RL系列電話錄音系統(tǒng)簡介

編號：時間：2021年x月x日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第頁RL系列電話錄音系統(tǒng)產(chǎn)品說明2001年11月16日

TOC\o"1-3"\h\z系統(tǒng)簡介 2一、基本功能 2二、技術(shù)參數(shù) 3系統(tǒng)安裝 4一、硬件安裝 41.1微機 41.2錄音卡 41.3加密狗 61.4連線 7二、軟件安裝 7軟件操作 7一、系統(tǒng)啟動 7二、基本操作 82.1主窗口說明 82.2模塊功能 9系統(tǒng)簡介當(dāng)基于法律需求或其他原因，需要保留電話通訊過程的錄音時，配備一套完善的電話錄音系統(tǒng)便顯得極為重要。如何準(zhǔn)確無誤的保留電話錄音以及如何高質(zhì)量的、方便的查聽錄音記錄，均是系統(tǒng)設(shè)計面臨的重要課題。RL系列系列電話錄音系統(tǒng)，是本公司憑借多年來在語音技術(shù)方面的專業(yè)經(jīng)驗，使用最新數(shù)字電子技術(shù)，輔以現(xiàn)今為止最先進(jìn)的電腦及Windows軟件所設(shè)計完成的一套整合性系統(tǒng)，它可以同時對多路電話通話進(jìn)行錄音、監(jiān)聽和查詢。系統(tǒng)可選讀寫光盤作為備份，容量大，可靠性高。RL系列系列電話錄音系統(tǒng)可廣泛的應(yīng)用于商業(yè)電話錄音，電力調(diào)度錄音，熱線服務(wù)電話錄音，投訴電話錄音，關(guān)鍵崗位電話錄音，傳呼臺錄音，金融證券錄音，公安報警錄音,安全部門的監(jiān)聽電話，航空、鐵路、交通運輸調(diào)度錄音及各行業(yè)的生產(chǎn)調(diào)度錄音。一、基本功能流行的Windows98/NT/2000操作環(huán)境。單機系統(tǒng)最多64線電話同時錄音。錄音、監(jiān)聽對通話雙方?jīng)]有任何影響?？蓪崟r監(jiān)聽每一條線路的通話內(nèi)容，并可實時調(diào)節(jié)音量?？梢愿鶕?jù)任意給定的條件對錄音、備份資料進(jìn)行快速、簡潔的回放查聽。多個用戶可以在多臺電腦使用聲卡對錄音資料根據(jù)任意給定條件進(jìn)行回放查聽與備份。系統(tǒng)具有自動同步雙備份功能。也可以通過系統(tǒng)手工備份到您想要保存的目錄或磁帶轉(zhuǎn)錄?？梢酝暾臋z測并記錄所有外撥電話號碼與來電顯示號碼。強大的電話管理功能，可以對所有的撥入、撥出電話進(jìn)行清單列表、打印、匯總、分組等。系統(tǒng)具有自動增益功能，可以自動調(diào)節(jié)通話雙方的音量，而不至于聲音太小。所有談話內(nèi)容錄為WINDOWSWAV格式，可以在任意WINDOWS電腦中播放。可以設(shè)置多達(dá)6個盤（可以是硬盤、分區(qū)或網(wǎng)絡(luò)映射盤）自動循環(huán)錄音。錄音啟動方式靈活，具有壓控、鍵控、聲控三種啟動方式。錄音起始時間可以靈活設(shè)置，可以是一段時間內(nèi)錄音，也可以是每天24小時錄音。提供多種壓縮率，滿足不同用戶的需要，20G的硬盤最多可以保存3500多個小時。線路適用于電話外線、分機內(nèi)線、ISDN引出的模擬線、無線對講機的音頻輸出線等。當(dāng)系統(tǒng)的硬盤將滿時，系統(tǒng)將自動清除最先錄音的資料，以保證系統(tǒng)可以常年不間斷運行。方向判別?？梢耘袆e出呼叫方向，如呼入還是撥出。系統(tǒng)具有18種權(quán)限，可以滿足不同行業(yè)的需要。報警功能。當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)異常時（斷線等），系統(tǒng)會通過語音及屏幕提示報警。系統(tǒng)具有完整的操作日志，可以記錄對系統(tǒng)的所有操作。二、技術(shù)參數(shù)錄音輸入阻抗 直流>=470K歐姆 交流（1000HZ時）>=10K歐姆隔離阻抗腳直流均>=470K歐姆隔離耐壓>=500VDC錄音格式：CCITTuLAW，IMA-ADPCM,GSM格式的WINDOWSWAV文件數(shù)據(jù)速率：64K/32K/13.6k全通道信噪比>=42dB頻響300~3400HZ放音輸出功率>=0.5W全通道失真<5%硬盤容量(若20G可存放32K壓縮速率數(shù)據(jù)通道1400小時)

系統(tǒng)安裝一、硬件安裝本錄音系統(tǒng)硬件由微機（工控機）、錄音卡、加密狗及連線組成。1.1微機奔騰以上電腦配置即可。1.24線與8線ISA接口錄音卡安裝錄音卡為本公司自行開發(fā)的成熟的專業(yè)錄音卡。錄音卡在安裝時，必須正確的配置中斷與地址。4線卡與8線卡的配置方法不同，下面分別介紹。FSK來電號碼(Caller_Id)FSK來電號碼(Caller_Id)接收模塊插座本地放音輸出插座本地放音輸出插座錄音輸入接口錄音輸入接口中斷跳線地址跳線中斷跳線地址跳線4線錄音卡本地放音插座中斷跳線地址跳線本地放音插座中斷跳線地址跳線錄音輸入接口錄音輸入接口使用地址跳線，選定每塊卡的I/O基地址，當(dāng)一機多卡時，各卡應(yīng)選用不同的基地址。注意：任何一塊卡的地址設(shè)置均不能和計算機中的其它卡（例如網(wǎng)卡，聲卡等）相沖突。4線卡和8線共有4種可選地址，其跳線方法如下圖：8線卡：240H260H240H260H340H360H(出廠設(shè)置）240H260H340H240H260H340H360H（出廠設(shè)置）使用中斷（IRQ）跳線，按下表選擇錄音卡所使用的中斷。特別注意，當(dāng)一機多卡時，各卡可以共享一個中斷，只能將其中任何一塊卡的中斷設(shè)為選定值，其余的卡必須設(shè)為OFF。8線卡和4線卡的中斷設(shè)置如下圖：IRQ12IRQ10IRQ5IRQ3OFF8線卡的FSK來電號碼接收功能采用擴(kuò)展插板的形式實現(xiàn)，如果要使用這一功能，請確保兩塊擴(kuò)展插板已插上。接錄音輸入線。8線錄音卡錄音輸入線分布（自上到下）：第七路第七路第八路第五路第六路第三路第四路第一路第二路插口1插口2插口3插口44線錄音卡錄音輸入線分布（自上到下）：第三路輸入第三路輸入第四路輸入第一路輸入插口1插口2插口3插口4第二路輸入將無源音箱或有音箱連接線插入本地放音輸出插座。注意：以上全部設(shè)置必須在微機電源關(guān)閉的情況下進(jìn)行。1.316線ISA接口錄音卡饋電電饋電電源輸入鈴流模塊插座16號模塊插座9-16路放音插座ST-BUSI/O地址跳線1-8路放音插座1號模塊插座放音輸出電話線接口饋電電源輸入插座I/O地址跳線固定片1.3.1使用地址跳線，確定語音卡占用的I/O基地址，語音卡將占用由基地址開始的連續(xù)16個I/O地址，當(dāng)在同一臺機器中插多塊語音卡時，各語音卡應(yīng)選用不同的基地址，并且所選用的基地址不能被微機中已安裝的其它設(shè)備（如網(wǎng)卡，聲卡）等占用。在WINDOWS95/98下可在設(shè)備管理器中查看哪些I/O地址已被占用。在NT下可用系統(tǒng)診斷器進(jìn)行查看。地址跳線方法如下表：123123123A1A2A3A1A2A3123A1A2A3240H

