說(shuō)明書(shū)6采購(gòu)管理

1、第六章采購(gòu)管理采購(gòu)管理主要管理商品進(jìn)貨業(yè)務(wù)、退貨業(yè)務(wù)和關(guān)于進(jìn)貨情況的統(tǒng)計(jì)分析。圖6-1是采購(gòu)管理的子菜單。圖6-1 采購(gòu)管理菜單完整的商品進(jìn)貨過(guò)程應(yīng)該是由“商品進(jìn)貨訂單”到“商品進(jìn)貨通知單”到“商品進(jìn)貨入庫(kù)單”。但是由于各個(gè)公司業(yè)務(wù)流程的不同，我們也可以不用三個(gè)單據(jù)都必須制作，直接做“商品進(jìn)貨單”也可以。圖6-2所示是采購(gòu)進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程。圖6-2 采購(gòu)業(yè)務(wù)導(dǎo)航圖之采購(gòu)進(jìn)貨完整的商品退貨過(guò)程應(yīng)該是由“商品退貨申請(qǐng)單”到“商品退貨通知單”到“商品退貨出庫(kù)單”。退貨過(guò)程也可直接做“商品退貨出庫(kù)單”。圖6-3所示是采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)流程。圖6-3 采購(gòu)業(yè)務(wù)導(dǎo)航圖之采購(gòu)?fù)素洸少?gòu)管理由三部分組成：業(yè)務(wù)單據(jù)輸入、銷(xiāo)

2、售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)、統(tǒng)計(jì)分析。業(yè)務(wù)單據(jù)輸入采購(gòu)管理中共有6種單據(jù)，分別是商品進(jìn)貨訂單、商品進(jìn)貨通知單、商品進(jìn)貨入庫(kù)單、商品退貨申請(qǐng)單、商品退貨通知單、商品退貨出庫(kù)單。銷(xiāo)售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)可以將銷(xiāo)售訂單，包括批發(fā)類(lèi)訂單、調(diào)撥類(lèi)訂單、配貨類(lèi)訂單，直接轉(zhuǎn)為商品進(jìn)貨訂單。統(tǒng)計(jì)分析采購(gòu)管理中共分為四大類(lèi)統(tǒng)計(jì)，分別是明細(xì)類(lèi)、匯總類(lèi)、數(shù)據(jù)分析類(lèi)和其它分析類(lèi)。前三類(lèi)側(cè)重對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，其他分析類(lèi)包括進(jìn)貨入庫(kù)月結(jié)數(shù)據(jù)分析、采購(gòu)訂單到貨匯總統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)綜合匯總統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商交貨匯總統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商存貨價(jià)格分析。提示：商品進(jìn)貨入庫(kù)單和商品退貨出庫(kù)單驗(yàn)收后修改倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存帳，記帳后修改供應(yīng)商應(yīng)付帳款。商品庫(kù)存帳可在菜單“庫(kù)存管理”

3、的“統(tǒng)計(jì)分析”中查詢(xún)。供應(yīng)商應(yīng)付帳款可在菜單“結(jié)算管理”的“應(yīng)付帳分析”中查詢(xún)。6.1 進(jìn)貨業(yè)務(wù)單據(jù)的輸入、編輯及使用商品進(jìn)貨訂單商品進(jìn)貨訂單，是記錄進(jìn)貨業(yè)務(wù)的重要單據(jù)，在企業(yè)與供貨商間確定了采購(gòu)業(yè)務(wù)后，可在系統(tǒng)中輸入商品進(jìn)貨訂單，以便跟蹤采購(gòu)業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況。通常一次進(jìn)貨的訂單經(jīng)常會(huì)分批到貨，所以一張“商品進(jìn)貨訂單”可以重復(fù)執(zhí)行，生成多張“商品進(jìn)貨通知單”，但是如執(zhí)行數(shù)量超過(guò)包括等于定單數(shù)時(shí)執(zhí)行按紐變灰，就不允許再執(zhí)行該訂單。 打開(kāi)菜單“采購(gòu)管理”“進(jìn)貨業(yè)務(wù)”“商品進(jìn)貨訂單”。如圖6-4 所示。編輯商品采購(gòu)訂單詳細(xì)操作請(qǐng)參見(jiàn)附錄A 單據(jù)錄入、編輯圖6-4 商品進(jìn)貨訂單商品進(jìn)貨通知單商品進(jìn)貨通知

