辦公設(shè)備設(shè)施管理辦法

1、辦公設(shè)備設(shè)施管理辦法（保養(yǎng).維修. 盤點(diǎn)、報(bào)廢等）1總則1.1目的：為規(guī)范辦公設(shè)備設(shè)施的管理,保障生產(chǎn)和辦公活動(dòng)的正常進(jìn)行,降低 成本,杜絕浪費(fèi),特制定本制度。1.2適用范圍：1.2.1本制度適用于公司各部門。122本制度對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、驗(yàn)收、使用和管理等進(jìn)行了規(guī)定。2辦公設(shè)備設(shè)施分類2.1辦公用具：辦公桌、椅、櫥、柜等；2.2文件處理設(shè)備：電腦、移動(dòng)硬盤、掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等；2.3培訓(xùn)用具：投影儀、白板等；2.4空氣調(diào)節(jié)設(shè)備:空調(diào)、風(fēng)扇等；2.5通訊設(shè)施電話機(jī)、傳真機(jī)、對(duì)講機(jī)等；2.6視聽設(shè)備：攝影機(jī)、相機(jī)、音箱、功放、DVD、VCD、電視機(jī)等； 2.7接待飲水用具：飲水機(jī)、茶具

2、、開水壺、燒水壺、茶水桶等;2.8廚房用具：冰箱、消毒柜等； 2.9其他設(shè)備設(shè)施:與辦公有關(guān)的其他設(shè)備設(shè)施。3辦公設(shè)備設(shè)施管理的職責(zé)3.1行政部負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的歸口管理。負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施規(guī)劃、選型、組織 安裝調(diào)試、統(tǒng)一調(diào)配、使用、維修、盤點(diǎn)、報(bào)廢和更新的全過(guò)程實(shí)行綜合管理。3.2采購(gòu)部負(fù)責(zé)按要求進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)。3.3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)協(xié)助實(shí)施辦公設(shè)備設(shè)施的安裝和維修。3.4使用部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的分級(jí)管理,負(fù)責(zé)辦公設(shè)備設(shè)施的正確使用和日 常維護(hù)保養(yǎng)，延長(zhǎng)辦公設(shè)備設(shè)施使用壽命，保證辦公設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、發(fā)放和管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審計(jì)。4辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)

3、置4.1行政部應(yīng)廣泛收集辦公設(shè)備設(shè)施的發(fā)展資訊以及市場(chǎng)信息，并收集使用單位 對(duì)有關(guān)辦公設(shè)備設(shè)施的使用意見,為新辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置提供建議。4.2各部門需要新增辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)填寫辦公設(shè)備設(shè)施購(gòu)置申請(qǐng)單,送行政 部審查、主管副總審核、常務(wù)副總或總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3對(duì)于新辦公設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置，行政部應(yīng)提出辦公設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性、可靠性 和維修性等要求，并對(duì)大型、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)可行性分析,把好 選型和安裝驗(yàn)收質(zhì)量關(guān),為搞好辦公設(shè)備設(shè)施的后期管理奠定基礎(chǔ)。4.4選購(gòu)的大型、關(guān)鍵辦公設(shè)備設(shè)施應(yīng)備有齊全的安裝、使用、潤(rùn)滑、維修等技 術(shù)資料和必要的維修配件、易損件。4.5辦公設(shè)備設(shè)施到貨后,由采購(gòu)部組

4、織行政部、使用部門、供方派員共同參加 開箱驗(yàn)收，并認(rèn)真做好開箱記錄，按照裝箱單核對(duì)主辦公設(shè)備設(shè)施、附件、工具、 備件和技術(shù)資料，辦理入庫(kù)和安裝手續(xù)。4.6辦公設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試完畢，要按說(shuō)明書及有關(guān)規(guī)定進(jìn)行性能檢查、調(diào)試， 屬于固定資產(chǎn)的要辦理固定資產(chǎn)移交手續(xù)。4.7驗(yàn)收后采購(gòu)部應(yīng)負(fù)責(zé)組織填寫辦公設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單一式三份,采購(gòu) 部、行政部、使用部門各留一份。4.8驗(yàn)收后行政部將相關(guān)資料收集、整理、存檔。5辦公設(shè)備設(shè)施的臺(tái)帳和檔案管理5.1辦公設(shè)備設(shè)施的臺(tái)帳管理5.1.1財(cái)務(wù)部對(duì)對(duì)公司的所有屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施按照規(guī)定建立固定資 產(chǎn)臺(tái)帳,并進(jìn)行監(jiān)督和管理。5.1.2行政部對(duì)公司的所有辦公設(shè)

