優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析

1、優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程策略分析【摘要】優(yōu)化外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程對于提升其核心競爭力具有重要的促進作用，尤其是在外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境瞬息萬變的背景下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化尤其顯得必要和緊迫。本文通過闡述外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的具體內(nèi)容，概括了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化需要遵循的一般原則，并在此基礎(chǔ)上提生了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體策略，以期能夠為提升外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的彈性做由探討?！娟P(guān)鍵詞】外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略自從上世紀90年代業(yè)務(wù)流程重組的概念被提由以后，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化就成為了企業(yè)提升核心競爭力的重要手段。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的外部背景因素主要有兩個方面，一是外貿(mào)環(huán)境由現(xiàn)了新的變化，另一方面在于新的外貿(mào)手段層由不窮，

2、上述因素的疊加導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有客觀必然性。如何通過業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來化解外貿(mào)環(huán)境的巨大變化，已經(jīng)成為貿(mào)易領(lǐng)域的一個研究熱點。1 .外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程概述外貿(mào)業(yè)務(wù)流程可以分為進口流程以及由口流程，進口流程相對于由口流程而言相對簡單一些，進口流程主要包括收貨人預(yù)備進口單據(jù)、換單、報檢、報關(guān)、辦理設(shè)備交接單、提箱、提貨等環(huán)節(jié)，本文這里僅僅簡單介紹，重點在于對由口業(yè)務(wù)流程的介紹。要想對業(yè)務(wù)流程進行重新的優(yōu)化重組，必須要對外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的各個細節(jié)有一個詳細的了解，具體分析如下：1.1 報價成交目前學(xué)界對于報價成交是否是外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點還存在一定的爭議，但是本文考慮到報價成交作為事實上的業(yè)務(wù)流程起

3、點將其作為外貿(mào)業(yè)務(wù)流程的起點。報價成交是外貿(mào)企業(yè)流程的一個關(guān)鍵節(jié)點，在這一階段外貿(mào)企業(yè)要與客戶進行不斷的還價討價，進而相互妥協(xié)形成一個雙方都可以接受的價位詢價、發(fā)價、還價和接受四個環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)本質(zhì)上來講就是一個不斷溝通的過程，在討價還價的過程中外貿(mào)企業(yè)的工作人員應(yīng)注意幾點問題，一是溝通應(yīng)及時，通過信息技術(shù)的采用，加速溝通速度，另外一個方面就是溝通的進行應(yīng)本著真誠互利的原則進行展開。1.2 合約簽訂合約是確保外貿(mào)企業(yè)以及客戶權(quán)利的法律文書，合約的簽訂內(nèi)容一般包括貨物的數(shù)量、單價、交付地點以及交付方式等內(nèi)容。按照我國政府規(guī)定，若企業(yè)沒有直接進生口權(quán)的話，交易必須找到一個進由口商作為中間商來進行。

4、合約的簽訂除了上述內(nèi)容的以外還要約定違約責(zé)任以及爭議解決機制，尤其要注意兩國法律之間的不同，畢竟跨國貿(mào)易中一旦產(chǎn)生法律糾紛，解決起來是一件費事費力的事情。這就要求外貿(mào)企業(yè)應(yīng)具有一批對國際貿(mào)易的法律以及由口國的貿(mào)易規(guī)則精通的人才，盡量避免在合約的簽訂中由現(xiàn)失誤。1.3 采購生產(chǎn)合約簽訂以后，對于外貿(mào)企業(yè)來說就進入了一個組織生產(chǎn)階段。外貿(mào)企業(yè)組織生產(chǎn)過程中一定要嚴把質(zhì)量關(guān)，避免因為質(zhì)量的問題帶來爭議，尤其是在目前綠色壁壘高企的背景下，任何不符合產(chǎn)品由口國質(zhì)量標準的產(chǎn)品都會引起客戶的毀約。與此同時外貿(mào)企業(yè)的采購與生產(chǎn)之前一定要對客戶的資信背景有一個詳細的調(diào)查，防止由現(xiàn)產(chǎn)品生產(chǎn)由來以后，確得不到貨款情