(出廠設(shè)置)260H340H360H123A1A2A3370H350H250H123A1A2A3A1A2A3123A1A2A3123A1A2A3123270H1.3.2 在電話線插座（RJ45），連接電話線或電話機，或者是其它輸入信號（錄音模塊），16線錄音卡共有4個RJ45插座，每個插座可以連接一條8芯線，每個口連接4個通道的線路。注意：內(nèi)線模塊與麥克風(fēng)錄音模塊絕對不能連接外線，否則可能導(dǎo)致?lián)p壞。從上到下每兩條線是一路。插口引腳分布如下圖：第第1路插口1第2路第3路第4路第5路插口2第6路第7路第8路第9路插口3第10路第11路第12路第13路插口4第14路第15路第16路1.3.3 選定語音卡所使用的中斷號（IRQ），16線錄音卡可以選用3，5，10，12這4個中斷中的一個，當(dāng)插多塊錄音卡時，各塊卡可以共享1個中斷，這時只有其中一塊卡申請中斷，其余的卡并不申請中斷。選定的中斷必須注意不能與其它設(shè)備沖突，查看中斷請求是否被占用的方式與查看I/O地址相同。16線錄音卡采用軟中斷跳線，即只要修改配置文件或初始化函數(shù)的調(diào)用參數(shù)即可指定所用的中斷號。選用中斷的注意事項：由于16線錄音卡不是即插即用設(shè)備，因此所選定的中斷號可能被其它即插即用設(shè)備所占用，導(dǎo)致沒有空閑的中斷可用。這時可以采取以下方法：在CMOS設(shè)置中，在PNP/PCICONFIGURATION選項下，將ResourcesControlledBy：選用manual（人工）設(shè)置。然后將選中的錄音卡中斷設(shè)定為LegacyISA（傳統(tǒng)的ISA設(shè)備）。這樣操作系統(tǒng)會把這個中斷保留給錄音卡使用（當(dāng)然必須保證沒有其它非即插即用設(shè)備占用，例如一些ISA的網(wǎng)卡，MODEM卡等）。另外如果語音卡可用的中斷號3，5，10，12都已被占用，則一般中斷3由COM2占用，可以在CMOS中DisableCOM2，則中斷3就可以使用了。1.4 PCI接口錄音卡PCI總線的顯著優(yōu)勢是可以使錄音卡成為即插即用（PNP）設(shè)備，安裝PCI錄音卡就象安裝PCI的聲卡、網(wǎng)卡一樣方便。用戶可以省去一大堆繁瑣的I/O地址和IRQ設(shè)置，并且不用擔(dān)心出現(xiàn)資源沖突而導(dǎo)致安裝失敗。1.5加密狗請將加密狗正確的插入計算機的并口中。1.6連線將錄音線的水晶插頭插入錄音卡的插座，聽到“搭”的一聲后表示已插好。將錄音線的另一端并接在需錄音的電話機上。放音用的音箱插頭插入第一卡的放音。二、軟件安裝對于WindowsNT4.0操作系統(tǒng)，請確認(rèn)系統(tǒng)已經(jīng)安裝了SP4與IE4.0以上的版本。運行SETUP.EXE，即可完成軟件安裝。當(dāng)安裝完畢首次運行錄音系統(tǒng)時，必須安照本操作手冊的說明設(shè)置錄音參數(shù)。設(shè)置工作路徑，同一盤符下只能設(shè)一個路徑。重新啟動本軟件。設(shè)置硬件，正確的設(shè)置中斷與基地址。中斷與基地址的軟件設(shè)置必須與硬件設(shè)置相同，中斷與基地址的配置不可以與系統(tǒng)中其他的硬件設(shè)置有沖突。重新啟動本軟件。當(dāng)由于某種原因需要重新安裝時，必須將原安裝路徑清除，否則可能出錯。系統(tǒng)建議錄音系統(tǒng)的電腦上只運行操作系統(tǒng)與錄音軟件。更多詳細(xì)安裝說明請參照《安裝與故障排除說明》。軟件操作一、系統(tǒng)啟動進(jìn)入WINDOWS操作系統(tǒng)后,選中錄音系統(tǒng)的圖標(biāo),鼠標(biāo)雙擊圖標(biāo)進(jìn)入錄音系統(tǒng),將出現(xiàn)錄音系統(tǒng)主畫面，顯示錄音通道的當(dāng)前狀態(tài)。

二、基本操作2.1主窗口說明主界面一說明：兩個圖都是錄音系統(tǒng)的主界面，他們之間可以自由切換。主界面一為大圖標(biāo)顯示，主界面二為列表方式顯示，可以即時顯示每個通道的狀態(tài)。主界面的最上方是菜單條，緊接著是快捷按鈕。菜單條與快捷按鈕可以實現(xiàn)相同的功能，不過快捷按鈕更方便些。屏幕中間的大區(qū)域為每個通道的狀態(tài)顯示。屏幕的右方與下方為用戶與系統(tǒng)的狀態(tài)顯示。當(dāng)系統(tǒng)主菜單出現(xiàn)后，錄音系統(tǒng)將在后臺錄音。線路狀態(tài)圖標(biāo)說明：斷線 空閑 提機 錄音 監(jiān)聽 監(jiān)聽：本系統(tǒng)提供即時監(jiān)聽功能，用戶用鼠標(biāo)雙擊某一線路的圖標(biāo)，即可監(jiān)聽此線路，再次雙擊則取消監(jiān)聽。同一時刻只能監(jiān)聽一個通道。音量：屏幕右邊的音量調(diào)節(jié)可以調(diào)節(jié)放音音量。增益：當(dāng)選擇了屏幕右邊的自動增益復(fù)選框后，放音時通話雙方的音量可以達(dá)到平衡，不至于使一方的聲音太小而無法聽到。

主界面二2.2模塊功能主畫面上方有錄音系統(tǒng)的功能菜單，通過本菜單可以對錄音系統(tǒng)進(jìn)行全部操作。包括：日常操作參數(shù)設(shè)置系統(tǒng)幫助日常操作登錄：用戶輸入用戶名與密碼后，可以實現(xiàn)登錄，不同的用戶可以有不同的權(quán)限。注銷：用戶完成操作后，可以注銷此用戶，這樣其他用戶要操作本系統(tǒng)時必須登錄。查聽：本功能是錄音系統(tǒng)的主要功能，在這里，用戶可以完成錄音文件的查聽、備份、刪除、注釋、打印等功能。說明：查詢：用戶必須先查詢出錄音文件，然后才可以對文件進(jìn)行放音，注釋，備份、刪除等操作。

