2023年辦公室管中央電大試題及答案

一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將對(duì)的答案的字母序號(hào)填在括號(hào)內(nèi)。每小題1分，共10分）

1.辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)合。下列諸項(xiàng)中（B.實(shí)驗(yàn)室）應(yīng)不屬于辦公室范疇。

2.請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無(wú)法解決時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無(wú)權(quán)解決時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)。下面請(qǐng)示中（C.越級(jí)

請(qǐng)示）是不妥的。

3.以下關(guān)于辦公室職能的說(shuō)法,哪一種是對(duì)的的（C.辦公室管理具有集中性和整體性）

4.文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不對(duì)的的是（A.文員在說(shuō)了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能迅速辨聽(tīng)）

5.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項(xiàng)因素（D.愛(ài)好）

6.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題？（A.有共同利益的話題）

7.文員在解決信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A.初次寫(xiě)信，或有過(guò)激言行的）

8.文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)當(dāng)做的是（C.什么日期、時(shí)間召開(kāi)會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急限度）

9.以下哪一種類型是適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C.圓桌型）

10.以下餐巾的使用方法對(duì)的的是（B.用來(lái)擦嘴唇嘴角）

1.傳真機(jī)最佳用來(lái)傳送以下哪種郵件？（A.一般的圖紙）

2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪種行為是不適宜的。（B.較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在

各種物品的下方）

3.對(duì)新情況、新問(wèn)題，無(wú)章可循時(shí)，上司又沒(méi)有明確的指示,文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的解決。這是采用的

（C.變通）方法。

4.為了防止辦公室支出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列中哪項(xiàng)工作應(yīng)改善（A.工作人員工作盡也許專門(mén)化、單一化）

5.文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不對(duì)的的是（D.來(lái)電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再上詞）

6.在公務(wù)專用信件書(shū)寫(xiě)禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（D.“臺(tái)安”、“鈞安”）

7.按照美國(guó)人類學(xué)家愛(ài)德華?霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論,45CM—120CM,應(yīng)當(dāng)是（A.個(gè)人區(qū)）

9.上司決定參如某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)當(dāng)（D.只在便箋上寫(xiě)好會(huì)議名稱）

10.值班人員不應(yīng)當(dāng)做以下哪類事情（A.簽發(fā)文獻(xiàn)）

1.文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（B.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思，榕人自己對(duì)問(wèn)題的意見(jiàn)）

2.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不對(duì)的的？（D.把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做）

3.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B.發(fā)表意見(jiàn)）

5.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是（C.姓名、部門(mén)、地址、國(guó)名）。

6.下列接受名片時(shí)唯一對(duì)的的做法是（A.接受名片時(shí)要用雙手）。

9.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（B.有無(wú)休息室）。

10.上司參與各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A.告知上司家人把衣服送達(dá)）。

1.在辦公室的布置方面，（A.離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。

3.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下運(yùn)用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C.天天把工作安排得超過(guò)工作時(shí)間，給

自己壓力）

5.以下哪些接打電話的行為是不對(duì)的的？（A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針?shù)h相對(duì)回?fù)簦?/p>

8.文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C.與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致）

10.在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)也許獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)

的輕重緩急；另一是具有（B.說(shuō)話的技巧），了解規(guī)定約會(huì)者的心理。

1.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（D.應(yīng)設(shè)立電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）

3.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的（A.錄音時(shí)需將監(jiān)聽(tīng)開(kāi)關(guān)至于“0N”位置）

5.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（C.應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系）

6.以下關(guān)于確認(rèn)上司日程安排計(jì)劃的行為中,哪一項(xiàng)是不適宜的（A.以電話方式?jīng)Q定面談或開(kāi)會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃,不用

再以書(shū)面形式確認(rèn)）

7.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（B.代替上司制定約會(huì)計(jì)劃）

8.以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為,哪一項(xiàng)是比較適宜的（D.穿著短裙的下蹲姿勢(shì)，應(yīng)跨前半步后腿虛跪，上身保持挺

直，蹲下時(shí)慢悠悠地彎下腰）

9.以下說(shuō)明宴會(huì)的種類與形式的內(nèi)容，哪一項(xiàng)是對(duì)的的（C.工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可）

二、判斷題（對(duì)的打錯(cuò)誤打"X"。每小題1分，共10分）

11.小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。（V）

12.沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日記與上司的日記的事項(xiàng)是否一致則是典型