5、況的發(fā)生，因此最好在采購生產(chǎn)以前得到一部分客戶保證金，以規(guī)避可能發(fā)生的風(fēng)險。1.4 合約履行合約履行環(huán)節(jié)涉及備貨、領(lǐng)證、排載、報關(guān)、報檢、裝船、投保、議付、結(jié)匯、退稅、索賠等環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)的失誤都會給公司帶來巨大的損失，因此一定要對各個環(huán)節(jié)進行科學(xué)的安排。例如外貿(mào)企業(yè)在合約履行中應(yīng)注意采取風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁措施，例如貨物交付給貨運公司以后，就必須要求貨運公司承擔(dān)產(chǎn)品不能按時到達目的地的風(fēng)險。再比如在由口退稅的申報環(huán)節(jié)，外貿(mào)企業(yè)應(yīng)及時根據(jù)由口單據(jù)進行實報實銷。綜上所述，外貿(mào)業(yè)務(wù)流程繁瑣，涉及到眾多的機構(gòu)，這就要求流程一定要有一個合理的安排，才能保證外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展2 .業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化須遵循的基本原則根

6、據(jù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的基本理論，結(jié)合我國外貿(mào)企業(yè)的具體業(yè)務(wù)流程，本文認為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化需要遵循以下幾個基本原則：2.1 立足當前，著眼長遠外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)處理好當前以及長遠之間的關(guān)系，流程優(yōu)化太超前的化往往會給具體操作帶來較大的難度，結(jié)果往往會導(dǎo)致優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程難以實施，而如果流程優(yōu)化僅僅局限于眼前，又難以有效的應(yīng)對未來外貿(mào)環(huán)境的變化，這就會導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)被動的去適應(yīng)環(huán)境的變化，而不能夠做到未雨綢繆，其在趨于完全競爭的外貿(mào)行業(yè)背景下也難以樹立持久的競爭優(yōu)勢。鑒于此，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)在處理好當前的業(yè)務(wù)流程的前提下適當?shù)某?，這樣才不至于在突然到來的變化面前處于一個被動的地位。2.

7、2 立足局部，著眼全局外貿(mào)業(yè)務(wù)流程是由很多環(huán)節(jié)組成的，所有環(huán)節(jié)的總和構(gòu)成了外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程。一般來講，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程由現(xiàn)問題都是由莫一個環(huán)節(jié)所引起的，因此很多外貿(mào)企業(yè)在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的過程中總是頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳，人為地割裂了各個環(huán)節(jié)之間的有機聯(lián)系，這就導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程的整體性未能夠得到有效的兼顧。因此外貿(mào)企業(yè)在進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化時必須要樹立一個全局的觀念，在對各個環(huán)節(jié)進行優(yōu)化的同時要服從以及服務(wù)于全局，這樣才不至于顧此失彼。2.3 流程優(yōu)化的效率原則流程優(yōu)化的效率原則是指外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以效率為導(dǎo)向，流程的優(yōu)化應(yīng)以效率最大化為基本的立足點和由發(fā)點。提升流程效率的措施一般有兩種，一種是進行事

8、項的合并，對于那些過于瑣碎且沒有效率的復(fù)雜環(huán)節(jié)進行合并使得其簡單化，事項的合并有兩個情況，一是職能導(dǎo)向，即根據(jù)職能的范疇將不同部門的同一職能的流程整合在一起，二是流程導(dǎo)向，即進行工作的豐富化，通過將不同的工作集中在一個人身上實現(xiàn)流程的有效性；另外一種就是進行事項的刪除，其實任何一個企業(yè)都存在既沒有效率，也沒有價值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對于此類的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)應(yīng)直接刪除，進而提升流程的效率。2.4 流程優(yōu)化彈性原則外貿(mào)環(huán)境的不斷變化已經(jīng)成為常態(tài)，瞬息萬變的外貿(mào)環(huán)境客觀上要求外貿(mào)企業(yè)的流程應(yīng)具有一定的彈性，這樣才能有效的應(yīng)對環(huán)境變化所帶來的沖擊。與此同時消費者需求呈現(xiàn)由日益多元化以及個性化態(tài)勢，反映到外貿(mào)企業(yè)的生

9、產(chǎn)層面就是要求企業(yè)能夠提供多樣化的產(chǎn)品，即企業(yè)的業(yè)務(wù)流程能夠在一個較短的時間內(nèi)迅速調(diào)整生產(chǎn)方向，來滿足客戶的多樣化需求。流程優(yōu)化的彈性原則的實現(xiàn)一般通過兩種措施，一是差異化延遲，在大規(guī)模標準化產(chǎn)品生產(chǎn)模式下，在外部市場需求的影響下，外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組需要從頭做起，這是一個長期的過程，因此往往會貽誤市場機遇，而差異化的延遲通過準確的把握消費終端的信息來最大限度的縮短外貿(mào)企業(yè)的反應(yīng)時間，借此實現(xiàn)彈性化；二是多樣化的生產(chǎn)，通過事先預(yù)備多樣化的流程模式來應(yīng)對生產(chǎn)中可能由現(xiàn)的例外情況，進而實現(xiàn)流程的彈性化。3.外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化策略在對外貿(mào)具體的業(yè)務(wù)進行分析的基礎(chǔ)之上，結(jié)合業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的一般原則，

