電子郵件使用規(guī)范行政公文工作范文(39張)課件

1、電子郵件使用規(guī)范第1頁，共42頁。email作為非即時(shí)溝通方式，在工作中的重要性日益凸顯第2頁，共42頁。email的重要特征：Email是書面溝通方式的一種，可以用文字一式多份保留溝通內(nèi)容合同法 第11條：書面形式是指合同書、信件和數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）等可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。延時(shí)溝通 書面溝通 遠(yuǎn)程溝通、情境單一 有潛在風(fēng)險(xiǎn) 第3頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第4頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第5頁

2、，共42頁。郵件標(biāo)題：不能空白，簡明扼要，表明主旨一定不要空白標(biāo)題，這是非常失禮的標(biāo)題應(yīng)表明郵件主旨、簡明扼要一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件不相干的事情可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜?fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE：RE：一大串。郵件標(biāo)題的注意點(diǎn) 第6頁，共42頁。稱呼與問候：不管對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通，郵件起始的稱呼和問候語，結(jié)尾的祝語，都不應(yīng)省略 恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收

3、件人的情況下可以稱呼大家、各位。如果對(duì)方有職務(wù)，一般職務(wù)尊稱對(duì)方，如”X總” “x經(jīng)理”；如果對(duì)外溝通，必須按照職務(wù)尊稱對(duì)方Email開頭結(jié)尾最好要有問候語開頭：“你好” “您好” “大家好” “各位好”結(jié)尾： “祝您工作順利” 第7頁，共42頁。正文：漢字老老實(shí)實(shí)用宋體，西文用arial，10號(hào)字號(hào)；嚴(yán)禁生僻字體。原則子原則舉例/說明簡明扼要，重點(diǎn)突出用語簡潔明了通常來講，500人的公司，日均郵件量可達(dá)到10000封，人均20封。簡潔的語言有利于提高溝通效率分類敘述、逐條排列領(lǐng)導(dǎo)：今天約見了OA廠商，溝通信息如下：1、產(chǎn)品功能。其產(chǎn)品功能主要集中在工作流2、產(chǎn)品報(bào)價(jià)300元每用戶：3、附加服

4、務(wù)：提供一次現(xiàn)場培訓(xùn)，送一部手機(jī)合理提示重要信息本周會(huì)議紀(jì)要如附件。王總和POCT事業(yè)部有新增工作，提請(qǐng)關(guān)注。注意行文措辭和語氣警惕書面語語氣（寫完郵件自己讀一遍）李總，我把方案初稿給您，請(qǐng)您在10日前看完并給出反饋意見；我好提交總經(jīng)理批準(zhǔn)。杜絕怒吼式嚴(yán)京！下周二我會(huì)去貴公司做培訓(xùn)！請(qǐng)幫忙安排好住宿，還有培訓(xùn)場地！注意不要忘記懸掛橫幅！謝謝！杜絕可愛式公務(wù)email，盡量少用或者不用笑臉符、背景信紙第8頁，共42頁。附件：提醒收件人查看附件合理命名附件附件通常不超過2m，最大不超過5m特殊格式附件，告知收件人打開方式注意提示或處理excel工作簿中的多張工作表第9頁，共42頁。結(jié)尾簽名：個(gè)人建

5、議設(shè)置簽名檔，并用橫線、淺色以便區(qū)別于正文第10頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第11頁，共42頁。發(fā)送、抄送和密送：只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源TO發(fā)送發(fā)送對(duì)象為：受理這封郵件所涉及的主要問題的、理應(yīng)對(duì)郵件予以回復(fù)響應(yīng)的人CC（carbon copy）抄送CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對(duì)郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回EmailBCC（blind carbon copy）密送即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合第12頁，共42頁。C

6、C和BCC：盡量減少CC和BCC的使用自我顯示：抄送給某位領(lǐng)導(dǎo)，只是為了讓他知道你工作得很努力或加班到很晚 客氣敷衍：抄送給一位同事，只是為了禮貌，而不是真正的工作需要 給人難堪：把包含有對(duì)某人批評(píng)意見的郵件抄送給他。 以防萬一：為防文件丟失而多作一些備份，于是抄送給同事。 萬一BCC收件人Re all 呢？CC的小九九 BCC的風(fēng)險(xiǎn) 第13頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第14頁，共42頁。公司郵箱要保證正常接收，在電腦前要保證每小時(shí)收信一次，外出時(shí)至少保證1天1收；如果需要收件人確認(rèn)收到郵件的，可設(shè)置閱

