MssOA產(chǎn)品說明指導(dǎo)書

MssOA產(chǎn)品說明指導(dǎo)書協(xié)同辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)品說明書協(xié)同管理軟件專家專注信息化解決方案TOC\o"1-6"\h\z\u2 軟件優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn) 審批時(shí)支持常用意見、組合意見、存儲(chǔ)常用意見等功能。由于文件審批過程中使用的意見，使用的重復(fù)頻率非常高。為了讓用戶更方便快捷地審批文件，系統(tǒng)提供了預(yù)存意見的選擇功能，并根據(jù)意見的類型將意見分為公共常用意見、個(gè)人常用意見。公共常用意見由管理員根據(jù)系統(tǒng)中意見的使用頻率進(jìn)行管理，所有用戶都可以使用。個(gè)人常用意見由各個(gè)用戶根據(jù)自己的需要和使用習(xí)慣進(jìn)行管理，僅供個(gè)人使用。同時(shí)，為了減輕用戶的文字輸入工作量，系統(tǒng)還提供了“智能造句”的功能，用戶可以通過選擇系統(tǒng)預(yù)留的不同類型的詞語或短句，組合出符合用戶意圖的意見?；贐/S的全WEB操作系統(tǒng)對(duì)所有使用的參數(shù)都提供了基于B/S的WEB配置手段包括：用戶、部門、群組、系統(tǒng)參數(shù)、文號(hào)、公文模版、文件紅頭、用戶角色、公文流程、文件自動(dòng)接收人等。同時(shí)，對(duì)于所有配置參數(shù)的修改，都會(huì)自動(dòng)更新到當(dāng)前的應(yīng)用中，立即生效。無須對(duì)程序進(jìn)行任何的修改。系統(tǒng)的所有應(yīng)用和管理全部都通過WEB方式進(jìn)行操作，可完全脫離Notes客戶端。完備的流程記錄系統(tǒng)忠實(shí)地記錄了所有的流程操作記錄，包括：操作人員（或代理人）、操作步驟、操作時(shí)間、操作順序、文件發(fā)送方向、下一步驟名稱、下一步驟接收人、接收時(shí)間、操作結(jié)果、辦理意見、填寫意見時(shí)間等。同時(shí)在待辦事宜的提醒中也體現(xiàn)了“發(fā)送人”和“發(fā)送時(shí)間”。支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理系統(tǒng)支持廣播式的公文流轉(zhuǎn)處理，即同一公文可同時(shí)送交多人處理，支持多人并行（自動(dòng)將多人的處理結(jié)果合并）、多人串行（有順序）、多人單審（隨機(jī)）、主辦/從辦等多種方式。工作流引擎總結(jié)了多年的辦公系統(tǒng)建設(shè)和實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，提煉出“單人”“多人并行”“多人串行”“多人單審”“主辦從辦”等五種審批方式。單人：下一步驟只有一個(gè)辦理人，下一辦理人收到待辦事宜，并可直接辦理該文件；多人并行：下一步驟有多個(gè)辦理人，這些辦理人之間沒有辦理順序的要求，全部都收到待辦事宜，并可隨時(shí)辦理該文件。全部辦理完畢后，最后一個(gè)辦理人負(fù)責(zé)將文件發(fā)送給下一步驟；多人串行：下一步驟有多個(gè)辦理人，但這些辦理人之間必須按照選擇人員的順序進(jìn)行辦理。首先是第一個(gè)人收到待辦事宜，第一個(gè)人辦理完畢后，第二個(gè)人才收到待辦事宜，依此類推。全部辦理完畢后，最后一個(gè)辦理人負(fù)責(zé)將文件發(fā)送給下一步驟；多人單審：下一步驟有多個(gè)可能的辦理人，但只需要其中的一個(gè)人辦理就可以結(jié)束審批工作。主辦從辦：在下一步驟中可選擇主辦和從辦的用戶，主辦的用戶可決定流程的走向，而從辦的用戶只能對(duì)文件進(jìn)行批閱，不影響整個(gè)流程的走向，大大提高了工作效率。流程全程監(jiān)控和跟蹤系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦文過程全程監(jiān)控，能夠?qū)崿F(xiàn)跨部門之間/單位之間的流程跟蹤功能并直觀地展現(xiàn)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)在本單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)流程跟蹤與監(jiān)控外，對(duì)于分發(fā)到下級(jí)單位的文件，同樣提供了完整的流程跟蹤功能。