數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用實例

1、數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用實例小吳是一家公司銷售部門的員工，每天要面對很多銷售信息，對這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析是他的工作之一，對付這些數(shù)據(jù)，當(dāng)然是使用Excel作為工具是最合適的?？墒切窃诜治鲞@些數(shù)據(jù)時，只會使用Excel中的排序、自動篩選等功能，頂多再加上一些簡單的函數(shù)幫忙，面對這些每天都會生成的大量數(shù)據(jù)，案頭的工作已經(jīng)成為了很重的包袱。 現(xiàn)在，有小吳這樣困擾的人很多，在Excel中，往往會在數(shù)據(jù)表中存放或管理很多數(shù)據(jù)量較大的數(shù)據(jù)，若沒有好的工作方法，這些數(shù)據(jù)確實是很難進(jìn)行統(tǒng)計和分析的。其實，這些數(shù)據(jù)大多又是以字段表的形式填寫的。所謂“字段表”就是數(shù)據(jù)表的第一行是標(biāo)題行，下面的數(shù)據(jù)信息按照標(biāo)題的內(nèi)容進(jìn)行分

2、類填寫，每個標(biāo)題所在的一列就稱為一個字段，本文就來向大家介紹如何對付這些數(shù)據(jù)量較大的“字段表”。這種字段表有一個非常大的好處就是分類清楚，每一列的信息類型是完全一致的，所以無論是排序、篩選、還是設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”都非常的方便。但是，這樣的字段列表也有一個致命的弱點(diǎn)，就是無法便捷地跨列進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢和分析，而在實際工作中，這種對多列信息進(jìn)行跨列分類匯總的數(shù)據(jù)分析，恰恰是一種非常常見的操作，為了便捷有效地對多列數(shù)據(jù)的跨列（或跨表）分析，Excel給我們提供了一個非常好的分析工具數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表可以通過【數(shù)據(jù)】菜單【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令，借助【數(shù)據(jù)透視表向?qū)А可?。可以根?jù)需要，使“數(shù)據(jù)

3、透視表”創(chuàng)建在源數(shù)據(jù)表中或是創(chuàng)建在一個新的“數(shù)據(jù)透視表”工作表中。數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建出來后，會在“字段列表”中自動顯示出源數(shù)據(jù)表的各個字段名稱；同時，會出現(xiàn)一個二維數(shù)據(jù)表的空表框架，如圖1所示。圖1 剛創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表的構(gòu)成在數(shù)據(jù)透視表的空框架中，一共有4個不同的區(qū)域，分別是“行字段”區(qū)、“列字段”區(qū)、“數(shù)據(jù)項”區(qū)以及“頁字段”區(qū)。這4個區(qū)域都可以包容一個或多個源數(shù)據(jù)表中的字段信息，但是由于它們的位置不同，所以它們的名稱和作用則完全不同。各區(qū)的作用和操作在數(shù)據(jù)透視表中，“行字段”區(qū)和“列字段”區(qū)的作用是分類；“數(shù)據(jù)項”區(qū)的作用是匯總（匯總有“求和”、“求平均”、“計數(shù)”等多種

4、方式）；“頁字段”區(qū)的作用則主要是分類篩選。無論是哪個區(qū)域，操作都是相同的，都是將字段列表中的“字段名”拖拽至相應(yīng)的位置即可。拖拽的原則在拖拽這些字段至透視表時，是沒有一個定式的，要根據(jù)數(shù)據(jù)分析的目的，選擇需要的字段拖拽。但是由于各個區(qū)域的作用是不同的，在數(shù)據(jù)分析時，只有將數(shù)據(jù)拖到了合適的位置時，才能得到正確的結(jié)果，否則不會得到正確的結(jié)果，這確實需要些經(jīng)驗。為了讓大家很快的記住數(shù)據(jù)透視表的各區(qū)作用，可以熟記下面的順口溜：“行列分類在兩旁，數(shù)據(jù)匯總?cè)ブ醒?，各區(qū)能容多字段，篩選分類在上方?！睘榱俗尨蠹腋玫乩斫馀c掌握數(shù)據(jù)透視表的功能，下面來舉一個實例說明。這是一個“銷售訂單月表”，表中記錄了有關(guān)訂

5、單和銷售的4個字段，分別是“訂單ID”號碼、“訂單金額”、“銷售人員”和銷售人“部門”，如圖2所示。圖2 銷售訂單源數(shù)據(jù)表 這就是一個典型的“字段表”，數(shù)據(jù)表的第一行是“標(biāo)題行”，下面各行是一條一條的記錄。這樣的數(shù)據(jù)表不便于根據(jù)“銷售人”或“部門”進(jìn)行分類數(shù)據(jù)查詢，可將它利用【數(shù)據(jù)】菜單【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令，借助【數(shù)據(jù)透視表向?qū)А吭谛碌摹癝heet表”生成一個數(shù)據(jù)透視表（圖1所示）。下面我們從不同的角度來分析這個“銷售訂單月表”，親身體會一下數(shù)據(jù)透視表的“透視”功能：1以“銷售人”分類查詢訂單總額（單字段分類單字段匯總）既然是以銷售人分類，所以就要將數(shù)據(jù)透視表中的“銷售人”

6、字段拖拽至“行字段”區(qū)或“列字段”區(qū)以進(jìn)行自動分類；然后再將“訂單金額”字段拖拽至“數(shù)據(jù)項”區(qū)，以進(jìn)行求和匯總。這種在透視表的不同區(qū)域拖放一個字段的方式是最基本的“分類匯總”操作，如圖3所示。圖3 單字段分類單字段匯總的結(jié)果 2以 “部門”和“銷售人”分類查詢訂單總額和總訂單數(shù)（多字段分類多字段匯總）在數(shù)據(jù)透視表的各個區(qū)域中，可以拖拽放置多個字段，這樣就可以起到同時查詢多個字段的分類匯總效果。由于本例要同時查詢“部門”和“銷售人”兩個字段的分類，所以可以分別將“部門”和“銷售人”字段都拖拽至“行字段”區(qū)域，以實現(xiàn)分類；然后再分別將“訂單號”和“訂單金額”字段都拖拽至“數(shù)據(jù)項”區(qū)域以實

7、現(xiàn)匯總。這樣就可以在一個數(shù)據(jù)透視表中查詢多字段分類和多字段匯總的效果了，如圖4所示。圖4多字段分類多字段匯總的結(jié)果 TIPS本例還可以將“部門”字段拖拽至“列字段”區(qū)，將“銷售人”字段拖拽至“行字段”區(qū)，生成出一個二維透視表效果。3按照指定的“部門”查詢銷售情況（利用“頁字段”進(jìn)行篩選）數(shù)據(jù)透視表的每個區(qū)域都有“篩選”的功能，尤其是“頁字段”，它的主要功能就是篩選。若將“部門”字段拖拽至數(shù)據(jù)透視表最上方的“頁字段”區(qū)域，那么就可以利用它篩選出需要查詢的某部門的銷售情況了，如圖5所示。圖5 利用“頁字段”的篩選來查詢“銷售1部”的銷售情況在此，我們只是舉了一個簡單的“銷售訂單月表”案例，來向大家介紹如何通過Excel中的數(shù)據(jù)透視表來分析數(shù)據(jù)。限于篇幅，并沒有將數(shù)據(jù)透視表的各種應(yīng)用都進(jìn)行介紹，除了本文向大家介紹的這些應(yīng)用外，使用數(shù)據(jù)透視表還可以創(chuàng)建“計算”字段或?qū)Χ啾磉M(jìn)行透視分析等。相信掌