路徑：缺省情況下，用戶從錄音盤中查詢錄音文件的，若用戶點擊查詢備份盤，則系統(tǒng)可以從其他盤中查詢錄音文件。查詢備份盤的界面如下：時間：可以設(shè)置查詢的開始與結(jié)束時間。缺省為當(dāng)天。線路：可以設(shè)置需查詢的線路，缺省為全部線路。電話號碼：此號碼為用戶撥入或撥出的電話號碼，*代表全部，3303*表示以3303開始的所有的電話號碼。*3303*表示包含3303的所有的電話號碼。方向：撥入還是撥出。出局：市話還是長途。全選：當(dāng)用戶需要編輯某一錄音文件時，需要選中某一、某些錄音文件。方法為鼠標(biāo)雙擊某一行，再次雙擊則取消選中。當(dāng)某一行被選中后，該行第一列將包含符號“+”。用戶點擊全選按鈕后，所有語音文件將被選中。取消：用戶點擊全選按鈕后，所有語音文件將被取消選中。標(biāo)志：所有被選中的欄目第一列包含符號“+”，已經(jīng)被放音過的欄目第一列將包含符號“$”。注釋：將選中的語音文件加注釋。刪除：刪除所有選中的語音文件。備份：將所有選中的語音文件備份到指定的目錄中。若用戶要備份到網(wǎng)絡(luò)目錄中，請先將此網(wǎng)絡(luò)目錄映射為驅(qū)動盤，對此映射盤進(jìn)行操作。打?。焊鶕?jù)查詢出來的語音文件打印通話清單。自動連續(xù)播放：系統(tǒng)播放文件時將從藍(lán)條行開始自動連續(xù)播放到最后一行。放音增益：當(dāng)選擇自動增益復(fù)選框后，放音時通話雙方的音量可以達(dá)到平衡，不至于使一方的聲音太小而無法聽到。音量：調(diào)節(jié)放音的音量。放音：在第一塊卡的放音通道放音，放音文件為藍(lán)條行對應(yīng)的語音文件。界面切換切換主界面中各線路狀態(tài)的顯示方式，詳細(xì)見主界面一與主界面二。參數(shù)設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)的核心參數(shù)。一般用戶不應(yīng)該有此權(quán)限。本部分包括：硬件設(shè)置目錄設(shè)置清除策略線路設(shè)置用戶設(shè)置報警設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置硬件設(shè)置錄音卡數(shù)量：設(shè)置本系統(tǒng)單機所插的錄音卡的數(shù)量。單卡的通道數(shù)：每塊卡的線路數(shù)，可以設(shè)為4-8，通常為8。壓縮方式：錄音數(shù)據(jù)的壓縮方式，有三種：0-PCM（不壓縮），1-ADPCM（1/2壓縮），2-GSM（1/5壓縮）中斷：有4中選擇，3、5、10、12。地址：單機安裝了幾塊卡，就需要設(shè)置幾塊卡的地址，其余卡的地址設(shè)為0。當(dāng)一機多卡時，各卡應(yīng)選用不同的基地址。注意：任何一塊卡的地址設(shè)置均不能和計算機中的其它卡（例如網(wǎng)卡，聲卡等）相沖突。硬件設(shè)置后，錄音系統(tǒng)必須重新啟動。目錄設(shè)置最多設(shè)置6個目錄，每個目錄的驅(qū)動盤必須不同。當(dāng)某一工作目錄所在磁盤的剩余空間少于單個磁盤最少剩余錄音空間時，系統(tǒng)會自動尋找大于單個磁盤最少剩余錄音空間的目錄進(jìn)行錄音。清除策略自動刪除：當(dāng)系統(tǒng)所有工作目錄所在磁盤的剩余空間少于單個磁盤最少剩余錄音空間時，系統(tǒng)會尋找系統(tǒng)工作目錄中最早的錄音文件予以刪除。當(dāng)系統(tǒng)開始刪除時，會一次性刪除設(shè)定大小的錄音空間。線路設(shè)置設(shè)置系統(tǒng)各個線路的信息與錄音條件、啟動方式等。線路信息電話號碼：選中線路對應(yīng)的電話號碼。使用者：選中線路對應(yīng)的使用者。備注：線路說明。出局號碼：長途電話的出局判別號碼。錄音參數(shù)允許該線路錄音：設(shè)置本線路是否錄音。最短時間：當(dāng)錄音長度少于某個值時，并不保存此錄音文件。最長時間：暫時未用。錄音時段：可以設(shè)置24小時錄音，也可以設(shè)置在某一時段才錄音。啟動方式壓控：根據(jù)電話線上的電壓變化啟動錄音。也就是提機就錄音，掛機就停止錄音。大多數(shù)采用此種方式來錄音?；妷海阂话阍?0左右。鍵控：根據(jù)用戶的按鍵來啟動與停止錄音聲控：根據(jù)線上的聲音來啟動錄音。有聲音開始錄音，無聲音時停止錄音。主叫號識別是否支持主叫號識別功能。識別方式：兩種方式，一般模擬線路采用FSK方式。用戶設(shè)置用戶與密碼的最大長度為20位。共有15種權(quán)限可以設(shè)置點擊左側(cè)的用戶列表，右側(cè)屏幕即可顯示出該用戶的相應(yīng)權(quán)限。增加用戶：按下新增按鈕，輸入用戶名，修改該用戶的權(quán)限。刪除用戶：從列表中選擇某一用戶，按下刪除按鈕。報警設(shè)置是否報警：當(dāng)某一線短線時是否報警。報警次數(shù)：連續(xù)播報幾次警告。系統(tǒng)設(shè)置聲音設(shè)置初始化音量：范圍從0到7音控延遲時間：當(dāng)音控錄音時，多長時間沒有聲音就停止錄音。特殊號碼當(dāng)用戶撥打某些特殊的電話號碼時，系統(tǒng)可以不錄音。系統(tǒng)最多可以設(shè)置6個電話號碼。自動備份電話號碼管理

系統(tǒng)瀏覽日志日志文件中記錄了用戶所進(jìn)行的所有操作。電話匯總統(tǒng)計對符合某一條件的所有通話按照線路進(jìn)行匯總。查詢查詢條件與查聽模塊的用法相同。關(guān)閉系統(tǒng)幫助本系統(tǒng)提供了全面的系統(tǒng)幫助，使用戶可以在最短的時間內(nèi)掌握本軟件的使用。附錄資料：不需要的可以自行刪除Excel的50個使用技巧一、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業(yè)的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數(shù)據(jù)有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業(yè)名稱按類別（如“工業(yè)企業(yè)”、“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”等）分別輸入不同列中，建立一個企業(yè)名稱數(shù)據(jù)庫。

2.選中A列（“工業(yè)企業(yè)”名稱所在列），在“名稱”欄內(nèi)，輸入“工業(yè)企業(yè)”字符后，按“回車”鍵進(jìn)行確認(rèn)。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業(yè)企業(yè)”、“個體企業(yè)”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業(yè)類別”的列（如C列），執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”標(biāo)簽中，單擊“允許”右側(cè)的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業(yè)企業(yè)”，“商業(yè)企業(yè)”，“個體企業(yè)”……序列（各元素之間用英文逗號隔開），確定退出。

再選中需要輸入企業(yè)名稱的列（如D列），再打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT（C1），確定退出。4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側(cè)下拉按鈕，選擇相應(yīng)的“企業(yè)類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應(yīng)的D列單元格（如D4），單擊下拉按鈕，即可從相應(yīng)類別的企業(yè)名稱列表中選擇需要的企業(yè)名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業(yè)類別”列，可以選中該列，右擊鼠標(biāo)，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。二、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調(diào)用。1.在工具欄空白處右擊鼠標(biāo)，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內(nèi)容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱（如“常用文檔”）。2.再在“類別”下面任選一項（如“插入”選項），在右邊“命令”下面任選一項（如“超鏈接”選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，并仿照上面的操作對它進(jìn)行命名（如“工資表”等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復(fù)上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項（如“工資表”等），右擊鼠標(biāo)，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側(cè)的下拉按鈕，定位到相應(yīng)的工作簿（如“工資.xls”等）文件夾，并選中該工作簿文檔。重復(fù)上面的操作，將菜單項和與它對應(yīng)的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應(yīng)選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。三、讓不同類型數(shù)據(jù)用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍(lán)色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設(shè)置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執(zhí)行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側(cè)的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數(shù)值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設(shè)置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設(shè)置好其它條件（大于等于1500，字體設(shè)置為“藍(lán)色”；小于1000，字體設(shè)置為“棕色”）。3.設(shè)置完成后，按下“確定”按鈕?？纯垂べY表吧，工資總額的數(shù)據(jù)是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。四、制作“專業(yè)符號”工具欄在編輯專業(yè)表格時，常常需要輸入一些特殊的專業(yè)符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業(yè)符號”工具欄。

