外事與代表訪問管理制度

外事與代表訪問管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司外事工作的管理，規(guī)范對(duì)外事務(wù)的處理流程，確保代表訪問活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高公司形象和聲譽(yù)，特訂立本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部涉及外事和代表訪問的人員和活動(dòng)。第三條定義外事：指公司內(nèi)部與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)或個(gè)人進(jìn)行溝通、洽談、合作等工作。代表訪問：指公司內(nèi)部指派人員赴外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通、洽談、合作等工作，并代表公司進(jìn)行代表性活動(dòng)。第四條原則外事和代表訪問工作必需以公司利益為重，始終堅(jiān)持合法、公正、務(wù)實(shí)、效率的原則。全部外事和代表訪問活動(dòng)均須遵守本地法律法規(guī)和國(guó)際慣例，并經(jīng)過相關(guān)部門批準(zhǔn)和審核。外事和代表訪問的人員必需經(jīng)過特地培訓(xùn)，了解并遵守本制度的規(guī)定。第二章外事管理第五條外事工作的組織第一款工作分工公司將設(shè)立外事管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督公司外事工作。外事管理部門將核定外事活動(dòng)的具體策劃和布置，并負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。第二款外事許可任何人員在公司內(nèi)從事對(duì)外事務(wù)活動(dòng)，需經(jīng)過外事管理部門的批準(zhǔn)和許可。外事管理部門將依據(jù)實(shí)際情況對(duì)外事許可進(jìn)行評(píng)估，確保其合法、合規(guī)、符合公司利益。第六條外事活動(dòng)的報(bào)備和審核第一款報(bào)備程序任何人員在參加外事活動(dòng)前，必需向外事管理部門提出活動(dòng)報(bào)備申請(qǐng)。報(bào)備申請(qǐng)應(yīng)包含活動(dòng)目的、時(shí)間、地方、參加人員、相關(guān)文件等必需信息。外事管理部門將對(duì)報(bào)備申請(qǐng)進(jìn)行審核，并在三個(gè)工作日內(nèi)予以批復(fù)或駁回。第二款審核標(biāo)準(zhǔn)外事管理部門將依據(jù)公司實(shí)際需求和外事風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)報(bào)備申請(qǐng)進(jìn)行審查。審核標(biāo)準(zhǔn)包含活動(dòng)是否合規(guī)、費(fèi)用是否合理、活動(dòng)內(nèi)容是否符合公司利益等。第七條外事活動(dòng)的安全掌控第一款安全評(píng)估全部參加外事活動(dòng)的人員，必需參加安全意識(shí)培訓(xùn)和相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解外事活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)和安全防范措施。外事管理部門將定期組織對(duì)外事活動(dòng)的安全性進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第二款安全保障在外事活動(dòng)中，參加人員必需遵守安全規(guī)定和要求，確保人身安全和資產(chǎn)安全。公司將為外事活動(dòng)供應(yīng)必需的安全保障設(shè)施和措施，如外事保鏢、安全通訊設(shè)備等。第八條外事活動(dòng)的記錄和報(bào)告第一款記錄要求參加外事活動(dòng)的人員必需對(duì)活動(dòng)過程進(jìn)行認(rèn)真記錄，包含活動(dòng)內(nèi)容、溝通情況、緊要訪談等。記錄應(yīng)及時(shí)提交給外事管理部門，以備后期參考和備案。第二款報(bào)告程序外事管理部門將依據(jù)需要要求參加外事活動(dòng)的人員進(jìn)行活動(dòng)報(bào)告，內(nèi)容包含活動(dòng)成績(jī)、收獲、問題等。報(bào)告應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)提交給外事管理部門。第三章代表訪問管理第九條代表訪問的組織和批準(zhǔn)第一款組織布置公司將設(shè)立代表訪問管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督代表訪問活動(dòng)。代表訪問管理小組將訂立實(shí)施代表訪問的具體方案和計(jì)劃，并負(fù)責(zé)與外部相關(guān)機(jī)構(gòu)、組織、企業(yè)等進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。第二款訪問批準(zhǔn)任何人員在公司內(nèi)參加代表訪問活動(dòng)，需經(jīng)過代表訪問管理小組的批準(zhǔn)和許可。代表訪問管理小組將依據(jù)實(shí)際情況對(duì)訪問活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估，確保其合法、合規(guī)、符合公司利益。第十條代表訪問活動(dòng)的籌辦和布置第一款籌辦流程代表訪問活動(dòng)的籌辦工作包含活動(dòng)目的、時(shí)間、地方、參加人員確實(shí)定，以及相關(guān)文件的準(zhǔn)備等。代表訪問管理小組將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和布置籌辦工作，并指定相應(yīng)人員負(fù)責(zé)具體事項(xiàng)。第二款安全掌控代表訪問活動(dòng)的參加人員必需參加安全意識(shí)培訓(xùn)和相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解訪問活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)和安全防范措施。代表訪問管理小組將對(duì)訪問活動(dòng)的安全性進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第十一條代表訪問活動(dòng)的記錄和報(bào)告第一款記錄要求參加代表訪問活動(dòng)的人員必需對(duì)活動(dòng)過程進(jìn)行認(rèn)真記錄，包含活動(dòng)內(nèi)容、訪問機(jī)構(gòu)情況、緊要訪談等。記錄應(yīng)及時(shí)提交給代表訪問管理小組，以備后期參考和備案。第二款報(bào)告程序代表訪問管理小組將依據(jù)需要要求參加訪問活動(dòng)的人員進(jìn)行活動(dòng)報(bào)告，內(nèi)容包含活動(dòng)成績(jī)、收獲、問題等。報(bào)告應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)提交給代表訪問管理小組。第四章監(jiān)督與評(píng)估第十二條監(jiān)督機(jī)制公司將建立外事與代表訪問的監(jiān)督機(jī)制，由監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)外事和代表訪問活動(dòng)的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)察部門將定期對(duì)外事管理部門和代表訪問管理小組的工作進(jìn)行抽查和評(píng)估。第十三條問題處理凡涉及外事和代表訪問活動(dòng)中的違規(guī)行為，將由監(jiān)察部門進(jìn)行調(diào)查，依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于外事和代表訪問活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)，提出改進(jìn)和加強(qiáng)措施。第五章