工廠油(采購(gòu))進(jìn)銷存管理審計(jì)報(bào)告

工廠油品進(jìn)出存治理審計(jì)報(bào)告工廠油品進(jìn)出存治理審計(jì)報(bào)告目錄\l“_TOC_250022“審計(jì)根本狀況 1\l“_TOC_250021“審計(jì)目的 1\l“_TOC_250020“審計(jì)內(nèi)容與范圍 1\l“_TOC_250019“審計(jì)方法 1\l“_TOC_250018“審計(jì)依據(jù) 1\l“_TOC_250017“被審計(jì)單位根本狀況 1油品與油庫(kù)根本狀況 1\l“_TOC_250016“組織架構(gòu)和崗位設(shè)置 2\l“_TOC_250015“職責(zé)分工 2組織架構(gòu)與崗位編制 3\l“_TOC_250014“制度流程建設(shè)狀況 4\l“_TOC_250013“信息系統(tǒng)運(yùn)用狀況 4\l“_TOC_250012“數(shù)據(jù) 4工業(yè)用油數(shù)據(jù) 4柴油數(shù)據(jù) 6\l“_TOC_250011“績(jī)效指標(biāo)及其達(dá)成狀況 7\l“_TOC_250010“以往審計(jì)及其整改狀況 7\l“_TOC_250009“審計(jì)覺(jué)察 8\l“_TOC_250008“內(nèi)部把握設(shè)計(jì)方面 8\l“_TOC_250007“油品選購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)限不明確 8\l“_TOC_250006“關(guān)鍵崗位職責(zé)未適當(dāng)分別 8\l“_TOC_250005“油品選購(gòu)治理和選購(gòu)執(zhí)行職責(zé)未分別 8\l“_TOC_250004“油質(zhì)檢驗(yàn)職能不獨(dú)立，選購(gòu)組負(fù)責(zé)油質(zhì)抽檢違反內(nèi)控原則 8\l“_TOC_250003“供給商考察工作不標(biāo)準(zhǔn)，合格備用供給商開(kāi)發(fā)缺乏 9\l“_TOC_250002“未簽署選購(gòu)合同或合同缺陷多 9\l“_TOC_250001“油品驗(yàn)收流程不標(biāo)準(zhǔn)、油質(zhì)難保障且簡(jiǎn)潔引起糾紛 10\l“_TOC_250000“油品驗(yàn)收流程不標(biāo)準(zhǔn) 10 〔本稿為真實(shí)案例改編，僅供參考學(xué)習(xí)使用〕 油樣品治理不標(biāo)準(zhǔn) 11退貨流程不標(biāo)準(zhǔn) 11質(zhì)量特別信息溝通方式不標(biāo)準(zhǔn) 11油品治理缺乏安全庫(kù)存把握措施 12油品的使用缺乏監(jiān)視機(jī)制 12局部崗位的績(jī)效指標(biāo)需要優(yōu)化 12油庫(kù)倉(cāng)管員的績(jī)效指標(biāo)無(wú)實(shí)際考核意義 12油汽比指標(biāo)值需要優(yōu)化 12選購(gòu)協(xié)議執(zhí)行不嚴(yán)格 13油品耗用計(jì)量表未準(zhǔn)時(shí)維護(hù)，影響計(jì)量的準(zhǔn)確性 13耗油量計(jì)算不夠科學(xué) 133.24油品驗(yàn)收單據(jù)使用不標(biāo)準(zhǔn) 143.2.5有關(guān)資料保管不標(biāo)準(zhǔn) 14工廠油品進(jìn)出存治理審計(jì)報(bào)告工廠油品進(jìn)出存治理審計(jì)報(bào)告10審計(jì)根本狀況審計(jì)目的及其運(yùn)行有效性，推動(dòng)制度流程的優(yōu)化。審計(jì)內(nèi)容與范圍XX年X月至XX年XX月。