4、單是當(dāng)采購(gòu)商品到達(dá)后，業(yè)務(wù)員通知倉(cāng)庫(kù)點(diǎn)貨入庫(kù)的單據(jù)。一張訂單可以生成多張“商品進(jìn)貨通知單”，一張通知單只可以生成一張“商品進(jìn)貨單”。 打開(kāi)菜單“采購(gòu)管理”“進(jìn)貨業(yè)務(wù)”“商品進(jìn)貨通知單”。如圖6-5 所示。圖6-5 商品進(jìn)貨通知單新增“商品進(jìn)貨通知單”有兩種方式：一種是與商品進(jìn)貨訂單相同的人工輸入方式，另一種是由商品進(jìn)貨訂單直接生成通知單，商品進(jìn)貨訂單審核并記帳后按“執(zhí)行”按鈕并選擇具體進(jìn)貨倉(cāng)庫(kù)、進(jìn)貨商品、數(shù)量生成方式后自動(dòng)產(chǎn)生進(jìn)貨通知單。從訂單到通知單的數(shù)量，可以有三種產(chǎn)生方式： ）空數(shù)量：在生成通知單時(shí)，商品的明細(xì)和數(shù)量不從訂單中帶過(guò)來(lái)，只帶出單據(jù)的表頭信息，明細(xì)數(shù)據(jù)顯示區(qū)的數(shù)據(jù)為空。但是當(dāng)

5、手工/條形碼輸入商品明細(xì)和數(shù)量時(shí)，會(huì)產(chǎn)生一個(gè)差異數(shù)用來(lái)進(jìn)行與訂單/申請(qǐng)單數(shù)量的比較。）未通知數(shù)：通知單的數(shù)量=訂單中的商品數(shù)量該訂單已經(jīng)通知了的商品數(shù)量。）未完成數(shù)：通知單的數(shù)量=訂單中的商品數(shù)量該訂單已經(jīng)出貨的商品數(shù)量。 如圖6-6 所示。圖6-6 訂單通知通知單的執(zhí)行也有兩種方式：生成發(fā)貨單 生成裝箱單，如果選擇，則生成一張裝箱匹號(hào)對(duì)應(yīng)這張通知單的裝箱單，反復(fù)執(zhí)行裝箱，需要生成不同的箱號(hào)，直到通知單數(shù)量全部裝箱。已經(jīng)生成過(guò)裝箱單的通知單，不能再執(zhí)行生成發(fā)貨單，同樣，已經(jīng)生成了發(fā)貨單的通知單也不能再執(zhí)行生成裝箱單。商品進(jìn)貨入庫(kù)單商品進(jìn)貨入庫(kù)單是倉(cāng)庫(kù)人員進(jìn)行商品入庫(kù)的時(shí)候制作的，商品進(jìn)貨入庫(kù)單

6、驗(yàn)收后增加商品庫(kù)存帳，如果該供應(yīng)商是需要結(jié)算貨款的，那么在商品進(jìn)貨單記帳后，自動(dòng)增加供應(yīng)商應(yīng)付帳款。記帳功能一般是賦給財(cái)務(wù)人員的，財(cái)務(wù)只有在進(jìn)貨單驗(yàn)收后才可以記帳。打開(kāi)菜單“采購(gòu)管理”“進(jìn)貨業(yè)務(wù)”“商品進(jìn)貨入庫(kù)單”。如圖6-7 所示。圖6-7商品進(jìn)貨入庫(kù)單商品進(jìn)貨入庫(kù)單可以通過(guò)商品進(jìn)貨通知單執(zhí)行后生成，也可以直接輸入或條碼掃描輸入，還可以由裝箱單生成。當(dāng)以商品進(jìn)貨通知單執(zhí)行生成時(shí)，如是采用“裝箱單執(zhí)行發(fā)貨單”的業(yè)務(wù)流程，裝箱單據(jù)上的裝箱匹號(hào)寫(xiě)入發(fā)貨單的裝箱單卡片頁(yè)的裝箱匹號(hào)內(nèi)，商品明細(xì)自動(dòng)帶出；如是商品進(jìn)貨通知單直接執(zhí)行生成，從通知單到進(jìn)貨單的數(shù)量，可以有三種生成方式：）空數(shù)量：在產(chǎn)生進(jìn)/退貨

