公司舉辦大型活動(dòng)操作指引(一稿)

1、炎帝生物大型活動(dòng)操作指引目錄一、指引說(shuō)明 二、適用范圍 三、活動(dòng)組織流程 （一）事前準(zhǔn)備 （二）事中管控 （三）事后評(píng)估 四、注意事項(xiàng)一）工作小組任務(wù)分配表二）會(huì)場(chǎng)布置方案五、工具表單樣板（設(shè)計(jì)中）（一）邀請(qǐng)函 （二）座席卡 （三）簽到表（四）車(chē)輛分 配表 （五）用餐分配表 （六）住宿分配表 （七）路徑指向牌（八） 活動(dòng)綜合流程表（簡(jiǎn)版，詳版，含人員分工、預(yù)算、物資總結(jié)） （九）車(chē)輛標(biāo)識(shí)卡 （十）會(huì)后感謝函 （十一） 意見(jiàn)反饋表 （十二） 活動(dòng)指南（吃喝玩樂(lè)行，待定）一、指引說(shuō)明為適應(yīng)公司及市場(chǎng)迅猛發(fā)展需要下的活動(dòng)規(guī)劃要求，掌 握大型活動(dòng)的各項(xiàng)流程，更好地完成公司所有大型活動(dòng)的管 理實(shí)施、服務(wù)

2、保障工作，特編寫(xiě)了炎帝生物大型活動(dòng)操作 指引供大家參考，內(nèi)容主要包含組織大型活動(dòng)中（ 事前準(zhǔn) 備，事中管控， 事后評(píng)估 ）各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化工作及相關(guān)注意事項(xiàng)。 并作為公司會(huì)務(wù)手冊(cè)的補(bǔ)充。因各種主客觀原因所限， 內(nèi)容仍須完善。凡遇到計(jì)劃趕不上變化的情況，活動(dòng)組織者 須加強(qiáng)溝通，因地制宜，應(yīng)變有方。注：大型活動(dòng)指 400 人參與者以上的為界限，涵蓋招商 培訓(xùn)、新品發(fā)布、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、紀(jì)念慶典、公益聯(lián)動(dòng)等各項(xiàng)綜 合性項(xiàng)目活動(dòng)的組合。 （ 2013 年度暫定為貫穿“百年樹(shù)人” 系列公益主題， 1.12 啟動(dòng)， 2.22 祭典， 4.1 公益行， 5.25 八周年， 12.26 獲牌二周年暨毛澤東誕辰 120 周

3、年）二、適用范圍本指引適用于公司及市場(chǎng)舉辦大型活動(dòng)?，F(xiàn)階段暫定總公司所在地株洲之活動(dòng)場(chǎng)所要求：場(chǎng)地規(guī)格規(guī)模人數(shù)可選地點(diǎn)場(chǎng)地成本高規(guī)格400株洲電視臺(tái)二號(hào)演播廳8 萬(wàn)，含水電 空調(diào)攝像較高規(guī)格400-700高新區(qū)大禮堂2 萬(wàn)，含水電 空調(diào)一般規(guī)格1000 以下公司辦公大 樓四樓綜合 多功能會(huì)場(chǎng)日常維護(hù)成本較高規(guī)格1000-2000南車(chē)體育館11 萬(wàn)，自建舞 臺(tái)燈光音響較高規(guī)格2000-10000株洲體育中心羽毛球館21 萬(wàn)，自建舞 臺(tái)燈光音響， 不含空調(diào)費(fèi)三、活動(dòng)組織流程一）事前準(zhǔn)備（提前兩個(gè)月或一個(gè)月籌劃準(zhǔn)備）1、確定活動(dòng)主題及規(guī)模 （一般提前 2 月，至少提前 1 個(gè)月，含確定活動(dòng)名 稱；活

