呼叫中心59秒管理工具

1、呼叫中心59秒管理工具互聯(lián)網服務中心質檢與數據監(jiān)控組分享日期情境說明用戶問題標桿回答用戶反應要如何學習說明：1.分享日期：是哪一天分享這通錄音檔的；2.情境說明：是哪個情境或背景下跟用戶通話的；3.用戶問題：用戶通話過程中提出的問題是什么；4.標桿回答：錄音分享中，對用戶問題精彩的回答內容；5.用戶反應：用戶提出了問題，客服代表提出了精彩回答，接著用戶對這個回答出現(xiàn)的反應；6.要如何學習：聽到了標桿回答以后，我們可以如何學習這樣精彩的問答管理工具1：錄音分享錄音分享是讓班組技能成長非常關鍵的工作，一個好的管理應該是有標準的執(zhí)行流程、利用了標準的表格、讓每次的執(zhí)行過程都遵守標準步驟。心理學家證明

2、：寫下來、講出來是提高人學習能力、改變人心最好的做法。1. 樹立標桿；2. 統(tǒng)計常見問題；3. 吸取模式；4. 復制模式管理工具2：采取措施四步驟說明：第一象限：我們愛說，用戶也愛聽，這是我們產品的強項；第二象限：我們愛說，可用戶不愛聽，這可能是我們產品賣點，但對這個用戶起不到作用，或是這是我們產品的規(guī)定，公司要 求必須要說明；第三象限：我們不愛說，用戶也不愛聽，這是完全沒有用的象限，因為沒人愛說，也沒人愛聽，我們一般通常不予處理；第四象限：我們不愛說，可用戶愛聽，這往往是我們產品的弱項，是減弱用戶意愿最重要的因素。第一象限第二象限第四象限第三象限用戶愛聽客服代表不愛說客服代表愛說用戶不愛聽管

3、理工具3：引導地圖（話術、規(guī)范）分群管理圖把班組成員分成四個象限：平均值好，離散系數小平均值好，離散系數大平均值差，離散系數大平均值差，離散系數小管理工具4：班組分群管理圖平均值離散系數特征：1.標兵群； 2.班組績效的穩(wěn)定來源和引導力量； 3.追求成就感和發(fā)展 4.密切關注標桿發(fā)展趨勢特征：1.離散系數大，不一定代表這個組員不好，還要搭配趨勢值來看（趨勢向上、趨勢向下、趨勢平穩(wěn)）； 2.給予高度關注（表揚、激勵以及經驗/方法沉淀）特征：1.趨勢明顯進步的，通常為新員工，心態(tài)好，技能提升明顯，需要及時鼓勵和技能指導； 2.趨勢平穩(wěn)，通常是技能沒能養(yǎng)成習慣，心態(tài)開始慢慢沮喪，需及時正面鼓勵； 3

4、.趨勢值明顯后退，需重點預防進入該階段特征：1.“許三多象限”，技能不好，可是又超級穩(wěn)定，穩(wěn)定的不好，經常犯錯； 2.日管理和提升； 3.一旦改變，會是班組最棒的員工。正向分析是質量管理經常使用的方法，正向行為分析有非常多種模型，一般采用簡易的SPSD（SituationProblemStrengthDuplicate）循環(huán)：S：情境，要研究這個議題到底有什么背景、想要解決什么、想要達成什么目標；P：問題和困難，阻礙我們達成目標的困難是什么、有哪些問題；S：標桿行為，在這種情境之下，遇到了這樣的問題，有哪些對象產生了標桿行為，克服了這些困難；D：標桿行為復制，找出標桿行為，找出標兵的特征，找出

5、復制到其它人的方法，驗證效果管理工具5： SPSD正向行為分析正向行為分析很重要的就是要找出P來，就是要找出面對的困難和問題，首先要收集問題，統(tǒng)計問題，才可以分析問題。有三項工具可以幫助我們：問題管理表問題編號發(fā)生日期問題類型問題描述解決方法處理人共性問題跟蹤表問題編號發(fā)生時間結束時間問題類型共性問題描述問題處理方法問題處理過程責任人管理工具6：問題管理表、共性問題跟蹤表和質量問題七層面質量問題七層面這個工具就是在幫助我們尋找這個原因存在的可能層面。1.個人2.組織規(guī)范3.組織倡導4.組織培訓5.質量檢查6.找出正確的方法7.訓練大家養(yǎng)成習慣性的方法說明：質量管理主要面對的問題有三類：技能、心