上級(jí)下發(fā)給下級(jí)單位的文件，系統(tǒng)提供了“查看分發(fā)文件的流程”功能，可以監(jiān)控所有分發(fā)的文件的辦理流程和辦理結(jié)果。如果同時(shí)分發(fā)了多個(gè)分公司，則可以選擇某個(gè)分公司進(jìn)行跟蹤監(jiān)控。提供了完善的授權(quán)機(jī)制用戶不僅可以設(shè)置自己的“日常代理人”，代辦自己所有的日常工作。系統(tǒng)還提供了“出差代理人”的設(shè)置，可以設(shè)定某個(gè)時(shí)間段內(nèi)的工作代理人。文件流轉(zhuǎn)過程中，當(dāng)給授權(quán)人發(fā)送文件時(shí)能夠得到系統(tǒng)提示并可做出選擇。對(duì)于設(shè)置了外出授權(quán)的用戶，當(dāng)文件要發(fā)送給該用戶時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示“***用戶設(shè)置了外出授權(quán)，其代理人為***”。獨(dú)特的自動(dòng)催辦功能系統(tǒng)管理員可以對(duì)文件設(shè)置催辦間隔時(shí)間，當(dāng)文件超過預(yù)期辦理期限時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)發(fā)出郵件，通知辦理人員抓緊辦理。這一功能將大大減少文件監(jiān)控人的工作量，有效提高文件流轉(zhuǎn)效率。靈活的轉(zhuǎn)辦、回收功能由于文件審批人調(diào)離工作崗位、臨時(shí)性外出并無法確保文件的按時(shí)審批的情況下，系統(tǒng)提供給文件監(jiān)控人轉(zhuǎn)辦、回收的功能，允許文件監(jiān)控人將文件取回或者重新指定文件審批人。人員或機(jī)構(gòu)的變更得到更強(qiáng)大的支持系統(tǒng)提供用戶更名、部門調(diào)動(dòng)、工作移交、權(quán)限克隆、部門更名等多種手段，以方便系統(tǒng)管理員。此外，系統(tǒng)將人員變更申請(qǐng)流程與人員變更管理整合成了一個(gè)有機(jī)的整體，當(dāng)人員變更申請(qǐng)單流轉(zhuǎn)到管理員時(shí)，管理員只須執(zhí)行人員變更申請(qǐng)單上的“執(zhí)行變更任務(wù)”按鈕，即可自動(dòng)生成一份相應(yīng)的人員變更任務(wù)單或用戶注冊(cè)單。當(dāng)然，系統(tǒng)管理員還可以對(duì)這份變更任務(wù)單進(jìn)行編輯或刪除。提供F1在線幫助功能系統(tǒng)中對(duì)在線幫助進(jìn)行了很大的提升，實(shí)現(xiàn)了“HOTHELP”功能。用戶在操作過程中可以隨時(shí)通過“F1”及時(shí)地得到幫助，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)當(dāng)前的操作頁面對(duì)幫助信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)定位。同時(shí)，對(duì)于幫助文檔的內(nèi)容，為系統(tǒng)管理員提供了管理的手段。及時(shí)回收郵件空間用戶永久刪除內(nèi)部郵件后能夠自動(dòng)觸發(fā)系統(tǒng)回收其空間，郵件發(fā)送時(shí)應(yīng)能按照角色或群組過濾。系統(tǒng)中對(duì)郵件的刪除操作加以改進(jìn)，每一次刪除操作之后，立即對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行壓縮，及時(shí)回收閑置空間，極大地提高了郵件數(shù)據(jù)庫的空間利用率。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理員與應(yīng)用管理員職能的分離，同時(shí)將系統(tǒng)配置進(jìn)行了歸納整理，增強(qiáng)了系統(tǒng)管理員的易操作性。系統(tǒng)配置庫，針對(duì)配置信息的作用與性質(zhì)，對(duì)其進(jìn)行了分類，分別歸屬到“界面管理”“用戶管理”“流程管理”“參數(shù)管理”四大類。