4、動(dòng)規(guī)模及規(guī)格；時(shí)間與會(huì)場(chǎng)會(huì)期；人員組織架構(gòu)；還要明確活動(dòng)所需設(shè)備 工具；如何安排食住行等）2、策劃活動(dòng)方案，包括人員分工物資要求及經(jīng)費(fèi)預(yù)算 （至少前四周落實(shí)， 部分臨時(shí)以簽呈形式體現(xiàn)，發(fā)放相關(guān)項(xiàng)目人員）樣板工具3、尋找合作伙伴和考察場(chǎng)地 （活動(dòng)前四周執(zhí)行，有預(yù)案場(chǎng)地最佳）4、第一次動(dòng)員會(huì)議 （活動(dòng)前四周，調(diào)整活動(dòng)流程）5、發(fā)布活動(dòng)通知并處理回執(zhí) （活動(dòng)前三周，非正式的可適當(dāng)提前通告）6、各小組準(zhǔn)備活動(dòng)物件工具文稿材料 （活動(dòng)前三周）7、與活動(dòng)合作方簽約，如場(chǎng)地、舞臺(tái)、節(jié)目等簽約 （活動(dòng)前三周，依據(jù)實(shí) 際情況可適當(dāng)調(diào)整）8、第二次動(dòng)員大會(huì) （活動(dòng)前兩周，跟進(jìn)、調(diào)整、明確）9、布置活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng) （前一

5、周，如需搭舞臺(tái)至少提前四天，在公司舉辦至少提 早半天進(jìn)行）10、現(xiàn)場(chǎng)檢查驗(yàn)收11、行前最后動(dòng)員 （活動(dòng)前兩天，依情況而定）12、活動(dòng)彩排 （最好有兩次以上）一）事前準(zhǔn)備項(xiàng)目確定事項(xiàng)備注1、明確活動(dòng)主題規(guī)模根據(jù)上級(jí)指示及市場(chǎng)發(fā)展，活動(dòng)統(tǒng)籌組詳細(xì)了解活 動(dòng)的需求，確定活動(dòng)名稱、活動(dòng)規(guī)模規(guī)格，為建立 初步議案作準(zhǔn)備協(xié)調(diào)活動(dòng)各方關(guān)系，整合活動(dòng)所有資源，根據(jù)活動(dòng)最好提前兩個(gè)月開(kāi)一次項(xiàng) 目預(yù)備會(huì)。 人員是活動(dòng)統(tǒng)籌 及策劃人員。 擬定初案， 落 實(shí)班子， 加強(qiáng)溝通， 責(zé)任到 位，至少提早一個(gè)月，在活公關(guān)需求，進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，達(dá)到活動(dòng)最佳效果。動(dòng)前四周完成2、策劃活動(dòng)方案，做預(yù)算目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型

6、人數(shù)） 、地點(diǎn)、 活動(dòng)議程、小組分配、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、 各項(xiàng)環(huán)節(jié)推進(jìn)時(shí)間。預(yù)算的內(nèi)容包括：交通費(fèi)用 2）住宿費(fèi)用 3）餐飲費(fèi)用 4）物料費(fèi)用5）節(jié)目費(fèi)用 6）其他費(fèi)用（參考模版）組別設(shè)置主要分為：1. 活動(dòng)前四周初案必須出 爐，不斷修正。2. 紀(jì)念品類別至少提前四 周請(qǐng)企劃部選擇設(shè)計(jì)敲定。3. 要求活動(dòng)參與人員具有： 全局意識(shí)、客戶意識(shí)、補(bǔ)位 意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、溝通意識(shí)、 創(chuàng)新意識(shí)。并要設(shè)定責(zé)任負(fù)責(zé)制。 有獎(jiǎng) 有罰。4. 各組設(shè)立正副組長(zhǎng)。 由低 到高、逐級(jí)負(fù)責(zé)：組員副 組長(zhǎng)組長(zhǎng)副總指揮 總指揮（活動(dòng)統(tǒng)籌組）5. 視活動(dòng)復(fù)雜程度， 可酌情 將某些組別， 如接待組和會(huì) 務(wù)組分拆成一二組。

7、 接待組 可增設(shè)報(bào)到組具體安排見(jiàn)下表 A。3、尋找合作伙伴及 活動(dòng)場(chǎng)地勘察評(píng)估若要增強(qiáng)活動(dòng)效果，就要尋找包括舞臺(tái)搭建、音響 1.燈光、攝影攝像、節(jié)目表演、商務(wù)禮儀等方面專業(yè) 的服務(wù)商，作為合作伙伴?；顒?dòng)場(chǎng)地勘察由會(huì)務(wù)組與策劃組確認(rèn)以下事情1. 照片拍攝2. 現(xiàn)場(chǎng)丈量3. 活動(dòng)人數(shù)確認(rèn)與座次評(píng)估4. 依據(jù)內(nèi)外格局分布圖，確立座位。5. 各場(chǎng)地報(bào)價(jià)比較6. 場(chǎng)內(nèi)外消防通道的檢驗(yàn)（最好消防保安同行踩點(diǎn)）1. 此工作在活動(dòng)前四周進(jìn) 行?？沙掷m(xù)兩周， 兩周前必須 確定。2. 如活動(dòng)地點(diǎn)在公司以外， 安排活動(dòng)會(huì)務(wù)組與策劃組 代表到活動(dòng)目的地考察相 關(guān)活動(dòng)場(chǎng)地（住宿酒店） 、 環(huán)境、交通車(chē)輛及會(huì)展設(shè)備 細(xì)節(jié)

