監(jiān)察總隊(duì)案卷管理辦法

1、監(jiān)察總隊(duì)案卷管理辦法第一條 為規(guī)范勞動(dòng)保障監(jiān)察文書(shū)材料立卷、歸檔、管理和利用工作，依照勞動(dòng) 保障監(jiān)察條例 、勞動(dòng)保障部 關(guān)于實(shí)施勞動(dòng)保障監(jiān)察條例若干規(guī)定 （勞 動(dòng)保障部令第 25 號(hào)）、中華人民共和國(guó)檔案法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際 情況，制訂本辦法。第二條 本辦法案卷是指山西省勞動(dòng)保障監(jiān)察總隊(duì)（以下簡(jiǎn)稱“總隊(duì)”）在依法開(kāi) 展勞動(dòng)保障監(jiān)督檢查、實(shí)施行政處罰的過(guò)程中，制作并使用的文書(shū)和所取 得的證據(jù)載體材料，以及產(chǎn)生的其他具有法律效力或者法律意義的文書(shū)材 料。第三條 總隊(duì)案卷屬于總隊(duì)檔案材料的組成部分，應(yīng)按規(guī)定整理立卷，交由綜合辦 公室檔案管理人員統(tǒng)一管理。第四條 總隊(duì)?wèi)?yīng)設(shè)置專職或兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案管

2、理工作，有關(guān)科、室、部門人員 應(yīng)積極配合檔案員做好案卷檔案管理工作。第五條勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷一般為一案一卷； 特殊情況下根據(jù)需要可分正卷、 副卷。 案卷各類文書(shū)材料齊全，手續(xù)完備；科學(xué)編目，利于檢索；裝訂規(guī)范，利 于保存。第六條 案卷的整理、立卷、裝訂工作由案件承辦人負(fù)責(zé)，科室進(jìn)行聯(lián)合監(jiān)察的， 由主辦科室承辦人負(fù)責(zé)。 案件承辦人 在案件辦理過(guò)程中應(yīng)注意收集、 保管 與案件相關(guān)的材料、文書(shū)，在組卷整理時(shí)做好材料、文書(shū)的篩選、檢查、 修補(bǔ)工作，確保材料的完整性、規(guī)范性。第七條案卷文書(shū)材料按下列順序排列（ 1）卷宗封面；（ 2）卷宗目錄；（ 3）投訴 舉報(bào)登記表；（ 4）投訴舉報(bào)材料；（ 5）按時(shí)間先

3、后順序進(jìn)行排列的調(diào)查 處理過(guò)程涉及的所有文書(shū)、證據(jù)；包括詢問(wèn)通知書(shū)（含送達(dá)回證）；、立 案審批表、調(diào)查詢問(wèn)筆錄、先行保存證據(jù)通知書(shū)、提取證據(jù)材料登記表、 調(diào)查取證材料、委托鑒定書(shū)、鑒定報(bào)告、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、案件討論記錄、 責(zé)令改正決定書(shū)（含送達(dá)回證、整改報(bào)告、行政處罰事先告知書(shū)（含送達(dá) 回證）；、當(dāng)事人陳述、申辯材料、陳述、申辯筆錄、行政處罰聽(tīng)證告知 書(shū)（含送達(dá)回證）、行政處罰聽(tīng)證通知書(shū)（含送達(dá)回證、聽(tīng)證筆錄、行政 處罰決定書(shū)或者當(dāng)場(chǎng)處罰決定書(shū)（含送達(dá)回證）、申請(qǐng)人民法院強(qiáng)制執(zhí)行 書(shū)、罰款回執(zhí)、結(jié)案審批表、卷宗封底等。第八條以下文書(shū)材料不用附卷裝訂：（ 1）內(nèi)容重復(fù)的文書(shū)材料；（ 2）沒(méi)有定稿

4、的文書(shū)材料；（ 3）與案件無(wú)關(guān)的文書(shū)材料。第九條已生效的行政處罰決定被撤銷并需重新作出行政處罰決定的，按法定程序 另案實(shí)施行政處罰，應(yīng)重新收集有關(guān)案件文書(shū)材料另案立卷歸檔，原案案 卷和案卷序號(hào)保留不變。第十條 案件文書(shū)材料應(yīng)收集齊全，裝訂成冊(cè)。文書(shū)材料過(guò)多的，應(yīng)按順序分冊(cè)裝 訂，卷宗目錄附于首冊(cè)，各冊(cè)的頁(yè)號(hào)相連。第十一條案卷內(nèi)的文書(shū)材料應(yīng)統(tǒng)一使用 A4型（210X297毫米）紙；過(guò)大的，應(yīng)折疊 成A4幅面；過(guò)小的，應(yīng)用A4型紙托裱。不適宜托裱的材料可使用證物袋 裝袋附卷。第十二條文書(shū)材料應(yīng)使用鋼筆或其他不容易褪色的書(shū)寫(xiě)工具書(shū)寫(xiě)， 也可用機(jī)器打印， 字跡要工整、清晰。已破損、褪色或者容易破損、褪