界面管理包括“界面風(fēng)格管理”“圖像資源管理”“界面頻道管理”；用戶管理分為“部門管理”“用戶管理”“變更管理”；流程管理分為“簡稱管理”“流程模板管理”“文檔變量管理”和“流程管理”；參數(shù)管理分為“系統(tǒng)參數(shù)”“應(yīng)用參數(shù)”“控件管理”和“數(shù)據(jù)庫管理”。同時(shí)，我們還將管理員分成系統(tǒng)管理員、應(yīng)用管理員和模塊管理員三種。模塊管理員僅負(fù)責(zé)相應(yīng)模塊的管理和維護(hù)，如：常用信息管理員，僅負(fù)責(zé)常用信息模塊的管理維護(hù)工作。應(yīng)用管理員負(fù)責(zé)所有應(yīng)用類參數(shù)的配置和維護(hù)，包括：部門管理、用戶管理、變更管理、簡稱管理、流程管理、應(yīng)用參數(shù)。其中，流程管理根據(jù)“流程模板”進(jìn)行創(chuàng)建，而流程模板則由系統(tǒng)管理員來管理，其正確性由系統(tǒng)管理員來保證。應(yīng)用參數(shù)主要是指系統(tǒng)中使用的候選項(xiàng)，而不涉及支撐系統(tǒng)運(yùn)行的重要參數(shù)。系統(tǒng)管理員除了包含應(yīng)用管理員的所有權(quán)限外，還要負(fù)責(zé)支撐系統(tǒng)正常運(yùn)行的系統(tǒng)級(jí)參數(shù)的維護(hù)，包括：界面風(fēng)格管理、圖像資源管理、界面頻道管理、流程模板管理、文檔變量管理、系統(tǒng)參數(shù)、數(shù)據(jù)庫管理和控件管理。MSS海量存儲(chǔ)機(jī)制利用數(shù)據(jù)庫隊(duì)列的概念，合理規(guī)劃、存儲(chǔ)大容量的文件內(nèi)容，突破LotusDomino/Notes容量2GB的性能瓶頸（即是說：當(dāng)數(shù)據(jù)庫大小達(dá)到2GB的時(shí)候，數(shù)據(jù)庫的性能開始急劇下降），大大提高了應(yīng)用處理速度，滿足多種信息載體的系統(tǒng)需求。強(qiáng)大的全文檢索引擎系統(tǒng)提供了模糊檢索、組合查詢以及全文檢索的方式，可以對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行方便、快速地信息檢索，確保信息的唾手可得，體現(xiàn)知識(shí)管理時(shí)代的信息新概念。資料庫支持一切數(shù)據(jù)來源，包括Text,HTML,Postscript,WPS,S2/PS2/PS,MicrosoftOffice,AdobePDF,RDBMS結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等?？蓪?duì)資料庫中的全文數(shù)據(jù)進(jìn)行全方位檢索功能，支持Unicode,多種檢索邏輯。智能檢索有效改善檢索效果，提供用戶專業(yè)的查詢結(jié)果，既查準(zhǔn)又查全，徹底解決了文檔信息檢索的難點(diǎn)，同時(shí)查詢結(jié)果還能作智能相關(guān)排序。實(shí)現(xiàn)公文電子蓋章系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)本單位應(yīng)用情況不同自行定制各種文件形式或文件字的電子公章，簽發(fā)后成文的公文將自動(dòng)加蓋公章，滿足網(wǎng)絡(luò)發(fā)布需求。多種數(shù)據(jù)庫的統(tǒng)一管理無論是Notes文檔數(shù)據(jù)庫，還是Oracle等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，均可統(tǒng)一管理。各個(gè)RDBMS的數(shù)據(jù)源采用一致的接口、參數(shù)和函數(shù)名等，以統(tǒng)一、透明的方式支持不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)而且對(duì)不同廠家的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫均可支持。支持幾乎所有的文檔數(shù)據(jù)格式，Text,HTML,Postscript,WPS,S2/PS2/PS,MicrosoftOffice,AdobePDF等。