8、等，并在此階段與服務(wù) 商就服務(wù)項(xiàng)目、流程、推進(jìn) 計(jì)劃、價(jià)格等內(nèi)容深入探 討，明確雙方的責(zé)任義務(wù)。4、第一次動(dòng)員大會(huì)內(nèi)部召開(kāi)第一次活動(dòng)，明確分組，布置任務(wù)。1. （備選）場(chǎng)地介紹及討論2. 流程（表演）說(shuō)明3. 工作分配， 告知各組責(zé)任與溝通， 與各小組長(zhǎng)落 實(shí)細(xì)節(jié)， 訂出時(shí)間進(jìn)度表。 第二次動(dòng)員會(huì)小組長(zhǎng) 必須匯報(bào)進(jìn)度。4. 最好能有合作方及經(jīng)銷(xiāo)商代表參與的擴(kuò)大會(huì)議會(huì)議需要達(dá)到目的：1會(huì)后初步確認(rèn)流程規(guī)劃2. 節(jié)目規(guī)劃（一定要與節(jié)目組或經(jīng)銷(xiāo)商開(kāi)會(huì)討論）* 音樂(lè)與視頻的確認(rèn)* 舞臺(tái)燈光的確認(rèn)* 節(jié)目?jī)?nèi)容確認(rèn)3. 主持人確認(rèn)1活動(dòng)前四周擇日動(dòng)員， 各組長(zhǎng)確認(rèn)后開(kāi)首度動(dòng)員 會(huì)。并且在經(jīng)銷(xiāo)商中選取積 極

9、領(lǐng)導(dǎo)參與。 會(huì)議精神要求 各組長(zhǎng)傳達(dá)到位。5、向市場(chǎng)發(fā)布信 息、向貴賓、市場(chǎng) 領(lǐng)袖發(fā)放邀請(qǐng)函并 做好回執(zhí)處理活動(dòng)邀請(qǐng)函內(nèi)容：1. 前言（活動(dòng)意義）2. 會(huì)議日程3. 注意事項(xiàng)前三周發(fā)出。1、信息發(fā)布 1）信息發(fā)布形式：包括印 刷品 （ 包括邀請(qǐng)信函、組織4. 報(bào)名（活動(dòng)場(chǎng)地）地點(diǎn)及電話5. 費(fèi)用及標(biāo)準(zhǔn)6. 回執(zhí)（企劃設(shè)計(jì)，形成標(biāo)準(zhǔn)參考樣板）活動(dòng)信息發(fā)出后，注意接待組專人進(jìn)行回執(zhí)處理。1回執(zhí)處理包括的信息有：明確的人數(shù)、職務(wù)、性 別、聯(lián)系方式、有效證件號(hào)碼、預(yù)計(jì)到達(dá)目的地時(shí) 間、迎送要求等。2回執(zhí)可以有多種形式，包括：傳真、信函、電子 郵件、網(wǎng)絡(luò)回執(zhí)或者電話。3確認(rèn)回執(zhí)有效后， 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 然后