7、讀紙條（如下圖）第15頁，共42頁。email的使用原則email的寫、發(fā)、收撰寫發(fā)送和抄送收信回復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第16頁，共42頁。及時(shí)回復(fù)Email是基本的職業(yè)禮貌收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對(duì)方一下，往往還是必不可少的，這是對(duì)他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件；對(duì)于優(yōu)先級(jí)較低、占用時(shí)間比較長的，可以延后回復(fù)，但最長不要超過24小時(shí)。及時(shí)回復(fù) 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說”收到了，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，云云”。不要讓對(duì)方苦苦等待。復(fù)雜事務(wù)的回復(fù) 如果你正在出差或休

8、假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。 出差或休假時(shí)的郵件回復(fù) 第17頁，共42頁。回復(fù)email的原則：如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該RE All，讓大家都知道；除此以外，不用re allEmail只回復(fù)給必要的人 21第18頁，共42頁。回復(fù)Email時(shí)禁止的三個(gè)常見做法：不要就同一問題多次回復(fù)討論如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷;不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。避免無謂的回復(fù)為避免無謂的回復(fù)、浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“

9、無需執(zhí)行”、“僅供參考，無需回復(fù)”等。嚴(yán)禁全部回復(fù)（Re All）“全部回復(fù)”可能產(chǎn)生一大堆不必要的郵件。如果我給12個(gè)人發(fā)送了郵件，請(qǐng)問他們是否能在某時(shí)間出席會(huì)議，應(yīng)該只有我收到12封回復(fù)，而不是大家收到12*12=144封！“全部回復(fù)”更大的風(fēng)險(xiǎn)在于不必要的信息泄露第19頁，共42頁。舉例：“全部回復(fù)”的受害者作者網(wǎng)名：阿康接手一個(gè)挑剔的客戶，耗了很久，價(jià)格一直談不攏，差不多有兩周時(shí)間，我每天上班頭一件事，就是和對(duì)方互通郵件、打探進(jìn)展。那段日子，老板盯、對(duì)方拖，搞得我每天灰頭土臉、心力憔悴。直到有一天，在我們通過20封郵件時(shí)，我的郵箱里忽然出現(xiàn)了一封“機(jī)密”信函，上面有這家公司討論我們公司

10、的報(bào)價(jià)的詳細(xì)經(jīng)過，包括各級(jí)老板的回復(fù)意見、他們預(yù)期爭取的價(jià)格，還有準(zhǔn)備對(duì)付我們的具體計(jì)劃。這下好了，掌握了對(duì)方的底線，后面的事情做得極其順利。第20頁，共42頁。email的使用原則email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第21頁，共42頁。收發(fā)email，最好使用專門軟件（個(gè)人推薦免費(fèi)軟件foxmail）：/main/faq/outlook6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000564：/main/faq/foxmail6.html：/cgi-bin/help?subtype=1&id=28&no=1000

11、564見下文Android手機(jī)第22頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第23頁，共42頁。倍肯集團(tuán)企業(yè)郵箱登陸入口B 郵箱登錄入口：mail.B 郵箱登錄入口： /login第24頁，共42頁。在foxmail中新建郵箱賬戶第25頁，共42頁。填寫email地址、密碼，郵件中采用的名稱，其他可默認(rèn)第26頁，共42頁。填寫收件服務(wù)器和發(fā)件服務(wù)器，注意pop3賬戶名一定要是完整的email地址.net 郵箱：POP3服務(wù)器為：SMTP服務(wù)器為：.cn 郵箱POP3服務(wù)器為：SMTP服務(wù)器為：第2

12、7頁，共42頁。完成賬戶建立，選擇是否在服務(wù)器保留備份（強(qiáng)烈建議備份到本地硬盤）第28頁，共42頁。設(shè)置收件頻率第29頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具電腦客戶端foxmail設(shè)置安卓手機(jī)客戶端設(shè)置使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第30頁，共42頁。步驟1：在電腦上下載、安裝、運(yùn)行豌豆莢軟件；用數(shù)據(jù)線連接手機(jī)與電腦第31頁，共42頁。步驟2：搜索“電子郵件”，選擇下圖第一個(gè)軟件，點(diǎn)擊安裝到手機(jī)第32頁，共42頁。步驟3： 在手機(jī)中啟動(dòng)該軟件，輸入email地址、密碼第33頁，共42頁。步驟4：選擇賬戶pop3類型，設(shè)置接收服務(wù)器、發(fā)送服務(wù)器第34頁，共42頁。步驟5：

