優(yōu)化館藏的思考

1、優(yōu)化館藏的思考區(qū)縣級(jí)綜合檔案館目前利用效果不盡如人意，改變這一狀況的根本是優(yōu)化館藏。作者通過(guò)對(duì)館藏現(xiàn)狀的分析，指出目前的館藏存在著門類單一、載體單一、內(nèi)容單一、玉石混雜、信息陳舊等五個(gè)不合理性，并根據(jù)多年的工作實(shí)踐提出優(yōu)化館藏的三個(gè)對(duì)策：走特色之路，走精品之路，拓寬館藏信息領(lǐng)域。區(qū)縣級(jí)綜合檔案館作為一個(gè)保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵所在，這一點(diǎn)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，在改革開(kāi)放的實(shí)踐中，已被檔案界的同仁們所承認(rèn)。然而，目前絕大多數(shù)區(qū)縣級(jí)綜合檔案館的館藏由于種種主、客觀的原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。筆者在區(qū)縣級(jí)綜合

2、檔案館工作多年，本文擬就館藏現(xiàn)狀及優(yōu)化館藏的對(duì)策談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。一、 從現(xiàn)有館藏看其結(jié)構(gòu)的不合理性根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法及有關(guān)文件的規(guī)定，區(qū)縣級(jí)綜合檔案館所保存的是本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體及企事業(yè)單位在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種門類的檔案。然而由于諸如建制時(shí)間較短及區(qū)縣檔案局館多由區(qū)縣委、政府檔案科室發(fā)展而成等原因，使很多檔案館的現(xiàn)有館藏很難適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求，館藏的結(jié)構(gòu)存在著很多不合理性。這些不合理性表現(xiàn)為：一門類單一。目前館藏檔案普遍存在著文書檔案所占比重過(guò)大的現(xiàn)象。筆者所在檔案館現(xiàn)有館藏萬(wàn)卷，文書檔案占總數(shù)的以上。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，北京市個(gè)區(qū)縣檔案館的館藏約萬(wàn)卷，其中文書檔

3、案所占比重亦在以上。檔案是“國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的”歷史記錄。從這個(gè)概念理解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應(yīng)包括反映各機(jī)構(gòu)、各部門主要業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的科技檔案和專門檔案。文書檔案收集得齊全完整，固然重要，但再齊全完整的文書檔案所反映的歷史面貌仍帶有片面性。二載體單一。走進(jìn)各區(qū)縣檔案館庫(kù)房，我們會(huì)看到一柜柜、一架架碼放整齊的紙質(zhì)檔案，而照片底片、錄音、錄像、磁盤、光盤等載體的檔案卻寥寥無(wú)幾。據(jù)筆者了解，紙質(zhì)檔案與非紙質(zhì)檔案在館藏中的數(shù)量比是到之間，也就是說(shuō)一個(gè)擁有萬(wàn)卷紙質(zhì)檔案的檔案館，其館藏非紙質(zhì)檔案只有至個(gè)保管單位。三內(nèi)容單一。

4、在以紙質(zhì)的文書檔案是館藏檔案主體的前提下，其內(nèi)容的單一在所難免。翻開(kāi)文書檔案的案卷目錄，我們可以看到這些檔案的內(nèi)容是：黨政會(huì)議記錄、年度工作計(jì)劃總結(jié)、綜合報(bào)表、工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)查報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、干部的任免、職工的獎(jiǎng)懲以及政策法規(guī)文件等，從這些材料中我們雖然也能了解一個(gè)單位的工作開(kāi)展情況，但對(duì)其中的某一項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體開(kāi)展與發(fā)展變化，則只能了解梗概，因?yàn)楦钊?、更詳?xì)的記錄只能從這項(xiàng)工作開(kāi)展時(shí)所形成的科技檔案或?qū)ｉT檔案中找到。四玉石混雜。由于檔案干部文化水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制，以及單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，致使各單位形成的檔案存在著很多質(zhì)量上的問(wèn)題，歸納起來(lái)有：重份文件歸檔立卷問(wèn)題：筆者曾在某檔案館的一

5、個(gè)全宗內(nèi)發(fā)現(xiàn)同一份請(qǐng)示，分別裝訂在三個(gè)案卷里；對(duì)同一個(gè)人的處分材料及調(diào)查材料，一模一樣的卷多達(dá)個(gè)。保管期限劃定過(guò)長(zhǎng)問(wèn)題：如某一次“運(yùn)動(dòng)”中，小組討論會(huì)記錄，被定為永久，翻開(kāi)該卷一看，洋洋二、三百頁(yè)，沒(méi)有一點(diǎn)定性材料，這樣的案卷被存為永久，就意味著要世世代代永遠(yuǎn)保存下去。重復(fù)進(jìn)館問(wèn)題：包括干部任免文件，區(qū)縣委組織部存一份，被任免的干部所在單位也存一份，且都是永久保存。各單位黨組織情況和干部年報(bào)，各單位的存為永久，上報(bào)到區(qū)縣委組織部或人事局的被存為長(zhǎng)期，十年后同時(shí)進(jìn)館。上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的需要遵照?qǐng)?zhí)行的文件，這類文件按規(guī)定應(yīng)存為長(zhǎng)期，本地區(qū)的幾個(gè)單位同屬一個(gè)上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門，十年后，檔案館就不可

