公司電子文檔管理辦法

1、公司電子文檔管理辦法一、總則（一）為適應公司信息化建設的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，保障電子文件的真實性、完整性、有效性和安全性，結(jié)合公司的實際情況，制定本制度。（二）本制度所稱的電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件及相應的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。（三）本制度所稱的電子文件歸檔與管理是指在各項活動中產(chǎn)生并具有保存價值的電子文件（含電子公文）的形成、積累、鑒定、歸檔、保管、使用和統(tǒng)計的過程。（四）本辦法適用于本公司范圍內(nèi)的所有部門。二、電子文件管理體系（一）行政管理部建立與各部門、各單位檔

2、案管理人員、數(shù)據(jù)管理人員的指導和聯(lián)系制度，保證及時溝通、解決在電子文件歸檔與管理中由現(xiàn)的問題。（二）為保證電子文件的安全性，防止因災難、病毒、意外等可能帶來的數(shù)據(jù)丟失，對于電子文件正式文本實行雙套保存（電腦保存和移動載體保存）。有永久和長期保存價值的文本或圖像、圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件，同步歸檔保存。（三）一般電子文件的分類：1 .文字型電子文件；2 .圖像電子文件；3 .音頻電子文件；4 .影像及多媒體音像數(shù)據(jù)。三、電子文件的收集與保存（一）電子文件在形成、接收時就要制作備份。在文件流轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，只要發(fā)生過信息變化的，都必須制作備份，并在文件內(nèi)容中注明：初稿、修訂稿、定稿。如

3、需多次修改的文件還需標注：修改1稿、修改2稿、以此類推并注明修改人姓名和修改時間。（二）對已經(jīng)定稿完畢的電子文件及時交由行政人事部進行統(tǒng)一編號發(fā)布，無論有沒有歸檔，都要定期制作備份。（三）電子文件登記表（附表）應當與電子文件同時保存。（四）文件來源分類是收文單位對所收到的文件按其來源進行的分類。歸檔分類可以分兩類；就是內(nèi)部和外部文件。外部文件劃分成可以是機構(gòu)+日期”模式。內(nèi)部進行的分類部門的需用部門名稱、項目需使用項目名稱+日期以文件夾或壓縮文件打包。（五）成文日期是文形成的日期的，具基本格式一律使用8位阿拉伯數(shù)字表示，表示日歷年內(nèi)日歷月日歷日的順序數(shù)。時間不詳時用數(shù)字“0”表示。2/6例1:

4、20110000,即：表示年度為2011年，月、日不詳。（指現(xiàn)有公司沒有編號的電子文件，可以全部統(tǒng)一編號）例2:20110314,即：表示年度為2011年3月14日（六）密級在計算機內(nèi)以“漢語拼音代碼”存儲，以“漢字代碼”顯示。漢語拼音代碼漢字代碼名稱序號代碼保密級別1G公開公開級2NB內(nèi)部內(nèi)部級3MM®'密秘密級4JM機密機密級5UM色密絕密級以上3-5項需在文件格式上設置密碼（七）各部門在電子文件審核傳閱過程中必須按以上要求進行標注，否則每由錯一次處罰責任人50元/次，對于造成公司惡劣影響和損失的由責任人全部承擔。四、電子文件的歸檔（一）發(fā)至行政人事部備案的電子文件由公司

5、行政人事部集中、分類歸檔，文件辦理的部門也應將自己部門所屬文件即時整理歸檔。集中歸檔的，電子文件形成部門應當定期把應歸檔的電子文件向行政部移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的移動磁盤。（二）存儲電子文件的載體或裝具上應當貼有標簽，注明載體序號、檔號、密級、存入日期等內(nèi)容，歸檔后的電子文件的載體應當設置成禁止操作的狀態(tài)。（三）特殊格式的電子文件，應當在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。（四）相應的電子文件機讀目錄、相關軟件以及其他說明等應當同時歸檔，（五）歸檔完畢，電子文件形成部門應當將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年，行政人事部進行永久保存。（六）對于公司各崗位人員電腦

6、里與本職工作相關的所有電子檔案數(shù)據(jù)，每季度備份一次，刻制光盤存檔。每年3月份向本部移交上年度電子文檔數(shù)據(jù)。（七）電子文件備案范圍包括企業(yè)內(nèi)部行政管理、人力資源管理、生產(chǎn)運營管理、財務管理、審計監(jiān)察管理等各方面涉及的所有文件數(shù)據(jù)。五、歸檔電子文件的移交（一）對歸檔電子文件，應當按照有關規(guī)定認真檢驗。檢驗合格后如期移交至保管部門，進行集中保管。聯(lián)網(wǎng)情況下，在履行相應的手續(xù)后，歸檔電子文件的移交和接收工作可以在網(wǎng)絡上進行。（二）接收部門應對載體進行檢查，查看載體有無劃痕，是否清潔；有無病毒；核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續(xù)是否完備；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；對特殊格

7、式的電子文件，應當核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。（三）檢驗結(jié)果分別由移交部門、接收單位填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（四）檔案保管部門應當按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。移交的電子文件檢驗不合格的，退回形成部門重新制作。（五）檔案保管部門驗收合格，完成歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表的填寫、簽字和蓋章等環(huán)節(jié)。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存，并將電子文件的檔號登入電子文件登記表。六、電子文件保管（一）歸檔載體應當作防寫處理，避免擦、戈h觸摸記錄涂層。（二）單片載體應當裝盒，豎立存放，避免擠壓。（三）存放時應當遠離強磁場、強熱源，并與有

8、害氣體隔離。歸檔電子文件在形成部門的保管，也應當參照上述條件進行。七、電子文件的使用（一）使用電子文檔需填寫電子文檔申請單經(jīng)上級主5/6管領導批準后行政人事部方可拷貝。（二）歸檔電子文件的封存載體未經(jīng)審批同意不外借，任何單位或者個人不允許擅自復制電子文件；借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆卸、不得損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。（三）使用電子文件應當使用拷貝件，具有保密要求的電子文件采用聯(lián)網(wǎng)方式利用時，應當遵守部門有關保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。（四）使用電子文件不得超生權(quán)限規(guī)定范圍。（八）歸檔電子文件的鑒定銷毀（一）對過期歸檔電子文件的鑒定銷毀，應當在行政人事部辦