2）正文中的節(jié)，頁碼采用“1，2，3”格式，頁碼連續(xù)，并且每節(jié)總是從奇數(shù)頁開始。步驟1：光標(biāo)置于第1章首頁（即第四節(jié)）中，使用菜單：“插入”“頁碼”（如圖1-18所示）“對齊方式

24、”選擇：“居中”，單擊“格式”按鈕，彈出圖1-20所示窗口“數(shù)字格式”選擇：“1，2，3”“起始頁碼”選擇：“1”“確定”“確定”。圖1-20“頁碼格式”對話框（3）更新目錄、圖索引和表索引。拖動選中“目錄”、“圖索引”和“表索引”各節(jié)，右擊使用快捷菜單，選擇“更新域”命令，彈出“更新目錄”（如圖1-21所示）對話框，、彈出“更新圖表目錄”（如圖1-22所示）對話框選擇 “只更新頁碼”“確定”。圖1-21“更新目錄”對話框圖1-24“更新圖表目錄”對話框1.3.2 創(chuàng)建頁眉頁眉設(shè)置示例：1題目要求：添加正文的頁眉。使用域，按以下要求添加內(nèi)容，居中顯示。其中：（1）對于奇數(shù)頁，頁眉中的文字為“章

25、序號”+“章名”，（2）對于偶數(shù)頁，頁眉中的文字為“節(jié)序號”+“節(jié)名”。2操作步驟：（1）頁面設(shè)置。光標(biāo)置于第1章所在節(jié)中；使用菜單：“文件”“頁面設(shè)置”“版式”（如圖1-21所示）“節(jié)的起始位置”選擇：“奇數(shù)頁”，“頁眉和頁腳”選擇：“奇偶頁不同”，“應(yīng)用于”選擇：“本節(jié)”“確定”。重復(fù)上述步驟，直到每章都分節(jié)完畢為止。圖1-21“頁面設(shè)置”對話框（2）創(chuàng)建奇數(shù)頁頁眉。步驟1：使用菜單：“視圖”“頁眉和頁腳”，光標(biāo)將自動置于奇數(shù)頁頁眉處如圖1-22所示，并且自動彈出“頁眉和頁腳”工具欄，單擊“鏈接前一個”按鈕，使得頁眉處“與上一節(jié)相同”取消，使本節(jié)設(shè)置的奇數(shù)頁頁眉不影響前面各節(jié)的奇數(shù)頁頁眉設(shè)

26、置。步驟2：光標(biāo)將置于奇數(shù)頁頁眉處，使用菜單：“插入”“域”“類別”選擇：鏈接和引用，“域名”選擇：StyleRef，“域?qū)傩浴边x擇：標(biāo)題1，“域選項”選擇：插入段落編號，如圖1-23所示；與上節(jié)相同鏈接前一個圖1-22 創(chuàng)建奇數(shù)頁頁眉圖1-23 插入奇數(shù)頁頁眉中的“章序號”步驟3：使用菜單：“插入”“域”“類別”選擇：鏈接和引用，“域名”選擇：StyleRef，“域?qū)傩浴边x擇：標(biāo)題1，如圖1-24所示；圖1-24 插入奇數(shù)頁頁眉中的“章名”插入奇數(shù)頁頁眉結(jié)果，如圖1-25所示。顯示下一項圖1-25 插入奇數(shù)頁頁眉（2）創(chuàng)建偶數(shù)頁頁眉。步驟1：奇數(shù)頁頁眉創(chuàng)建后，在圖1-25窗口中，單擊“頁眉和

27、頁腳”工具欄中的“顯示下一項”按鈕，光標(biāo)將自動跳轉(zhuǎn)到偶數(shù)頁（下一頁）頁眉處，如圖1-26所示；然后單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的“鏈接前一個”按鈕，使得頁眉處“與上一節(jié)相同”取消，使本節(jié)設(shè)置的偶數(shù)頁頁眉不影響前面各節(jié)的偶數(shù)頁頁眉設(shè)置。與上節(jié)相同鏈接前一個圖1-26 創(chuàng)建偶數(shù)頁頁眉步驟2：使用菜單：“插入”“域”“類別”選擇：鏈接和引用，“域名”選擇：StyleRef，“域?qū)傩浴边x擇：標(biāo)題2，“域選項”選擇：插入段落編號，如圖1-27所示；圖1-27 插入偶數(shù)頁頁眉中的“節(jié)序號”步驟3：使用菜單：“插入”“域”“類別”選擇：鏈接和引用，“域名”選擇：StyleRef，“域?qū)傩浴边x擇：標(biāo)題2，如圖1