1.執(zhí)行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標(biāo)簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業(yè)符號”，確定后，即在工作區(qū)中出現(xiàn)一個工具條。切換到“命令”標(biāo)簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業(yè)符號”欄上（有多少個特殊符號就拖多少個按鈕）。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進(jìn)行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應(yīng)的宏（如fuhao1等），確定退出。重復(fù)此步操作，將按鈕與相應(yīng)的宏鏈接起來。5.關(guān)閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業(yè)符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業(yè)符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經(jīng)常需要打印其中不同的區(qū)域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標(biāo)在不需要打印的行（或列）標(biāo)上拖拉，選中它們再右擊鼠標(biāo)，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行（或列）隱藏起來。2.執(zhí)行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱（如“上報表”）后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行（或列）顯示出來，并重復(fù)上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設(shè)定好的界面顯示出來，簡單設(shè)置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數(shù)據(jù)按需排序如果你要將員工按其所在的部門進(jìn)行排序，這些部門名稱既的有關(guān)信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執(zhí)行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進(jìn)入“自定義序列”標(biāo)簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列（如“機關(guān),車隊,一車間,二車間,三車間”等），單擊“添加”和“確定”按鈕退出。

2.選中“部門”列中任意一個單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數(shù)據(jù)就按要求進(jìn)行了排序。七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內(nèi)容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內(nèi)容的單元格（區(qū)域），執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”標(biāo)簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”（三個英文狀態(tài)下的分號）。2.再切換到“保護(hù)”標(biāo)簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執(zhí)行“工具→保護(hù)→保護(hù)工作表”命令，打開“保護(hù)工作表”對話框，設(shè)置好密碼后，“確定”返回。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，上述單元格中的內(nèi)容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。提示：在“保護(hù)”標(biāo)簽下，請不要清除“鎖定”前面復(fù)選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復(fù)切換輸入法實在不方便，何不設(shè)置一下，讓輸入法智能化地調(diào)整呢?選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標(biāo)簽下，按“模式”右側(cè)的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當(dāng)選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當(dāng)選中其它單元格時，中文輸入法自動關(guān)閉。九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”（也可以是其他字符，“pcw”用小寫），在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認(rèn)一下就成了。十、在Excel中自定義函數(shù)Excel函數(shù)雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù)，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù)：1.執(zhí)行“工具→宏→Visual