的工作。（V）

13.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上大家閱讀J）。

14.代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。（J）

15.假如文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)當(dāng)叫上司接過(guò)電話,告訴上司要

找的人立即就會(huì)來(lái)聽(tīng)電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（V）

16.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）

17.上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才干相握。（X）

18.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些：對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通

俗。（J）

19.文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（X）

20.文書(shū)部門(mén)立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管,稱為“歸檔”，有歸檔范圍和規(guī)定（X）

11.辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。（X）

12.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（J）

13.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（V）

14.請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用，如“關(guān)于XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”。（X）

16.假如上司不準(zhǔn)備參如某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知廢棄，以免干擾其他事情。（X）

17.假如需要與來(lái)訪者擬定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表,假如這一時(shí)間有空，就可答

應(yīng)下來(lái)。（X）

18.女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離（J）

19.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜。X）

20.列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的商時(shí)，由制文機(jī)關(guān)擬定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（V）

1.文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（J）

2.文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍。（X）

3.無(wú)論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過(guò)傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（X）

4.當(dāng)與人擦肩而過(guò)，或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面，或因事半途離坐時(shí)，都要招呼一聲。（J）

5.文秘人員對(duì)上司支票往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）

6.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受,

否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。（J）

7.即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)當(dāng)積極、樂(lè)意地去協(xié)助。

8.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（X）

9.假如要拒絕別人，最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度，分別使用表達(dá)方法，以避免由于拒絕而發(fā)生不必要

的困擾。（J）

10.介紹信的正本和存根必須一致，同時(shí)可以出具空白介紹信。（X）

1.辦公室的燈光照明要避開(kāi)自然光，最佳用人工燈光。（X）

2.辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的重要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。（X）

3.同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左,按順序介紹。（J）

4.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（X）

5.文員應(yīng)有效運(yùn)用時(shí)間，可以把重要工作如寫(xiě)報(bào)告等與其他工作安排在一起去做。（X）

6.平常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化。（X）

9.要發(fā)問(wèn)或故意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的見(jiàn)解。上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（X）

3.文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，由于當(dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。由于上司震怒，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信

的語(yǔ)氣也應(yīng)當(dāng)變成上司的語(yǔ)氣（X）

4.當(dāng)上司規(guī)定文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司運(yùn)用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。）

6.面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采用臨時(shí)應(yīng)急措施.（J）

7.注辦是指文秘人員在《文獻(xiàn)解決單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（/）

8.即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。（X）

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

21.文員在解決上司指派的工作時(shí),一方面要仔細(xì)制定計(jì)劃,簡(jiǎn)要說(shuō)明制定計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)要點(diǎn)。

（1）充足了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容；

（2）思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳；

（3）上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。

還需要進(jìn)行一般闡述。

22.文員運(yùn)用提醒系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提醒系統(tǒng)？具體做法是如何的？

有電子提醒系統(tǒng)和人工提醒系統(tǒng)。

電子提醒系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)立日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提醒事項(xiàng),文員應(yīng)當(dāng)隨著情況的變化不

斷編排和修改輸入的信息。

人工提醒系統(tǒng)的做法:設(shè)立基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表;使用提醒性備忘錄;準(zhǔn)備約會(huì)表；準(zhǔn)備特殊提醒卡;

準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn)。

21.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式

會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。

可以用于向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或規(guī)定與會(huì)單位共同遵

守、執(zhí)行。有兩種形式：（D議決性會(huì)議紀(jì)要。（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。

22.請(qǐng)簡(jiǎn)樸說(shuō)明提高會(huì)議效率的一些基本做法？

遵循法律法規(guī)；合理擬定會(huì)議目的;擬定必要的與會(huì)者;減少會(huì)議數(shù)量；縮小會(huì)議規(guī)模；簡(jiǎn)化會(huì)議程序;縮短會(huì)議時(shí)間；

控制會(huì)議經(jīng)費(fèi);分析會(huì)議成本。

1.文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？應(yīng)注意什么？

（1）進(jìn)言是指文員積極對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；

（2）參謀作用；補(bǔ)缺作用；增進(jìn)關(guān)系作用；

⑶適事、適時(shí)、適地、適度。

2.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)？

（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主

持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的通過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。