審計(jì)方法對(duì)、復(fù)核等方法，執(zhí)行了符合性測(cè)試和實(shí)質(zhì)性測(cè)試程序。審計(jì)依據(jù)則執(zhí)行。被審計(jì)單位根本狀況1〕油品分類：略。2〕油品用途：略。3〕油庫(kù)狀況：略。4XX年XX月份清洗過(guò)一次，但是清洗效果如何無(wú)法評(píng)價(jià)。X臺(tái)在用鍋爐的資料如下：序序號(hào)編號(hào)規(guī)格型號(hào)制造單位購(gòu)置日期投入運(yùn)行日期12345組織架構(gòu)和崗位設(shè)置職責(zé)分工油進(jìn)耗存治理環(huán)節(jié)的職能部門包括選購(gòu)部、打算部、工程部、行政人部及財(cái)務(wù)部；涉及的主要崗位及其職責(zé)見(jiàn)下表：選購(gòu)

職責(zé)選購(gòu)申請(qǐng)供給商開(kāi)發(fā)議價(jià)比價(jià)下選購(gòu)訂單跟進(jìn)送貨過(guò)磅稱重

生計(jì)部選購(gòu)組選購(gòu)部選購(gòu)組工程部生計(jì)部選購(gòu)組選購(gòu)組選購(gòu)組選購(gòu)組生計(jì)部生計(jì)部

責(zé)任崗位 具體職責(zé)內(nèi)容依據(jù)月均使用量提出用量需求依據(jù)比價(jià)結(jié)果向選購(gòu)部提出選購(gòu)申請(qǐng)參與供給商考察與供給商簽訂“供油協(xié)議”依據(jù)實(shí)收數(shù)量補(bǔ)下訂單稱取供給商油罐車的毛重及皮重驗(yàn)收 油質(zhì)檢驗(yàn)退貨通知供給商辦理退貨

工程部

測(cè)量密度、油品試燒檢驗(yàn)柴油：無(wú)油品檢驗(yàn)記錄入庫(kù)前后的油位高度、入庫(kù)油品凈重合格的，通知選購(gòu)組要求供給商退貨知會(huì)供給商退貨狀況油庫(kù)倉(cāng)管員開(kāi)出負(fù)數(shù)收料單組織架構(gòu)與崗位編制略，依據(jù)實(shí)際編制。2〕工程部：略，依據(jù)實(shí)際編制。組織架構(gòu)圖，略。3〕生產(chǎn)打算部：略，依據(jù)實(shí)際XXXX年崗位名稱編制人數(shù)實(shí)際人數(shù)差異人數(shù)備注在崗年限制度流程建設(shè)狀況選購(gòu)執(zhí)行、油質(zhì)檢驗(yàn)、退貨、使用治理等權(quán)責(zé)和作業(yè)，目前公司均沒(méi)有相應(yīng)的制度流程予以明確和標(biāo)準(zhǔn)。目前某某工廠已草擬《某某工廠油品治理作業(yè)細(xì)則XX年X月份提交總部審批，目前暫未批準(zhǔn)生效。經(jīng)審核，該作業(yè)細(xì)則存在較多缺乏，未能對(duì)目前油品的選購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)及庫(kù)存治理問(wèn)題進(jìn)展全面標(biāo)準(zhǔn)，需要重優(yōu)化。信息系統(tǒng)運(yùn)用狀況目前工業(yè)用油的進(jìn)耗存治理未應(yīng)用到ERPITEXCEL數(shù)據(jù)工業(yè)用油數(shù)據(jù)進(jìn)耗存統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)工業(yè)用油只用于工廠的鍋爐，目前某某工廠有X臺(tái)鍋爐。以下是工業(yè)用油近期的進(jìn)耗存和油汽比資料。