檔案實(shí)體進(jìn)館工作流程和注意事項(xiàng)

1、檔案實(shí)體進(jìn)館工作流程和注意事項(xiàng)蘇州市檔案館 孫勤康目 錄一.準(zhǔn)備階段二.實(shí)施階段三.檔案移交進(jìn)館階段四.進(jìn)館實(shí)體材料移交清單一、準(zhǔn)備階段1、學(xué)習(xí)了解學(xué)習(xí)進(jìn)館工作相關(guān)文件、規(guī)定、培訓(xùn)材料等查看檔案室實(shí)際情況，包括檔案收集現(xiàn)狀、歸檔整理情況，掌握室藏檔案的類型、保管期限、年度、數(shù)量等情況。主要文件市委辦公室 市政府辦公室轉(zhuǎn)發(fā)市檔案館關(guān)于做好到期檔案移交進(jìn)館工作的意見的通知（蘇委辦202039號(hào)）；關(guān)于到期檔案（第一批次）三年進(jìn)館計(jì)劃的通知（蘇檔館發(fā)202056號(hào)）；關(guān)于印發(fā)市級(jí)機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位檔案移交與接收進(jìn)館規(guī)范的通知(蘇檔館發(fā)202037號(hào))2、聯(lián)系咨詢建議與檔案館保管利用處聯(lián)系，咨詢電話：

2、65732875。咨詢重點(diǎn)：室藏檔案的分類方案是否合理、檔案劃控與解密的業(yè)務(wù)咨詢、檔案進(jìn)館的范圍等。對(duì)個(gè)別確實(shí)有必要的單位，保管利用處酌情派人上門察看。3. 檢查準(zhǔn)備對(duì)照蘇州市檔案館保管處檔案進(jìn)館實(shí)體材料移交清單（附件1）和進(jìn)館工作相關(guān)文件、規(guī)定、培訓(xùn)材料等，對(duì)室藏檔案是否符合進(jìn)館要求進(jìn)行全面檢查，對(duì)進(jìn)館工作的工作量、人員與經(jīng)費(fèi)的需求進(jìn)行評(píng)估，據(jù)此制定進(jìn)館工作計(jì)劃并落實(shí)各項(xiàng)措施。二、實(shí)施階段1. 分類方案調(diào)整對(duì)不合理的室藏檔案分類方案進(jìn)行調(diào)整，主要是對(duì)檔案目錄號(hào)進(jìn)行合理確定。進(jìn)館單位室藏檔案的目錄號(hào)應(yīng)與蘇州市檔案館的館藏檔案的目錄號(hào)相銜接，保證館藏檔案不重復(fù)、不跳號(hào)地按序編制目錄號(hào)。一般來說，

3、目錄號(hào)先排確定進(jìn)館的檔案類型，再排今后可能進(jìn)館的，最后排確定不進(jìn)館的。2. 鑒定對(duì)照歸檔范圍和保管期限表，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，檢查有沒有需要升級(jí)或降級(jí)的檔案。如有保管期限調(diào)整，會(huì)涉及檔號(hào)的調(diào)整。3.整理檔案對(duì)照蘇州市檔案館保管處檔案進(jìn)館實(shí)體材料移交清單（附件1）和進(jìn)館工作相關(guān)文件、規(guī)定、培訓(xùn)材料等，進(jìn)行檔案實(shí)體、目錄、數(shù)字化和全宗卷等方面的整理（或整改）。在此階段，相關(guān)歸檔文件目錄、案卷目錄、全引目錄暫時(shí)不用打印。4.解密按照國家保密局2020.6.28印發(fā)的國家秘密解密暫行辦法，做到對(duì)所確定的國家秘密移交檔案館前必審核。填寫涉密檔案移交目錄，可參見涉密檔案移交目錄（示例）（附件2）。未到