28、-28所示；圖1-28 插入偶數(shù)頁頁眉中的“節(jié)名”插入結(jié)果如圖1-29所示，單擊“頁眉和頁腳”工具欄中的“關(guān)閉”按鈕，完成設(shè)置。圖1-29 插入的偶數(shù)頁頁眉設(shè)置完畢要預(yù)覽文檔，參考.pdf效果文件，從開始到結(jié)尾檢查所有設(shè)置是否正確。圖1-30 “文檔結(jié)構(gòu)圖”窗口方式修改文檔時為了快速瀏覽，可把視圖切換到其他方式，如“文檔結(jié)構(gòu)圖”方式，操作使用菜單：“視圖”“文檔結(jié)構(gòu)圖”，窗口會分成左右兩部分，如圖1-30所示，左邊顯示標(biāo)題，右邊顯示所有內(nèi)容；這樣能快速的在各章節(jié)中移動修改。1.3.3 域1哪些是域在前面的應(yīng)用中多處出現(xiàn)了域，比如插入能自動更新的“時間和日期”，頁眉和頁腳中的“頁碼”、“頁數(shù)”、

29、自動添加的“章節(jié)編號和名稱”，題注的引用、自動創(chuàng)建的目錄等這些在文檔中可能發(fā)生變化的數(shù)據(jù)，都是域。Word提供了9大類73個域，我們不可能全部掌握，只需要對經(jīng)常用到的作以簡單了解就行了。2域的構(gòu)成由三部分組成：域名、域參數(shù)和域開關(guān)組成；域名是關(guān)鍵字；域參數(shù)是對域的進一步說明；域開關(guān)是特殊命令，用來引發(fā)特定操作。我們使用時不必直接書寫域，可以用插入域的方式，在“域”窗口中選擇插入即可。3域的操作插入域：使用菜單：“插入”“域”選擇“類別”、“域名”、“域?qū)傩浴?、“域選項”參數(shù)設(shè)置即可，如圖1-31所示。不同“域”，其屬性、選項都不同。當(dāng)選中某個時，在“域名”下方有說明，通過此說明可以了解“域”；

30、單擊“域代碼”，可以將域代碼顯示出來，如圖1-32所示?！坝颉闭f明單擊顯示“域代碼”圖1-31 “域”窗口圖1-32 “域代碼”窗口4常用域要想對“域”，有深入的了解，可以選擇相應(yīng)書籍作深入學(xué)習(xí)。這里希望大家了解下列幾個常用域： (1) Page 域作用：插入當(dāng)前頁的頁號。說明：參考1.3.1 創(chuàng)建頁腳示例。(2) NumPages域作用：插入文檔中的總頁數(shù)。說明：在頁眉頁腳中操作。(2) toc域作用：建立并插入目錄。說明：參考1.2.2 創(chuàng)建目錄示例(3) StyleRef域作用：插入具有樣式的文本。說明：參考1.3.2 創(chuàng)建頁眉示例(4) MergeField域作用：插入合并域在郵件合并

31、中使用，作用是將主文檔中的占位符與數(shù)據(jù)源聯(lián)系在一起。自動生成不同“人員”相同格式內(nèi)容的通知。由于篇幅有限，這里不再舉例。雖然是一個很有用的功能，但等級考試中沒有此項；限于篇幅，不再舉例。5編輯域指向“域”右擊，使用快捷菜單中的“編輯域”命令。6更新域指向“域”右擊，使用快捷菜單中的“更新域”命令。7刪除域與刪除其他對象一樣。8域的常用快捷鍵<F11>：下一個域；<Shift>+<F11>：前一個域；<F9>：更新當(dāng)前選擇域；<Shift>+<F9>：切換顯示域；第2章 Excel高級應(yīng)用第2章 Excel高級應(yīng)用2.1 數(shù)