期間進(jìn)耗存及產(chǎn)汽數(shù)據(jù)〔不含稅〕選購(gòu)入庫(kù)耗用庫(kù)存產(chǎn)汽(噸)油汽比(千克/噸)合計(jì)選購(gòu)入庫(kù)耗用庫(kù)存產(chǎn)汽(噸)油汽比(千克/噸)合計(jì)日期數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量金額數(shù)量金額(噸)(元/噸)(萬(wàn)元)(噸)(萬(wàn)元)(噸)(萬(wàn)元)核指標(biāo)。爐維護(hù)狀況；4〕生產(chǎn)安排均衡水平。上表中的油汽比變化趨勢(shì)圖如下：趨勢(shì)圖略。工業(yè)用油供給商狀況不含稅含稅不含稅含稅年度供給商數(shù)量(噸)平均單價(jià)(元/噸)金額(萬(wàn)元〕平均單價(jià)(元/噸)金額〕柴油數(shù)據(jù)進(jìn)耗存數(shù)據(jù)〔不含稅〕選購(gòu)入庫(kù)耗用選購(gòu)入庫(kù)耗用庫(kù)存合計(jì)日期數(shù)量單價(jià)金額數(shù)量金額數(shù)量單價(jià)金額(噸)(元/噸)(萬(wàn)元)(噸)(萬(wàn)元)(噸)(元/噸)(萬(wàn)元)柴油主要耗用工程數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)〔不含稅〕合計(jì)柴油耗用明細(xì)表合計(jì)年度月份數(shù)量食堂金額數(shù)量貨車金額數(shù)量叉車金額變電站數(shù)量 金額鍋爐房數(shù)量 金額(噸)(萬(wàn)元)(噸)(萬(wàn)元)(噸)(萬(wàn)元)(噸) (萬(wàn)元)(噸) (萬(wàn)元)柴油供給商資料資料來(lái)源：金蝶帳套不含稅不含稅含稅年度供給商數(shù)量(噸)平均單價(jià)(元/噸)金額(萬(wàn)元〕/噸)金額(萬(wàn)元〕績(jī)效指標(biāo)及其達(dá)成狀況各主要崗位的績(jī)效考核指標(biāo)如下表：治理環(huán)節(jié)治理環(huán)節(jié)責(zé)任崗位主要考核指標(biāo)以往審計(jì)及其整改狀況無(wú)。審計(jì)覺(jué)察內(nèi)部把握設(shè)計(jì)方面標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致以下一系列的問(wèn)題。XX年X月份提交總部待審批。前存在的以下問(wèn)題，需要進(jìn)一步優(yōu)化。油品選購(gòu)業(yè)務(wù)權(quán)限不明確對(duì)于工業(yè)用油選購(gòu)業(yè)務(wù)，包括供給商的推舉、選購(gòu)合同的簽署、選購(gòu)執(zhí)行、選購(gòu)請(qǐng)款等，均在工廠選購(gòu)主管的工作范圍之內(nèi)。經(jīng)查詢公司的審核審批授權(quán)，除工業(yè)用油柴的簽署需選購(gòu)總監(jiān)審批之外，工業(yè)用油柴油供給商開(kāi)發(fā)認(rèn)證、選購(gòu)合同的簽署、選購(gòu)執(zhí)行、均未有制度流程予以明確。關(guān)鍵崗位職責(zé)未適當(dāng)分別油品選購(gòu)治理和選購(gòu)執(zhí)行職責(zé)未分別責(zé)不分別，不利于躲避職位風(fēng)險(xiǎn)，另一方面也不利于提升工作效率。油質(zhì)檢驗(yàn)職能不獨(dú)立，選購(gòu)組負(fù)責(zé)油質(zhì)抽檢違反內(nèi)控原則〔密度儀〔檢驗(yàn)棒雜質(zhì)〔過(guò)濾袋、燃燒效果〔試燒罐。這些檢測(cè)工作主要由鍋爐房的司爐工和工段長(zhǎng)負(fù)責(zé)。而鍋爐是工業(yè)用油的使用部門，檢驗(yàn)和使用職能沒(méi)有分別，難以對(duì)工業(yè)用油的質(zhì)量進(jìn)展監(jiān)視。報(bào)告：報(bào)告略。險(xiǎn)的躲避。