檔案智能化范文7篇

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檔案智能化范文第1篇

一、會計電算化環(huán)境對會計職能的影響

會計工作電算化是伴隨著科學(xué)技術(shù)進步與管理的要求而發(fā)展成為一種實現(xiàn)會計職能的手段,是科技環(huán)境與管理環(huán)境共同作用于會計工作的結(jié)果。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員的工作環(huán)境得到改善、效率得到提高;另一方面,會計職能作用形式產(chǎn)生了變化,會計職能的重心由人工記賬時期的會計核算轉(zhuǎn)向會計電算化環(huán)境下的會計監(jiān)督。

1.簡化了會計核算過程。會計是伴隨著經(jīng)濟活動的規(guī)模與復(fù)雜性到了一定程度后,從其他經(jīng)濟管理活動中分立出來的,形成其自身duL的專職工作。傳統(tǒng)的人工記賬時期,會計工作的主要任務(wù)是進行會計核算,會計核算的過程包括設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制憑證、登記賬簿、編制會計報表等內(nèi)容,其中大量重復(fù)的勞動是填制憑證、登記各種賬簿與編制會計報表;在會計電算化環(huán)境下,會計核算的過程除設(shè)置賬戶與填制憑證是采取人機交互方式外,人工記賬時代大量重復(fù)進行的登記賬簿與編制報表工作主要由計算機自動完成,會計人員所進行的主要是審核與監(jiān)督工作。顯然,在電算化環(huán)境下,會計核算過程得到簡化,會計工作效率明顯得到提高。

2.拓寬了會計監(jiān)督職能。人工記賬時期會計人員的主要精力是放在登記各種賬簿與編制會計報表上,會計職能主要表現(xiàn)為核算職能,會計監(jiān)督僅僅體現(xiàn)在核算之中,監(jiān)督的形式主要是事后監(jiān)督與被動監(jiān)督。在會計電算化環(huán)境下,一方面,會計人員可以從繁重的手工勞動中解脫出來,在時間上保證了會計人員能夠有效地行使監(jiān)督的職能;另一方面,由于會計電算化環(huán)境下的預(yù)算控制不僅實現(xiàn)了對單位經(jīng)濟活動的“時時監(jiān)控”,而且還可以打破時間的跨度,完成對歷史會計信息的處理與未來信息的分析等工作,較好地協(xié)助會計人員進行事前預(yù)測、事中控制與事后考核等對經(jīng)濟活動全過程的控制工作,從而大大地拓寬了會計監(jiān)督職能的空間。

二、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的特點

同人工記賬時代的會計檔案相比,會計電算化環(huán)境下會計檔案的形成與管理有以下三個方面的特點。

1.內(nèi)容復(fù)雜性與領(lǐng)域拓展性。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質(zhì)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性。實行會計電算化后形成的會計檔案,從實際內(nèi)容看,一方面保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計檔案,另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù),使電算化會計檔案與傳統(tǒng)的會計檔案相比,存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴大。

2.環(huán)境依賴性與載體特殊性。傳統(tǒng)的會計檔案不需要軟、硬件的支持,比較直觀,可以直接查看到會計信息,而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)才可重現(xiàn),對系統(tǒng)環(huán)境具有很強的依賴性。會計檔案的數(shù)字化,使會計核算資料的記錄方式發(fā)生了突破,改變了信息的介質(zhì),提高了會計信息處理的質(zhì)量和速度,但由于電算化會計檔案中的檔案載體不是紙張而是磁盤、光盤等,它們受載體的質(zhì)量、存放環(huán)境、存貯信息有效期與載體在計算機文件中閱讀器質(zhì)量好壞等因素的影響。

3.信息共享性與數(shù)據(jù)易改性。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用,可以提高會計文檔的多方位檢索速度,并能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送,有利于會計檔案資源共享。但是,由于存儲磁介質(zhì)與光盤中的數(shù)據(jù)可以很容易被修改,從而導(dǎo)致會計檔案信息的失真,甚至被破壞的可能,而使會計檔案失去價值。