完善、卓越的錯(cuò)誤處理機(jī)制系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)合了先進(jìn)的錯(cuò)誤現(xiàn)場(chǎng)錄制、錯(cuò)誤現(xiàn)場(chǎng)恢復(fù)、操作錯(cuò)誤記錄三種機(jī)制，使得系統(tǒng)能夠在用戶操作、管理員配置錯(cuò)誤的情況下，仍然能夠確保文檔的可靠性，有效保護(hù)了用戶的勞動(dòng)成果；用戶領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員可以結(jié)合錯(cuò)誤日志進(jìn)行審核，決定培訓(xùn)用戶的要點(diǎn)所在，確保整個(gè)單位可以在最短的時(shí)間內(nèi)脫離傳統(tǒng)OA帶來的雙軌運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)真正的無紙化辦公。應(yīng)用軟件及模塊設(shè)計(jì)總體功能MSS-OA系統(tǒng)可分為內(nèi)部OA系統(tǒng)、互連系統(tǒng)以及專網(wǎng)上的公文交換平臺(tái)等?？筛鶕?jù)具體的需求，結(jié)合OA軟件產(chǎn)品的發(fā)展趨勢(shì)及我們現(xiàn)有的應(yīng)用系統(tǒng)，一般可得出如下圖的應(yīng)用軟件功能總體結(jié)構(gòu)圖。整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)分為辦公管理、部門辦公、個(gè)人工作臺(tái)、信息發(fā)布、輔助辦公系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)。辦公管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)公司的日常辦公(收文管理、發(fā)文管理和檔案管理)。部門辦公提供員工的工作計(jì)劃、知識(shí)庫、會(huì)議管理等系統(tǒng)個(gè)人工作臺(tái)提供個(gè)人電子郵件、待辦事宜、個(gè)人設(shè)置、通訊錄等。信息發(fā)布主要發(fā)布機(jī)關(guān)單位內(nèi)部的各種信息，比如規(guī)章制度、電子公告等。輔助辦公系統(tǒng)提供辦公助理及搭建單位之間的傳輸交通系統(tǒng)。應(yīng)用模塊下面我們對(duì)這些子系統(tǒng)的功能特點(diǎn)進(jìn)行介紹。辦公管理子系統(tǒng)辦公管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公管理電子化，由電子行文代替手工行文，解決公文傳遞慢、信息不及時(shí)、不同步和不易查閱等問題，實(shí)現(xiàn)公文的電子起草，審核、會(huì)簽、簽發(fā)、登記、批閱、傳閱等工作，自動(dòng)處理反饋、催辦、流程跟蹤與統(tǒng)計(jì)、查詢和歸檔等任務(wù)。并能靈活設(shè)定公文流程，能進(jìn)行全文檢索，最終實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。辦公管理子系統(tǒng)主要包括：收文管理、發(fā)文管理、檔案管理。辦公管理子系統(tǒng)具有很強(qiáng)的適應(yīng)性和靈活性，如：流程的定義、角色的定義、痕跡保留等。收文管理收文運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)對(duì)外單位來文的登記、擬辦、批示、閱辦和歸檔整個(gè)過程的管理和監(jiān)控。收文業(yè)務(wù)流程一般包括：收文登記、收文擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批閱、部門閱辦、收文歸檔等。收文運(yùn)轉(zhuǎn)具備運(yùn)轉(zhuǎn)跟蹤、逾期催辦、公文查詢及統(tǒng)計(jì)、打印等功能。所有的流轉(zhuǎn)過程均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同完成。提供了完善的意見輸入、流程跟蹤、打印辦理單的功能。管理員可以對(duì)文件流程、流程名稱、流程走向、流水號(hào)格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。