供給商考察工作不標(biāo)準(zhǔn)，合格備用供給商開(kāi)發(fā)缺乏目前我司對(duì)工業(yè)用油柴油供給商的考察過(guò)程記錄不完整，考察人員配置不合理。內(nèi)容略。格的供給商貯存?zhèn)溆?。假設(shè)市場(chǎng)油價(jià)變動(dòng)或供給商自身緣由導(dǎo)致無(wú)法準(zhǔn)時(shí)送合格燃料時(shí)，消滅供給商趁機(jī)抬價(jià)或由于缺油造成我司停產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。X月初消滅缺油狀況，緊急狀況下與臨時(shí)供給商交易導(dǎo)致多起退貨事故：事故略。據(jù)使用部門反映：鍋爐對(duì)油品的質(zhì)量敏感度較高，所以期望所供給的工業(yè)用油假設(shè)品延長(zhǎng)鍋爐使用壽命。我們認(rèn)為，開(kāi)發(fā)多家合格供給商與保持油質(zhì)穩(wěn)定并不沖突，開(kāi)發(fā)貯存多家供給商有利于降低油品獨(dú)家供給所存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。未簽署選購(gòu)合同或合同缺陷多未與供給商簽署柴油供給合同或協(xié)議。中石化某某分公司未簽署選購(gòu)合同或協(xié)議。合同是一種商定或承諾，是明確雙方責(zé)任與義務(wù)的一種憑證，沒(méi)有簽訂有效合同，雙方利益得不到保證，交易行為在法律上得不到有效保護(hù)。所以必需從公司利益角度動(dòng)身，為了躲避不必要的風(fēng)險(xiǎn)，不管是柴油還是其他交易行為，都應(yīng)要求簽訂合法有效的合同。工業(yè)用油選購(gòu)協(xié)議不完善缺陷多。包括：合同未商定工業(yè)用油的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，也未規(guī)定供方每次供油都須供給有效的質(zhì)量檢驗(yàn)證明〔權(quán)威獨(dú)立機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)報(bào)告本錢大,不簡(jiǎn)潔操作,合同未商定雙方的聯(lián)系人和聯(lián)系方式等等。油品驗(yàn)收流程不標(biāo)準(zhǔn)、油質(zhì)難保障且簡(jiǎn)潔引起糾紛油品驗(yàn)收流程不標(biāo)準(zhǔn)果反響給相關(guān)人員和供給商。此操作的缺乏：對(duì)供給商的質(zhì)量狀況缺乏記錄，不利于對(duì)供給商的考核，同時(shí)不利于供給商的質(zhì)量改進(jìn)。問(wèn)題無(wú)法準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)確追溯。目前只有一個(gè)供給商送油，很簡(jiǎn)潔確認(rèn)油庫(kù)的油來(lái)自哪個(gè)供給商。隨著制度的不斷完善，假設(shè)某月用油由兩個(gè)或多個(gè)供給商供給，甚至在同一天內(nèi)送油，具體哪個(gè)供給商入到具體哪個(gè)油庫(kù)沒(méi)有記錄，當(dāng)消滅質(zhì)量問(wèn)題需要檢驗(yàn)確認(rèn)或退貨時(shí)，就無(wú)法準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)確追溯，對(duì)我司的不利影響就比較大。廠對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告的收齊及留樣未有記錄，假設(shè)局部檢驗(yàn)報(bào)告或留樣喪失不易覺(jué)察。