1.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用？形式是如何的？

會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成,擇要反映

會(huì)議的精神和情況。

會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一結(jié)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。

可以用于向上級(jí)報(bào)告會(huì)議情況;也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng),或規(guī)定與會(huì)單位共同遵守、

執(zhí)行。

有兩種形式：

（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者通過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時(shí)寫(xiě)下的文字依據(jù)。

（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文獻(xiàn)。

2.什么是文員的擋駕方法?重要的擋駕法有哪幾種?一般應(yīng)如何做？

對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪者，不必要參與的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把

真正因素告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)成阻擋或拒絕的目的即可。

（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司0上司不能接的

電話,要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。

（2）來(lái)訪擋駕。先問(wèn)情來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。

（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地拒絕。

1.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要通過(guò)一系列程序即為發(fā)文解決過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。

（1）擬稿。（2）核稿。是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核算。（3）簽發(fā)。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、

簽字發(fā)出。（4）編號(hào)。已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5）繕印。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文獻(xiàn)定稿進(jìn)行眷清、

復(fù)印或排版印刷。（6）校對(duì)。指將文獻(xiàn)的眷寫(xiě)稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（7）用印，是指在完畢的文獻(xiàn)上加蓋

機(jī)關(guān)印章。（8）登記。（9）分發(fā)。指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文獻(xiàn)進(jìn)行分裝和發(fā)送。

2.文員受上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定期間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？

.（1）要獲得上司的許可；（2）假如用寫(xiě)信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)。（3）要對(duì)

的告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、午餐會(huì)等）、所要的時(shí)間等等；（4）約定好以后，

一定要向上司報(bào)告，并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表上。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文獻(xiàn)資料。（5）星期一早上、周末、即將下班

之前、午餐前后不要安排約會(huì)；（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)；（7）公司有

重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)；（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方,還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否

需要就餐等因素。

四、設(shè)計(jì)題（每題15分，共30分）

23.本單位為了推動(dòng)工作開(kāi)展,擬制定近三年或中長(zhǎng)期工作發(fā)展規(guī)劃,決定召開(kāi)部分人員參與的工作研討會(huì)，辦公室人

員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)？

（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是對(duì)部門(mén)工作熟悉，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；

（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（7）會(huì)場(chǎng)也可準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

2生某中外合資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司規(guī)定文員小陳購(gòu)買(mǎi)禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因

素？

（1）清楚德方總經(jīng)理的愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）征求上司意見(jiàn)或批準(zhǔn)，在允許的錢(qián)款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；

（3）比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；（4）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商

店用精美包裝紙重新包裝一下；（5）附上賀卡寫(xiě)上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。

1.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌、技術(shù)入股，運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的

產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,

你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？

（1）接受任務(wù)；（2）了解來(lái)賓；（3）制訂計(jì)劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來(lái)賓；（6）商議日程；（7）安排會(huì)談；（8）

陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。

2.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。

(2)回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫(xiě)出工作報(bào)告。假如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理

出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)放旅行前未完的工作。

(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。

(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門(mén)和人員，分別去函或去電表達(dá)感謝。

1.某公司為了推銷自己的產(chǎn)品,做好宣傳和營(yíng)銷前的準(zhǔn)備工作，以良好的社會(huì)形象及合適的價(jià)格打入市場(chǎng),決定組織召

開(kāi)專家座談會(huì)，對(duì)其推銷產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估。假如你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？

(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者；

(2)座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；(3)座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；

(4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織,可不做記錄；(5)具體的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；

(6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松。

1.文員應(yīng)當(dāng)為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作,在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行哪些職責(zé)？

(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的

日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。

(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表涉及：城市名和省(州)名(假如是國(guó)外旅行，寫(xiě)明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上

司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼。

(3)為商務(wù)洽談收集資料。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。

(5)考慮行李問(wèn)題。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。為每件行李準(zhǔn)備辨認(rèn)標(biāo)簽。(6)安排差旅

費(fèi)。(7)建立旅行一一旅館信息資料庫(kù)。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。

(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。

2.某公司成立三周年,準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？

(1)客人的選擇。擬定名單，再請(qǐng)上司核定。

(2)擬定期間。假如是涉外宴請(qǐng)，宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照國(guó)際慣例，征詢客人的意見(jiàn)，要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。