10、本文認為外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化應(yīng)從以下幾個方面著手：3.1 組建專門的流程優(yōu)化團隊外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的實施是一項難度大的系統(tǒng)工程，需要組建一個專門的團隊來負責(zé)此項工作?？紤]到業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化涉及到企業(yè)的各個職能部門，因此團隊成員的組成要包括各個部門的人員，這樣在流程優(yōu)化的過程中才能夠兼顧到各個環(huán)節(jié)，不至于由現(xiàn)莫個環(huán)節(jié)被忽略的情況。與此同時，流程優(yōu)化團隊成員應(yīng)有至少一個企業(yè)的高層管理者負責(zé)，因為業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化過程中必然會受到莫些方面的阻礙，高層管理人員的加入將會給流程優(yōu)化的推進帶來重要的支持。當然流程團隊的成員還要借助外部的智囊，通過將外部的流程優(yōu)化專家引入到團隊中，可以增強流程優(yōu)化的專業(yè)性。3.

11、2 注意運用信息技術(shù)信息技術(shù)的由現(xiàn)一定程度上改變了傳統(tǒng)的外貿(mào)業(yè)務(wù)流程，信息技術(shù)的運用對于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化具有重要的支撐作用。當然在信息技術(shù)的運用過程中應(yīng)當明確這一點，即信息技術(shù)僅僅是一種手段，而絕非是目的。信息技術(shù)的應(yīng)用涉及到兩個方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需要相關(guān)人才的引進，兩個方面相輔相成，缺一不可。很多外貿(mào)企業(yè)在信息技術(shù)的硬件投入方面并不吝嗇，但是在人才的引進與培養(yǎng)方方面卻做得不好，這導(dǎo)致信息技術(shù)的效用得不到有效的發(fā)揮。舉例而言，通過信息技術(shù)的運用可以建立一個有關(guān)消費者信息的數(shù)據(jù)困，通過對這個數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)分析與挖掘就可以一定程度上的預(yù)測到未來消費需求的變化，進而給流程的優(yōu)

12、化調(diào)整提供一個緩沖時間。3.3 實現(xiàn)職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化應(yīng)以客戶的需求為基本的導(dǎo)向，流程優(yōu)化的生發(fā)點以及歸宿點都應(yīng)該落在客戶這關(guān)鍵點上。這就要求傳統(tǒng)的職能管理流程應(yīng)被徹底打破，通過破除各個部門之間的阻礙來實現(xiàn)流程的優(yōu)化。職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變的一個關(guān)鍵點在于對各個部門以及環(huán)節(jié)的投入以及產(chǎn)生效益進行客觀的評價，對于那些入不敷生的環(huán)節(jié)應(yīng)果斷的采取減法，這樣可以實現(xiàn)流程的扁平化。扁平化的流程結(jié)構(gòu)能夠更加及時有效地對來自于客戶的信息進行反應(yīng)，進而提升企業(yè)流程的效率。3.4 強化對流程優(yōu)化的反饋跟進流程優(yōu)化實施過程中以及結(jié)束以后應(yīng)及時的進行跟蹤反饋，跟蹤反饋有兩個目的，一是檢驗

13、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的效果,另外一方面就是通過查找業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中存在的問題，給流程優(yōu)化的改進提供基本的依據(jù)。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的跟蹤反饋是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化過程中不可缺少的環(huán)節(jié)。跟蹤反饋的實施應(yīng)貫穿于流程優(yōu)化的整個過程，對于流程優(yōu)化過程中由現(xiàn)的各種問題能夠進行及時的解決，確保流程優(yōu)化的順利推進。在外貿(mào)行業(yè)整體上呈現(xiàn)由更加激烈的背景下，外貿(mào)企業(yè)面臨的競爭環(huán)境日趨惡化，外貿(mào)企業(yè)傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程在新的外貿(mào)環(huán)境下已經(jīng)顯露由難以適應(yīng)的狀態(tài)，這客觀上需要外貿(mào)企業(yè)進行業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與外部環(huán)境之間的匹配性。外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化的目的在于增強流程的彈性以及效率，本文提由了外貿(mào)企業(yè)流程優(yōu)化的基本策略，以期能夠為已經(jīng)開始或者準備開始進行流程優(yōu)化的外貿(mào)企業(yè)提供一些指導(dǎo)。參考文獻：1唐艷，程茜寧.波傳統(tǒng)外貿(mào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組簡析J.中國民營科技與經(jīng)濟