發(fā)文管理發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)從發(fā)文擬稿到簽發(fā)到歸檔全部過程的電子化、自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)本單位發(fā)文快速，高效，及時(shí)的目的，是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中最重要的環(huán)節(jié)之一。發(fā)文運(yùn)轉(zhuǎn)一般包括發(fā)文擬稿、部門核稿、會(huì)稿、辦公室審核、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等幾個(gè)步驟，其中有些步驟是可選步驟，比如會(huì)稿、會(huì)簽等。所有的流轉(zhuǎn)均在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下協(xié)同完成，提供了完善的修改痕跡保留、生成正文、打印辦理單的功能。系統(tǒng)提供的流程跟蹤列表中列出了所有經(jīng)辦人員的操作時(shí)間、操作內(nèi)容、流程走向。辦理意見可以直觀查看。管理員可以對(duì)文件流程、流程名稱、流程走向、正文格式、文件字、流水號(hào)格式、文件辦理單、審批人員范圍、批閱權(quán)限、操作內(nèi)容等多種信息進(jìn)行自定義配置。檔案管理檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)按照國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案整理、保管相關(guān)規(guī)定，對(duì)單位電子文件信息的登錄、收集、組卷、歸檔形成標(biāo)準(zhǔn)的文件檔案，并實(shí)現(xiàn)檔案文件的鑒定銷毀、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)、檢索查詢等功能。同時(shí)具有強(qiáng)大的檔案檢索功能，不僅可以對(duì)檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計(jì)編研等管理，還可以實(shí)現(xiàn)模糊檢索、組合檢索、自定義分類檢索。部門辦公部門辦公提供各部門對(duì)辦公活動(dòng)中的相關(guān)事務(wù)進(jìn)行管理，包括工作計(jì)劃管理、知識(shí)庫、會(huì)議管理等。工作計(jì)劃針對(duì)公司每個(gè)部門，用于部門內(nèi)部事務(wù)管理，工作計(jì)劃及工作總結(jié)管理、工程進(jìn)展?fàn)顩r控制并能進(jìn)行考核。知識(shí)庫實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各種文檔資料的搜集、分類整理以及智能查詢功能，有效提高知識(shí)利用率?？梢造`活規(guī)劃知識(shí)庫的知識(shí)分類組成，可以設(shè)置知識(shí)庫中各類知識(shí)的利用權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)庫中不同類別間知識(shí)文檔的轉(zhuǎn)移，可快速、方便地實(shí)現(xiàn)庫內(nèi)知識(shí)資料的檢索，可對(duì)知識(shí)庫各類文檔的利用率和存儲(chǔ)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。會(huì)議管理提供簡單的會(huì)議室預(yù)定、會(huì)議通知發(fā)放（以電子郵件、打印通知單的方式發(fā)放），具備提醒會(huì)議參加人員等功能。會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)務(wù)信息、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議資源的統(tǒng)一安排和管理，提供了會(huì)議計(jì)劃、安排、人員、時(shí)間、場(chǎng)地、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要管理、會(huì)議資源網(wǎng)絡(luò)預(yù)定等會(huì)議全過程的自動(dòng)化管理功能，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理自動(dòng)化。