未對(duì)供給商的檢驗(yàn)報(bào)告進(jìn)展必要檢查。供給商送油過(guò)來(lái)所附第三方油品檢驗(yàn)報(bào)告，報(bào)告中無(wú)注明送檢單位名稱；同一檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)規(guī)律不一樣，等等。車的空車進(jìn)展過(guò)磅，然后再到供給商處裝油，運(yùn)至我司時(shí)再對(duì)總重進(jìn)展過(guò)磅，總重減去空車重量即為入庫(kù)柴油重量。忽或其它緣由而未將柴油卸完的狀況消滅，致使入庫(kù)數(shù)量不準(zhǔn)，公司患病損失。6)工業(yè)用油驗(yàn)收環(huán)節(jié)檢測(cè)措施不完善。目前工廠檢驗(yàn)的設(shè)備有：密度儀、檢驗(yàn)棒、過(guò)凈熱值、總熱值等。我司的檢驗(yàn)條件比較單一，只能推斷密度、粘度度、雜質(zhì)、燃燒效果；對(duì)于水分、含硫量及與水分有關(guān)的閃點(diǎn)、凈熱值、總熱值等參數(shù)無(wú)法檢測(cè)。7〕柴油未有檢驗(yàn)程序，直接入庫(kù)。據(jù)驗(yàn)收人員反映，XX所送柴油從顏色氣味雜質(zhì)使XX柴油未進(jìn)展XX送的油質(zhì)不達(dá)標(biāo)的狀況，對(duì)于檢驗(yàn)，油品應(yīng)盡量做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。油樣品治理不標(biāo)準(zhǔn)議》第六條內(nèi)容規(guī)定，略。但是樣品的治理也存在很多不標(biāo)準(zhǔn)的地方：1〕樣品封存不標(biāo)準(zhǔn)。略。2〕樣品保存時(shí)間不標(biāo)準(zhǔn)。略。退貨流程不標(biāo)準(zhǔn)退貨審核審批權(quán)責(zé)不明確，檢驗(yàn)環(huán)節(jié)退貨無(wú)記錄。沒(méi)有相關(guān)作業(yè)文件規(guī)定退貨的審核審批權(quán)限。實(shí)際操作為：由檢驗(yàn)人員通知選購(gòu)組主管、倉(cāng)管主管及生計(jì)部部長(zhǎng)過(guò)來(lái)確的退貨，沒(méi)有做任何退貨記錄，不能為日后的供給商考核供給依據(jù)。質(zhì)量特別信息溝通方式不標(biāo)準(zhǔn)抽查覺(jué)察，工廠選購(gòu)組在處理油品質(zhì)量特別時(shí)，與供給商的溝通函件不標(biāo)準(zhǔn)。如：未避開(kāi)產(chǎn)生法律糾紛。油品治理缺乏安全庫(kù)存把握措施每月月初油庫(kù)倉(cāng)管員依據(jù)上月用油量與油庫(kù)庫(kù)存量制定下月油量需求打算〔包括工業(yè)用油。油品治理員每天對(duì)油庫(kù)高度進(jìn)展測(cè)量記錄，當(dāng)庫(kù)存工業(yè)用油量只有XX天用量時(shí)，即會(huì)通知供給商送油。緊急、送貨不準(zhǔn)時(shí)或送貨不合格退貨等狀況時(shí)，將影響工廠的正常生產(chǎn)作業(yè)。油品的使用缺乏監(jiān)視機(jī)制倉(cāng)庫(kù)記錄與財(cái)務(wù)記錄之間沒(méi)有形成相互核對(duì)和監(jiān)視的機(jī)制，難以保證庫(kù)存數(shù)與耗用數(shù)的正確性。使用部門未對(duì)耗用特別未進(jìn)展跟進(jìn)和調(diào)查，不利于本錢精進(jìn)和選購(gòu)〔油質(zhì)〕監(jiān)視。局部崗位的績(jī)效指標(biāo)需要優(yōu)化油庫(kù)倉(cāng)管員的績(jī)效指標(biāo)無(wú)實(shí)際考核意義略。