第四章-秘書“辦會”工作

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第四章秘書“辦會”工作

第一節(jié)會議工作概述

一、會議的含義與意義二、會議的基本組成要素三、會議的基本過程四、會議規(guī)范五、衡量會議質(zhì)量的主要標準六、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施

第四章秘書“辦會”工作

第一節(jié)會議工作概述

一、會議的含義與意義1.會議的含義

會議是指三人以上聚集在一起，有目的、有組織、有領導地商議事情的一種活動形式，是實施領導和管理的重要手段和工具，一般包括議論、決定、行動三個要素。

2.會議的意義

會議是一個集思廣益的渠道，它表現(xiàn)出組織的存在，是一種群體溝通的方式。

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第一節(jié)會議工作概述二、會議的基本組成要素

1.主辦者2.承辦者3.與會者4.會議議題(會議討論或解決的問題)5.議程(會議日程安排)6.會議時間7.會議地點(會議召開的具體場所)8.會議保障(會議規(guī)則、會議經(jīng)費)需要注意的是，每次會議時間最好不超過1小時。如果需要較長時間，應該安排中場休息。

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第一節(jié)會議工作概述

三、會議的基本過程1.會議的基本階段會議主要分為會前、會中、會后三個基本階段。會前精心籌備、會中周全服務、會后組織落實都是會議成功舉辦的重要保障。

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第一節(jié)會議工作概述

三、會議的基本過程2.會議的基本流程會議策劃→會議組織構架與審批→制定會議等備方案→擬訂會議通知→會議承辦與準備→會議簽到與接待→安排大會發(fā)言→會議值班→會中組織與管理(做好會議記錄和簡報工作，做好會議的選舉和表決工作)→會后管理與落實(印發(fā)會議紀要)→會議評估與總結→催辦與反饋。

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第一節(jié)會議工作概述

四、會議規(guī)范1.所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有與會者的開會時間。2.超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料，-般所有與會者都要準備發(fā)言材料。3.會議應準時開始，準時結束。4.會議結束時達成決議。5.所有與會者應承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責。6.必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。

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第一節(jié)會議工作概述

五、衡量會議質(zhì)量的主要標準1.會前

會議是否確有召開的客觀必要性，會議目的和會議風氣是否端正，會議時機是否已經(jīng)成熟，會議的議題是否明確，會前的溝通是否到位，各項準備工作是否已經(jīng)準備充分等。

2.會中

會議規(guī)模和規(guī)格是否適度，絕不可小會大開或大會小開，隨意升格或降格;會議節(jié)奏是否緊湊，要盡可能化繁為簡，絕不短會長開;會議是否守規(guī)守法，一切應有條不紊地進行。

3.會后

評價會議的正面實際效益，包括社會效益、經(jīng)濟效益和學術效益等。

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第一節(jié)會議工作概述

五、衡量會議質(zhì)量的主要標準

劉助理是單位有名的辦會專家，無論大會、小會、內(nèi)部會議和外部會議，每次會議的籌辦都離不開他。新來的張秘書經(jīng)常給他打下手，一回生二回熟，干了一年，張秘書也摸出了點門道。張秘書想:辦會有何難，只要經(jīng)費充足、事先準備、手腳勤快，一切問題都可以輕松解決。獨立施展才華的機會終于到了。單位要舉辦一次大型會議，不僅規(guī)模大、規(guī)格高，還邀請了不少嘉賓。這段時間劉助理正好出差未歸，張秘書主動承擔了辦會的任務。

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第一節(jié)會議工作概述

五、衡量會議質(zhì)量的主要標準

會議計劃、會議文件、會議道知、會議接待、會場布置、會議程序、會間調(diào)度等事項張秘書都安排得井井有條，只等會議召開。沒想到，會議一開始麻煩就來了。先是單位領導念的嘉賓名單與來實對不上號，接著總經(jīng)理使用的PPT文稿又出了問題，無法使用，總經(jīng)理只好脫稿即席演講。會后張秘書又得知，工作人員把主席臺領導的位置順序安排錯了，讓被安排在邊座的田副總經(jīng)理很是生氣。

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第一節(jié)會議工作概述

五、衡量會議質(zhì)量的主要標準

從此，每次組織大會時總經(jīng)理都要親臨現(xiàn)場逐項檢查。他還告誡所有秘書人員說，秘書工作事務雜，事事都要精細，稍一馬虎就會出大漏洞……思考：1.你認為張秘書在會議籌備過程中有哪些沒有考慮到的地方?2.作為一名秘書，如何才能出色地完成會議籌備工作?3.秘書在會議準備過程中要關注哪些容易出問題的細節(jié)?