32、組的使用2.2.1 數(shù)組的意義數(shù)組是單元的集合或是一組處理的值的集合?？梢詫懸粋€數(shù)組公式，即輸入一個單個的公式，它執(zhí)行多個輸入操作并產(chǎn)生多個結(jié)果，每個結(jié)果顯示在一個單元格區(qū)域中。數(shù)組公式可以看成有多重數(shù)值的公式，它與單值公式的不同之處在于它可以產(chǎn)生一個以上的結(jié)果。一個數(shù)組公式可以占用一個或多個單元區(qū)域，數(shù)組元素的個數(shù)最多為6500個。數(shù)組應(yīng)用示例：將下圖表中的“筆試成績比例分”列按計算方法：（筆試成績/3）*60% 填寫。1.1圖21說明：此問題可以用單個公式編輯再拖動引用公式的方法完成，但不是數(shù)組方式。2.1.2 數(shù)組的編輯1操作步驟：（1）先選中要定義數(shù)組的全部數(shù)據(jù)區(qū)域J3:J18；（2）

33、在編輯欄中按題目要求編寫公式“=I3：I18/3*0.6”；（3）按ctrl+shift+enter鍵，所編輯的公式出現(xiàn)數(shù)組標(biāo)志符號“”，同時J3：J18列各個單元中生成相應(yīng)結(jié)果如下圖。圖222.其它練習(xí)練習(xí)示例：對上一問題中“面試成績比例分”和“總成績”列分別按公式“面試成績*0.4”和“筆試成績比例分+面試成績比列分”進行填寫。操作方法：參照上例進行。2.1.3 數(shù)組的修改數(shù)組修改示例：將上一題目中“筆試成績比例分”按公式：（筆試成績/2）*60%計算。1操作步驟：（1）選中數(shù)組的全部數(shù)據(jù)區(qū)域J3:J18；（2）在編輯欄中修改公式“=I3：I18/2*0.6”；（3）按ctrl+shift

34、+enter鍵，所編輯的公式出現(xiàn)數(shù)組標(biāo)志符號“”，同時J3：J18列各個單元中生成相應(yīng)結(jié)果。2說明：（1）數(shù)組公式不能單個進行修改，否則系統(tǒng)提示錯誤。（2）修改數(shù)組過程中數(shù)組標(biāo)記“”會消失，需重新按ctrl+shift+enter鍵。2.2 高級篩選2.2.1高級篩選對于篩選條件比較復(fù)雜的情況，必須使用高級篩選功能來處理。使用高級篩選功能必須先建立一個條件區(qū)域，用來指定篩選條件。條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，這些字段名與數(shù)據(jù)列表中的字段名必須一致，條件區(qū)域的其它行則輸入篩選條件。需要注意的是條件區(qū)域與數(shù)據(jù)列表不能重疊，必須用空行或空列隔開。條件區(qū)域的運算關(guān)系是：同一行的條件是“與

35、”，同一列的條件是“或”。高級篩選應(yīng)用示例：將下圖表中的數(shù)據(jù)進行篩選，條件為：性別-女，所在區(qū)域-西湖區(qū)圖232.2.2高級篩選的編輯1操作步驟：（1）在J3單元格輸入“性 別”，在K3單元格輸入“所在區(qū)域”，在J4單元格輸入“女”，在K4單元格輸入“西湖區(qū)”；（2）將光標(biāo)點中數(shù)據(jù)區(qū)的任意位置；圖 2 4（3）點擊菜單“數(shù)據(jù)”à”篩選”à”高級篩選”,出現(xiàn)數(shù)據(jù)區(qū)和條件區(qū)定義對話框;(4)在對話框中定義對應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)$A$1:$H$37和條件區(qū)$J$3:$K$4，見圖2-4，點擊“確定”，生成篩選結(jié)果，如圖2-5。圖 2 52說明：（1）點擊篩選菜單前必須把光標(biāo)點進數(shù)據(jù)區(qū)，否則

36、不能正確篩選。（2）如果列名稱中有空格，如“性 別”，在篩選區(qū)中也使用相同的樣式輸入，否則不能正確篩選。（3）條件的具體值如果是文本型如“女”、“西湖區(qū)”，直接書寫；如果是數(shù)值型應(yīng)寫成相應(yīng)的數(shù)學(xué)表達式，如條件“年齡大于40”，應(yīng)在年齡字段名下寫“>40”。2.2.3撤銷高級篩選操作方法：點擊菜單“數(shù)據(jù)”à”篩選”à”全部顯示”,恢復(fù)篩選前數(shù)據(jù)狀態(tài)。2.3 透視表與透視圖的使用2.3.1使用透視表一、透視表概述數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格，不僅能夠改變行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果，也可以顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中