該系統(tǒng)使會(huì)議資源統(tǒng)一管理、網(wǎng)絡(luò)預(yù)定，會(huì)議通知自動(dòng)化，會(huì)議紀(jì)要管理電子化。網(wǎng)上協(xié)作網(wǎng)上協(xié)作用于提供單位內(nèi)部部門內(nèi)部、跨部門業(yè)務(wù)協(xié)作的問題。網(wǎng)上協(xié)作提供了收文、發(fā)文之外的另外一個(gè)全面的電子化解決方法，使得各部門之間的協(xié)同處理工作更加快速、高效率。虛擬工作室虛擬工作室主要是從單位內(nèi)部協(xié)作、單位知識(shí)共享、單位知識(shí)沉淀角度出發(fā)而設(shè)立。它為協(xié)作任務(wù)提供一個(gè)網(wǎng)上虛擬協(xié)作平臺(tái)。每一單位協(xié)作任務(wù)，都可以在此注冊(cè)一工作室。在協(xié)作任務(wù)的處理過程中，參與者可以在其相應(yīng)的工作室：添加與任務(wù)相關(guān)的文檔、對(duì)工作室文檔進(jìn)行查看、評(píng)論操作；最后在任務(wù)結(jié)束時(shí)我們將有價(jià)值的文檔歸入單位知識(shí)庫。這樣在促進(jìn)了協(xié)作任務(wù)的知識(shí)共享的同時(shí)，也促進(jìn)了單位知識(shí)的積累。個(gè)人工作臺(tái)個(gè)人辦公以電子秘書為指導(dǎo)思想，建立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的工作環(huán)境和文件處理系統(tǒng)，提供與個(gè)人的有關(guān)信息。具體包括以下功能：電子郵件實(shí)現(xiàn)電子郵件的起草和收發(fā)功能。郵件系統(tǒng)為全體職工每人提供一個(gè)郵件信箱，本信箱可以與專網(wǎng)相互進(jìn)行收發(fā)郵件。職工可以通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)進(jìn)行文件、文檔、通知、報(bào)表的相互傳遞。大大改善通過傳真、EMS等進(jìn)行文件傳遞的傳統(tǒng)方式，又可以避免通過公共網(wǎng)絡(luò)的免費(fèi)信箱帶來的安全性問題以及有效防止病毒問題。電子郵件既可以用于個(gè)人之間的通訊，也可以支持部門成員協(xié)同工作。所有的用戶都有自己的郵件數(shù)據(jù)庫，由用戶自己管理。電子郵件系統(tǒng)除了實(shí)現(xiàn)郵件收發(fā)、消息傳遞等功能之外，也可以授權(quán)用戶實(shí)現(xiàn)代理以及定制郵件接收策略，防止郵件炸彈等功能，提高了系統(tǒng)的靈活性。電子郵件是辦公系統(tǒng)中最基本的功能，構(gòu)建純Web界面的電子郵件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各類信息（信件、文檔、報(bào)表、語音等）在各部門及員工之間快速、高效的傳遞，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)與標(biāo)準(zhǔn)Internet郵件系統(tǒng)進(jìn)行通訊。待辦事宜提供自動(dòng)提醒和顯示當(dāng)前急需處理的審批、會(huì)簽、簽發(fā)、批示、辦理等事宜。用戶可以從這里出發(fā)查閱和辦理自己的各類待辦文件、個(gè)人郵件、公告等信息；可以選擇草各種公文；可以查看自己訂閱的信息；可以修改一些個(gè)人的設(shè)置。這個(gè)模塊相當(dāng)于一個(gè)個(gè)人的辦公平臺(tái)，所有的信息都被匯總到這里集中顯示。用戶可以很方便地在這里集中地處理自己的事務(wù)。日程安排用于安排個(gè)人的工作計(jì)劃，提供按時(shí)間和類別兩種分類方式。提供制定和修改工作安排日程表、對(duì)日程表進(jìn)行刪除管理、設(shè)置提示、查詢統(tǒng)計(jì)個(gè)人空閑時(shí)間、能根據(jù)某一關(guān)鍵詞進(jìn)行搜索等功能。通訊錄提供企業(yè)級(jí)的內(nèi)部個(gè)人、公用通訊錄。個(gè)人通訊錄還可共享給全體或指定的人，并和郵件系統(tǒng)集成。