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第一節(jié)會議工作概述

六、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施

1.嚴格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條件的會議一律不開。2.建立健全并嚴格實施包括會議規(guī)則在內(nèi)的一整套會議制度。3.科學、有效、充分地做好會議準備工作。4.嚴格控制會議人數(shù)，不允許無關人員與會。5.保證會場秩序，禁止無關人員隨意入場，與會人員不得中途無故退場。

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第一節(jié)會議工作概述

六、提高會議質(zhì)量的主要方法和措施

7.充分運用現(xiàn)代化的技術手段。電話、錄音、錄像、網(wǎng)絡等設備和技術有助于提高信息傳遞的效率和質(zhì)量，能節(jié)約時間、縮短會期、提高會議效率。8.提高會議主持人和與會者的開會水平。9.制定切實可行的制度和措施監(jiān)督會議決議的執(zhí)行過程，避免只開會而不管效果的傾向，保證會議的有效性。

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第二節(jié)會前準備

一、會議名稱的確定二、確定會議議題、議程和日程三、確定會議時間和地點四、確定會議人員五、擬寫并發(fā)送會議通知六、編制會議經(jīng)費預算七、準備會議文件和用品八、確定會議場所九、會前檢查

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第二節(jié)會前準備

一、會議名稱的確定

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第二節(jié)會前準備

二、確定會議議題、議程和日程

1.確定會議的議題2.確定會議的議程3.確定會議的日程

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第二節(jié)會前準備

二、確定會議議題、議程和日程

1.確定會議的議題

會議議題主要有三個來源:一是上級機關和領導者根據(jù)需要制定的議題，二是下級部門提交的需要以會議的形式研究和決定的問題，三是秘書向有關部門收集的本單位管理活動中需要研究和決定的事項。

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第二節(jié)會前準備

二、確定會議議題、議程和日程2.確定會議的議程

會議議程的主要內(nèi)容有以下幾點:(1)標題(2)題注(3)正文正文應簡明扼要地說明會議的每項議題和活動的順序，并冠以序號，每項議題末一般不用標點。

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第二節(jié)會前準備

二、確定會議議題、議程和日程

3.確定會議的日程

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第二節(jié)會前準備

三、確定會議時間和地點

1.確定會議的時間確定會議時間應考慮以下方面：一是工作需要;二是與會人員情況；三是優(yōu)先考慮；四是會議所需時間的長短應在合理區(qū)間，會議連續(xù)召開的最佳時間在3個小時之內(nèi)，超過這一限度，會議效果會受到影響。2.確定會議的地點

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第二節(jié)會前準備

四、確定會議人員

1.與會人員2.會議主持人3.會議輔助人員

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第二節(jié)會前準備

五、擬寫并發(fā)送會議通知

1.會議通知的類型2.會議通知的格式3.會議通知的發(fā)送

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第二節(jié)會前準備

五、擬寫并發(fā)送會議通知

2.會議通知的格式

（1)標題（2）通知對象（3）正文（4）落款與日期

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第二節(jié)會前準備

（3）正文會議通知的正文一般包括以下內(nèi)容:1)會議的目的、名稱和主題。2)會議時間。3)會議地點。4)參加對象。5)其他事項。

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第二節(jié)會前準備

五、擬寫并發(fā)送會議通知

某公司準備召開產(chǎn)品推廣宣傳會，特讓秘書王海制作并發(fā)送了會議通知。通知內(nèi)容如下:會議通知尊敬的客戶/xx公司:為了進一步加強與貴公司的合作關系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和售后服務的意見和建議，以及為了做好2019年產(chǎn)品的訂貨工作，我公司定于2018年12月13-14日在和家賓館召開產(chǎn)品推廣宣傳會，請您/貴公司派員參加。會議聯(lián)系人:王海電話:xXXXXXXXxX公司(蓋章)2018年10月1

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第二節(jié)會前準備

五、擬寫并發(fā)送會議通知

會議通知發(fā)出后，在會議報到時出現(xiàn)了一些問題:有些客戶誤以為12月13日報到，因此13日晚甚至14日早上才來報到；而且到會人數(shù)超過了預計人數(shù)，結果和家賓館無法提供更多的房間，只好臨時將一些與會者安排到其他賓館，這引起了一些與會者的不滿。思考:1.這份會議通知存在哪些不足之處，從而導致會議報到時出現(xiàn)了問題?2.制作會議通知時要注意哪些問題?