5、備設(shè)施按照規(guī)定逐臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，建立辦 公設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳和卡片，填寫辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料卡，做到隨機(jī)附件和 資料齊全。5.1.3各使用部門要建立本部門辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬。5.2辦公設(shè)備設(shè)施的檔案管理5.2.1行政部行政助理，負(fù)責(zé)為列入固定資產(chǎn)的大型辦公設(shè)備設(shè)施建立技術(shù)檔案 和狀態(tài)檔案。5.2.2辦公設(shè)備設(shè)施的技術(shù)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的安裝、零部件、自制辦公設(shè) 備設(shè)施、特種辦公設(shè)備設(shè)施、使用說(shuō)明書、圖紙等技術(shù)資料。523狀態(tài)檔案是指辦公設(shè)備設(shè)施的分布、購(gòu)進(jìn)和安裝日期、使用年限、維修記 錄、調(diào)撥記錄等資料。5.2.4辦公設(shè)備設(shè)施檔案資料發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,及時(shí)更新檔案資料。6辦公設(shè)備設(shè)施的使用

6、與保養(yǎng)6.1使用人員在獨(dú)立使用辦公設(shè)備設(shè)施前,必須對(duì)其進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的結(jié)構(gòu)、 性能、技術(shù)規(guī)范、維護(hù)基礎(chǔ)知識(shí)和安全操作規(guī)程的培訓(xùn)。6.2各部門要指定專人負(fù)責(zé)公用辦公設(shè)備設(shè)施的管理。6.3操作人員要嚴(yán)格執(zhí)行辦公設(shè)備設(shè)施的操作規(guī)程,嚴(yán)禁辦公設(shè)備設(shè)施超負(fù)荷、 超范圍和帶故障運(yùn)轉(zhuǎn)。6.4使用部門負(fù)責(zé)指定專人進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施的日常維護(hù)保養(yǎng)，行政部負(fù)責(zé)依據(jù) 辦公設(shè)備設(shè)施的特點(diǎn)和使用情況進(jìn)行定期維護(hù)。6.5使用部門、行政部要定期或不定期對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施的使用和保養(yǎng)情況進(jìn)行檢 查。6.6對(duì)于使用部門不正當(dāng)使用和維護(hù)的行為，行政部有權(quán)提出整改要求和處罰建 議,對(duì)由此而造成的辦公設(shè)備設(shè)施的損壞,經(jīng)行政部進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定

7、,由相關(guān)責(zé)任 人承擔(dān)賠1嘗責(zé)任。6.6.1對(duì)純屬人為原因?qū)е罗k公設(shè)備設(shè)施損壞的，如責(zé)任人清楚，視情況由責(zé)任 人賠償修理費(fèi)用的70%-100% ;造成報(bào)廢或丟失的,視情況由責(zé)任人賠償原值 的70%-100%o如責(zé)任人不清的，由該部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)賠償額的50% ,保管人 承擔(dān)50%。6.6.2因保管不當(dāng)造成辦公設(shè)備設(shè)施遺失的，由保管人賠償原值的80%-100%賠 償或責(zé)令自行增購(gòu)并不得報(bào)支費(fèi)用。7辦公設(shè)備設(shè)施的維修7.1辦公設(shè)備設(shè)施發(fā)生故障,使用部門不能解決時(shí),應(yīng)立即填寫辦公設(shè)備設(shè)施 報(bào)修單,通知行政部組織有關(guān)人員進(jìn)行排除,并填好維修記錄。7.2在接到辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)修以后,行政部應(yīng)根據(jù)辦公設(shè)備設(shè)施的

8、故障程度和原因,組織維修人員進(jìn)行修理。7.3維修人員在維修完畢后,應(yīng)通知使用單位的員工進(jìn)行驗(yàn)收，并在報(bào)修單上簽 字，對(duì)維修用時(shí)和維修材料進(jìn)行確認(rèn)。7.4對(duì)于緊急情況，使用部門可電話或口頭通知行政部,行政部及時(shí)安排維修。 但使用部門應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦報(bào)修及驗(yàn)收手續(xù)。7.5對(duì)于公司現(xiàn)有技術(shù)力量無(wú)法完成的辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)修,應(yīng)由行政部填寫辦 公設(shè)備設(shè)施委外修理申請(qǐng)單，報(bào)常務(wù)副總經(jīng)理審批后。辦公設(shè)備設(shè)施委外修 理申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)注明維修辦公設(shè)備設(shè)施的名稱、故障原因、夕卜協(xié)廠家和預(yù)計(jì)費(fèi) 用。7.6在維修完成以后,使用部門和行政部應(yīng)當(dāng)對(duì)辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查驗(yàn)收。7.7對(duì)于經(jīng)常發(fā)生故障的部位,行政部應(yīng)組織使用部門認(rèn)真分析