Basic編輯器”菜單命令（或按“Alt+F11”快捷鍵），打開Visual

Basic編輯窗口。2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：Function

V（a,b,h）V

=

h*（a+b）/2End

Function4.關(guān)閉窗口，自定義函數(shù)完成。以后可以像使用內(nèi)置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。提示：用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應(yīng)的工作簿中使用十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)在不需要襯圖片的單元格（區(qū)域）中拖拉，同時選中這些單元格（區(qū)域）。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的“調(diào)色板”中，選中“白色”。經(jīng)過這樣的設(shè)置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區(qū)域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被“白色”遮蓋了）。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內(nèi)容合并到一列中，不需要利用函數(shù)，一個小小的連字符“&”就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合并到一列中）。1.在D列后面插入兩個空列（E、F列），然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內(nèi)容即被合并到E列對應(yīng)的單元格中。3.選中E列，執(zhí)行“復(fù)制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數(shù)值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內(nèi)容（不是公式）即被復(fù)制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經(jīng)實現(xiàn)，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現(xiàn)錯誤。故須進(jìn)行第3步操作，將公式轉(zhuǎn)換為不變的“值”。十三、快速打印學(xué)生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn)，這對于初學(xué)者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。此處假定學(xué)生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標(biāo)題，第2行為學(xué)科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，″″，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復(fù)制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調(diào)整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域（第1位學(xué)生的成績條區(qū)域），按“格式”工具欄“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進(jìn)行此步及下面的操作）。4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標(biāo)左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數(shù)在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時，常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數(shù)。執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令，打開“插入函數(shù)”對話框，在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求（如“計數(shù)”），然后單擊“轉(zhuǎn)到”按鈕，系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關(guān)的函數(shù)挑選出來，并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結(jié)合查看相關(guān)的幫助文件，即可快速確定所需要的函數(shù)。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內(nèi)容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標(biāo)選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復(fù)前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進(jìn)行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側(cè)的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應(yīng)的單元格區(qū)域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關(guān)系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側(cè)的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調(diào)色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當(dāng)你在該輸入四位數(shù)的單元格中卻填入了一個兩位數(shù)，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數(shù)字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現(xiàn)這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標(biāo)定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統(tǒng)一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數(shù)來表示。所以，我們可以單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“有效性”選項。在“設(shè)置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數(shù)據(jù)”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數(shù)據(jù)時顯示的出錯警告”設(shè)為“停止”，并在“標(biāo)題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數(shù)年份?！弊謽?。很顯然，當(dāng)如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數(shù)時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數(shù)值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數(shù)據(jù)有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數(shù)據(jù)格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠(yuǎn)近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設(shè)計一種檢測標(biāo)準(zhǔn)，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認(rèn)打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關(guān)聯(lián)的表格中協(xié)調(diào)工作。要協(xié)調(diào)關(guān)聯(lián)，當(dāng)然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內(nèi)容。那么如何對表格進(jìn)行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標(biāo)簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標(biāo)簽名“Sheet3”（如果我們想關(guān)聯(lián)的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進(jìn)行點選）。此時，我們看到Excel的標(biāo)題欄上的名稱出現(xiàn)了“工作組”字樣，我們就可以進(jìn)行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內(nèi)容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現(xiàn)，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應(yīng)內(nèi)容了。但是，僅僅同步輸入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數(shù)據(jù)統(tǒng)一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數(shù)據(jù)格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數(shù)據(jù)格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數(shù)據(jù)運算提供最強大支持的不是公式，也不是數(shù)據(jù)庫，而是函數(shù)。不要以為Excel中的函數(shù)只是針對數(shù)字，其實只要是寫進(jìn)表格中的內(nèi)容，Excel都有對它編輯的特殊函數(shù)。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關(guān)文本大小寫轉(zhuǎn)換的函數(shù)。