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第二節(jié)會前準備

六、編制會議經(jīng)費預算

編制會議預算一方面要本著勤儉奉公、節(jié)約開支的辦會原則，盡量減少會議的開支;另一方面也要有適當?shù)膹椥?，資金方面留有一定的余地，應付會議過程中突發(fā)而又必須支出的費用。

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第二節(jié)會前準備七、準備會議文件和用品

1.準備會議文件（1）會議文件的類型（2）會議文件的準備程序（3）會議文件的審核2.準備會議用品

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第二節(jié)會前準備七、準備會議文件和用品

飛燕汽車股份有限公司董事會召開會議討論從國外引進汽車生產(chǎn)線的問題。秘書鐘玲負責為與會董事準備會議所需文件資料。因有多家單位參加競標，所以材料很多。由于時間倉促，鐘玲就為每位董事準備了一個文件夾，將所有材料放入文件夾。有三位董事在會前回復說因有事不能參加會議，于是鐘玲就未準備他們的資料，不料，正式開會時其中的兩位又趕了回來。

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第二節(jié)會前準備七、準備會議文件和用品

結果會上有的董事因沒有資料可看而無法發(fā)表意見，有的董事面對一大摞資料不知如何找到想看的資料，嚴重影響了會議的進度。思考:1.此次會議文件資料的準備工作存在哪些問題?2.會議文件資料的準備流程是什么?

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第二節(jié)會前準備

2.準備會議用品

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

1.會場的選擇2.會場布局3.會場布置4.安排座次

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

1.會場的選擇（1）會場大小要適中。（2）會場交通要方便。（3）會場環(huán)境要適宜。（4）會場設施要齊備。（5）會場規(guī)格要適當。（6）會場周圍有沒有必要的餐飲和娛樂設施。

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

2.會場布局

要根據(jù)會議的性質(zhì)、規(guī)模和實際需要來定。（1）教室型主席臺

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

2.會場布局

（2）禮堂型主席臺

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

2.會場布局

（3）全圍式

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

2.會場布局

（4）半圍式

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

2.會場布局

（5）分散式

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第二節(jié)會前準備八、確定會議場所

3.會場布置（1）會場環(huán)境布置。會場的環(huán)境布置包括整個會場色調(diào)的選擇、會場的裝飾、會場內(nèi)座位的布置。（2）主席臺的布置。1）會標。紅色橫幅，一般用藝術字寫出會議名稱。2）會徽。體現(xiàn)或象征會議精神的圖案性標志。3）講臺。為了突出報告人的地位，顯示報告的重要性，一般需設專門的講臺。講臺一般設在中央，或設在主席臺的右側(cè)。

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

4.安排座次（1）主席臺座位安排。

3號領導1號領導主席臺2號領導主席臺6號領導4號領導2號領導1號領導3號領導5號領導

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第二節(jié)會前準備

八、確定會議場所

4.安排座次（2）代表席座次。1）橫排法。2）豎排法。3）左右排列法。

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第二節(jié)會前準備

九、會前檢查會前檢查可以采用兩種形式進行：一是領導人聽取大會籌備處各組匯報；二是現(xiàn)場檢查。會前檢查的主要內(nèi)容有：檢查音響設備，照明設備；檢查材料分發(fā)是否到位；檢查桌、椅臺布鮮花、標語會場內(nèi)布置是否合理；檢查氣模是否漏氣，升空氣球是否有破損；餐飲住宿檢查，提前登記不同民族風俗的忌諱；檢查通風、溫度、濕度是否適中，做好會場環(huán)境準備。

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第三節(jié)會中服務

會中服務工作主要涉及為確保整個會議順利進行所采取的控制與協(xié)調(diào)的一切工作程序。一、會議接站工作二、組織會議報到與簽到三、做好會場服務四、做好會議記錄，編制會議簡報五、會議期間的值班和安全保衛(wèi)工作六、會議期間突發(fā)事件的處理工作

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第三節(jié)會中服務

一、會議接站工作1.組成接待小組并完善接站信息

（1）完善接站信息

（2）確保車輛安排

（3）完善人員分工

（4）提供詳細路線圖2.接站工具3.接站工作注意事項

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第三節(jié)會中服務

一、會議接站工作3.接站工作注意事項

1）一般要在班機、火車、輪船到達前15分鐘趕到，并在出口處比較醒目的地方高舉接站牌等待客人到來。

2）服飾穿著要整齊、大方，體現(xiàn)出公司的形象與風貌，不可過于隨意。

3）接到客戶后，首先要核實客戶身份，以免錯接。

4）做好服務。與到站的嘉賓簡單寒暄后，應主動幫嘉賓把行李搬上汽車，在車輛返途中，可以選擇合適的話題跟嘉賓交流。

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第三節(jié)會中服務

一、會議接站工作某公司下個星期將派王副總經(jīng)理和部門主管到紅星公司參加業(yè)務洽談會議，紅星公司總經(jīng)理辦公室主任派范秘書到機場迎接來賓，并告訴了她接站的時間、地點以及所要迎接的人員。范秘書按照接站的時間提前到達機場，在機場出口處手舉一塊不太醒目的小標志牌。她等候多時才見到王副總經(jīng)理等人，因為與王副總經(jīng)理不熟，范秘書不知道說什么，因此顯得不夠熱情。

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第三節(jié)會中服務

一、會議接站工作而王副總經(jīng)理見只有范秘書一人接站，又沒什么解釋和交代，感覺很受冷遇，因此有點不高興，一路上一言不發(fā)。思考:你認為范秘書在接站工作中有哪些地方做得不足?應如何改進?