5、色的文書(shū)材料要托裱、 修補(bǔ)，必要時(shí)可復(fù)制。第十三條 案卷文書(shū)材料排列后，要在距案卷左邊口約 15 毫米處垂直三孔一線裝訂。 裝訂時(shí)應(yīng)除去文書(shū)材料內(nèi)的訂書(shū)釘及其他雜物。第十四條 卷內(nèi)文書(shū)材料應(yīng)按順序用鋼筆或其它不容易褪色的書(shū)寫(xiě)工具編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè) 號(hào)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)在材料右下角和背頁(yè)的左下角， 卷宗封面、封底、 卷宗目錄以及沒(méi)有文字的材料頁(yè)面不用編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。第十五條卷宗目錄應(yīng)根據(jù)序號(hào)、材料名稱和頁(yè)號(hào)如實(shí)填寫(xiě)。第十六條 非文書(shū)載體性的證據(jù)（如錄音、錄相帶等物證），根據(jù)該證據(jù)的性質(zhì)進(jìn)行 整理后歸檔。第十七條案件結(jié)案后 5 日內(nèi)，案件承辦人應(yīng)將案卷移交綜合辦公室，經(jīng)檔案管理員 驗(yàn)收合格后，辦理交接手續(xù)。

6、凡立卷不符合規(guī)定要求的，承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)重 新整理。交接手續(xù)包括案件交檔登記和案卷收檔登記。其中交檔登記由科 室保管，一個(gè)科室一本，流水記載。收檔登記由檔案員保管。監(jiān)審室應(yīng)定 期對(duì)各科室的案件辦理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，督促有關(guān)人員辦理歸檔工作。 第十八條 已歸檔的案卷，任何人不得擅自抽取、涂改、增刪、污損卷內(nèi)的文書(shū)材料。 第十九條 總隊(duì)案卷應(yīng)以投訴舉報(bào)登記號(hào)作為案卷序號(hào)，編號(hào)規(guī)則為“年號(hào)”加“投 訴舉報(bào)XXX號(hào)”。對(duì)于年度書(shū)面審查中立案查處的案件， 編號(hào)規(guī)則為“年 號(hào)”加“年審XXX號(hào)”。已生效的行政處罰決定被撤銷并且重新作出行 政處罰決定的，編號(hào)規(guī)則為“年號(hào)”加“ CXXX號(hào)”。第二十條 案卷裝訂成

7、冊(cè)后，承辦人員應(yīng)交由檔案員，由檔案管理員按照案卷序號(hào)裝 入硬皮檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注案卷類別、歸檔時(shí)間、起止卷號(hào)、保存 期限等項(xiàng)目。檔案員應(yīng)編輯年度卷宗目錄，將各卷卷宗封面內(nèi)容進(jìn)行編排 組合。第二十一條 勞動(dòng)保障監(jiān)察案卷應(yīng)當(dāng)至少保存三年。第二十二條對(duì)受理登記的投訴舉報(bào)經(jīng)查沒(méi)有立案的有關(guān)調(diào)查等監(jiān)察文書(shū)材料由承辦人 整理裝訂后送檔案室保存?zhèn)洳椋渲袑儆谥匾?、有保存價(jià)值的文書(shū)材料 也應(yīng)保存三年。第二十三條總隊(duì)監(jiān)察人員因工作需要查閱案卷，經(jīng)總隊(duì)分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)同意后，可以 查閱。第二十四條上級(jí)部門因工作需要，經(jīng)總隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)同意，辦理手續(xù)后可查閱案卷。第二十五條人民法院、檢察院、公安、紀(jì)檢、監(jiān)察機(jī)關(guān)因案件

8、需要，憑工作證、執(zhí)行 公務(wù)證、單位介紹信，經(jīng)總隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)同意，可查閱案卷。第二十六條其他機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人因工作或者其他需要，憑工作證、執(zhí)業(yè)證、身份證、 單位介紹信，經(jīng)總隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)同意，可查閱案卷。第二十七條查閱案卷，檔案員應(yīng)做好登記手續(xù)。包括查閱人、批準(zhǔn)人、查閱時(shí)間、復(fù) 制、摘抄內(nèi)容等情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追查。第二十八條查閱案卷，閱卷人只能在指定的地點(diǎn)查閱，并可對(duì)案卷內(nèi)的文書(shū)材料摘抄 或復(fù)制。對(duì)摘抄、復(fù)制的材料，要進(jìn)行審核、簽章，摘抄、復(fù)制內(nèi)容與原 件不符的，應(yīng)拒絕簽章。第二十九條檔案員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行案卷查閱規(guī)定，既要合理利用檔案，也要嚴(yán)格遵守保密 制度，不得違反規(guī)定提供檔案或擴(kuò)大檔案利用范圍，不得向他人泄露檔案 內(nèi)容。第三十條有關(guān)人員違反檔案管理規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的，依照國(guó)家有關(guān)規(guī)定追究相 應(yīng)行政法律責(zé)任。第三十一條復(fù)議案件的案卷管理工作