三、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的定位

由于會計電算化環(huán)境下會計工作的結(jié)果(會計檔案)具有領(lǐng)域的拓寬性、環(huán)境的依賴性與數(shù)據(jù)易改性等特點,會計電算化雖然有助于簡化核算過程與拓寬會計監(jiān)督的職能,但在會計工作質(zhì)量控制與會計信息安全利用等方面存在較多的問題,給會計工作提出了新的任務(wù)與要求。筆者認(rèn)為,要解決這一問題,使會計職能適應(yīng)會計環(huán)境對會計工作的要求,就應(yīng)從調(diào)整會計職能入手,將會計職能的行使設(shè)置為兩個層次,一是由前臺工作人員行使對經(jīng)濟活動的核算與監(jiān)督職能,完成對單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理工作;二是由后臺工作人員行使對會計工作的再監(jiān)督職能,完成對會計信息質(zhì)量控制與信息利用工作。會計檔案作為記錄會計工作過程與反映單位經(jīng)濟活動狀況的證據(jù),既是聯(lián)系會計工作前臺與后臺的紐帶,也是實現(xiàn)會計質(zhì)量控制與會計信息利用的主要途徑。因此,同傳統(tǒng)手工記賬時代的檔案管理職能相比較,會計電算化環(huán)境下會計檔案的職能主要應(yīng)突出它的兩大功能。

1.會計質(zhì)量控制關(guān)口的職能。在會計電算化環(huán)境下,會計質(zhì)量控制的重點是建立一種內(nèi)部制約機制,及時預(yù)防“差錯”與“舞弊”行為的發(fā)生,會計檔案管理的主要職責(zé)是要留下包括“差錯”與“舞弊”行為在內(nèi)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄與會計工作痕跡,并通過相應(yīng)的事后監(jiān)督機制,及時發(fā)現(xiàn)并中止上述行為。因此,在會計電算化環(huán)境下,會計檔案管理首要職能是實現(xiàn)檔案歸集關(guān)口的前移,確保會計檔案資料的真實性,反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)與會計工作的本來面貌;其次,要將內(nèi)部會計控制制度與實施結(jié)果納入檔案管理的范疇,把事后監(jiān)督信息定期反饋到會計工作前臺,同時真實記錄信息反饋與信息處理的過程;第三,要建立會計檔案歸集的審查制度,制訂各種會計信息處理過程的歸檔要求,做到內(nèi)容完整、手續(xù)完備、要求具體、責(zé)任明確,使會計檔案的歸集成為單位會計工作質(zhì)量再完善的過程。

2.會計信息利用窗口的職能。由于計算機中的數(shù)據(jù)文件是動態(tài)的,時刻都在發(fā)生變化,因此,會計檔案利用的首要任務(wù)是要根據(jù)會計工作的特點,在規(guī)定的時間段內(nèi)進行數(shù)據(jù)備份,并定期將計算機系統(tǒng)中的所有檔案要素復(fù)制到磁介質(zhì)上,與相關(guān)的文字材料和電子文檔等一同歸檔,保證歸檔資料的完整性,為實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的綜合查詢與有效利用奠定基礎(chǔ);其次,要運用相關(guān)的統(tǒng)計分析方法,根據(jù)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的分類,對會計信息進行加工整理,并通過對會計檔案的編研,以財務(wù)年鑒等方式形成有價值的會計信息,防止保存檔案信息的載體失效而使重要的會計信息丟失;第三,根據(jù)工作需要,在有針對性地實現(xiàn)會計檔案信息對外提供與提高會計檔案利用價值的同時,做好會計檔案數(shù)據(jù)的日常維護工作。

四、會計電算化環(huán)境下會計檔案職能的實施

要實現(xiàn)會計電算化環(huán)境下會計檔案的各項職能,必須從觀念、制度、手段與人力等方面入手,才能確保會計檔案職能的實施。

1.強化檔案意識。首先,要克服傳統(tǒng)會計檔案管理過程中的一些錯誤觀念,糾正會計檔案管理過程中的一些錯誤做法。比如:重憑證、賬簿管理,輕輔證材料管理;重紙質(zhì)實物檔案管理,輕磁性介質(zhì)檔案管理;重檔案移交后續(xù)管理,輕前臺會計工作的檔案管理;重一般檔案的統(tǒng)一管理,輕專門檔案的專門管理。其次,要將先進的檔案管理思想、管理方法、管理理論和管理成果應(yīng)用于會計檔案的管理實踐,樹立會計檔案管理的時效性意識、完整性意識、過程控制意識、質(zhì)量保證意識、妥善保管意識與有效利用意識。