它們分別是：“=UPPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換為大寫；“=LOWER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本全部轉(zhuǎn)換成小寫；“=PROPER（源數(shù)據(jù)格）”，將文本轉(zhuǎn)換成“適當(dāng)”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標(biāo)單元格中輸入“=UPPER（A1）”，回車后得到的結(jié)果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標(biāo)單元格中輸入“=PROPER（A3）”，那么我們得到的結(jié)果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內(nèi)容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)，它表示“從A4單元格最右側(cè)的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當(dāng)然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT（源數(shù)據(jù)格，提取的字符數(shù)）”函數(shù)了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數(shù)據(jù)中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標(biāo)單元格中輸入“=MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞將英文的基數(shù)詞轉(zhuǎn)換成序數(shù)詞是一個比較復(fù)雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數(shù)的數(shù)字在變成序數(shù)詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結(jié)尾的數(shù)字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結(jié)尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數(shù)字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結(jié)尾的。因此，實現(xiàn)起來似乎很復(fù)雜。其實，只要我們理清思路，找準(zhǔn)函數(shù)，只須編寫一個公式，就可輕松轉(zhuǎn)換了。不信，請看：“=A2&IF（OR（VALUE（RIGHT（A2,2））={11,12,13}）,″th″,IF（OR（VALUE（RIGHT（A2））={1,2,3,},CHOOSE（RIGHT（A2）,″st″,″nd″,″rd″）,″th″））”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數(shù)字是以“11”、“12”、“13”結(jié)尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數(shù)字，以“1”結(jié)尾使用“st”、以“2”結(jié)尾使用“nd”、以“3”結(jié)尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數(shù)詞和序數(shù)詞的轉(zhuǎn)換實現(xiàn)得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數(shù)和財務(wù)打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數(shù)據(jù)的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數(shù)。它的基本格式是“=REPT（“特殊符號”，填充位數(shù)）”。比如，我們要在中A2單元格里的數(shù)字結(jié)尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=（A2&REPT（″#″,16-LEN（A2）））”即可；如果我們要將A3單元格中的數(shù)字從左側(cè)用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT（″#″,16-LEN（A3）））&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數(shù)值從兩側(cè)填充，則需要改為“=REPT（″#″,8-LEN（A4）/2）&A4&REPT（″#″）8-LEN（A4）/2）”；如果你還嫌不夠?qū)I(yè)，要在A5單元格數(shù)字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=（TEXT（A5,″$#,##0.00″（&REPT（″#″,16-LEN（TEXT（A5,″$#,##0.00″））））”，一定能滿足你的要求。二十三、創(chuàng)建文本直方圖除了重復(fù)輸入之外，“REPT”函數(shù)另一項衍生應(yīng)用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復(fù)，按照指定單元格中的計算結(jié)果表現(xiàn)出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預(yù)算內(nèi)”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預(yù)算”的顯示區(qū)。然后根據(jù)表中已有結(jié)果“D列”的數(shù)值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現(xiàn)出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF（D3<0,REPT（″n″,-ROUND（D3*100,0））,″″）”，然后選中它并拖動“填充柄”，使E列中所有行都能一一對應(yīng)D列中的結(jié)果；接著在G3單元格中寫入公式“=IF（D3>0,REPT（″n″,ROUND（D3*100,0））,″″）”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現(xiàn)眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字?jǐn)?shù)有時候，我們可能對某個單元格中字符的數(shù)量感興趣，需要計算單元格中的總字?jǐn)?shù)。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數(shù)的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數(shù)來刪除空格。比如現(xiàn)在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達(dá)式來幫忙：“=IF（LEN（A1）=0,0,LEN（TRIM（A1））-LEN（SUBSTITUTE（TRIM（A1）,″,″,″″））+1）”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數(shù)創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數(shù)刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數(shù)位差，從而得出“空格”的數(shù)量，最后將空格數(shù)+1，就得出單元格中字符的數(shù)量了。二十五、關(guān)于歐元的轉(zhuǎn)換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認(rèn)方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉(zhuǎn)換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉(zhuǎn)換的窗口就出現(xiàn)了。與Excel的其他函數(shù)窗口一樣，我們可以通過鼠標(biāo)設(shè)置貨幣轉(zhuǎn)換的“源區(qū)域”和“目標(biāo)區(qū)域”，然后再選擇轉(zhuǎn)換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉(zhuǎn)換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當(dāng)然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉(zhuǎn)換后的貨幣數(shù)值都是歐元的樣式了。二十六、給表格做個超級搜索引擎我們知道，Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是將填入表格中的所有內(nèi)容（包括靜態(tài)文本）都納入了數(shù)據(jù)庫的范疇之內(nèi)。我們可以利用“函數(shù)查詢”，對目標(biāo)數(shù)據(jù)進(jìn)行精確定位，就像網(wǎng)頁中的搜索引擎一樣。比如在所示的表格中，從A1到F7的單元格中輸入了多名同學(xué)的各科成績。而在A8到A13的單元格中我們則建立了一個“函數(shù)查詢”區(qū)域。我們的設(shè)想是，當(dāng)我們在“輸入學(xué)生姓名”右邊的單元格，也就是C8格中輸入任何一個同學(xué)的名字后，其下方的單元格中就會自動顯示出該學(xué)生的各科成績。具體實現(xiàn)的方法如下：將光標(biāo)定位到C9單元格中，然后單擊“插入”之“函數(shù)”選項。在如圖18彈出的窗口中，選擇“VLOOKUP”函數(shù)，點“確定”。在隨即彈出的“函數(shù)參數(shù)”窗口中我們設(shè)置“Lookup_value”（指需要在數(shù)據(jù)表首列中搜索的值）為“C8”（即搜索我們在C8單元格中填入的人名）；“Table_array”（指數(shù)據(jù)搜索的范圍）為“A2∶B6”（即在所有學(xué)生的“語文”成績中搜索）；“Col_vindex_num”（指要搜索的數(shù)值在表格中的序列號）為“2”（即數(shù)值在第2列）；“Range_lookup”（指是否需要精確匹配）為“FALSE”（表明不是。如果是，就為“TURE”）。設(shè)定完畢按“確定”。此時回到表格，單擊C9單元格，我們看到“fx”區(qū)域中顯示的命令行為“=VLOOKUP（C8，A2∶B6，2，F(xiàn)ALSE）”。復(fù)制該命令行，在C10、C11、C12、C13單元格中分別輸入：“=VLOOKUP（C8，A2∶C6，3，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶D6，4，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶E6，5，F(xiàn)ALSE）”；“=VLOOKUP（C8，A2∶F6，6，F(xiàn)ALSE）”（其參數(shù)意義同C9中一樣，不再贅述）。接下來，我們就來檢驗“VLOOKUP”函數(shù)的功效。試著在“C8”單元格中輸入某個學(xué)生名，比如“趙耀”，回車之下我們會發(fā)現(xiàn)，其下方每一科目的單元格中就自動顯示出該生的入學(xué)成績了。二十七、Excel工作表大綱的建立和Word的大綱視圖一樣，Excel這個功能主要用于處理特別大的工作表時，難以將關(guān)鍵條目顯示在同一屏上的問題。如果在一張表格上名目繁多，但數(shù)據(jù)類型卻又有一定的可比性，那么我們完全可以先用鼠標(biāo)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域，然后點擊“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”選項。并在彈出菜單的“選定匯總項”區(qū)域選擇你要匯總數(shù)據(jù)的類別。最后，如圖19所示，現(xiàn)在的表格不是就小了許多嗎?當(dāng)然，如果你還想查看明細(xì)的話，單擊表格左側(cè)的“+”按鈕即可。二十八、插入“圖示”盡管有14大類50多種“圖表”樣式給Excel撐著腰，但對于紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)關(guān)系，常規(guī)的圖表表示方法仍顯得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel2002中加入了“圖示”的功能。雖然在“插入”菜單的“圖示”窗口中只有區(qū)區(qū)6種樣式，但對于說明數(shù)據(jù)之間的結(jié)構(gòu)卻起到了“四兩撥千斤”的效果。