10、進(jìn)行資源分配， 包括活動(dòng)座位、接送站、資料禮品、酒店住宿等相 關(guān)事宜的安排。文件、活動(dòng)通知 ） 、電子郵 件、 印刷媒介公告、 電子媒 介公告等幾種形式。2、確認(rèn)回執(zhí)后通知參會(huì)者1）確認(rèn)會(huì)務(wù)費(fèi)用以及其他 需確認(rèn)的事項(xiàng)， 發(fā)出確認(rèn)通 知。2）發(fā)出確切地點(diǎn)、時(shí)間、 議程、簽到程序及會(huì)展注意 事項(xiàng)等。3）要考慮到參與者的特殊 要求，譬如家屬、隨行人員、 保健要求、交通代理、飲食 習(xí)慣、住宿要求等。6、活動(dòng)物資準(zhǔn)備與采購(gòu)策劃組擬定工作分配表，發(fā)放相關(guān)組別 各組組長(zhǎng)需檢視（策劃組要逐一見(jiàn)面確認(rèn)） 訂出時(shí)間進(jìn)度表如以下資料： （相應(yīng)工具表單樣式見(jiàn)后）1. 門(mén)票印制與紀(jì)念品的準(zhǔn)備（無(wú)則省略） 確認(rèn)票價(jià)、日期

11、時(shí)間確認(rèn)、場(chǎng)地確認(rèn) （企劃設(shè)計(jì)樣板套用）2. 當(dāng)月促銷(xiāo)與獎(jiǎng)勵(lì) DM單張3. 資料袋或贈(zèng)品物資申請(qǐng)（無(wú)則省略）4. 舞臺(tái)道具（表演、頒獎(jiǎng)、海報(bào)等）5. 會(huì)場(chǎng)桌椅、電腦與 ppt 、視頻、音頻資料6. 鮮花、胸花、桌巾、托盤(pán)（頒獎(jiǎng)表彰用）7. 對(duì)講機(jī)、隔離圍欄等8. 其他道具與物資 9主持人、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿件10. 活動(dòng)內(nèi)外場(chǎng)地的平面布局圖，具體看備注。11. 活動(dòng)舞臺(tái)效果圖 *請(qǐng)策劃組實(shí)際丈量活動(dòng)會(huì)場(chǎng)并規(guī)劃布置 *設(shè)計(jì)舞臺(tái)效果規(guī)劃活動(dòng)內(nèi)場(chǎng)平面圖 （策劃 組向會(huì)場(chǎng)方索?。?. 領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓座位表* 官員請(qǐng)向外事部或公司 領(lǐng)導(dǎo)如黃董確認(rèn)* 經(jīng)銷(xiāo)商請(qǐng)向市場(chǎng)負(fù)責(zé)人 確認(rèn)2. 觀眾座位分配表* 請(qǐng)與市場(chǎng)部確認(rèn)（

12、印于 票面或現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度） 3. 內(nèi)場(chǎng)人員配置說(shuō)明* 請(qǐng)企劃部配置人手與人 數(shù)* 人員調(diào)度由場(chǎng)內(nèi)接待組 負(fù)責(zé)活動(dòng)外場(chǎng)平面圖 （策劃組向 會(huì)場(chǎng)方索取原始資料再加 工）1. 報(bào)到處設(shè)立2. 入口查票處設(shè)立3. 進(jìn)場(chǎng)動(dòng)線規(guī)劃4. 其他活動(dòng)點(diǎn)設(shè)立后勤安排：根據(jù)市場(chǎng)要求提前制 作好 分房表、用餐表和行車(chē)人員 表單。行政部配合： 參會(huì)人員的吃住行規(guī)劃與籌備1. 餐票的預(yù)售2. 用餐規(guī)劃3. 住宿規(guī)劃7、與合作方及活動(dòng) 場(chǎng)地簽約完畢預(yù)算規(guī)劃1. 現(xiàn)金借款（ 8-10 萬(wàn)） 各項(xiàng)合同簽訂與付首款 如:1. 舞臺(tái)搭建時(shí)間確認(rèn)2. 音響燈光就位時(shí)間確認(rèn)3. 表演節(jié)目時(shí)間確認(rèn)提前二至三周完成。 簽約注意事項(xiàng)：8、第二次