9、,制訂改善維修 措施,盡量從根本上消除故障以及發(fā)生原因。8辦公設(shè)備設(shè)施的移交、閑置及報(bào)廢處理8.1辦公設(shè)備設(shè)施的移交8.1.1員工崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)將個(gè)人領(lǐng)用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人 或退還行政部。8.1.2各部門負(fù)責(zé)人崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)將部門共用的辦公設(shè)備設(shè)施移交給接手人或退還行政部。8.1.3部門負(fù)責(zé)人移交時(shí)由行政部監(jiān)交，一般員工移交時(shí)由部門人監(jiān)交，移交人、 接手人、監(jiān)交人如實(shí)記錄并填寫辦公設(shè)備設(shè)施移交單一式三份,三方簽字后 各留一份。8.2辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥8.2.1辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥必須由行政部統(tǒng)一安排,各部門不得私自調(diào)撥。8.2.2各部門如需辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥，應(yīng)由移入

10、部門經(jīng)理填寫辦公設(shè)備設(shè)施 調(diào)撥單,交行政助理審查,行政部經(jīng)理審批。8.2.3行政部組織調(diào)撥雙方進(jìn)行辦公設(shè)備設(shè)施交接,調(diào)撥出的辦公設(shè)備設(shè)施必須 隨帶原有?甫機(jī)、附件和技術(shù)文件。8.2.4屬于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施的調(diào)撥應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部備案。8.3閑置辦公設(shè)備設(shè)施的處理8.3.1辦公設(shè)備設(shè)施閑置在半年以上的應(yīng)進(jìn)行封存管理,辦公設(shè)備設(shè)施的封存和 啟封時(shí)必須由使用部門、行政部共同進(jìn)行。8.3.2封存要有明顯的標(biāo)識(shí)。8.3.3辦公設(shè)備設(shè)施封存前要進(jìn)行一次全面的維護(hù),并采取防塵、防銹和防潮措 施。834所有封存辦公設(shè)備設(shè)施都要達(dá)到完好辦公設(shè)備設(shè)施的要求，并列入辦公設(shè) 備設(shè)施檢查范圍。8.3.5對(duì)風(fēng)扇等季節(jié)性強(qiáng)的

11、辦公設(shè)備設(shè)施,可由各部門做好清i吉維持后交倉(cāng)庫(kù)暫 存，由倉(cāng)庫(kù)統(tǒng)一集中保管。雙方辦好入倉(cāng)和領(lǐng)用手續(xù)。8.3.6對(duì)于長(zhǎng)期不用、連續(xù)停用一年以上的閑置辦公設(shè)備設(shè)施，由使用部門填寫 閑置辦公設(shè)備設(shè)施處理申請(qǐng)單，報(bào)行政部積極組織外調(diào)、出租或轉(zhuǎn)讓,以提 高辦公設(shè)備設(shè)施的利用率。8.4辦公設(shè)備設(shè)施的報(bào)廢8.4.1辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)損、報(bào)廢條件：a）因意外事故或?yàn)?zāi)害,造成主要部件、主要結(jié)構(gòu)嚴(yán)重?fù)p壞而無(wú)法使用的辦公設(shè)備 設(shè)施。b）制造質(zhì)量低劣,達(dá)不到使用要求的辦公設(shè)備設(shè)施。c）使用不當(dāng)造成損壞、無(wú)修復(fù)價(jià)值的辦公設(shè)備設(shè)施。d）機(jī)器陳舊,技術(shù)性能不能滿足使用要求,且無(wú)法改造的辦公設(shè)備設(shè)施。e）耗能高,嚴(yán)重污染環(huán)境的辦公

12、設(shè)備設(shè)施。f）超過(guò)使用年限、已無(wú)使用價(jià)值的辦公設(shè)備設(shè)施。8.4.2報(bào)損、報(bào)廢辦公設(shè)備設(shè)施的處理方法：a）按現(xiàn)有價(jià)值整件或整機(jī)出售。b）拆卸、轉(zhuǎn)讓可利用的零部件。C）不能利用的部件按廢料處理。8.4.3報(bào)廢申請(qǐng)由使用部門提出，使用部門填寫辦公設(shè)備設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)單， 行政部進(jìn)行審查,必要時(shí)組織相關(guān)專家進(jìn)行審查,財(cái)務(wù)部門進(jìn)行價(jià)值評(píng)估,主管 副總經(jīng)理審查、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。844報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后使用部門由使用部門交行政部進(jìn)行臺(tái)帳及檔案調(diào)整，屬 于固定資產(chǎn)的辦公設(shè)備設(shè)施還須由申請(qǐng)部門轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行固定資產(chǎn)減損處理。9辦公設(shè)備設(shè)施的盤點(diǎn)9.1公司辦公設(shè)備設(shè)施實(shí)行定期盤點(diǎn)，一般為每年六月和十二月。9.2辦公設(shè)備設(shè)施的盤點(diǎn)由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部、使用部門共同進(jìn)行。9.3辦公設(shè)備設(shè)施盤點(diǎn)的依據(jù)為財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)臺(tái)帳、行政部辦公設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳、 辦公設(shè)備設(shè)施卡片、領(lǐng)用記錄、調(diào)撥記錄、報(bào)廢記錄等。9.4辦公設(shè)備設(shè)施