比如要顯示數(shù)據(jù)的層次關(guān)系可以選擇“組織結(jié)構(gòu)圖”；而要表達(dá)資金的流通過程則可以選擇“循環(huán)圖”；當(dāng)然，要說明各種數(shù)據(jù)的交叉重疊性可以選擇“維恩圖”。你看，如圖20所示的維恩圖多么漂亮。而且你還可以右擊該圖示，調(diào)出“圖示”工具欄。隨心所欲地設(shè)置“圖示樣式庫”甚至還可以多添加幾個圓環(huán)。二十九、熟悉Excel的“從文本到語音”這是Excel2002中的一個搶眼的新功能。它就是讓Office軟件不僅能寫、能算，還要能看、能說。盡管目前已經(jīng)有許多軟件都致力于文本的機器朗讀，但微軟的Office不論從語音的柔和度和語氣的抑揚頓挫都是其它同類軟件不可比擬的。按照Office的默認(rèn)安裝，你可能還不能在Excel的菜單中找到它，在我們確認(rèn)安裝了“從文本到語音”的選項后，就可以在Excel的“工具”菜單中看到“語音”項目了。如圖21所示，打開一個表格，隨便選擇其中的內(nèi)容，然后單擊“從文本到語音”工具欄上的“朗讀單元格”按鈕，此時一個帶有磁性的聲音就開始一字一句地朗讀了。值得一提的是，當(dāng)碰到標(biāo)點符號時，Excel的朗讀會自動停頓一會兒，然后再接著朗讀，這一點和其他軟件完全不同，筆者認(rèn)為這樣的處理更加自然。還有一點需要說明的是，如果你想調(diào)整Excel2002中語音朗讀的速度，可以在“控制面板”中雙擊“語音”圖標(biāo)，然后在“文字到語音”卡片上調(diào)整即可三十、Excel中“攝影”功能的妙用這個功能比較另類，似乎和計算、統(tǒng)計、排序等等“正統(tǒng)”功能格格不入，因為它的作用竟然是——“抓屏”!而且還不是像“PrintScreen”按鈕那樣“一把亂抓”，而是允許讓你通過鼠標(biāo)進(jìn)行選擇，“指哪抓哪”。要找到這個功能還不太容易，我們點擊Excel“工具”菜單的“自定義”選項。在“命令”卡片的“類別”中點“工具”，再在命令欄中找到“攝影”按鈕，并將它拖到工具欄的任意位置。如果我們想要對表格中的某一部分“照相”，只須先選擇它們（圖23），然后按下“攝影”按鈕，這時該選定區(qū)域就被“拍”了下來。然后將鼠標(biāo)移動到需要顯示“照片”的地方（當(dāng)然，也可以是另一張表格），再次按下“攝影”按鈕，這樣剛才被“拍攝”的“照片”就立即粘貼過來了。當(dāng)然，和“照片”一同出現(xiàn)的還有“圖片”工具欄。很顯然，Excel是將它作為一幅圖片來對待了，我們可隨意將它進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、縮放處理。不過，請各位一定要注意：這可不是一般的照片!你可以試著改動原來被我們“拍攝”下來的表格數(shù)據(jù)看看——刷新一下“照片”，結(jié)果“照片”中的數(shù)據(jù)竟然也被同步更新了!三十一、在多張表格間實現(xiàn)公用數(shù)據(jù)的鏈接和引用也許我們會奇怪，為什么每次打開Excel，軟件總是打開了一個由3張空白表格組成的文件組呢?如果你是專業(yè)的會計師、統(tǒng)計師或者諳熟于此的表格高手，就一定會明白，由于計算項目的名目繁多、數(shù)據(jù)信息的頭緒復(fù)雜，單靠一張表格往往解決不了所有的問題，多表格數(shù)據(jù)鏈接、多文件數(shù)據(jù)互動才是以一當(dāng)十的制勝法寶。比如我們首先制作“Sheet1”為“一班學(xué)生成績表”，“Sheet2”為“二班學(xué)生成績表”，然后來到“Sheet3”，想進(jìn)行“一班”和“二班”各科成績的比較以及“年級平均分”的計算。此時我們就可以將光標(biāo)定位到目標(biāo)位置，選擇好相關(guān)函數(shù)。然后在Excel彈出的函數(shù)對話框中，利用數(shù)據(jù)列表右側(cè)的“”按鈕點擊一下其他表格中想引用的單元格就行了。你看，如圖24所示，這時函數(shù)窗口中就會出現(xiàn)“×班學(xué)生成績表!××單元格”的字樣了。此后，不管我們在源單元格中進(jìn)行怎樣的修改，在“Sheet3”的目標(biāo)位置都會適時進(jìn)行重新計算。三十二、“馴服”Excel2002的剪貼板窗口Excel2002極大地改進(jìn)了舊版本中比較薄弱的剪貼板功能，最大可以支持容納24個項目（而Excel2000只能容納12個）。而且，這個剪貼板可以在任何Office應(yīng)用程序之間來回拷貝，所以對于經(jīng)常需要拷貝和粘貼的用戶來說，確實更加方便。但每次當(dāng)你連續(xù)使用兩次“復(fù)制”或“剪切”命令時，剪貼板就會彈出來，和你爭奪有限的文檔顯示空間，讓人討厭。好在，“馴服”剪貼板的方法非常簡單。筆者建議，如果你不希望剪貼板總是出其不意地蹦出來，只須點擊剪貼板菜單底部的“選項”，清除“自動顯示Office剪貼板”復(fù)選框上的鉤。如果你不希望剪貼板的圖標(biāo)出現(xiàn)在系統(tǒng)任務(wù)欄上或隨時彈出來，只須清除掉“在任務(wù)欄上顯示Office剪貼板的圖標(biāo)”和“復(fù)制時在任務(wù)欄附近顯示狀態(tài)”兩個復(fù)選框上的選擇。只保留“收集而不顯示Office剪貼板”復(fù)選框前面的鉤即可。當(dāng)然，在取消剪貼板自動顯示功能之后，你還可以隨時恢復(fù)這個功能。比如我們可以自定義一組快捷鍵，以便隨時迅速調(diào)出剪貼板。從菜單中選取“工具”之“自定義”選項，點擊彈出對話框下部的“鍵盤”按鈕，在彈出對話框的“類別”列表中選取“編輯”，然后，在對話框右上方的“命令”列表中選取“EditOfficeClipboard”；將光標(biāo)置于“請按新快捷鍵”對話框中，并按下Alt+Shift+C（或者你喜歡的其他組合），“關(guān)閉”對話框?，F(xiàn)在，我們只要一按下Alt+Shift+C，Excel2002的剪貼板就會立刻出現(xiàn)在你面前了。提示：此秘技也適用于Word2002、PowerPint2002。三十三、利用公式審核工具查看數(shù)據(jù)出處Excel2002有一秘密武器——“公式審核”工具，它可以將任一單元格中數(shù)據(jù)的來源和計算結(jié)果的去處顯示得清清楚楚、明明白白。讓我們單擊“工具”菜單的“公式審核”選項，并點擊“顯示公式審核工具欄”。我們?nèi)匀唤栌谩敖o表格做個超級搜索引擎”一招中的例子，用鼠標(biāo)選擇C12單元格。從圖25中我們可以看到，該單元格中的結(jié)果是通過函數(shù)“=VLOOKUP（C8,A2∶C6,3,FALSE）”得出的。因此，數(shù)據(jù)來源有3個：C8、A2和C6。所以，當(dāng)我們單擊“公式審核”工具欄上的“追蹤引用單元格”按鈕后，Excel立刻用箭頭和藍(lán)點指明了這3個單元格的所在（圖25）。當(dāng)然，如果我們表格中某個數(shù)據(jù)無效或語法不當(dāng)?shù)脑挘部梢渣c擊“公式審核”工具欄上的“圈釋無效數(shù)據(jù)”按鈕來讓Excel自動幫我們檢查紕漏。三十四、巧用Excel2002的“智能鼠標(biāo)”我們知道，滾輪鼠標(biāo)現(xiàn)在幾乎成為了電腦的“標(biāo)配”，但當(dāng)我們滾動鼠標(biāo)滾輪上下翻頁時，你是否想過我們還可以利用它完成一些其他的功能呢?點擊Excel2002“工具”菜單中的“選項”命令，然后在“常規(guī)”選項卡中選中“用智能鼠標(biāo)縮放”復(fù)選框，點“確定”后，我們再來看看現(xiàn)在的鼠標(biāo)滾輪都有些怎樣的功能：在“智能鼠標(biāo)”的默認(rèn)狀態(tài)下，上下滾動鼠標(biāo)滾輪，工作區(qū)中的表格會以15%的比例放大或縮小，而只有當(dāng)我們按住Ctrl鍵，再滾動鼠標(biāo)滾輪時，工作表才會像往常一樣上下翻頁。另外，如果我們使用了Excel的“分級顯示”，那么當(dāng)我們按住Shift和滾動鼠標(biāo)滾輪時，又可以控制各級條目的顯示或隱藏了。當(dāng)然，還有更多的特殊功用需要各位在實踐中慢慢摸索。三十五、Excel2002“監(jiān)視”窗口的應(yīng)用如果你創(chuàng)建了一個較大的電子表格，并且該表格具有鏈接到其他工作簿的數(shù)據(jù)時，Excel中的“監(jiān)視窗口”可以為你提供很大的幫助。通過它你可以輕松看到工作表、單元格和公式函數(shù)在改動時是如何影響當(dāng)前數(shù)據(jù)的。在“工具”菜單中單擊“公式審核”子菜單，然后單擊“顯示監(jiān)視窗口”按鈕。右擊我們想跟蹤的單元格，并在快捷菜單中選擇“添加監(jiān)視點”。這時，“監(jiān)視窗口”的列表中就出現(xiàn)了被Excel監(jiān)視的單元格及其公式了。以后，只要我們雙擊“監(jiān)視窗口”中的該條目，被監(jiān)視的單元格就會不請自來了。提示：當(dāng)包含有指向其他工作簿的單元格被監(jiān)視時，只有當(dāng)所有被引用的工作簿都打開時，才能在“監(jiān)視窗口”的列表中顯示出來。三十六、常用函數(shù)一鍵完成微軟Excel電子表格提供了上百種函數(shù)命令，可是對于大多數(shù)普通人來說經(jīng)常用到的只是其中一些常用的函數(shù)，比如算術(shù)求和（SUM函數(shù)）、求最大值（MAX函數(shù)）、求最小值（MIN函數(shù)）、求平均值（AVERAGE函數(shù)）等，而且很多時候都是臨時計算一下，并不需要在專門的單元格內(nèi)設(shè)置這些函數(shù)來保存結(jié)果。其實，Excel提供了一個非常實用的功能，可以方便地實現(xiàn)簡單函數(shù)的運算，只是它被大多數(shù)人忽略了，讓我們來找找看。具體操作非常簡單，首先確保Excel視圖菜單的狀態(tài)欄被勾選，在選定需要進(jìn)行運算的單元格后，用鼠標(biāo)右鍵單擊一下Excel狀態(tài)欄右側(cè)的“數(shù)字”區(qū)域會彈出一個小菜單（如下圖），里面的“求和（S）、最小值（I）、最大值（M）、計數(shù)（C）、平均值（A）”就分別對應(yīng)Excel的SUM函數(shù)、MIN函數(shù)、MAX函數(shù)、COUNT函數(shù)和AVERAGE函數(shù)，要想進(jìn)行其中一項運算只需用鼠標(biāo)作相應(yīng)選擇、“數(shù)字”區(qū)域的左邊就會顯示出運算結(jié)果。三十七、Excel中雙擊格式刷的妙用Excel中格式刷的主要作用是復(fù)制某一單元格（或區(qū)域）的格式（字體、字號、行高、列寬等）應(yīng)用于其他區(qū)域，可將上述單元格選中，單擊格式刷來取出所在位置或所選內(nèi)容的文字格式，用這個刷子去刷別的單元格可實現(xiàn)文字格式的復(fù)制。但每次刷完后，格式刷就變成不可用了，如果希望重復(fù)復(fù)制格式，就要不停地重復(fù)上述過程。有一個方法可避免上述的繁瑣步驟：通過雙擊格式刷，可以將選定格式復(fù)制到多個位置。若要關(guān)閉格式刷，則按下“Esc”鍵或再次單擊格式刷即可（此方法同樣適用于Word）。三十八、Excel排序技巧兩則1．按行排列數(shù)據(jù)相信大家對Excel的排序功能都不陌生，通常數(shù)據(jù)只是按列排列。有時我們需要按行排列數(shù)據(jù)，這時只需從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“排序”，在排序?qū)υ捒蛑凶笙陆沁x中“選項”按鈕，在彈出的對話框中選擇“按行排序”，并設(shè)置相應(yīng)關(guān)鍵字即可，而且還可以更改排序的方法是按拼音還是按筆畫排序或是選擇自定義序列中的排序方法。2．自定義排序例如數(shù)據(jù)當(dāng)中有“局長”、“處長”、“科長”、“科員”并按當(dāng)前順序排序時，Excel的現(xiàn)有排序功能就無法直接實現(xiàn)了。這時我們可以使用自定義排序來實現(xiàn)。具體做法是：在“工具”菜單選擇“選項”，選擇“自定義序列”，點“添加”按鈕，在右邊輸入序列中按從小到大的順序輸入排序序列，或選中相應(yīng)單元格后點擊“導(dǎo)入”按鈕。這樣會在左邊的自定義序列加入你剛才輸入的序列，再在排序?qū)υ捒蜻x項中選擇自定義序列就能夠按相應(yīng)的順序排序了。