13、動(dòng)員大會(huì)1. 流程表調(diào)整與確認(rèn)2. 主持人演講草稿撰寫(xiě)確認(rèn)1. 必須在活動(dòng)前兩周擇日 進(jìn)行。各分組長(zhǎng)報(bào)告進(jìn)度，3. 工作進(jìn)度確認(rèn)4確認(rèn)各組狀況5. 參與人數(shù)統(tǒng)計(jì)確認(rèn)注：著重于流程表調(diào)整與微調(diào) 主持人演講草稿微調(diào)驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行情況。2. 各小組若規(guī)劃不清楚處 請(qǐng)?jiān)诒緯?huì)中提出或事后跟 進(jìn)3. 會(huì)后細(xì)節(jié)處需要由策劃 組去與各小組落實(shí)， 若該項(xiàng) 工作未能落實(shí)， 策劃組與該 小組成員共同承擔(dān)責(zé)任9、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置依據(jù)場(chǎng)內(nèi)場(chǎng)外規(guī)劃圖布置進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)微調(diào)公司四樓布局圖可參照相 關(guān)樣板。 依照不同活動(dòng)主題 選擇不同版本。10、現(xiàn)場(chǎng)檢查驗(yàn)收提前兩天進(jìn)行踩點(diǎn)（同期提前預(yù)彩排） 熟悉環(huán)境檢查工作： 會(huì)務(wù)檢查清單：1、 會(huì)議議程

14、及主持人2、 會(huì)議地點(diǎn)3、 會(huì)場(chǎng)布置4、 可容納出席人數(shù)5、 出席者座次安排6、 是否準(zhǔn)備座席卡。7、 是否安排出席人員往返交通工具8、 有無(wú)資料隨會(huì)附贈(zèng)，是否要與會(huì)者準(zhǔn)備資 料，份數(shù)多少。9、 準(zhǔn)備哪些必要的輔助視聽(tīng)器材10、 是否準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書(shū)機(jī)、訂 書(shū)針、膠帶紙等11、 準(zhǔn)備活動(dòng)場(chǎng)所周邊位置圖 （行車(chē)線路、 洗手間、茶水間、休息室、餐廳等）12、 其他：是否有少數(shù)民族、外賓、是否 需要翻譯，是否吃齋，是否邀約媒體參加 等熟悉各自接頭人 檢查驗(yàn)收購(gòu)物及準(zhǔn)備工作注意落實(shí)或檢驗(yàn)以下幾個(gè)方面： 緊急事件處理： 1.緊急醫(yī)療設(shè)置 建立緊急醫(yī)療點(diǎn)， 準(zhǔn)備 常用醫(yī)藥箱2.衛(wèi)生問(wèn)題 飲食衛(wèi)生 環(huán)

15、境衛(wèi)生3.防火 印制防火單張或手冊(cè)， 告知逃生步驟 會(huì)場(chǎng)預(yù)留逃生疏散通 道并設(shè)置指示牌 防盜竊 重要國(guó)際活動(dòng)期間， 要 求地方政府加強(qiáng)警力， 避免發(fā)生盜竊事件 書(shū)面資料告知與會(huì)者盡量 減少到人多復(fù)雜的地方4.簽證問(wèn)題 海外性質(zhì)的活動(dòng)或重 要的港澳臺(tái)及外賓， 更 要注意簽證的問(wèn)題11、行前最后動(dòng)員組別人員責(zé)任的進(jìn)度最后確認(rèn)，特別安排經(jīng)銷(xiāo)商部分和分公司人員的臨時(shí)任務(wù)12、活動(dòng)彩排（最好有兩次以上） 第一次預(yù)彩排：除廠商與表演團(tuán)體外所有組別請(qǐng)到 位彩排第二次正式彩排： 人員設(shè)備齊全1. 主持人2. 音控、燈光（廠商與公司人員）3. 禮儀小姐走位4. 表演團(tuán)體5. 物資準(zhǔn)備（燈光或攝像走位可簡(jiǎn)易彩排）

16、 包括參會(huì)經(jīng)銷(xiāo)商及獲獎(jiǎng)人員彩排）事中管控項(xiàng)目確定事項(xiàng)備注1、接站（機(jī)）1.活動(dòng)報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站。2.人員及車(chē)輛安排。3.領(lǐng)導(dǎo)、專家由會(huì)務(wù)統(tǒng)一安排， 專人專車(chē)接送。2、簽到處點(diǎn)知，1.活動(dòng)地點(diǎn)外（如公司大堂） 設(shè)報(bào)到處、 咨詢 。2.報(bào)到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名等相關(guān)詳細(xì)資料。3.提醒貴重品寄存、 保管好個(gè)人財(cái)物。 傳達(dá)通 發(fā)放房卡、活動(dòng)資料等。4.引導(dǎo)入住，及時(shí)發(fā)放活動(dòng)流程表單。5.簽到會(huì)場(chǎng) 24 小時(shí)有專職人員值班。3、活動(dòng)控場(chǎng)發(fā)生1.會(huì)場(chǎng)布置，安排與會(huì)人員入場(chǎng)。2.提供活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。3.保證流程順利進(jìn)行， 及時(shí)解決活動(dòng)期間臨時(shí) 問(wèn)題。4.統(tǒng)計(jì)用餐人數(shù)并安排用餐。5.安排會(huì)前會(huì)后參觀或其它活

