時間管理四象限法則-課件

時間管理四象限法則時間管理四象限法則1你是否有時間管理不良的征兆？看看以下這些問題。你是否同時在進行幾件事，但似乎無法全部完成？你是否因為顧慮其它的事情，而無法集中精力來做目前的事？如果學習被中斷，你是否特別生氣？你是否每天回家的時候都是筋疲力盡，又覺得好像沒做什么事情？你是否覺得老是沒有什么時間做運動或者是休閑，甚至是只是隨便玩玩都沒有時間？對于以上的這些問題，只要有兩個回答是“是”的話那你的時間管理就有問題了。你是否有時間管理不良的征兆？看看以下這些問題。我們經(jīng)常遇到這樣的問題？1、電話又響了，有急事的、請示的、投訴的、朋友聊天的等等都是不得不接的電話?？墒?，手頭上正在寫一個計劃，一個上午了，還沒寫幾個字……2、最近老師分配了好多事情需要做，我都不知道怎么辦，這個也說馬上要交，那個也說馬上要交，我又不是三頭六臂。3、整天就像消防車，哪里有火情就往哪里趕，可是天天忙救火，就沒有時間靜下來想想，“火災”從哪里來？我們經(jīng)常遇到這樣的問題？“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個“象限”：一、既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）二、重要但不緊急（如建立人際關系、人員培訓、制訂防范措施等）三、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）四、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不緊急三：不重要但緊急重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊急四：不重要且不重要性緊迫程度二：重要但不緊急1、準備工作、編制計劃、維持關系。2、去拜訪VIP客戶。3、計劃給員工進行培訓。

4、回訪客戶。一：重要而且緊急1、緊急狀況、迫切問題、限期完成。2、一會兒要參加重要會議。3、與客戶溝通要做合同。4、準備事項。四：不重要且不緊急1、處理一般性文件。

2、看電視消磨時光。3、歸檔本周所有文件。

三：不重要但緊急1、造成干擾的緊急事件。

2、打若干個溝通的電話。3、幫助客戶解決一個難題。重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊第一象限：沒什么好說的，立即去做！我們工作中的主要壓力來自于第一象限，其實第一象限80%的事務來自于第二象限（重要但不緊急）沒有被處理好的事情，也就是說這個壓力和危機是自己給自己的。所以關鍵是盡可能解決多的來自第二象限的事情才能使你的壓力減緩。

很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質是缺乏有效的工作計劃導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。第一象限：沒什么好說的，立即去做！很多重要的事都是因為一拖再大家學習辛苦了，還是要堅持繼續(xù)保持安靜大家學習辛苦了，還是要堅持繼續(xù)保持安靜第二象限：有計劃去做！

不能因為不緊急就不去解決它。我們應該第一時間將任務進行分解，然后一個一個解決，并制定時間表，在規(guī)定的時間內完成就不會讓第二象限的事情偷溜到第一象限中去?；膹U這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。第二象限：有計劃去做！荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使第三象限：盡量別做！當你疲憊的時候，可以通過一些不重要的而且不緊急的事情來調整戲臺和身體，但是不要在這個象限中投入過多的盡力，否則就是浪費生命了。但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。第三象限：盡量別做！但我們往往在忙得焦頭爛額，不得不到第四象第四象限：交給他人去做！第四象限的事情是我們忙碌而且盲目的源頭。最好的方法是放權交給別人去做，或者通過委婉的拒絕以減少此類事務的發(fā)生。

表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。第四象限：交給他人去做！表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓重要性緊迫程度二：重要但不緊急65%－80%一：重要而且緊急20%－25%四：不重要且不緊急

<1%三：不重要而且緊急15%成功的時間分配管理重要性緊迫程度二：重要但不緊急一：重要而且緊案例：時間管理分身有術——計劃事情的先后

小李是班級的學習委員又是校學生會的干部還是文學社的骨干，平時總是需要面對許多的學習與工作任務，那是一個周二的早晨，小李剛走進校門，便碰到幾個鄰班的好朋友，他們對小李說：“今天吃完中飯12：15，我們一起去圖書館看體育雜志啊，聽說新的一期又到了?！笨商みM班級之后又看到教室黑板上寫著“今天中午12：20—13：10學校進行‘英語百詞競賽’?！彼@才想起自己是班里推薦的10位參賽選手之一。這時門外突然一個學生會的干部找上來說：“小李，團委溫老師讓你今天中午12：30召集大一年級全體學習委員開會，商量明天演講比賽的事情。他也要來參加的?！眲傋轿蛔由?，文學社的社長跑進來來對他說，今天中午12：35我們文學社成員碰個頭，商量一下周六外出采訪的事，你可有主要采訪寫作任務啊。社長剛走，老師走進教室，對同學們說：“今天中午我們12：25集中，講一下上節(jié)課的作業(yè)，錯的很多，只有小李等幾個同學做的不錯?！毙±钜宦?，頓時覺得，今天怎么這么多事情都湊到一起了啊，于是……案例：時間管理案例分析：如果你是小李，那天中午你選擇去做那件事情？為什么？有什么辦法可以把這五件事情中的內容都安排好？信息提煉：今天中午要做的事情1、12:15看體育雜志2、12:20學校英語百詞競賽，班級10位推薦選手之一。3、12:25作業(yè)講評，自己做的不錯。4、12:30召集學習委員開會，關于明天演講比賽。5、12:35文學社商量周六采訪的事情，由主要內容。方法：1、我必須要做的，且不能耽誤的事情——重要緊急的事情2、可以讓別人幫主做的，但不能耽誤的事情——緊急的事情3、我必須要做，但有充足時間的事情——重要的事件4、可做可不做的事情——不重要不緊急的事件5、重復、價值不大的事情——可以放棄的事件爭分奪秒——重視事件的目標案例分析：爭分奪秒——重視事件的目標12345參加學校英語百詞競賽12：20—13：10尋找協(xié)助開會的人并告知其會議內容與要求（明天演講比賽）與文學社社長商量另定討論時間（周六外出）向老師請假告訴好朋友下周一中午再一起去看體育雜志12345參加學校英語百詞競賽12：20—13：10尋找協(xié)助總結：用計劃“超越”時間——我們的原則是：首先考慮做好重要緊急的事情，其次安排好緊急的事情，自己做好重要的事情，放棄重復、價值不大的事情，最后考慮不重要、不緊急的事情。爭分奪秒——重視事件的目標

總結：作業(yè)案例：某人一周的事務清單：臨時參加各部門協(xié)調會。解決客人投訴。編寫下個月部門員工排班。歸檔大堂副理本周所有文件。去拜訪VIP客人。計劃給前廳員工及其領班進行關于發(fā)票登記的培訓。陪朋友買手機。向上次聯(lián)系的客戶詢問產(chǎn)品使用情況，搜集反饋資料。核查下午客人信用額度報表。發(fā)傳真取消客人預授權。打若干個溝通的電話。核查當日所有掛賬賬單及其消費小單是否準備齊全。保安員報告有兩客人在停車場打架斗毆。去當當網(wǎng)購買最近很火的一本書《杜拉拉升職記》。幫助一名新同事解決系統(tǒng)中一個遇到的難題。1、（不重要但緊急）2