6、避免地要收進(jìn)同一份文件若干件。五信息陳舊。根據(jù)檔案館通則第七條中“省轄市州、盟和縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管年左右的檔案”的規(guī)定，各區(qū)縣檔案館所存檔案應(yīng)為年前形成的，即館藏信息揭示的是年前本地區(qū)的社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r。這些信息作為歷史記錄，對(duì)今后了解和研究社會(huì)發(fā)展是很有意義的。但是我們必須看到，我們正處在一個(gè)大變革的時(shí)期，從年黨的十一屆三中全會(huì)確定以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為黨的中心工作，到年黨的十五大勝利召開(kāi)，短短二十年的時(shí)間，我國(guó)發(fā)生的巨大變化令世人矚目。試想，館藏中的那些反映計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的歷史記錄，對(duì)今天的資產(chǎn)重組和國(guó)有大中型企業(yè)向股份制邁進(jìn)能有多少幫助可以說(shuō)檔案信息陳舊是檔案館門可羅雀的癥結(jié)所在。面對(duì)上述種種不合理

7、性，面對(duì)當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)社會(huì)對(duì)檔案館提出的挑戰(zhàn)，我們認(rèn)為區(qū)縣級(jí)檔案館的館藏結(jié)構(gòu)必須調(diào)整，它應(yīng)適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。二、 解決的對(duì)策優(yōu)化館藏勢(shì)在必行。翻開(kāi)近幾年的檔案專業(yè)刊物，其中討論怎樣優(yōu)化館藏的文章不少，作者們對(duì)此提出了很多很好的建議。筆者通過(guò)自身的工作實(shí)踐，對(duì)解決館藏優(yōu)化的對(duì)策提幾點(diǎn)看法。對(duì)策之一：走“特色”之路。地方綜合檔案館因其“綜合性”，館藏內(nèi)容難免“大同小異”。尋求本館與其他館的不同之處，辦出自己的特色，是檔案館的工作者們一直努力的方向。所謂“特色”，應(yīng)有二層含義。其一，是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個(gè)地區(qū)都會(huì)有其獨(dú)到之處，或工業(yè)

8、生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學(xué)研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風(fēng)俗習(xí)慣，將這些“獨(dú)到之處”的各種資料收集全，就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。應(yīng)該指出的是，一個(gè)地區(qū)的“獨(dú)到之處”不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時(shí)了解動(dòng)向，調(diào)整收集對(duì)象。其二，館藏特色。這個(gè)概念相對(duì)“地方特色”而言。地方特色指的是館藏檔案能反映本地區(qū)的某一獨(dú)到之處的特色，而館藏特色是說(shuō)，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)展過(guò)程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案

9、全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開(kāi)辟了一個(gè)專用庫(kù)房。在實(shí)踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補(bǔ)充，在突出地方特色的同時(shí)，自然而然地突出了館藏特色，反之亦然。應(yīng)該說(shuō)走特色之路已是一條優(yōu)化館藏的成功經(jīng)驗(yàn)。對(duì)策之二：走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手。第一，對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定，剔除無(wú)保存價(jià)值的案卷。這項(xiàng)工作目前在很多館尚未開(kāi)展，是檔案館管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。做鑒定工作，館藏量較小的館應(yīng)集中人力和時(shí)間，打一場(chǎng)殲滅戰(zhàn)，經(jīng)過(guò)鑒定，使館藏案卷個(gè)個(gè)“貨真價(jià)實(shí)”。館藏量過(guò)大的館則可分批進(jìn)行，最好的辦

10、法是與開(kāi)放檔案的審查，或計(jì)算機(jī)錄入的前處理工作同步進(jìn)行，即在審查到期檔案是否符合向社會(huì)開(kāi)放條件的同時(shí)，做案卷價(jià)值的鑒定，在對(duì)案卷做分類標(biāo)引或主題詞標(biāo)引的同時(shí)，分析其價(jià)值的有無(wú)及高低。對(duì)應(yīng)剔除的案卷經(jīng)手人簽署了剔除意見(jiàn)后要有主管業(yè)務(wù)的局館領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，對(duì)確應(yīng)銷毀的案卷分全宗按時(shí)間順序造冊(cè)登記并報(bào)請(qǐng)檔案形成的單位批準(zhǔn)予以銷毀。這樣做既提高了館藏質(zhì)量，也避免了具體業(yè)務(wù)工作中容易出現(xiàn)的交叉和重復(fù)。第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷，保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問(wèn)題杜絕在進(jìn)館前。前兩項(xiàng)在實(shí)際操作時(shí)，負(fù)責(zé)接收的工作人員只要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心就能辦到，而避免重復(fù)進(jìn)館則涉及到一系列有關(guān)業(yè)務(wù)的法規(guī)性文