由于工業(yè)用油的實(shí)際收發(fā)存作業(yè)的不標(biāo)準(zhǔn)，這些指標(biāo)是無(wú)法落實(shí)的。如：工業(yè)用油盤(pán)點(diǎn)賬實(shí)不相符次數(shù)——略。工業(yè)用油收貨不準(zhǔn)確次數(shù)——略。油汽比指標(biāo)值需要優(yōu)化XX年以來(lái)油汽比考核指標(biāo)及其達(dá)成狀況。年分年分實(shí)際達(dá)成值達(dá)成狀況內(nèi)把握度執(zhí)行方面選購(gòu)協(xié)議執(zhí)行不嚴(yán)格XX年以來(lái)的“供油協(xié)議”覺(jué)察，協(xié)議商定：供方的油品有其中一項(xiàng)或多項(xiàng)指標(biāo)XX萬(wàn)的罰款。經(jīng)查核覺(jué)察X起：例子略。油品耗用計(jì)量表未準(zhǔn)時(shí)維護(hù)，影響計(jì)量的準(zhǔn)確性如下問(wèn)題：過(guò)相關(guān)校正工作，柴油使用部門曾經(jīng)反映測(cè)量不準(zhǔn)確的狀況；其余例子略。審計(jì)期間受到測(cè)量技術(shù)及設(shè)備的局限，未能確定目前計(jì)量表的準(zhǔn)確性。對(duì)此，建議：對(duì)已經(jīng)存在讀數(shù)不準(zhǔn)確的計(jì)量表，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)修理，未能修理的準(zhǔn)時(shí)更換；對(duì)現(xiàn)有的計(jì)量表進(jìn)展一次完整外校，同時(shí)確定校正周期并嚴(yán)格執(zhí)行；先處理。耗油量計(jì)算不夠科學(xué)結(jié)果包含有“實(shí)際耗用量”及“損耗量”兩局部，此計(jì)算方法存在以下缺乏：損耗。正常損耗可以通過(guò)“期初庫(kù)存量+本期入庫(kù)量—期末庫(kù)存量-實(shí)際耗用量”來(lái)計(jì)算。但從目前的耗油量計(jì)算方法來(lái)看，無(wú)法表達(dá)出儲(chǔ)存過(guò)程中的損耗，不利于油品的治理。油品損耗率能夠反映油品倉(cāng)儲(chǔ)治理的效率及油品品質(zhì)。導(dǎo)致實(shí)際耗油不準(zhǔn)確。內(nèi)容略。致使財(cái)務(wù)盤(pán)點(diǎn)工作失去其原本的意義。目前的耗油量的計(jì)算方法是“期初庫(kù)存量+推至實(shí)際耗用上。表并保證計(jì)量準(zhǔn)確。3.24XX年的工業(yè)用油收料單，覺(jué)察如下：?jiǎn)螕?jù)作廢之后未準(zhǔn)時(shí)連號(hào)填單，同時(shí)作廢緣由未注明。例子略。未按日期挨次補(bǔ)單，五月份的單據(jù)應(yīng)填在對(duì)應(yīng)的月份里面。例子略。3.2.5有關(guān)資料保管不標(biāo)準(zhǔn)XX年設(shè)備修理記錄、工業(yè)用油品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告、工廠選購(gòu)組工業(yè)用油供給商資料，覺(jué)察如下：油品檢驗(yàn)報(bào)告資料不完整。例子略。詢價(jià)比價(jià)報(bào)告治理不合我司規(guī)定。例子略。供給商考察報(bào)告供給商考察報(bào)告評(píng)估表現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查表供油協(xié)議簽協(xié)議時(shí)間合作時(shí)間審計(jì)建議建立符合內(nèi)控原則的制度流程是首要工作。建議如下：供給部完善油品選購(gòu)業(yè)務(wù)流程