17、動(dòng)。6. 人員離場(chǎng)及車(chē)輛調(diào)配安排?；顒?dòng)后須做到： 1、及時(shí)清理會(huì)場(chǎng) 2、負(fù)責(zé)收回會(huì)務(wù)物品， 清點(diǎn)數(shù)目 3、將當(dāng)天活動(dòng)照片、 攝 像片段傳入電腦，命好 文件名做好備份。1、2、3、項(xiàng)目確定事項(xiàng)備注1、意見(jiàn)收集1.發(fā)放回收意見(jiàn)書(shū)， 總結(jié)、評(píng)估服務(wù)的意見(jiàn)反 饋活動(dòng)后的資料收集， 酌情制作活動(dòng)通訊錄、 花名冊(cè)和活動(dòng)攝像回顧資料2.活動(dòng)資料、 領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、 新聞 報(bào)道資料的匯總總結(jié)。定期回訪和發(fā)布最新 資訊2、賬務(wù)結(jié)算1.列出活動(dòng)結(jié)算清單包括活動(dòng)的實(shí)際參與人數(shù)、天數(shù)、實(shí) 際用餐人數(shù)、用餐標(biāo)準(zhǔn)、活動(dòng)人數(shù)及 活動(dòng)期間其它費(fèi)用開(kāi)支。2快捷、準(zhǔn)確無(wú)誤地提供活動(dòng)過(guò)程中的詳細(xì)（三）事后評(píng)估： 撰寫(xiě)活動(dòng)紀(jì)

18、要，完善宣傳文稿，宣傳報(bào)道（結(jié)合網(wǎng)絡(luò)平面媒介發(fā)布） 文書(shū)資料工具立項(xiàng)歸檔?；顒?dòng)總結(jié)。反饋工作?；顒?dòng)費(fèi)用發(fā)生明細(xì)及說(shuō)明3.開(kāi)具發(fā)票：在費(fèi)用結(jié)算的同時(shí)結(jié)合實(shí)際情況 以及財(cái)務(wù)需要，開(kāi)據(jù)相關(guān)正規(guī)發(fā)票。4.結(jié)帳：核對(duì)各類單據(jù)3、活動(dòng)總結(jié)1.活動(dòng)后擇時(shí)開(kāi)總結(jié)會(huì)議，獎(jiǎng)罰分明?；?動(dòng)文件資料專人歸類建檔。 2.多余物資清點(diǎn)入庫(kù)，重復(fù)利用。補(bǔ)充：表 A：小組工作分配組別項(xiàng)目備注統(tǒng)籌組負(fù)責(zé)活動(dòng)各小組人員的工作安排、監(jiān)督，協(xié)調(diào)各個(gè)小組工作進(jìn)度。分總指揮與副總指揮。策劃組1. 舞臺(tái)與場(chǎng)地布置（服務(wù)廠商接洽）2. 活動(dòng)流程確認(rèn)3. 投影片與視頻等規(guī)劃及統(tǒng)籌（與市場(chǎng)部對(duì)接）4. 活動(dòng)執(zhí)行的控場(chǎng)5. 表演節(jié)目的洽談與確認(rèn)

19、（請(qǐng)相關(guān)部門(mén)或人員協(xié)助）1. 策劃組起到作為統(tǒng)籌組 的助手參謀的作用， 需明確 列出活動(dòng)所需物資， 由物資 組交待行政部采購(gòu)2. 明確規(guī)劃預(yù)算、場(chǎng)地、流 程3. 確定每個(gè)部門(mén)的進(jìn)度， 與 召開(kāi)進(jìn)度活動(dòng)物資組場(chǎng)內(nèi)及場(chǎng)外物資 對(duì)講機(jī)、電池、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、桌椅、圍欄、海報(bào)易 拉寶、鮮花、胸花、禮花等1. 舞臺(tái)內(nèi)場(chǎng)組2. 外場(chǎng)組 （ 可交由會(huì)務(wù)組處 理）會(huì)務(wù)組活動(dòng)前后 餐次（報(bào)餐）、車(chē)次、住宿問(wèn)題協(xié)調(diào)統(tǒng)計(jì)，門(mén)票發(fā)放 統(tǒng)計(jì)場(chǎng)內(nèi) 會(huì)場(chǎng)導(dǎo)引、秩序維護(hù)場(chǎng)外報(bào)到、文宣品發(fā)放（兌換） 、秩序維護(hù)（動(dòng)線規(guī)劃）1. 會(huì)務(wù)統(tǒng)籌組 負(fù)責(zé)整體的會(huì)務(wù)統(tǒng)籌2. 場(chǎng)內(nèi)會(huì)務(wù)組 包含禮儀小姐與貴賓引 導(dǎo)3. 場(chǎng)外會(huì)務(wù)組 報(bào)到、物資發(fā)放

