企業(yè)公司采購訂單交期保證辦法

采購訂單交期保證辦法第1章總則第1條目的為加強交期管理，確保供應商按時交貨，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行，特制定本辦法。第2條適用范圍本企業(yè)采購物資交期管理工作，除另有規(guī)定外，均依本辦法執(zhí)行。第3條相關(guān)定義采購交期是指從采購訂貨之日開始到供應商送貨到庫之日為止之間的時間，交期由以下六項前置時間所構(gòu)成。1.行政作業(yè)前置時間，指采購部與供應商共同為完成采購行為所必須進行的文書及準備工作。2.原料采購前置時間，指供應商為了完成客戶訂單而向其供應商采購必要的原材料這一過程所花費的時間。3.生產(chǎn)制造前置時間，指供應商內(nèi)部的生產(chǎn)線制造出訂單上所訂物資的生產(chǎn)時間。4.運送前置時間，指當訂單物資生產(chǎn)完成后，將物資從供應商的生產(chǎn)地送到客戶指定交貨點所花費的時間。5.驗收檢驗前置時間，指卸貨與檢查物資種類、數(shù)量、質(zhì)量等過程所花費的時間。6.其他零星前置時間，包括不可預計的外部或內(nèi)部因素所造成的延誤以及供應商預留的緩沖時間。第4條交期管理責任人采購專員在采購經(jīng)理的指導下負責采購交期管理工作，確保按時收貨。第2章合理確定交貨期限第5條擬定交期范圍采購專員根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)計劃、銷售訂單、庫存數(shù)據(jù)等資料進行綜合分析，初步確定采購訂單交期范圍。第6條預估訂單交期1.采購專員需了解供應商生產(chǎn)設(shè)備利用率，并請供應商提供其生產(chǎn)進度計劃及交貨計劃，據(jù)此估算供應商執(zhí)行采購訂單所需的時間。2.采購物資的運輸有供應商送貨和企業(yè)自運兩種方式。采購專員應根據(jù)不同運輸主體對運輸時間加以控制。(1)供應商送貨情況下，采購專員不需單獨控制運輸時間。(2)企業(yè)自運情況下，采購專員需要根據(jù)物資數(shù)量及性質(zhì)、路途的遠近、交通條件等因素，選擇合適的運輸方式、合理的運輸線路，以節(jié)省運輸費用和運輸時間。第7條規(guī)范交期條款1.采購專員根據(jù)企業(yè)、供應商雙方因素提出合理的交貨期限。2.采購專員應將訂單交期上報采購經(jīng)理審批。采購經(jīng)理審批訂單交期時應征詢倉儲部、生產(chǎn)部以及銷售部經(jīng)理的意見。3.采購專員在進行采購談判時，應在明確交貨期限的基礎(chǔ)上同供應商達成對交期違約責任的共識，并形成合同條款，在采購合同中予以明確。第3章采購執(zhí)行進度控制第8條采購進度控制點1.采購專員應至少設(shè)定以下三個采購進度控制點。(1)詢價談判過程。(2)訂購執(zhí)行過程。(3)采購交貨過程。2.采購專員要重點監(jiān)控這三個進度控制點，以確保供應商正常交貨。第9條訂單跟蹤控制1.采購專員需控制詢價談判時間，確保以最快的時間完成詢價談判。2.采購專員應跟蹤了解供應商生產(chǎn)過程，并協(xié)調(diào)相關(guān)材料、模具、技術(shù)支援的供應工作。采購專員需加強交貨前的催貨工作，了解掌握供應商生產(chǎn)效率及進度狀況。(1)如遇交期及數(shù)量變更，采購專員需及時聯(lián)絡與通知供應商。(2)為了避免不必要的損失，企業(yè)應盡量避免規(guī)格變更。3.采購專員應跟蹤管理供應商交貨以及交貨后物資使用、財務部付款事宜。(1)采購專員應組織相關(guān)質(zhì)量管理人員或倉庫驗收人員開展驗收工作。采購專員應監(jiān)督驗收人員嚴格遵照《物資驗收管理規(guī)定》執(zhí)行驗收工作。(2)采購專員根據(jù)付款條款要求，在規(guī)定的時間申請付款。第10條記錄采購進度1.采購專員填寫企業(yè)“采購進度控制表”，記錄采購進度。2.采購專員還應將三個重要控制點花費時間、完成事項等進行記錄，作為以后工作的借鑒。采購專員可自制如下表格，記錄工作內(nèi)容。采購進度控制點工作事項說明表進度控制點花費時間完成事項詢價談判訂購執(zhí)行采購交貨第11條應急處理準備1.為確保不影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，企業(yè)應制定《采購交期異常應急預案》。2.采購部及相關(guān)部門應采取以下措施應急處理交期延遲問題。（1）采購部、技術(shù)管理部應收集、查找替代品。（2）采購部應設(shè)立供應商信息資料庫，確保及時尋找到可用的供應商資料。（3）倉儲部應保有安全庫存。第4章交期不符處理第12條交期延遲管理1.采購專員需對交期延遲的原因進行分析并研擬對策，確保不再發(fā)生同樣的問題。2.交期延遲的原因分析與處理辦法如下表所示。交期延遲的原因分析與處理辦法責任方延遲原因處理辦法供應商◆接單量超過能力范圍◆技術(shù)、工藝能力不足◆對時間估計錯誤◆品質(zhì)管理不當◆經(jīng)營者的顧客服務理念不佳◆欠缺交期管理能力