2.健全檔案制度。會計檔案管理應(yīng)從嚴(yán)密、有序與規(guī)范的要求出發(fā),充分重視制度建設(shè),嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》與會計電算化環(huán)境檔案管理的要求,積極推進會計檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化與現(xiàn)代化工作。要建立會計檔案入庫前的審查制度,加強前臺會計工作的會計檔案管理,確保人庫會計檔案的質(zhì)量;要建立會計檔案查詢、對外借閱、復(fù)印等內(nèi)部控制制度,防止檔案資料的遺失與泄密,確保會計檔案的安全;要加強對有保存價值與利用價值的輔證材料以及磁性介質(zhì)會計資料的管理,防止磁性介質(zhì)檔案信息的失效,確保會計檔案的完整。

檔案智能化范文第2篇

1新時期電子商務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

正如同志所說：“檔案是人類活動的真實記錄，是檔和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，電子商務(wù)檔案管理智能化事業(yè)是一項典型的功在當(dāng)代利在千秋的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)”。目前電子商務(wù)檔案管理朝著智能化發(fā)展的過程中存在著或多或少的問題，這會直接導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展受到阻礙。由此可見可見，在新形勢下加強電子商務(wù)檔案管理工作十分重要，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，電子商務(wù)檔案管理工作也需要逐步的完善，因此加強電子商務(wù)檔案智能化管理工作是我們當(dāng)前所面臨的一項緊迫任務(wù)。

2目前電子商務(wù)檔案智能化管理的特征

首先，與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，電子商務(wù)檔案管理具有自身的特征，其不是可以直觀看見的，都是以光盤、U盤、硬盤等方法進行存儲的，因此其網(wǎng)絡(luò)性、虛擬性程度較高，電子商務(wù)的活動中信息存儲和檔案管理相同，都是虛擬的，例如：支付寶、網(wǎng)銀、淘寶等廣泛應(yīng)用，都不需要開出具體的紙質(zhì)的票據(jù)。換言之，電子商務(wù)中檔案文本的管理都具有智能化、虛擬化的特征。其次，由于電子商務(wù)檔案管理并不能夠通過肉眼來定位，也不需要管理人員對檔案進行管理和抄寫，都是通過人工計算機智能模式來完成的，因此其存儲形式、信息數(shù)字化程度都不同，這就導(dǎo)致了電子商務(wù)檔案管理具有繁瑣性、復(fù)雜性。最后，電子商務(wù)檔案管理具有集體性、系統(tǒng)性。電子商務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)信息不僅集中于一種文字或者數(shù)字上，而是能夠?qū)崿F(xiàn)全方位的信息儲存，例如音頻、音效、圖表、視頻、錄音等。

3提高電子商務(wù)檔案管理智能化水平的有效策略

一方面，電子商務(wù)檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國家下發(fā)的相關(guān)文件進行合理有效的歸檔，電子商務(wù)行業(yè)必須重視檔案管理工作的重要性，尤其是要把電子商務(wù)檔案管理工作作為行業(yè)發(fā)展重中之重，這樣不但能提高電子商務(wù)檔案管理工作水平，同時還能確保其朝著智能化趨勢發(fā)展。因此在企業(yè)進行電子商務(wù)的過程中，電子商務(wù)行業(yè)要為企業(yè)與客戶建立一種新型的溝通模式，讓企業(yè)通過智能化管理方法，提高檔案管理的質(zhì)量和水平。從而提高企業(yè)的競爭力，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。另一方面，當(dāng)前gaige開放政策不斷深入，這就要求電子商務(wù)檔案管理也要與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式，做到與時俱進。在實踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，在創(chuàng)新的基礎(chǔ)上實踐，朝著智能化趨勢發(fā)展。電子行業(yè)必須及時變革電子商務(wù)檔案管理方式，轉(zhuǎn)變管理模式建立完善科學(xué)有效的管理體系，促進電子商務(wù)檔案管理的建設(shè)。運用智能化存儲數(shù)據(jù)，滿足不同的客戶要求，