信息化下的企業(yè)檔案管理改革思考

1、信息化下的企業(yè)檔案管理改革考慮摘要當(dāng)今社會已經(jīng)全面進入信息化時代，企業(yè)面臨的境況日益復(fù)雜，挑戰(zhàn)與機遇并存，企業(yè)的經(jīng)營決策需要加強對信息的利用，做好信息的加工與處理工作。企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營開展和日常管理的真實記錄，是非常重要的信息資源。在企業(yè)的開展中，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的憑證價值。因此，信息化時代，企業(yè)要加強檔案管理信息化建立，進一步進步檔案管理效率，實在發(fā)揮檔案信息資源的價值，確保企業(yè)的長期開展。對此，本文分析了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理信息化建立的必要性，提出了基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施，供檔案同仁參考。一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建立的必要性(一)不斷增長的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模企

2、業(yè)消費經(jīng)營中，企業(yè)的檔案管理工作需要對消費經(jīng)營中各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和操作進展記錄和存檔，隨著企業(yè)消費經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)落后，檔案管理效率低下，難以滿足企業(yè)的開展需要。同時，信息技術(shù)開展越來越快，企業(yè)各部門的工作也需要進展信息化轉(zhuǎn)型。企業(yè)檔案管理工作必需要及時搜集檔案數(shù)據(jù)，并對檔案數(shù)據(jù)進展高效的整理，才能確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、可靠，可以及時、有效地提供給相關(guān)部門。隨著檔案數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長，檔案類型也越來越復(fù)雜多樣，企業(yè)檔案管理部門必須加強檔案管理信息化建立，進步檔案管理信息化程度，提升檔案管理效率。(二)信息技術(shù)對企業(yè)辦公環(huán)境的影響隨著信息技術(shù)的進步與開展，信息技術(shù)已深化到

3、各行各業(yè)，極大地改變了工作方式，進步了工作效率。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，采用信息化辦公方式，不僅有利于提升辦公效率，確保各部門的工作內(nèi)容及時有效地銜接，還能進一步提升企業(yè)的消費經(jīng)營效率。對于檔案管理工作來說，將檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)OA系統(tǒng)進展有效對接，可以對企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進展自動歸檔，使檔案數(shù)據(jù)得到實時的傳遞與分享，由此提升檔案數(shù)據(jù)的搜集、分類、處理、分析、歸檔及使用等環(huán)節(jié)的工作效率，是今后檔案管理工作的開展方向。(三)檔案對進步企業(yè)消費經(jīng)營的作用企業(yè)消費經(jīng)營過程中，企業(yè)所掌握的消費經(jīng)營環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)越詳細，做出的消費經(jīng)營規(guī)劃就越全面詳細，越有利于企業(yè)今后的開展。傳統(tǒng)的檔案管理工作對于檔案數(shù)據(jù)的利用缺乏，

4、為企業(yè)開展所提供的有價值的信息也相對有限，無法發(fā)揮檔案管理工作的作用。而信息化檔案管理可以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的充分利用，并且也能確保信息傳遞的及時性、有效性，確保檔案發(fā)揮對企業(yè)消費經(jīng)營的積極作用。因此，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立信息化檔案管理形式是企業(yè)檔案管理工作必需要實現(xiàn)的目的。二、基于信息化背景的企業(yè)檔案管理改革措施(一)重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程檔案管理工作主要包括搜集、整理以及利用等環(huán)節(jié)，企業(yè)進展檔案管理信息化建立，就必須對這些工作內(nèi)容進展改革優(yōu)化，重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程，使檔案業(yè)務(wù)可以朝著信息化的方向開展。第一，改革優(yōu)化檔案信息的搜集環(huán)節(jié)。檔案管理人員在搜集檔案信息時，要合理利用企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)，將

5、任務(wù)下到達各部門，并做好分工，部門人員要通過信息管理系統(tǒng)來上傳檔案信息，以便信息的及時接收和搜集。第二，改革優(yōu)化檔案信息的整理環(huán)節(jié)。檔案管理人員要對檔案信息進展集中管理，根據(jù)檔案信息的詳細情況，做好歸類和劃分，然后建立不同的文件夾進展保存，為了防止喪失，還要做好備份。檔案信息梳理完后，檔案管理人員需要根據(jù)檔案的所屬部門、檔案的詳細類型以及檔案的形成時間等特征逐一進展錄入，并設(shè)立對應(yīng)的平安管理權(quán)限，以提升檔案信息的平安性。第三，做好檔案信息的檢查工作。檔案管理人員要定期進展檔案信息的檢查工作，假設(shè)發(fā)現(xiàn)有信息殘缺等問題的檔案文件，要及時聯(lián)絡(luò)所屬部門進展檔案信息確實認(rèn)，并做好相應(yīng)的處理工作，確保檔案

6、信息的完好性和有效性，為企業(yè)的決策者提供全面、詳細的數(shù)據(jù)信息支持。最后，改革優(yōu)化檔案信息的利用環(huán)節(jié)。在調(diào)取檔案信息時，必須與檔案管理人員進展對接，填寫好調(diào)取檔案信息的內(nèi)容、目的以及責(zé)任人等。此外，在調(diào)取檔案信息時，需要在防止檔案信息外泄和流失的條件下，給予對方相應(yīng)的權(quán)限。(二)檔案信息資源的有效搜集和整合企業(yè)檔案信息管理中，需要做好資源的搜集工作，保證檔案信息搜集的全面性，并且要防止資源的重復(fù)搜集，也要注意防止資源的喪失，保證信息搜集的有效性，為充分發(fā)揮檔案信息的作用奠定根底。特別是隨著企業(yè)消費經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，企業(yè)部門的數(shù)量也越來越多，企業(yè)各部門都會產(chǎn)生大量的信息，不僅有消費信息，還有財務(wù)