6、態(tài)和習慣。呼叫中心的KPI指標剛好也能分成這三類：第一類：技能類，就是任何需要反復練習才會學會的事物； 例如：通話均長第二類：心態(tài)，跟忠誠度和積極性有關 例如：小休（示忙）率、遵時率第三類：習慣質量問題七層面管理工具6：問題管理表、共性問題跟蹤表和質量問題七層面第五項修煉：“只有學習型組織才能從錯誤中找到防止錯誤的辦法，一個沒有學習能力的組織，只會不斷藉由事后的檢驗，藉由事后檢查、犯錯就罰的恐嚇管理中，試圖阻止員工繼續(xù)犯錯。健康檢查第一項：是否有錯誤原因排行榜？（共性原因，20/80法則圖） 質量問題來自兩種原因：共同原因（94%）、特別原因(6%)健康檢查第二項：數據是否有效傳遞？培訓部門、

7、流程部門健康檢查第三項：對終極指標是否關注并統(tǒng)計分析？管理工具7：質量管理健康檢查表健康檢查第四項：是否對影響滿意度最深的指標進行測量與分析？ 測量一次解決率的真正目的：不是為了知道有哪些電話一次被解決了，而是要統(tǒng)計有哪些類型的電話“沒有”一次解決。 一次解決原因有四：1.客服代表對業(yè)務不熟悉2.話術F&Q不夠完善3.知識庫等支撐系統(tǒng)不夠完善4.業(yè)務培訓不夠完善健康檢查第五項：你有投入足夠的時間在使用SPSD方法嗎？健康檢查第六項：滿意度是否一直維持同樣的水平？管理工具7：質量管理健康檢查表事前預防，而不是事后檢查事后檢查遠遠不如事前預防用戶滿意度無法提升的8種根源可能性：1.沒有收集

8、問題2.問題沒有分類3.沒有總結出共性問題4.共性問題的統(tǒng)計不科學5.共性問題底下的深層原因沒有找到6.沒有采取有效改善措施7.缺乏對應的組織結構來處理問題并負起責任8.措施的有效與否沒有回饋追蹤質檢主要目的： 是要在組織、流程和培訓當中，設下預防犯錯的機制，避免下一次再度出現(xiàn)類似問題； 運用質量管理工具，從表象找出真相，讓真相能夠達到事前預防的效果。質檢工作的核心滿意度調查的陷阱1.趨中原則不滿意 一般 滿意很滿意非常滿意 滿意 一般不滿意非常不滿意2.選項排列順序語音調查文字調查滿意度調查的陷阱成本類每通電話成本每分鐘電話成本品質類質量分數用戶滿意度重復處理率產量類處理量/人月人員利用率話

9、務員類工時利用率人員流失率考勤培訓時間客服代表占比遵時率員工任用期員工滿意度服務水平類平均應答時長呼損率服務水平平均等待時間平均保留時間用戶耐心度忙線比電話處理類平均處理時長通話時長話后處理時長一次解決率自助服務率轉接電話率呼叫中心數字化管理選擇7個關鍵指標？選擇4個關鍵指標？選擇2個關鍵指標？只用一個關鍵指標？一次解決率、服務水平、遵時率、預測準確率、自助服務率、質量管理、用戶滿意度用戶滿意度、每通電話成本、一次解決率、人員利用率遵時率、質量管理（在適當的時間，做適當的事情）平均通話時長呼叫中心數字化管理呼叫中心的關鍵點：效率類：通話利用率、小休率、平均處理時長、服務水平質量類：一次解決率、

10、質檢分數參考標桿數字：關鍵指標參考標桿通話利用率69%74%小休率8%12%平均處理時長（AHT）控制圖確定服務水平（20秒接通率）80%質檢分數注意6大誤差一次解決率80%85%人員利用率74%78%值機率88%92%（其實考核小休率）人員流失率20%呼叫中心數字化管理1.通話利用率（69%74%）2.小休示忙率（人員利用率）3.平均處理時長（通話時長+平均話后處理時長）4.確定效率指標目標值目的：讓通話利用率達到公司滿意、客服代表能接受、小休率受到控制、不斷改善平均通話時長的效能，然后給大家一個能完成的目標。在這四個步驟的基礎上，不斷縮小差異、改善均值、持續(xù)進步，這就是呼叫中心效率提升的關鍵。呼叫中心效率提升關鍵四步驟班組分群管理圖實現(xiàn)方法（一）1、平均值：一組數據平均數值。平均值=一組數據之和/數據個數2、標準差：衡量一組數據的穩(wěn)定程度，標準差越小，穩(wěn)定度越好，標準差越大，穩(wěn)定度越差。函數：STDEV。實現(xiàn)步驟：公式其它函數統(tǒng)計STDEV選取數據確定，如圖示 3、離散系數：同樣代表穩(wěn)定度，離散系數越小，穩(wěn)定度越好，離散系數越大，穩(wěn)定度越差。可用于不同業(yè)務團隊，不同性質數據間的橫向比較。離散系數=標準差/平均值。4、趨勢值：通過現(xiàn)有數據預測該數據指標的變化趨勢。指標為正向時，趨勢值0，表示進步，趨勢值=0，沒有明顯的進步或者退步，趨勢