37、的明細數(shù)據(jù)。二、透視表的創(chuàng)建方法透視表應(yīng)用示例：對圖2-1表中的數(shù)據(jù)建立一個數(shù)據(jù)透視表，具體要求（a）顯示每個報考單位的人的不同學(xué)歷的總?cè)藬?shù)；（b）行區(qū)域設(shè)置為“報考單位”；（c）列區(qū)域設(shè)置為“學(xué)歷”；（d）數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置為“學(xué)歷”;（e）統(tǒng)計為“學(xué)歷”。操作步驟：(1)點擊圖表中的任意位置，選擇“數(shù)據(jù)”à“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А比鐖D2-6,點擊“下一步”;圖 2 6（2）出現(xiàn)圖2-7，定義建立透視表的數(shù)據(jù)區(qū)，點擊“下一步”；圖 27（3）定義透視表建立的位置，如圖2-8，點擊“完成”；圖28（4）在如圖2-9的環(huán)境中定義透視表的具體內(nèi)容，根據(jù)題目要求將數(shù)據(jù)表字段列表窗口的“報考

38、單位”字段拖動到透視表區(qū)域中的“將行字段拖至此處”位置，將“學(xué)歷”字段拖動到透視表區(qū)域中的“將列字段拖至此處”位置，最后將將“學(xué)歷”字段拖動到透視表區(qū)域中的“請將數(shù)據(jù)項拖至此處”位置。圖29（5）生成透視表結(jié)果如圖2-10圖220說明：透視表的內(nèi)容也可以在步驟(3)中點擊“布局”來定義。2.3.2使用透視圖一、概述數(shù)據(jù)透視圖是將數(shù)據(jù)透視表結(jié)果賦以更加生動、形象的表示方式。因為數(shù)據(jù)透視圖需利用數(shù)據(jù)透視表的結(jié)果，因此其操作是與透視表相關(guān)聯(lián)的。二、創(chuàng)建方法 1直接創(chuàng)建透視圖仍以圖2-1為例，創(chuàng)建反映各報考單位學(xué)歷狀況的統(tǒng)計透視圖。操作步驟：(1)見透視表操作步驟1，在圖2-6 “所需創(chuàng)建的報表類型”

39、中選擇“數(shù)據(jù)透視圖”；(2)見透視表操作步驟2；(3)見透視表操作步驟3；(4)在圖2-11中的字段列表框中將“報考單位”字段拖至圖下方的“在此處放置分類字段”區(qū)域，將“學(xué)歷”字段拖放至右側(cè)的“在此處放置系列字段”處，將“學(xué)歷”字段拖放至中央數(shù)據(jù)區(qū)，生成如圖2-12所示的結(jié)果。圖2312通過透視表創(chuàng)建透視圖在建立透視表后可直接建立相應(yīng)的透視圖。操作步驟：在已建立的透視表窗口，見圖2-10，點擊“圖表向?qū)А眻D標(biāo)，也可以生成圖2-12的透視圖結(jié)果。圖242說明：創(chuàng)建透視圖chart1的同時還會自動生成一張透視表。2.4常用函數(shù)與應(yīng)用示例2.4.1日期時間函數(shù)1.year函數(shù)功能：返回某日期對應(yīng)的年

40、份，返回值為 1900 到 9999 之間的整數(shù)。格式：YEAR(serial_number)。說明：serial_number是一個日期值，也可以是格式為日期格式的單元格名稱。2.today函數(shù)功能：返回當(dāng)前日期。格式：TODAY()日期函數(shù)應(yīng)用示例：使用日期函數(shù)自動填寫圖2-3中的“年齡”字段結(jié)果。操作步驟（1）點擊D2單元格，在編輯欄中編輯公式“ =YEAR(TODAY()-YEAR(C2)”；（2）D2單元格產(chǎn)生結(jié)果42，用拖動引用公式的方法自動填充整個列年齡數(shù)據(jù)。3.minute函數(shù)功能：返回時間值中的分鐘，即一個介于 0 到 59 之間的整數(shù)。格式：MINUTE(serial_nu