通訊錄要支持多種條件的智能搜索。個(gè)人設(shè)置實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)中相關(guān)個(gè)人參數(shù)配置，如當(dāng)用戶出差、請(qǐng)假或其它原因暫時(shí)離開工作崗位時(shí)，提供對(duì)公文處理流程中的審批、會(huì)簽、簽發(fā)、批示、辦理等權(quán)限的委托（出差授權(quán)）。系統(tǒng)允許用戶設(shè)置自己的代理人。日常代理人用于協(xié)助計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平較差的用戶克服使用上的困難。在提供安全性保障的同時(shí)，日常代理人的存在可以確保所有的系統(tǒng)用戶均能夠有效參加公文流轉(zhuǎn)、審批的過程。而出差代理人機(jī)制可以使用戶登記出差后，所有的待審批、閱辦的文件將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到出差代理人手中，保證了在臨時(shí)出差、出差用戶不方便進(jìn)行文件審批的各種情況下公文均能正常流轉(zhuǎn)。用戶在外出的時(shí)候，可以指定自己的代理人。在不再需要代理人的情況下，可以通過手動(dòng)或自動(dòng)的方式收回。在線幫助用戶只須要在系統(tǒng)的使用過程中，隨時(shí)按下“F1”鍵，即可得到上下文相關(guān)的在線幫助。并提供強(qiáng)大的全文檢索功能。信息發(fā)布信息發(fā)布作為內(nèi)容管理在本期工程的具體體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)部信息的發(fā)布管理，具體包括以下幾個(gè)方面：規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)將單位內(nèi)部的有關(guān)人事、勞資、財(cái)務(wù)、保密和其它管理制度、工作準(zhǔn)則及其它政策在單位內(nèi)部發(fā)布，供員工隨時(shí)查閱用于將單位內(nèi)部的有關(guān)人事、勞資、財(cái)務(wù)、保密和其它管理制度、工作準(zhǔn)則及其它政策在單位內(nèi)部發(fā)布，供員工隨時(shí)查閱。。所有規(guī)章制度的生成都需要一個(gè)提交審批的過程，任何處室都可以起草規(guī)章制度，起草完成后提交給規(guī)章制度管理員，規(guī)章制度管理員進(jìn)行嚴(yán)格的審批，審批后有“發(fā)布”和“退回”兩種操作。發(fā)布的規(guī)章制度就正式成為規(guī)章制度，系統(tǒng)自動(dòng)將規(guī)章制度發(fā)布到公告牌，通知所有相關(guān)人員；被退回的操作發(fā)送給起草人。公共信息主要提供日常辦公和業(yè)務(wù)處理經(jīng)常使用的信息查詢，包括國際組織、常用網(wǎng)址、內(nèi)部電話號(hào)碼、常用電話號(hào)碼、各省公司聯(lián)系電話等。系統(tǒng)管理員可以對(duì)信息進(jìn)行更新和刪除。電子公告一個(gè)靈活易用的網(wǎng)上公告板，用于各部門用戶發(fā)布各類公告信息。提供了新聞簡報(bào)、制度、公告、通知等多種廣播信息，用戶可以通過它發(fā)布各類公共信息和通知等。電子公告還應(yīng)根據(jù)安全類別以文字、表格、圖片等方式實(shí)現(xiàn)公告、通知等信息與電子郵件等的集成。電子公告模塊包括被通知人（可能為多人）、通知內(nèi)容和時(shí)限等內(nèi)容。提供一個(gè)發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等的場(chǎng)所，實(shí)現(xiàn)公告通知的起草、審批和發(fā)布流程。公司的公告通知可以通過個(gè)人工作臺(tái)面中的滾動(dòng)信息顯示。對(duì)于公司的公告與通知起草和審批必須由專門人員負(fù)責(zé)，通過審批后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布。本公告通知系統(tǒng)可以任意增加公告通知模塊。每個(gè)公告模塊的發(fā)布范圍和起草權(quán)限不同。全公司的公告發(fā)布范圍為全體員工，機(jī)關(guān)公告的發(fā)布范圍僅限于公司機(jī)關(guān)的員工。