7、單時(shí)，商品的明細(xì)和數(shù)量不從通知單中帶過(guò)來(lái)，只帶出單據(jù)的表頭信息，明細(xì)數(shù)據(jù)顯示區(qū)的數(shù)據(jù)為空。但是當(dāng)手工/條形碼輸入商品明細(xì)和數(shù)量時(shí)，會(huì)產(chǎn)生一個(gè)差異數(shù)用來(lái)進(jìn)行與通知單數(shù)量的比較。）通知數(shù)：生成進(jìn)/退貨單時(shí)，商品的明細(xì)和數(shù)量與通知單的完全相同，并且實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量也與通知數(shù)量一致。）零數(shù)量：生成進(jìn)/退貨單時(shí)，商品的明細(xì)和數(shù)量與通知單的完全相同，只是實(shí)際發(fā)貨的數(shù)量為零。如圖6-8 所示。圖6-8 通知單執(zhí)行當(dāng)由裝箱單生成時(shí)如圖選擇供貨商等相應(yīng)信息后進(jìn)入裝箱信息頁(yè)面，點(diǎn)新增，選擇相應(yīng)的裝箱編號(hào)，然后點(diǎn)填充明細(xì)即可在商品明細(xì)中顯示所選箱號(hào)的信息。這種執(zhí)行單生成方式在調(diào)撥、批發(fā)、配貨和移倉(cāng)中同樣這樣使用。6.

8、2 退貨業(yè)務(wù)單據(jù)的輸入、編輯及使用退貨業(yè)務(wù)的三種單據(jù)操作基本同進(jìn)貨業(yè)務(wù)單據(jù)，商品退貨出庫(kù)單驗(yàn)收后減少商品庫(kù)存帳，記帳后將減少供應(yīng)商應(yīng)付帳款。對(duì)單據(jù)的編輯詳細(xì)操作請(qǐng)參見(jiàn)附錄A 單據(jù)錄入、編輯6.3 單據(jù)的其它操作對(duì)于已審核、已記帳或已驗(yàn)收的進(jìn)退貨單據(jù)不可刪除或修改；所有單據(jù)均可以對(duì)單據(jù)頭表格格式和單據(jù)體表格格式進(jìn)行自定義（具體操作參見(jiàn)附錄A 單據(jù)錄入、編輯）；單據(jù)提供標(biāo)準(zhǔn)打印、擴(kuò)展打印、自定義打?。ň唧w操作參見(jiàn)附錄C 報(bào)表打印）；單據(jù)的查找方法可以通過(guò)單據(jù)上的“查找”和“最前”、“最后”、“向前”、“向后”功能快速找到。6.4 銷(xiāo)售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)在采購(gòu)業(yè)務(wù)導(dǎo)航圖之采購(gòu)進(jìn)貨上，點(diǎn)擊“銷(xiāo)售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)”，

9、彈出銷(xiāo)售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)訂單窗口。如圖6-9所示。圖6-9 銷(xiāo)售訂單轉(zhuǎn)采購(gòu)訂單 選擇獲取銷(xiāo)售訂單的“起始日期”和“終止日期”，選擇銷(xiāo)售訂單的類(lèi)型：批發(fā)、調(diào)撥、配貨，然后點(diǎn)擊“查詢(xún)”，可查詢(xún)出滿(mǎn)足條件的銷(xiāo)售訂單。 選擇“供貨商”、“默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)”、“價(jià)格”、“折扣”。 選擇轉(zhuǎn)成方式：訂貨數(shù)、未完工數(shù)、庫(kù)存差、零數(shù)量。 將本次不需要轉(zhuǎn)采購(gòu)訂單的銷(xiāo)售訂單前的勾去掉。 點(diǎn)擊“商品明細(xì)”按鈕，彈出商品選擇對(duì)話(huà)框，將本次不需要轉(zhuǎn)采購(gòu)明細(xì)的商品前的勾去掉，最后點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成一張新的商品進(jìn)貨訂單。如圖6-10所示。圖6-10 轉(zhuǎn)采購(gòu)明細(xì)商品選擇 6.5 統(tǒng)計(jì)分析BS3000系統(tǒng)提供給用戶(hù)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)與數(shù)