41、mber)說明：serial_number是一個時間值，也可以是格式為時間格式的單元格名稱。4.hour函數(shù)功能：返回時間值的小時數(shù)。即一個介于 0到23之間的整數(shù)。格式：HOUR(serial_number)說明：serial_number是一個時間值，也可以是格式為時間格式的單元格名稱。時間函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例2問題2計算停車時間問題。2.4.2邏輯函數(shù)1.AND（與）函數(shù)功能：在其參數(shù)組中，所有參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。格式：AND(logical1,logical2,.)。說明：logical1,logical2,.   為需要進行檢驗的

42、 1 到 30 個條件，分別為 TRUE 或 FALSE。2.OR（或）函數(shù)功能：在其參數(shù)組中，任何一個參數(shù)邏輯值為 TRUE，即返回 TRUE。格式：OR(logical1,logical2,.)。說明：logical1,logical2,.   為需要進行檢驗的 1 到 30 個條件，分別為 TRUE 或 FALSE。AND和OR函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例1問題4閏年問題。3.IF函數(shù)功能：執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計算的真假值，返回不同結(jié)果。格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。說明：Logical_te

43、st    表示計算結(jié)果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達式，Value_if_true 是 logical_test 為 TRUE 時返回的值，Value_if_false 是 logical_test 為 FALSE 時返回的值。If函數(shù)應(yīng)用示例：見圖2-1，使用IF函數(shù)，對Sheet1中的“學(xué)位”列進行自動填充。 要求：填充的內(nèi)容根據(jù)“學(xué)歷”列的內(nèi)容來確定（假定學(xué)生均已獲得相應(yīng)學(xué)位）： - 博士研究生博士 - 碩士研究生碩士 - 本科學(xué)士 - 其他無 操作步驟（1）點擊H3單元格，在編輯欄中編輯公式“=IF(

44、G3="博士研究生","博士",IF(G3="碩士研究生","碩士",IF(G3="本科","學(xué)士","無")”；（2）H3單元格產(chǎn)生結(jié)果"博士"，用拖動引用公式的方法生成整個列學(xué)位數(shù)據(jù)。操作說明（1）編輯公式中的各種符號應(yīng)使用英文半角字符。（其它公式編輯也同樣，不再贅述。）（2）公式中的字符信息前后必須使用定界符“ “” ”。（3）IF嵌套的層數(shù)不超過7個。2.4.3算術(shù)與統(tǒng)計函數(shù)1.RANK函數(shù)功能：為指定單元的數(shù)據(jù)在其所在行或列數(shù)

45、據(jù)區(qū)所處的位置排序。格式：RANK(number,reference,order)。說明：number是被排序的值，reference是排序的數(shù)據(jù)區(qū)域，order是升序、降序選擇，其中order取0值按降序排列，order取1值按升序排列。RANK函數(shù)應(yīng)用示例：對圖2-1中的數(shù)據(jù)，根據(jù)“筆試成績”自動生成“排名”列的相應(yīng)值。操作步驟（1）點擊N3單元格，在編輯欄中編輯公式“=RANK（I3,$I$3:I18,0）”（2）N3單元格產(chǎn)生結(jié)果"1"，用拖動引用公式的方法生成整個列學(xué)位數(shù)據(jù)。操作說明（1）范圍起始參數(shù)必須用”$I$3”即絕對引用方式,如使用“I3”相對引用方式則排

46、序錯誤。2.MOD函數(shù)功能：返回兩數(shù)相除的余數(shù)。格式：MOD(number,divisor)。說明：Number   為被除數(shù)，Divisor   為除數(shù)。MOD函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例1問題4閏年問題。3.MAX函數(shù)功能：返回一組值中的最大值。格式：MAX(number1,number2,.)。說明：Number1, number2, .   是要從中找出最大值的 1 到 30 個數(shù)字參數(shù)。MAX函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例2問題4統(tǒng)計最高停車費用問題。4.COUNTIF函數(shù)功能：計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)。格