二級(jí)局的公告通知模塊可自動(dòng)接收公司機(jī)關(guān)發(fā)布的全公司范圍的公告通知，在接收到公告通知后，在本單位范圍內(nèi)發(fā)布內(nèi)部公告和通知。公告的發(fā)布人員可以根據(jù)需要在以上基礎(chǔ)上靈活限制公告通知的范圍。新聞簡報(bào)實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的新聞發(fā)布，包括單位內(nèi)部普通新聞、科技動(dòng)態(tài)簡報(bào)、相關(guān)時(shí)事簡報(bào)等。對(duì)簡報(bào)提供分類、關(guān)鍵詞和期號(hào)檢索功能。電子期刊實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部期刊的發(fā)布。提供對(duì)各種稿件的加工、整理和通過客戶端或?yàn)g覽器進(jìn)行閱讀?？梢酝瓿晒静煌块T負(fù)責(zé)的、不同發(fā)布范圍的多種刊物的采集、編輯、審核、發(fā)布工作。電子論壇以主題——響應(yīng)為體系結(jié)構(gòu)，供用戶對(duì)各自相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)技能進(jìn)行交流學(xué)習(xí)的場(chǎng)所。系統(tǒng)管理員可以自行劃分討論區(qū)、維護(hù)討論版面等。系統(tǒng)提供豐富的用戶圖標(biāo)和表情符供用戶選擇。以主題——響應(yīng)體系結(jié)構(gòu)提供用戶對(duì)各自相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)技能進(jìn)行交流學(xué)習(xí)的場(chǎng)所。類似Internet上的BBS，用戶可以在上面討論、交流思想，也可以創(chuàng)建或者圍繞自己感興趣的主題進(jìn)行討論，可以從視圖上清晰地查看出每一個(gè)主題的跟貼人數(shù)。系統(tǒng)可以設(shè)定只有被授權(quán)的用戶才能參加討論，并且，還可限定BBS用戶必須采用實(shí)名制。BBS模塊提供電子稿件新建、編輯、發(fā)表功能；提供用戶管理功能，發(fā)布內(nèi)容設(shè)置專題欄，有權(quán)限的用戶可以進(jìn)行查詢和參加討論，通過系統(tǒng)設(shè)置，還可配置BBS用戶采用實(shí)名制還是匿名制（昵稱）來使用BBS。輔助辦公系統(tǒng)輔助辦公系統(tǒng)提供日常辦公之外的輔助功能，包括特有的辦公助理及電子公文交換平臺(tái)。辦公助理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前端提醒服務(wù)，是指用戶在客戶機(jī)上無需激活完整的辦公自動(dòng)化應(yīng)用，通過該服務(wù)軟件即可對(duì)當(dāng)前辦理人的新郵件信息、待辦事宜信息進(jìn)行定時(shí)偵測(cè)，當(dāng)前辦理人待處理事務(wù)發(fā)生后，助理軟件能夠以聲音、視覺兩種方式提醒當(dāng)前辦理人辦理個(gè)人事務(wù)。系統(tǒng)功能：接收待收郵件信息，提供當(dāng)前辦理人的個(gè)人郵件偵測(cè)服務(wù)；接收待辦事宜信息，提供當(dāng)前辦理人的待辦事宜偵測(cè)服務(wù)，待辦事宜能夠包括收發(fā)文、呈批件等流程類模塊；接收通知通告信息，接收系統(tǒng)廣播式的消息通知或?qū)Ｈ?、專向的消息通知，如大?huì)通知、局部范圍會(huì)議通知；結(jié)合短信服務(wù)中心給目標(biāo)使用者發(fā)送短信，該項(xiàng)服務(wù)僅提供給同時(shí)采購了短信服務(wù)中心及辦公助理兩項(xiàng)服務(wù)的用戶，其功能為用戶可通過助理向目標(biāo)發(fā)送短消息，采用的工具為本辦公助理而無需其他工具或開銷。辦公助理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的擴(kuò)充，是應(yīng)用的延伸，其目的在于以個(gè)性化服務(wù)簡化用戶操作的同時(shí)，提高了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)本身的利用率，在用戶不斷成長的過程中逐步發(fā)揮