4、解密期限的在備注里說明。涉密檔案移交目錄（示例）5.劃控檔案劃控必須正確處理好保守秘密與開放檔案的關(guān)系，在保守秘密的前提下最大限度地對(duì)社會(huì)開放。一般來說，開放檔案占比不低于30%。劃控流程說一說進(jìn)館單位對(duì)進(jìn)館檔案提出進(jìn)館檔案劃控報(bào)告并附目錄。注意，各單位在形成檔案劃控報(bào)告初稿后，先報(bào)檔案館保管利用處，再召開檔案劃控終審會(huì)議并簽字。進(jìn)館檔案劃控報(bào)告（示例）進(jìn)館檔案劃控報(bào)告最后有個(gè)劃控結(jié)果6.提交下列進(jìn)館初審材料 使用合適方式（不要用數(shù)字檔案2.0系統(tǒng)）向保管利用處提交下列進(jìn)館初審材料（不用簽字蓋章）：檔案移交進(jìn)館申請(qǐng)表（按檔案實(shí)體真實(shí)情況填寫）檔案交接文據(jù)（附檔案交接明細(xì)，按檔案實(shí)體真實(shí)情況填寫

5、。照片數(shù)量按張，實(shí)物、音像按件統(tǒng)計(jì)數(shù)量）檔案交接明細(xì)。作為檔案交接文據(jù)的附件，按檔案實(shí)體真實(shí)情況填寫。應(yīng)按檔案類別、保管期限、年度、目錄號(hào)或機(jī)構(gòu)問題等依次排序，并與歸檔文件目錄的排序保持一致。進(jìn)館檔案劃控報(bào)告（附三種劃控目錄：需控制利用的檔案目錄、可以提前開放的檔案目錄、到期開放的檔案目錄）。涉密檔案移交目錄（注意用紙質(zhì)版，不要用網(wǎng)絡(luò)或光盤、U盤等介質(zhì)傳輸）。全宗卷。注意：使用數(shù)字檔案2.0系統(tǒng)的單位注意：此階段請(qǐng)勿在2.0系統(tǒng)中提交進(jìn)館申請(qǐng)。劃控目錄的裝訂整理劃控目錄一定要按序裝訂，不得隨意。三種劃控目錄分開裝訂，可以再按檔案門類或保管期限分開裝訂。每本劃控目錄中，首先按檔案門類分類排序。每

6、個(gè)檔案門類中： 按卷整理的再按目錄號(hào)、卷號(hào)等排序， 按件整理的再按保管期限、年度、機(jī)構(gòu)問題等依次排序。檔案移交進(jìn)館申請(qǐng)表（示例）檔案交接文據(jù)（示例）檔案交接明細(xì)（示例）劃控目錄用硬封面裝訂，貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽標(biāo)注清楚，全宗號(hào)、全宗名稱、目錄號(hào)欄用紅章，其余欄目用黑色水筆填寫。7. 上門抽查質(zhì)量蘇州市檔案館保管利用處初審?fù)ㄟ^后，派工作人員上門抽查進(jìn)館檔案質(zhì)量。三.檔案移交進(jìn)館階段檔案質(zhì)量抽檢過關(guān)后，檔案館將組織第三方對(duì)進(jìn)館檔案進(jìn)行校驗(yàn)。建議：案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄須在實(shí)體檔案、電子檔案等基本無誤后，再打印裝訂。檔案質(zhì)量校驗(yàn)完成后，使用數(shù)字檔案室2.0系統(tǒng)的單位，在2.0系統(tǒng)中提交進(jìn)館申請(qǐng)。四.進(jìn)館實(shí)體材料移交清單詳見蘇委辦202039號(hào)、蘇檔館發(fā)202037號(hào)等文件。下列檔案進(jìn)館實(shí)體材料由蘇州市檔案館保管利用處接收，清單中不含蘇州市檔案館信息處接收的檔案材料：進(jìn)館時(shí)應(yīng)移交下列實(shí)體材料檔案移交進(jìn)館申請(qǐng)表 2份檔案交接文據(jù)3份（附檔案交接明細(xì)，交接明細(xì)按每個(gè)年度、機(jī)構(gòu)問題逐行填寫）進(jìn)館檔案劃控報(bào)告 1份檢索工具1套（案卷目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、需控制利用的檔案目錄、可以提前開放的檔案目錄、滿25年可以開放的檔案目錄、涉密檔案移交目錄