7、以及人力資源管理等各種各樣的信息，這些信息資源對于企業(yè)消費經(jīng)營具有重要的作用。因此，企業(yè)在進展檔案信息資源管理時，要形成一套全面詳細的管理體制，確保管理工作有序開展，實現(xiàn)資源的有效搜集和整合。例如，對于財務(wù)檔案信息，財務(wù)人員每天都要匯總相關(guān)檔案信息，并按照時間做好檔案信息的排序工作，在匯總時，要注意檔案信息的完好性和有效性，防止遺漏和喪失；同時做好檢查工作，檢查無誤后，才可上傳檔案信息。檔案信息的上傳工作可以以周或月為單位上傳。財務(wù)人員錄入會計信息后，還需要設(shè)置好相應(yīng)的控制權(quán)限，并根據(jù)檔案信息的變動情況，及時對數(shù)據(jù)進展整理、增加和修改，保證檔案信息的及時性。對于人力資源信息來說，人力資源部門要

8、為每位員工制定個人檔案文件夾，將員工文案信息完好地錄入，并且隨著企業(yè)的不斷開展，內(nèi)部員工流動性加劇，需要適時調(diào)整崗位，人力資源部門就要根據(jù)員工的變動情況，對員工檔案信息進展調(diào)整、修改，確保檔案信息的正確性、完好性、及時性，便于查詢和調(diào)取。此外，還要制定一套嚴(yán)格的檔案信息管理劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確各個部門的檔案信息管理職責(zé)，以防止和防止信息的重復(fù)錄入，使檔案信息更加明晰有效。(三)進步檔案效勞才能企業(yè)檔案管理工作能為企業(yè)決策者提供全面、詳細、詳細的信息資料，有助于企業(yè)更好地完成運營管理活動，進步管理效率，促進企業(yè)的開展。而目前，企業(yè)檔案效勞僅僅是提供檔案信息的借閱，效勞內(nèi)容有限，很難發(fā)揮檔案信息的作用，

9、造成企業(yè)不重視檔案管理工作。因此，必須優(yōu)化和提升檔案效勞才能。第一，優(yōu)化現(xiàn)有檔案效勞功能。當(dāng)前檔案管理的主要功能是檔案資料的借閱。對此，檔案管理人員必須圍繞借閱效勞進展深度開發(fā)，可以借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、快速檢索技術(shù)以及全文檢索技術(shù)，提升效勞效率，便于利用。此外，還要根據(jù)企業(yè)開展的需要，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，開拓更多的效勞功能，提升檔案管理系統(tǒng)的效勞程度。第二，加強新功能的開發(fā)和應(yīng)用。企業(yè)要在確保檔案信息平安的根底上，科學(xué)梳理檔案信息，并根據(jù)部門開放相應(yīng)的檔案信息調(diào)取權(quán)限，使更多的企業(yè)人員可以利用檔案信息，提升檔案信息效勞范圍。(四)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建立企業(yè)在建立檔案管理信息系統(tǒng)時，還需要加強檔案

10、信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建立，確保企業(yè)檔案管理工作可以按照標(biāo)準(zhǔn)體系的要求進展。第一，編寫詳細的信息資料錄入說明書并下達各部門，還要詳細地講講解明書，確保各部門可以按照說明書的要求，進展文檔的編輯和錄入。第二，制定數(shù)字檔案接收標(biāo)準(zhǔn)，明確上傳時間，保證信息上傳工作的及時性，便于后期檔案信息的匯總，保證檔案信息的及時、快速保存。第三，構(gòu)建檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理人員按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)施行各項管理工作，包括數(shù)據(jù)的存放、備份、刪除和歸類等，確保各項工作的標(biāo)準(zhǔn)性。(五)培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員企業(yè)檔案管理工作離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，現(xiàn)代化的檔案管理工作對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，并且隨著檔案管理信息

11、化建立的不斷推進，對其信息素養(yǎng)也有較高的要求。因此，企業(yè)要加強高素質(zhì)檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，加大對高校畢業(yè)生的招聘，適當(dāng)招聘有工作經(jīng)歷的專業(yè)人員。第二，加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期開展相關(guān)管理工作的培訓(xùn)，提升檔案管理人的管理程度。第三，檔案管理人員要增強學(xué)習(xí)意識，主動學(xué)習(xí)新的技術(shù)，不斷豐富自身的知識儲藏，提升自身的綜合素質(zhì)，總結(jié)工作經(jīng)歷，及時改正工作中的缺乏，進步自身的效勞程度，為企業(yè)檔案管理信息化建立助力。隨著企業(yè)消費經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，檔案管理工作的價值日益凸顯，檔案管理信息化建立已成為企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢。企業(yè)要發(fā)揮檔案的積極作用，就要結(jié)合自身開展情況，通過重新構(gòu)建檔案業(yè)務(wù)流程、檔案信息資源的有效搜集和整合，進步檔案效勞才能等措施，加強檔案管理信息化建立，保證檔案管理信息化可以真正為企業(yè)的長期開