47、式：COUNTIF(range,criteria)說明：Range   為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria   為確定哪些單元格將被計算在內(nèi)的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式、單元格引用或文本。COUNTIF函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例1問題2統(tǒng)計圖書種類問題。5.SUMIF函數(shù)功能：根據(jù)指定條件對若干單元格求和。格式：SUMIF(range,criteria,sum_range)。說明：Range   為用于條件判斷的單元格區(qū)域，Criteria   為確定哪些單元格將被相加求和的

48、條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本。SUMIF函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例1問題3統(tǒng)計各用戶總金額問題。2.4.4查找函數(shù)1.HLOOKUP函數(shù)功能：在表格或數(shù)值數(shù)組 的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回表格或數(shù)組當(dāng)前列中指定行處的數(shù)值。格式：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)。說明：Lookup_value   為需要在數(shù)據(jù)表第一行中進行查找的數(shù)值。Lookup_value 可以為數(shù)值、引用或文本字符串。Table_array   為需要在其中查找數(shù)據(jù)的數(shù)

49、據(jù)表。可以使用對區(qū)域或區(qū)域名稱的引用。Row_index_num   為 table_array 中待返回的匹配值的行序號。Range_lookup   為一邏輯值，指明函數(shù) HLOOKUP 查找時是精確匹配，還是近似匹配。如果為 TRUE 或省略，則返回近似匹配值。也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于 lookup_value 的最大數(shù)值。說明：Lookup_value的值必須與table_array第一行的內(nèi)容相對應(yīng)。HLOOKUP函數(shù)應(yīng)用示例：見下一節(jié)中實戰(zhàn)示例2問題1統(tǒng)計自動填充停車費單價問題。2.VLOOKUP函數(shù)說明：VLOOKUP函數(shù)

50、的用法與HLOOKUP基本一致，不同在于table_array數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)信息是以行的形式出現(xiàn)，見圖2-18中A2:C3區(qū)域，而VLOOKUP的table_array數(shù)據(jù)表是以列的形式出現(xiàn)。2.4.5文本函數(shù)1.REPLACE函數(shù)功能：使用其它文本字符串并根據(jù)所指定的字符數(shù)替換某文本字符串中的部分文本。格式：REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text)。說明：Old_text   是要替換其部分字符的文本；Start_num   是要用 new_text 替換的 old_text 中字符的位置；Num_ch

51、ars   是希望 REPLACE 使用 new_text 替換 old_text 中字符的個數(shù)，如果Num_chars  為“0”，是在指定位置插入新字符；New_text   是要用于替換 old_text 中字符的文本。REPLACE函數(shù)應(yīng)用示例：在圖2-3所示的表中，對“原電話號碼”列中的電話號碼進行升級。 升級方法是在區(qū)號（0571）后面加上“8”，并將其計算結(jié)果保存在“升級電話號碼”列的相應(yīng)單元格中。操作步驟（1）點擊G2單元格，在編輯欄中編輯公式“=replace（f2,5,0,8）”;（2）G2單元格產(chǎn)生修改后的電話號碼，用拖動

52、引用公式的方法生成整個列數(shù)據(jù)。2.MID函數(shù)功能：返回文本字符串中從指定位置開始的特定數(shù)目的字符。格式：MID(text,start_num,num_chars)。說明：text   是包含要提取字符的文本字符串，Start_num   是文本中要提取的第一個字符的位置，Num_chars   指定希望 MID 從文本中返回字符的個數(shù)。3.CONCATENATE函數(shù)功能：將幾個文本字符串合并為一個文本字符串。格式：CONCATENATE (text1,text2,.)。說明：Text1, text2, .   為 1 到 30 個將要合并成單個文本項的文本項。MID函數(shù)與CONCATENATE函數(shù)應(yīng)用示例：圖2-13見圖2-13，僅使用文本函數(shù)MID函數(shù)和CONCATENATE函數(shù)，對Sheet1中的“出生日期”列進行自動填充。 要求：a. 填充的內(nèi)容根據(jù)“身份證號碼”列的內(nèi)容來確定： - 身份證號碼中的第7位第10位：表示出生年份; - 身份證號碼中的第11位第12位：表示出生月份; - 身份證號碼中的第13位第14位：表示出生日; b. 填充結(jié)果的格式為：xxxx年xx月xx日（注意：不使用單元格格式進行