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“在商務交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節(jié)省時間?!闭n程內(nèi)容主題稱呼與問候正文附件語言與編碼簽名回復郵件發(fā)送、抄送、密送ExampleDearMr.Smith,IhaverecievedyourscheduleandwilldiscussitwithMr.Ericon
Wednesday.IwillconfirmwithyoubeforeFridaythisweek.Bestregards!Satine郵件特點1.Email正文要簡明扼要,行文通順。
簡單詞匯和短句郵件特點KeepItSimpleandShortTrytouseshortsentences(about15~20words),butavoidgrammaticalerrorsKISSprinciple:2.主題Subject
Informative,shortbutspecificNewsaboutthemeeting."Important!ReadImmediately!!"
Tomorrow’smeetingcancelled.2.注意Email的論述語氣
尊重對方,請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)Thankyouforyourpatienceandcooperation.Thankyouforyourconsideration.Thanksforgettingbacktome.Couldyouplease
feedbacktheformbefore8/20?PleaseconfirmwithmeyourparticipationonMonday.3.UsetheRightGreetingDearSirorMadamLadiesandGentlemenToWhomItMayConcernDearMr.SmithMissZhangMrs.ShiMs.LiMr.TsaiHi,AllDearAnneFormalInformal4.Email正文多用1234之類的列表,清晰明確Mysuggestionstodealwiththeproblemareasfollows,
Inthefirstplace,...Secondly,...Finally,...5.Bepoliteandtactful:懂得謙遜和準確傳達信息的重要性。"Iwant.""Iwouldlike""Iaminterestedin"6.合理提示重要信息7.合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述8.不要動不動使用¤,^_^,╭(╯^╰)╮之類的字符,在商務信函里面這樣顯得比較輕佻9.附件1.提示查看附件;2.文件命名;3.簡要說明,特別是帶有多個附件時;4.不宜超過4個,數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件;5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用;6.如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發(fā)送;郵件特點10.選擇便于閱讀的字號和字體。
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