檔案管理常用目錄表格式樣解析

1、檔案管理常用目錄表格式樣2021年12月修訂一、檔案收集、驗收、歸檔方面檔案移交清冊封面 2檔案移交清冊內(nèi)頁 3基建技改工程文件交付驗收審核單 4基建技改工程文件交接目錄 5基建技改工程檔案驗收表 6二、檔案整理著錄方面文書檔案歸檔文件目錄 7文書檔案檔案盒內(nèi)備考表 8科技檔案卷內(nèi)目錄 9科技檔案卷內(nèi)備考表 10科技檔案案卷封面 11科技檔案目錄 12會計檔案目錄 12企業(yè)職工檔案目錄卷內(nèi)目錄 12職工檔案目錄案卷級 13合同檔案目錄 13書刊檔案目錄 13底圖目錄 14底圖袋標簽 14照片檔案目錄 14音像檔案目錄 15榮譽檔案目錄 15印章檔案目錄 15電子檔案目錄總目錄 15歸檔電子文件

2、登記表首頁 16歸檔電子文件登記表續(xù)頁 17三、檔案鑒定銷毀、修改補充方面檔案銷毀清冊封面 18檔案銷毀清冊內(nèi)頁 19科技檔案圖紙變更補充、作廢通知單 20四、檔案利用方面檔案利用登記表 21檔案利用效果登記表 22五、檔案庫房管理、統(tǒng)計方面檔案庫房溫濕度登記表 23文書檔案分布表臺帳 24會計檔案分布表臺帳 24職工檔案分布表臺帳 25科技檔案分布表臺帳 25本鋼檔案室根本情況年報表 26 檔 案 移 交 清 冊封面移出說明檔案類別數(shù) 量卷、件、張、盤合計接收意見移出單位：印章 接收單位：印章負 責 人： 負 責 人：經(jīng) 辦 人： 經(jīng) 辦 人：交接日期： 年 月 日 檔 案 移 交 清 冊內(nèi)

3、頁序號責任者題 名檔文圖號數(shù)量年代備注基建技改工程文件交付驗收審核單工程名稱施工單位單項工程名稱工程編號文件數(shù)量施工文件竣工圖紙變更材料其他施工單位自審移交意見：技術(shù)負責人：經(jīng) 辦 人：年 月 日公章技監(jiān)理單位審核意見：監(jiān)理人：年 月 日公章工程經(jīng)理部審查驗收意見：工程組組長：經(jīng) 辦 人：年 月 日公章注：施工、監(jiān)理單位向在建單位工程部交付檔案使用此審核單，一式兩份，交接雙方各存一份。 基建技改工程文件交接目錄序號圖文號案卷題名份數(shù)頁數(shù)備注注：施工、監(jiān)理單位向在建單位工程部交付檔案使用此目錄，一式兩份，交接雙方各存一份。 基建技改工程檔案驗收表工程名稱主要單位工程名稱立項日期開工日期試生產(chǎn)日期

4、投資規(guī)模設(shè)計單位監(jiān)理單位主要施工單位檔案資料數(shù)量正本總計 卷冊。 其中竣工圖紙 卷計 張，底圖 張，電子文件光盤 張，照片 張，音像光盤 張 在建單位自檢意見 單位蓋章 年 月 日驗收組織單位意見 單位蓋章 年 月 日注：在建單位申請工程檔案驗收使用此表，一式三份。 文書檔案歸檔文件目錄檔號責任者文號題名日期頁數(shù)密級脫機載體編號備注注：推薦采用橫版式樣備 考 表本盒內(nèi)共有歸檔文件材料件起止檔號為：說明：整理人：年月日檢查人：年 月 日注：文書檔案檔案盒內(nèi)“備考表卷 內(nèi) 目 錄檔號-序號文件編號立項號設(shè)備定址碼責任者文件材料題名日期頁數(shù)折合A1備注注：科技檔案“卷內(nèi)目錄卷內(nèi)備考表檔 號：互見號：

5、本案卷內(nèi)共有文件材料頁，其中：文字材料頁，圖紙頁照片張。說明： 整理人：年月日檢查人： 年 月 日注：科技檔案“卷內(nèi)備考表科技檔案案卷封面檔號案 卷 題 名立卷單位起止日期保管期限密 級科技檔案目錄檔號圖文號案卷題名責任者份數(shù)頁數(shù)形成時間立項號密級脫機載體編號備注注：科技檔案案卷級目錄推薦橫版式樣會 計 檔 案 目 錄檔號案卷標題形成年度形成月份起止號碼張數(shù)保管期限脫機載體編號備注注：會計檔案案卷級目錄企業(yè)職工檔案目錄卷內(nèi)目錄序號材 料 名 稱材料形成時間頁數(shù)備注年月日說明：每卷卷首共放10頁，一類一頁 職 工 檔 案 目 錄檔號姓名性別出生時間單位職務(wù)備注注：職工檔案案卷級目錄 合 同 檔

6、案 目 錄檔號責任者合同號題名日期卷件數(shù)密級備注注：合同檔案工程級目錄書 刊 檔 案 目 錄檔號責任者書刊號題名日期頁數(shù)密級備注注：書刊檔案案卷級目錄 底圖目錄檔號圖文號題名責任者形成時間張數(shù)備注 底圖袋標簽檔號圖文號題名張數(shù)備注 照 片 檔 案 目 錄照片號題名形成時間張數(shù)攝影者備注 音 像 檔 案 目 錄檔號題名形成時間時間分盤數(shù)備注 榮 譽 檔 案 目 錄檔號責任者題名時間備注 印 章 檔 案 目 錄檔號印章名稱啟用時間廢止時間備注 電 子 檔 案 目 錄總目錄檔號責任者題 名文件編號形成時間密級套數(shù)備注 歸 檔 電 子 文 件 登 記 表首頁檔 號題 名文件特征形成部門單位形成時間載體