13、設(shè)置收信頻率，開始正常使用日均郵件10封以上，建議1小時(shí)收一次；其他人可每4小時(shí)收一次打勾選中設(shè)置第35頁，共42頁。使用手機(jī)收發(fā)email的前提：把email下載到電腦，而不是留在服務(wù)器上第36頁，共42頁。email的寫、發(fā)、收email的收發(fā)工具使用email的好習(xí)慣和壞習(xí)慣總目錄第37頁，共42頁。好習(xí)慣用客戶端軟件收發(fā)email行文簡潔、羅列要點(diǎn)寫完從到尾看一遍，檢查行文是否得當(dāng)、拼寫是否正確越級(jí)郵件，根據(jù)需要抄送直接領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于作出關(guān)鍵決策的郵件, 保留起來作為以后的證據(jù)考慮到收件人有可能將email轉(zhuǎn)發(fā)給其他人及時(shí)回復(fù)郵件合理控制附件大小先加附件、然后寫正文、審核正文、最后填寫發(fā)送人

14、，再發(fā)出第38頁，共42頁。用網(wǎng)頁處理email經(jīng)常使用抄送（CC）、密送（BCC）經(jīng)常使用“全部回復(fù)”（re all）通過email反復(fù)討論某個(gè)問題收到郵件不及時(shí)回復(fù)發(fā)送5m以上的附件通過email傳達(dá)緊急事務(wù)用email收發(fā)私人信件壞習(xí)慣發(fā)送“以此為準(zhǔn)”郵件郵件正文過長郵件及附件不使用清晰標(biāo)題轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，不核實(shí)收件人是否已經(jīng)收過該郵件郵件不經(jīng)整理或說明就直接轉(zhuǎn)發(fā)第39頁，共42頁。謝謝！第40頁，共42頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴

15、你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少?？诶锊徽f多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對(duì)人家笑笑，對(duì)自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會(huì)蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個(gè)當(dāng)下，一萬個(gè)美麗的未來抵不過一個(gè)溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的

16、美麗，永遠(yuǎn)展現(xiàn)在她的進(jìn)取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負(fù)勢向上高聳入云的蓬勃生機(jī)中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風(fēng)擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發(fā)生，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強(qiáng)。人生無完美，曲折亦風(fēng)景。別把失去看得過重，放棄是另一種擁有;不要經(jīng)常艷羨他人，人做到了，心悟到了，相信屬于你的風(fēng)景就在下一個(gè)拐彎處。10、有些事想開了，你就會(huì)明白，在世上，你就是你，你痛痛你自己，你累累你自己，就

17、算有人同情你，那又怎樣，最后收拾殘局的還是要靠你自己。11、人生的某些障礙，你是逃不掉的。與其費(fèi)盡周折繞過去，不如勇敢地攀登，或許這會(huì)鑄就你人生的高點(diǎn)。12、有些壓力總是得自己扛過去，說出來就成了充滿負(fù)能量的抱怨。尋求安慰也無濟(jì)于事，還徒增了別人的煩惱。13、認(rèn)識(shí)到我們的所見所聞都是假象，認(rèn)識(shí)到此生都是虛幻，我們才能真正認(rèn)識(shí)到佛法的真相。錢多了會(huì)壓死你，你承受得了嗎?帶，帶不走，放，放不下。時(shí)時(shí)刻刻發(fā)悲心，饒益眾生為他人。14、夢想總是跑在我的前面。努力追尋它們，為了那一瞬間的同步，這就是動(dòng)人的生命奇跡。15、懶惰不會(huì)讓你一下子跌倒，但會(huì)在不知不覺中減少你的收獲;勤奮也不會(huì)讓你一夜成功，但會(huì)在