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第三節(jié)會中服務

二、組織會議報到與簽到1.組織會議報到查驗證件。登記信息。接收材料。預收費用。發(fā)放材料。安排住宿。2.組織會議簽到

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第三節(jié)會中服務

三、做好會場服務1.引導就座2.分發(fā)會議材料3.維持會場秩序4.內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息5.提供會議飲水服務6.會議集體合影7.處理特殊情況

第四章秘書“辦會”工作

第三節(jié)會中服務

四、做好會議記錄，編制會議簡報1.會議記錄常用的方法有詳細記錄和摘要記錄兩種。會議記錄應包括以下內(nèi)容：會議的組織情況，包括會議的名稱、開會的時間、開會的地點、出席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名，有些會議還要寫清楚會議的起止時間（年、月、日）。

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第三節(jié)會中服務

四、做好會議記錄，編制會議簡報1.會議記錄會議記錄技巧●會議記錄的重點是記錄討論的觀點、決議和決定等?！窦词挂笤敿氂涗?，也不是有言必錄，對于一些與會議主題無關的發(fā)言可以不記?！袢绻敃r漏記了內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音修改。

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第三節(jié)會中服務

四、做好會議記錄，編制會議簡報2.會議簡報報頭。報頭包括簡報名稱、期號、編印單位和印發(fā)日期。報核。報核，即簡報所刊的一篇或幾篇文章。報尾。

第四章秘書“辦會”工作

第三節(jié)會中服務

四、做好會議記錄，編制會議簡報2.會議簡報

秘書人員在編發(fā)會議信息的過程中，要注意做到快、簡、精、準，具體要求如下：1.快:手腦并用，用一兩個小時應整理出一份當天簡報，第二天一早印發(fā)。2.簡:開門見山，干凈、簡練，不說廢話，通常用“千字文”編發(fā)會議信息。3.精:圍繞會議的中心議題，反映與會人員的意見、建議，突出重點，抓住典型，提煉概括。4.準:描述一定要真實、準確，必須是與會人員的原意，甚至是原話。

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第三節(jié)會中服務

五、會議期間的值班和安全保衛(wèi)工作

1.會議的值班工作2.做好會場內(nèi)安全保衛(wèi)工作

六、會議期間突發(fā)事件的處理工作1.會議突發(fā)事件的類經(jīng)濟與預防和應對措施2.處置突發(fā)事件的基本原則

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第三節(jié)會后善后

會后善后工作主要包括引導與會人員安全、有序地離開會場，清理會場，安排送行車輛，交還與會人員物品，結算會議經(jīng)費，整理會場用品，撰寫會議紀要，做好會議總結等工作。一、會后事務性工作的處理二、會議紀要的編發(fā)三、會議總結評估工作

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第三節(jié)會后善后

一、會后事務性工作的處理

1.合理安排與會人員返程2.整理會場3.結清會議費用4.清理會議文件資料清退與歸檔

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第三節(jié)會后善后

1.合理安排與會人員返程

蒙貝莉公司邀請全國客戶到北京參加該公司新產(chǎn)品的洽談訂貨會，秘書李楠負責安排與會人員的返程工作。李楠給大家都訂了會議結束后第二天的硬臥火車票離京。結果，有的代表反映要留在北京辦理其他事宜，有的代表反映自己單位有急事需乘飛機離京，有的代表則反映要乘軟臥，都對李楠的安排十分不滿，這讓洽談訂貨會的效果大打折扣。思考:1.你認為李楠錯在哪里?2.你認為應如何正確安排與會人員返程事宜?

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第三節(jié)會后善后

二、會議紀要的編發(fā)

1.會議紀要的含義會議紀要適用于記載和傳達會議情況和議定事項，是根據(jù)會議情況會議記錄和各種會議材料，經(jīng)過綜合整理而形成的概括性強、凝煉度高的文件，具有情況通報、執(zhí)行依據(jù)等作用。

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第三節(jié)會后善后

二、會議紀要的編發(fā)

2.會議紀要的格式標題。通常由“會議名稱+會議紀要”構成，例如：“××公司第五屆職代會會議紀要”。正文。會議紀要的正文由導言、主體和結尾三部分組成。導言。主要用來記述會議的基本情況。包括：召開會議的名稱、時間、地點、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等。主體。是會議紀要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議上布置的工作和提出的要求、會議上各種主要的觀點等。結尾。一般寫對與會者的希望