7、類型文件編號載體編號設(shè)備環(huán)境特征硬件環(huán)境主機、網(wǎng)絡(luò)效勞器型號、制造廠商等軟件環(huán)境型號、版本等操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等文件記錄特征記錄結(jié)構(gòu)物理、邏輯記錄類型定長可變長其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)記錄字符及圖形、音頻、視頻文件格式文件載體型號：數(shù)量：備份數(shù)：一件一盤 多件一盤一件多盤 多件多盤歸檔交接歸檔部門： 接收部門：歸檔人：簽名 接收人：簽名年 月 日歸 檔 電 子 文 件 登 記 表續(xù)頁文件編號題名形成時間文件稿本代碼文件類別代碼載體編號保管期限備注 檔 案 銷 毀 清 冊封面擬銷毀檔案內(nèi)容鑒定人員簽字 年 月 日鑒定部門負責人意見 年 月 日主管領(lǐng)導(dǎo)審

8、批意見 年 月 日檔案館財務(wù)部審查意見 年 月 日監(jiān)銷人銷毀情況說明 年 月 日 檔 案 銷 毀 清 冊內(nèi)頁序號責任者檔文圖號題 名數(shù)量銷毀原因備注 科技檔案圖紙變更補充、作廢通知單編號： 年 月 日 圖號圖紙題名張數(shù)變更原因變更內(nèi)容申請單位申請人申請單位技術(shù)負責人批準單位批準人批準單位技術(shù)負責人變更單位變更人變更時間注：此通知單變更補充時需歸檔入卷一份。 檔 案 利 用 登 記 表時間單位姓名利用目的審批人檔案號歸還日期檢查歸位人備注 檔案利用效果登記表利用日期利用部門利用者檔號主要內(nèi)容用途利用效果 檔案庫房溫濕度登記表庫別 年 月日期時間溫度相對濕度記錄人日期時間溫度相對濕度記錄人1172

9、1831942052162272382492510261127122813291430153116 文書檔案分布表臺帳年度室藏數(shù)量卷、件合計是否進行過首次鑒定備注永久長期短期 會計檔案分布表臺帳年度室藏數(shù)量卷合計是否進行過首次鑒定備注憑證帳簿財務(wù)會計報告其他 職工檔案分布表臺帳年度室藏數(shù)量卷備注干部工人離退休職工死亡職工離職人員附表科技檔案分布表臺帳年度室藏數(shù)量卷備注產(chǎn)品科研基建設(shè)備地質(zhì)測繪底圖張本鋼檔案室根本情況年報表填報單位：蓋章 年度： 統(tǒng) 計 項 目行次單位數(shù)量備注 一、專職檔案人員1人其中年齡50歲以上2人35-50歲3人35歲以下4人文化程度 大學(xué)本科5人 大 專6人 中專高中7人

10、專業(yè)職務(wù)高級職稱8人中級職稱9人助級職稱10人員級職稱11人二、兼職網(wǎng)絡(luò)人員12人三、室存全部檔案-其 中以卷為保管單位檔案13卷其 中文書檔案14卷產(chǎn)品檔案15卷科研檔案16卷基建檔案17卷設(shè)備儀器檔案18卷會計檔案19卷職工檔案20卷地質(zhì)檔案21卷合同檔案22卷書刊檔案23卷文書檔案24件底 圖25張音像檔案26盤照片檔案27張榮譽實物檔案28件電子檔案- -其中磁 帶29盤磁 盤30張光 盤31張四、室存永久長期檔案32卷33件 五、室存資料34冊 六、本年接收檔案數(shù)量-其中以卷為保管單位檔案35卷文書檔案36件底 圖37張音像檔案38盤照片檔案39張榮譽實物檔案40件電子檔案-其中磁

11、帶41盤磁 盤42張光 盤43張七、本年鑒定銷毀檔案數(shù)量-其中鑒定檔案數(shù)量44卷銷毀檔案數(shù)量45卷八、檔案編目情況-其中案 卷 目 錄46本全 引 目 錄47本重要文件目錄48本專 題 目 錄49本機 讀 目 錄50條九、本年利用檔案情況-其中利用檔案人次51人次利用檔案件次52件次利用底圖張數(shù)53張十、本年編研檔案資料54種55萬字十一、檔案庫房使用面積56平米十二、檔案室設(shè)備-其中微 機57臺復(fù)印曬圖機58臺空調(diào)機分散式59臺去 濕 機60臺消毒設(shè)備61臺單位負責人： 制表人： 報出日期： 年 月 日古今名言敏而好學(xué)，不恥下問孔子業(yè)精于勤，荒于嬉；行成于思，毀于隨韓愈興于?詩?，立于禮，成于樂孔子己所不欲，勿施于人孔子讀書破萬卷，下筆如有神杜甫讀書有三到，謂心到，眼到，口到朱熹立身以立學(xué)為先，立學(xué)以讀書為本歐陽修讀萬卷書，行萬里路劉彝黑發(fā)不知勤學(xué)早，白首方悔讀書遲顏真卿書卷多情似故人，晨昏憂樂每相親于謙書猶藥也，善讀之可以醫(yī)愚劉向莫等閑，白了少年頭，空悲切岳飛發(fā)奮識遍天下字，立志讀盡人間書蘇軾鳥欲高飛先振翅，人求上進先讀書李苦禪立志宜思真品格，讀書須盡苦功夫阮元非淡泊無以明志，非寧靜無以致遠諸