三十九、只計算Excel公式的一部分在Excel中當(dāng)我們調(diào)試一個復(fù)雜的公式時可能需要知道公式某一部分的值，可以用以下的辦法來獲得：雙擊含有公式的單元格，選定公式中需要獲得值的那部分公式，按“F9”鍵，Excel就會將被選定的部分替換成計算的結(jié)果，按“Ctrl+Z”可以恢復(fù)剛才的替換。如果選定的是整個公式的話，就可以看到最后的結(jié)果。例如，有這樣一條公式：(A1*B1+C1)/D1，選定公式中的A1*B1（假設(shè)A1和B1的值分別為12和8），按“F9”鍵，Excel就會將A1*B1這部分轉(zhuǎn)換為96。這時，公式就變成了(96+C1)/D1。如果繼續(xù)選定D1（假設(shè)D1的值為6），并按“F9”鍵，Excel會將公式轉(zhuǎn)換為(A1*B1+C1)/6。當(dāng)你完成了公式的計算部分，想恢復(fù)成原來的公式，按“Esc”即可。四十、將Excel的文本數(shù)字轉(zhuǎn)換成數(shù)字在Excel中，系統(tǒng)將前面帶有半角單引號的數(shù)字視為文本對待，而且為了某些需要，用戶可以通過“格式”菜單中的“單元格”命令，將數(shù)字設(shè)置為文本格式。然而，現(xiàn)在我們卻需要把工作表中文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換成數(shù)字，那么以下方法可以一試。1．一次轉(zhuǎn)換一個單元格在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“錯誤檢查”選項卡（一定要確保選中了“允許后臺錯誤檢查”和“數(shù)字以文本形式存儲”復(fù)選框）。選中任何在左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊，單擊出現(xiàn)的按鈕，再單擊“轉(zhuǎn)換為數(shù)字”。2．一次轉(zhuǎn)換整個區(qū)域在某空白單元格中，輸入數(shù)字“1”。選中該單元格，并在“編輯”菜單上單擊“復(fù)制”命令。選取需轉(zhuǎn)換的存儲為文本數(shù)字的單元格區(qū)域。在“編輯”菜單上，單擊“選擇性粘貼”。在“運算”下，單擊“乘”。單擊“確定”按鈕。3．處理特殊財務(wù)數(shù)字一些財務(wù)程序顯示負(fù)值時在該值右邊帶有負(fù)號“-”。要將此文本字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)值，必須返回除最右邊字符（即負(fù)號）以外的所有文本字符串字符，然后乘以“-1”。例如，如果單元格A2中的值為“156-”，那么公式“=LEFT(A2,LEN(A2)-1)*-1”將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)值“-156”，然后用上面的方法操作。四十一、Excel中快速互換兩列數(shù)據(jù)在Excel中當(dāng)需要把兩列或兩行數(shù)據(jù)互換時，以前總是先把A列的數(shù)據(jù)復(fù)制到C列，把B列的數(shù)據(jù)移動到A列，然后再把C列中的數(shù)據(jù)移動到B列，來實現(xiàn)兩列數(shù)據(jù)的互換。現(xiàn)在我用如下方法即可快速實現(xiàn)兩列數(shù)據(jù)的互換：用鼠標(biāo)選定A列數(shù)據(jù)區(qū)域；把鼠標(biāo)放在A列數(shù)據(jù)區(qū)域的右邊；按下“Shift”鍵的同時，按下鼠標(biāo)左鍵，這時鼠標(biāo)變?yōu)橄蜃蟮募^；拖動鼠標(biāo)至B列數(shù)據(jù)區(qū)域的右邊，看到一條垂直的虛線（如果看到一條水平的虛線，表示在B列插入數(shù)據(jù)），同時松開“Shift”鍵和鼠標(biāo)左鍵，這樣就實現(xiàn)了A、B列的數(shù)據(jù)互換。同樣，也可以實現(xiàn)兩行數(shù)據(jù)的互換。四十二、Excel文件和數(shù)據(jù)庫文件的相互轉(zhuǎn)化Excel在對數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單計算和打印設(shè)置方面比較體貼用戶，而Foxpro在利用編程對數(shù)據(jù)處理時就很方便了，如果能把兩者結(jié)合起來使用，會給我們的工作帶來更多的方便。1.數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)化為Excel文件：運行Excel程序，執(zhí)行“文件”下的“打開”命令，在查找范圍中找出存數(shù)據(jù)庫文件的文件夾，在文件類型的列表框中選“dBase文件（*.dbf）”，選中要打開的數(shù)據(jù)庫文件，單擊“打開”。如果打不開，出現(xiàn)“不可識別的文件格式”的提示時，說明此數(shù)據(jù)庫文件版本較高，請用如下方法：運行Foxpro程序，打開要轉(zhuǎn)化的數(shù)據(jù)庫文件，然后選擇“文件”下的“導(dǎo)出”命令，在類型中選中Excel類型，然后輸入或選擇保存的文件夾及文件名，若單擊“設(shè)置”可選本數(shù)據(jù)庫中一部分內(nèi)容轉(zhuǎn)成Excel文件，或在命令窗口中輸入“COPYTO"目標(biāo)文件的路徑\導(dǎo)出的文件.xls"TYPEXLs”復(fù)制轉(zhuǎn)化為Excel文件。2.Excel文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫文件：運行Excel程序，執(zhí)行“文件”下的“另存為”命令，在保存類型的列表框中選“dBase文件（*.dbf）”，單擊“保存”即可。也可在Foxpro中使用“文件”下的“導(dǎo)入”命令將Excel文件轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)庫文件。四十三、在Excel中用“Ctrl+Shift+8”選定數(shù)據(jù)在Excel中選定數(shù)據(jù)，我們可以用拖動鼠標(biāo)的方法來選定，但是當(dāng)數(shù)據(jù)多于一頁時，這樣操作會覺得不稱手，這時你也許會用點擊表格左上角的小塊來選定，但這會有很多無用的表格也被選定，用“Ctrl+Shift+8”可以選定需要的數(shù)據(jù)，這個組合鍵能根據(jù)選定單元格向四周延伸所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域（如下圖）。四十四、快速切換Excel單元格的“相對”與“絕對”在Excel中輸入公式時常常因為單元格表示中有無“$”而給后面的操作帶來錯誤。修改時，對于一個較長公式單元格的相對與絕對引用轉(zhuǎn)換時，只憑鍵盤輸入又很麻煩。其實，只要使用“F4”功能鍵，就能簡單的進(jìn)行對單元格的相對引用和絕對引用的切換?，F(xiàn)舉例說明：對于某單元格所輸入的公式為“=SUM(B4:B8)”。選中整個公式，按下“F4”鍵，該公式內(nèi)容變?yōu)椤?SUM($B$4:$B$8)”，表示對橫、縱行單元格均進(jìn)行絕對引用；第二次按下“F4”鍵，公式內(nèi)容又變?yōu)椤?SUM(B$4:B$8)”，表示對橫行進(jìn)行絕對引用，縱行相對引用；第三次按下“F4”鍵，公式則變?yōu)椤?SUM($B4:$B8)”，表示對橫行進(jìn)行相對引用，對縱行進(jìn)行絕對引用；第四次按下“F4”鍵時，公式變回了初始狀態(tài)“=SUM(B4:B8)”，即對橫行縱行的單元格均為相對引用。還需要說明的一點是，“F4”鍵的切換功能只對所選中的公式段有作用。只要對“F4”鍵操作得當(dāng)，就可以輕松靈活地編輯Excel公式了。四十五、Excel多工作表巧操作默認(rèn)狀況下，一個Excel文件里面包含有三個工作表，分別為Sheet1、Seet2和Sheet3，，可對于一些高級用戶或有特殊需要的用戶，往往還有更多更高的要求。1、建立多張工作表通過單擊“插入/工作表”，或在工作表底部右擊鼠標(biāo)在彈出菜單中進(jìn)行選擇，均可以插入一張新的工作表，但這只能應(yīng)付少量的需求，一次操作只能建立一張工作表，如果在一個文件里需要上十張的工作表，可以單擊“工具/選項”，選擇“常規(guī)”，在“新工作簿內(nèi)的工具表數(shù)”一項即可進(jìn)行調(diào)節(jié)。這里有兩點要注意：（1）在建立所需的文件后，記得將更改的地方改回系統(tǒng)默認(rèn)值，否則下次新建的每一個Excel文件都會包含多個工作表；（2）一個Excel文件可包含的工作表數(shù)有個上限，為255張。2、對多張工作表進(jìn)行操作在選定多張工作表時，分兩種情況，一種是全部工作表，一種是部分工作表。前一種情況，在工作表底部右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇“選定全部工作表”；后一種情況，通過按住“Shift”鍵再用鼠標(biāo)選定相鄰的多個工作表或者按住“Ctrl”鍵再用鼠標(biāo)選定不相鄰的多個工作表來實現(xiàn)。選定之后，就可以對頁面設(shè)置、格式等統(tǒng)一操作，而不必逐張逐張進(jìn)行，也可以在多張工作表內(nèi)執(zhí)行查找和替換操作。四十六、Excel快速輸入特定文本因工作的需要，我經(jīng)常用Excel2000來處理大量的表格，常常要輸入一些特定的文本（如標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的名稱、施工企業(yè)的名稱等），為了準(zhǔn)確、統(tǒng)一、快速地輸入這些特定文本，我摸索出了幾個好方法。1、自動更正法選擇“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框，在“替換”下面填入“G300”，在“替換為”下面填入“《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”（不含引號），然后按“確定”按鈕。以后只要在單元格中輸入“G300”及后續(xù)文本（或按“Enter”鍵）后，系統(tǒng)會自動將其更正為“《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》[GBJ300-88]”。小提示：①你可以依照上述方法將有關(guān)文本一條一條定義好，方便以后使用；②在Excel中定義好的自動更正詞條在Office系列其他應(yīng)用程序（如Word、PowerPoint）中同樣可以使用；③如果確實需要輸入文本“G300”時，你可以先輸入“G3000”及后面的文本，然后刪除一個“0”即可。2、查找替換法有時候我們要在多個單元格中輸入相同的文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，這時我們可以用“替換”的方法來進(jìn)行：先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，但要注意的是，該字母不能與單元格中需要的字母相同，也可以選擇其他的特殊字符），等表格制作完成后，用“編輯→替換”命令（或直接按Ctrl+H快捷鍵），打開“替換”對話框，在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換值”下面的方框中輸入“※”，將“單元格匹配”前面的“∨”號去掉（否則會無法替換），然后按“替換全部”按鈕即可。小提示：在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)左鍵選定多個不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，也可將該文本同時輸入上述選定的單元格中。3、函數(shù)合并法我經(jīng)常需要輸入一些施工企業(yè)的名稱（如“某某市第九建筑安裝工程公司”、“某某市華夏建筑安裝工程公司”等），這些文本大同小異，我通常用Excel中的CONCATENATE函數(shù)來實現(xiàn)這些特定文本的輸入：假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩個單元格（如A1和B1）中分別輸入文本“某某市”和“建筑安裝工程公司”，然后在Sheet1的D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以后我們只要在C2單元格中輸入“第九”，則D2單元格中將自動填入文本“某某市第九建筑安裝工程公司”。4、剪貼板法由于Office2000中