(3)會(huì)場(chǎng)的選擇。要考慮宴會(huì)的性質(zhì)，客人的數(shù)目，以及預(yù)算費(fèi)用等，考慮宴會(huì)的形式與氣氛、交通是否方便、場(chǎng)地

大小是否合適、菜式、有無(wú)停車場(chǎng)。

(4)擬訂菜單。應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，從來(lái)賓的身份、宴請(qǐng)層次、目的等方面去考慮，至少要提供2份菜單，供上司

挑選。

(5)寄發(fā)請(qǐng)柬。宴請(qǐng)需要發(fā)請(qǐng)柬,請(qǐng)柬上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名、宴請(qǐng)的目的、方式、時(shí)間、地點(diǎn)，以及著

裝規(guī)定、規(guī)定回函及其他說(shuō)明等。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出。

(6)席次的排列。以社會(huì)地位與年齡作優(yōu)先考慮來(lái)安排,在請(qǐng)柬上應(yīng)注明席次號(hào)。席次的排列原則是：男女主人對(duì)坐桌

椅的兩端；男女來(lái)賓間隔而坐;夫婦分開(kāi)坐；男主賓坐在女主人的右邊，女主賓坐在男主人的右邊。主人方面的陪客，

應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。

五、案例分析題(每小題15分，共30分)

1.請(qǐng)看如下案例：

上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國(guó)各地,一天,江蘇某城市報(bào)上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息,幾天之內(nèi)，這種冰

箱在本地即無(wú)人問(wèn)津。奇怪的是廠方卻

從這個(gè)案例,可認(rèn)為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？

(1)信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫(xiě)信，扛電話或告上門(mén)來(lái)，文秘人員也應(yīng)當(dāng)注意到社會(huì)上的反饋。

(2)有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，采用積極出擊的方法。

(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問(wèn)題,但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其

他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題。

1.海金精密儀器有限公司的技術(shù)開(kāi)發(fā)部有8個(gè)工作人員，他們?nèi)翰呷毫Γ苏荒觊_(kāi)發(fā)了BRM系列產(chǎn)品,經(jīng)廣泛

宣傳，推銷，國(guó)內(nèi)外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百萬(wàn)元。公司總經(jīng)理為了鼓勵(lì)部下再接再厲，決定宴請(qǐng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部

的全體成員，具體的時(shí)間、地點(diǎn)由總經(jīng)理秘書(shū)卜小姐安排,只是規(guī)定了費(fèi)用總數(shù)為2023元。

問(wèn)題：

(1)卡小姐應(yīng)當(dāng)安排在什么時(shí)間、地點(diǎn)宴請(qǐng)比較好？(2)卡小姐用如何的方式告知技術(shù)開(kāi)發(fā)部的成員？

(3)宴請(qǐng)結(jié)束一結(jié)帳，只花了1500元，對(duì)余下的500元，卜小姐買(mǎi)紀(jì)念品發(fā)放好不好？

(4)除了宴請(qǐng)，卜秘書(shū)還可建議用其他方法來(lái)鼓勵(lì)技術(shù)開(kāi)發(fā)部嗎？效果如何？

(1)應(yīng)安排在本周的星期五下班后宴請(qǐng)，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息,晚一點(diǎn)也不影響工作。找個(gè)比較安靜

幽雅的餐館，包個(gè)單間,總經(jīng)理與大家上下級(jí)可交流感情。

(2)卜小姐應(yīng)到技術(shù)開(kāi)發(fā)部去向大家表達(dá)祝賀,并當(dāng)場(chǎng)邀請(qǐng)。假如用電話告知,不能產(chǎn)生親切感和更抱負(fù)的氣氛。

(3)宴會(huì)快結(jié)束時(shí)卜小姐可把技術(shù)部負(fù)責(zé)人拉到一邊，把500元交給他，悄悄說(shuō)：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受

拘束再飲一杯，或找個(gè)卡拉0K唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行?！卑l(fā)放紀(jì)念品會(huì)給公司其別人員知曉，導(dǎo)致不必要的麻

煩。

(4)可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎(jiǎng)金，還可建議在全體職工大會(huì)上表?yè)P(yáng)技術(shù)開(kāi)發(fā)部。這樣可激發(fā)其他部門(mén)的積極性。

2.某公司安排懂法語(yǔ)的小沈和辦公室秘書(shū)小陳參與與法國(guó)某公司的商務(wù)會(huì)談,范