及時催貨

要求供應商根據(jù)合同條款承擔違約責任企業(yè)采購部◆供應商選擇錯誤◆業(yè)務手續(xù)不完備或耽誤◆價格決定不合理或勉強◆下單量超過供應商的產(chǎn)能◆更換供應商◆付款條件過于嚴苛

加強采購相關(guān)人員的交期意識

通過培訓提高采購人員的業(yè)務素質(zhì)其他部門◆請購前置時間不足◆技術(shù)資料不齊備◆設(shè)計變更或標準調(diào)整◆訂貨數(shù)量太少◆供應商品質(zhì)輔導不足◆點收、檢驗等工作延誤◆未按合同付款

嚴格規(guī)范作業(yè)程序，優(yōu)化作業(yè)流程溝通不良◆未能掌握一方或雙方的產(chǎn)能變化◆指示、聯(lián)絡不確實◆技術(shù)資料交接不充分◆品質(zhì)標準溝通不一致◆單方面確定交期，缺少溝通◆合作次數(shù)少、欠缺磨合，導致難以準確理解對方的意向，使合作過程出現(xiàn)偏差

加強與供應商的溝通

建立完善、暢通的溝通機制不可抗力◆自然災害、經(jīng)濟因素、國家政策、法律因素等

會同供應商及時處理，減少損失第13條交期提前管理1.交期提前太多對采購企業(yè)的影響主要有以下三點。(1)導致庫存成本增加。(2)導致流動資金周轉(zhuǎn)率下降。(3)導致庫存囤積、空間不足。2.交期提前太多會對企業(yè)造成不良影響，企業(yè)應按照以下規(guī)范處理這一問題。(1)企業(yè)對單位價值高而數(shù)量少的物資允許提前交貨日、單位價值較低但數(shù)量較多的物資允許提前交貨日，對單位價值較低且數(shù)量較少的物資不允許提前交貨。(2)本年度提前交貨次以上的供應商不得提前交貨。采購專員應與供應商隨時溝通，確定交貨時間。第14條供應商考核1.企業(yè)應將交期的考核列為供應商考核的重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率。2.采購部需根據(jù)供應商考核結(jié)果與配合度，對供應商進行相應的獎懲。(1)更換、淘汰交期不佳的供應商，或減少其訂單。(2)對優(yōu)良供應商予以適當?shù)幕仞?，或建立長期合作伙伴關(guān)系