18、不知不覺中積累你的成果。人生需要挑戰(zhàn)，更需要堅(jiān)持和勤奮!16、人生在世：可以缺錢，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盜名;可以低落，但不能墮落;可以放松，但不能放縱;可以虛榮，但不能虛偽;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪蕩;可以生氣，但不能生事。17、人生沒有筆直路，當(dāng)你感到迷茫、失落時(shí)，找?guī)撞窟@種充滿正能量的電影，坐下來靜靜欣賞，去發(fā)現(xiàn)生命中真正重要的東西。18、在人生的舞臺(tái)上，當(dāng)有人愿意在臺(tái)下陪你度過無數(shù)個(gè)沒有未來的夜時(shí)，你就更想展現(xiàn)精彩絕倫的自己。但愿每個(gè)被努力支撐的靈魂能吸引更多的人同行。第41頁，共42頁。1、想要體面生活，又覺得打拼辛苦

19、；想要健康身體，又無法堅(jiān)持運(yùn)動(dòng)。人最失敗的，莫過于對(duì)自己不負(fù)責(zé)任，連答應(yīng)自己的事都辦不到，又何必抱怨這個(gè)世界都和你作對(duì)？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出足夠的努力。2、時(shí)間是最公平的，活一天就擁有24小時(shí)，差別只是珍惜。你若不相信努力和時(shí)光，時(shí)光一定第一個(gè)辜負(fù)你。有夢想就立刻行動(dòng)，因?yàn)楝F(xiàn)在過的每一天，都是余生中最年輕的一天。3、無論正在經(jīng)歷什么，都請(qǐng)不要輕言放棄，因?yàn)閺膩頉]有一種堅(jiān)持會(huì)被辜負(fù)。誰的人生不是荊棘前行，生活從來不會(huì)一蹴而就，也不會(huì)永遠(yuǎn)安穩(wěn)，只要努力，就能做獨(dú)一無二平凡可貴的自己。4、努力本就是年輕人應(yīng)有的狀態(tài)，是件充實(shí)且美好的事，可一旦有了表演的成分，就會(huì)顯得廉價(jià)，努力，不該

20、是為了朋友圈多獲得幾個(gè)贊，不該是每次長篇贅述后的自我感動(dòng)，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不過是：但行好事，莫問前程。愿努力，成就更好的你！5、付出努力卻沒能實(shí)現(xiàn)的夢想，愛了很久卻沒能在一起的人，活得用力卻平淡寂寞的青春，遺憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔軟的心智、讓我們懂得累積時(shí)間的力量；那些孤獨(dú)沉寂的時(shí)光，讓我們學(xué)會(huì)守候內(nèi)心的平和與堅(jiān)定。那些脆弱的不完美，都會(huì)在努力和堅(jiān)持下，改變模樣。6、人生中總會(huì)有一段艱難的路，需要自己獨(dú)自走完，沒人幫助，沒人陪伴，不必畏懼，昂頭走過去就是了，經(jīng)歷所有的挫折與磨難，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己遠(yuǎn)比想象中要強(qiáng)大得多。多走彎路，才會(huì)找到捷徑，經(jīng)歷也是人生，修煉一顆強(qiáng)

21、大的內(nèi)心，做更好的自己！7、“一定要成功”這種內(nèi)在的推動(dòng)力是我們生命中最神奇最有趣的東西。一個(gè)人要做成大事，絕不能缺少這種力量，因?yàn)檫@種力量能夠驅(qū)動(dòng)人不停地提高自己的能力。一個(gè)人只有先在心里肯定自己，相信自己，才能成就自己！8、人生的旅途中，最清晰的腳印，往往印在最泥濘的路上，所以，別畏懼暫時(shí)的困頓，即使無人鼓掌，也要全情投入，優(yōu)雅堅(jiān)持。真正改變命運(yùn)的，并不是等來的機(jī)遇，而是我們的態(tài)度。9、這世上沒有所謂的天才，也沒有不勞而獲的回報(bào)，你所看到的每個(gè)光鮮人物，其背后都付出了令人震驚的努力。請(qǐng)相信，你的潛力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有爆發(fā)出來，不要給自己的人生設(shè)限，你自以為的極限，只是別人的起點(diǎn)。寫給渴望突破瓶頸、實(shí)現(xiàn)快速跨越的你。10、生活中，有人給予幫助，那是幸運(yùn)，沒人給予幫助，那是命運(yùn)。我們要學(xué)會(huì)在幸運(yùn)青睞自己