10、據(jù)分析功能，并支持各種形式的組合查詢(xún)，使用戶(hù)在查詢(xún)統(tǒng)計(jì)時(shí)得心應(yīng)手。采購(gòu)管理中共分為四大類(lèi)統(tǒng)計(jì)，分別是明細(xì)類(lèi)、匯總類(lèi)、數(shù)據(jù)分析類(lèi)和其它分析類(lèi)。前三類(lèi)側(cè)重對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，其他分析類(lèi)包括進(jìn)貨入庫(kù)月結(jié)數(shù)據(jù)分析、采購(gòu)訂單到貨匯總統(tǒng)計(jì)、采購(gòu)綜合匯總統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商交貨匯總統(tǒng)計(jì)、供應(yīng)商存貨價(jià)格分析。明細(xì)類(lèi)統(tǒng)計(jì)用于統(tǒng)計(jì)訂單、申請(qǐng)單、通知單、進(jìn)貨單、退貨單的詳細(xì)情況，可根據(jù)單據(jù)類(lèi)型、單據(jù)狀態(tài)、訂單類(lèi)型、入庫(kù)/退貨類(lèi)型、日期、供應(yīng)商等具體條件對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并可以直接鏈接到原始業(yè)務(wù)單據(jù)。匯總類(lèi)統(tǒng)計(jì)用于統(tǒng)計(jì)訂單、申請(qǐng)單、通知單、進(jìn)貨單、退貨單匯總后的情況，一般匯總到商品明細(xì)級(jí)，同樣可根據(jù)單據(jù)類(lèi)型、單據(jù)狀態(tài)

11、、訂單類(lèi)型、入庫(kù)/退貨類(lèi)型、日期、供應(yīng)商等具體條件對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。數(shù)據(jù)分析類(lèi)統(tǒng)計(jì)是一種多維的匯總統(tǒng)計(jì)（數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)），可以將相關(guān)的統(tǒng)計(jì)內(nèi)容集中一起，根據(jù)需要組合分析統(tǒng)計(jì)結(jié)果，并輸出統(tǒng)計(jì)格式或統(tǒng)計(jì)結(jié)果。同樣是可依據(jù)日期、供應(yīng)商等條件統(tǒng)計(jì)各類(lèi)業(yè)務(wù)單據(jù)，另數(shù)據(jù)分析類(lèi)的還增加了關(guān)于配碼的通知和進(jìn)退貨統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)分析中常見(jiàn)的幾種功能：擴(kuò)展統(tǒng)計(jì)表示統(tǒng)計(jì)結(jié)果尺碼橫排，顏色豎排。所有統(tǒng)計(jì)可以編輯結(jié)果顯示格式，分別對(duì)表格列和表體進(jìn)行定義，例如修改列名、排序、鎖定、隱藏、表體風(fēng)格等，這些操作都可以保存，下一次再打開(kāi)該統(tǒng)計(jì)表時(shí)，就是以用戶(hù)保存過(guò)的格式顯示了。統(tǒng)計(jì)表都可轉(zhuǎn)成“EXCEL”表，如用戶(hù)對(duì)統(tǒng)計(jì)表有什么特殊

12、要求，可以根據(jù)自己的需要轉(zhuǎn)成“EXCEL”表。匯總統(tǒng)計(jì)的結(jié)果可以用圖表方式直觀顯示或打印，圖表可以是“柱圖”、“餅圖”、“線(xiàn)圖”，還可用立體（3D）方式表示。關(guān)于統(tǒng)計(jì)分析的詳細(xì)操作使用請(qǐng)參考附錄B 統(tǒng)計(jì)分析。下面來(lái)介紹一下其他分析類(lèi)里的幾個(gè)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表。打開(kāi)菜單“采購(gòu)管理”“統(tǒng)計(jì)分析”“其他分析”。如圖6-11所示。圖6-11 采購(gòu)管理的其他分析菜單采購(gòu)定單到貨匯總統(tǒng)計(jì) 采購(gòu)訂單到貨匯總統(tǒng)計(jì)用于查詢(xún)所有（或某個(gè)）供應(yīng)商所提供貨品的情況，包括訂貨情況、到貨情況、欠貨情況、退貨情況、實(shí)（際）退（貨）情況以及對(duì)廠商的應(yīng)付款情況。當(dāng)勾上商品、顏色、尺碼時(shí)可顯示相應(yīng)欄目，但不再顯示進(jìn)貨費(fèi)用和進(jìn)貨付款。如圖6-12 所示。圖6-12采購(gòu)訂單到貨匯總統(tǒng)計(jì)采購(gòu)綜合匯總統(tǒng)計(jì)采購(gòu)綜合匯總統(tǒng)計(jì)用于查詢(xún)倉(cāng)庫(kù)在一段時(shí)間內(nèi)的期初、本期、期末的進(jìn)退貨情況，包括相應(yīng)的采購(gòu)訂單數(shù)、通知數(shù)和入庫(kù)數(shù)，退貨申請(qǐng)數(shù)、通知數(shù)和退貨數(shù)。如圖6-13 所示。圖6-13 采購(gòu)綜合匯總統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商交貨匯