20、與導(dǎo)引接待一組活動(dòng)前后 餐次準(zhǔn)備、車(chē)次接送、住宿問(wèn)題協(xié)調(diào)統(tǒng)計(jì)，門(mén)票發(fā) 放統(tǒng)計(jì)，會(huì)場(chǎng)秩序維護(hù)負(fù)責(zé)餐次、 交通及旅館的預(yù) 定，活動(dòng)物資采購(gòu)1） 餐飲管理 統(tǒng)計(jì)就餐人員數(shù) 量顯示就餐人員身份 每一會(huì)議就餐人員單次就 餐產(chǎn)生結(jié)算報(bào)表2） 住宿管理 住宿人員統(tǒng)計(jì) 住宿人員安排情況3） 相關(guān)會(huì)議用品管理，與會(huì)人員需求用品統(tǒng)計(jì)， 與 會(huì)人員需求用品發(fā)放財(cái)務(wù)組協(xié)助發(fā)售餐票與餐票的制作。 資金的調(diào)度與支付，報(bào)單管理安排含財(cái)務(wù)與結(jié)算接待二組1. 領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓名單確立（含座次分配與臺(tái)卡姓名卡 的跟進(jìn)準(zhǔn)備），做好邀約及回執(zhí)通知。2. 領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓的交通與吃住跟進(jìn)3. 活動(dòng)內(nèi)場(chǎng)的導(dǎo)引4. 活動(dòng)外場(chǎng)的導(dǎo)引5. 頒獎(jiǎng)?wù)叩拿麊未_

21、定 6參與活動(dòng)人數(shù)確定。音控?zé)艄饨M1. 清楚了解流程與所需的多媒體準(zhǔn)備2. 確認(rèn)與準(zhǔn)備流程所需的音樂(lè)視頻與投影片 （含表演、頒獎(jiǎng)等）3. 測(cè)試與熟悉會(huì)場(chǎng)設(shè)備與企劃部及市場(chǎng)部對(duì)接所 需的相關(guān)多媒體文件表 B：會(huì)場(chǎng)布置方案根據(jù)場(chǎng)地、人數(shù)、位置合理安排會(huì)場(chǎng)1、劇院式： 在會(huì)議廳內(nèi)面向講臺(tái)擺放一排排座椅，中間留有較寬的過(guò)道。特點(diǎn)：最大程度地?cái)[放座椅，最大限度地將空間利用起來(lái)，在有限的空間里可以最大限度容納人 數(shù)；但參會(huì)者沒(méi)有地方放資料，也沒(méi)有桌子可用來(lái)記筆記。適用于新聞發(fā)布會(huì)、論壇、辯論會(huì)、啟動(dòng)儀式等。 作為參會(huì)人員比較多的情況下，場(chǎng)地布置的首選。2、課桌式：會(huì)議室內(nèi)將桌椅按排端正擺放或成“V ”型擺放，按教室式布置會(huì)議室，每個(gè)座位的空間將根據(jù)桌子的大小而有所不同。此種桌型擺設(shè)可針對(duì)會(huì)議室面積和觀眾人數(shù)在安排布置上有一定的靈活性；參會(huì)者可以有放置資 料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數(shù)。適用于論壇、新聞發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)等等，這種形式便于聽(tīng)眾作記錄。3、宴會(huì)式（圍桌式） ：適用于中式宴會(huì)，如答謝會(huì)、招待會(huì)、茶話會(huì)等6、雞尾酒會(huì)式：以酒會(huì)式擺桌，只