11、件的改動(dòng)，完全杜絕還有一定難度。第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開(kāi)發(fā)?，F(xiàn)有館藏資源的開(kāi)發(fā)途徑有三：做好開(kāi)放工作。除館內(nèi)年滿三十年的檔案要按期向社會(huì)開(kāi)放外，根據(jù)檔案法實(shí)施辦法的有關(guān)規(guī)定，可將“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類”檔案隨時(shí)向社會(huì)開(kāi)放。做好編研工作。通過(guò)編研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有價(jià)值的信息，分門別類編寫成系統(tǒng)的參考資料。這種參考資料是館藏中某類信息的集合，它所產(chǎn)生的利用價(jià)值和效益是哪一條單個(gè)的信息都無(wú)法比擬的，它使那些因先天不足如：立卷不科學(xué)，收集不齊全等后天又難以彌補(bǔ)的案卷質(zhì)量得到“升華”。建立科學(xué)的檢索體系。根據(jù)不同的利用需求編制的檢索工具，從不同角度揭示著館藏信息資源，建立起一整套

12、館藏檔案檢索體系，有助于館藏信息的開(kāi)發(fā)和利用。總之，走所謂“精品”之路，就是要在提高案卷質(zhì)量和開(kāi)發(fā)信息資源上做文章。對(duì)策之三：拓寬館藏信息領(lǐng)域。我們必須清楚，區(qū)縣級(jí)綜合檔案館的檔案來(lái)源主要是區(qū)縣級(jí)黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及所屬企事業(yè)單位在日常工作、社會(huì)活動(dòng)中形成的，其現(xiàn)實(shí)效用和歷史價(jià)值遠(yuǎn)比不上中央、省級(jí)檔案館的高，社會(huì)的需要范圍也小得多，這種因檔案形成者的社會(huì)地位、重要程度、行政級(jí)別而造成的館藏信息資源缺乏是檔案工作者們無(wú)法改變的。拓寬館藏信息領(lǐng)域是一個(gè)解決問(wèn)題的極好對(duì)策。首先，根據(jù)檔案館通則中對(duì)區(qū)縣級(jí)檔案館接收時(shí)限在“年左右”的規(guī)定，可以考慮對(duì)一些重點(diǎn)部門或機(jī)關(guān)的接收時(shí)間適當(dāng)提前，其提前的“度”掌

13、握在年為宜。其次，應(yīng)建立本館的目錄中心，將各立檔單位室藏中未進(jìn)館的永久和長(zhǎng)期保管期限的各門類檔案包括未到進(jìn)館時(shí)間的和不在進(jìn)館范圍的的目錄集中起來(lái)。這樣做可以通過(guò)檔案館的“中介”作用，使一些室藏檔案提前產(chǎn)生社會(huì)效益。第三，收集與館藏檔案有關(guān)的各種資料，使之成為檔案信息不可或缺的一種補(bǔ)充。這類資料包括：本館根據(jù)館藏編寫的各種文件匯集和檔案參考資料，其他部門或單位編寫的與本地區(qū)有關(guān)的地方志、專業(yè)志、年鑒、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集以及口碑性、傳說(shuō)性的文章、書籍。最后，在做好前三種的基礎(chǔ)上，應(yīng)該考慮走檔案、情報(bào)一體化的道路。這在我國(guó)沿海、開(kāi)放地區(qū)已有成功的例子，日本的一些公文書館中也有類似的做法。要知道，社會(huì)上很多

14、人對(duì)檔案與非檔案概念的界限并不清楚，對(duì)檔案館保存哪個(gè)年代的檔案也不十分了解。把這些材料以資料的形式提前收進(jìn)館來(lái)，在不泄密的前提下，使其提前或更多地產(chǎn)生出社會(huì)效益。將來(lái)，在檔案成批進(jìn)館后，一些提前進(jìn)館的“資料”大部分可以銷毀，其中少量較為珍貴或利用率較高的，可以挑出，讓其繼續(xù)發(fā)揮作用。檔案館收集這類信息所起的作用實(shí)質(zhì)上是一種情報(bào)中介服務(wù)。檔案館可以利用現(xiàn)有的技術(shù)人才，硬件設(shè)備與國(guó)內(nèi)、國(guó)際信息網(wǎng)相聯(lián)，從中獲取有用的情報(bào)信息，同時(shí)依靠檔案館可靠的信譽(yù)和與各基層單位已經(jīng)建立起的牢固的、廣泛的聯(lián)系做好這種服務(wù)。這樣做，一來(lái)可以使檔案館的技術(shù)力量得到發(fā)揮，二來(lái)可以為社會(huì)的發(fā)展做一些力所能及的貢獻(xiàn)，三來(lái)可以解決館藏信息陳舊，內(nèi)容匱乏，