員工基本職業(yè)素質培訓-科學的方法

1、員工基本職業(yè)素質培訓科學的方法第1章使你的工作系統(tǒng)化 在旁觀者看來，不整潔的工作場所除了反映出工作者頭腦混亂以外，不再代表其他。1.1 你的工作需要系統(tǒng)化 辦公室的5S運動： 5S起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項目，因日語的羅馬拼音均以“S”開頭，簡稱為5S。 5S運動提出的目標簡單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境。5S的倡導者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效

2、率一定不低。1.2 開始系統(tǒng)化你的工作提醒： 在我們試著改變工作的過程中，常常會陷入這樣的困境：試著解決復雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電腦、訂書機、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西。 系統(tǒng)化你的工具 （1）基本工具。 （2）復印機。 （3）傳真機。 （4）電腦。1.2 開始系統(tǒng)化你的工作 系統(tǒng)化你的文件（1）工作檔。什么是工作檔？ 工作檔是用來整理目前進行的專案和固定的工作。工作檔有什么？ A.立即可用的資料。 B.“待議”的項目。 C.固定職務。 D.目前的專案 E.問題檔1.2 開始系統(tǒng)化你的工作教你一招：（1

3、）要將文書工作處理得更好，就要根據使用的頻率來整 理你的文件。你最常用的東西應該在你的手邊，隨手 可取。（2）將所有不用的文件移走，不要讓它們占據你的工作檔。（3）確定你為每一專案和活動都建立了檔案。把每一個檔案 清楚地貼上標簽。（4）建立問題檔，一部分編號0112，代表每年的每一個 月；另一部分編號0131號，代表一個月的每一天。 系統(tǒng)化你的文件（2）資料檔。列出你的資料檔項目清單。建立資料檔時需要考慮的兩件事： A.怎樣的資料才有保存價值？ B.你的資料檔方便查閱嗎？幫助你將自己資料檔結構化的做法： A.列出你工作的主要內容，例如：合約、產品開發(fā)、預算等。這些可 以成為你資料檔的類別。 B

4、.檔案夾應根據所確定的類別，做清楚且適當的標示。 C.查現存的檔案，然后去掉沒用的檔案。 D.一個抽屜存放一個或多個類別。 E.將檔案按字母順序排列。 F.用大而清楚的字標示檔案抽屜和檔案夾，以方便查閱并方便歸檔。讓你的檔案更加有效的小秘訣：（1）使用大寫、清楚的字母標示檔案。（2）使用彩色標識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。（3）將類別與次類別標簽排成一列，類別與次類別用不同 顏色標示。（4）為大型的資料建立索引。本章小結開始系統(tǒng)化你的工作： （1）系統(tǒng)化你的工具； （2）系統(tǒng)化你的文件； （3）建立你的工作檔。 第2章計劃化你的工作 他每天早晨都要計劃一天的具體事務，并認真加以貫徹。這

5、猶如一條紅線，引導他走出生活中繁忙的迷宮。有條理的時間安排就像一線光明，沖破他生活的樊籬。哪里沒有計劃，哪里的時間配置就不合理，混亂就會降臨到哪里。 維克多 雨果2.1 鎖定工作的目標 未了解目的港口的人無法一帆風順。 塞內卡 有效目標的“SMART”原則： 明確的（Specific）； 可量化的（Measurable）； 切實可行的（Achievable）； 注重結果的（Result-oriented）； 有時間限制的（Time-limited）。 出差目標設定 出差的目的明確化。 費用的預算目標可量化。 時間目標有時間限制的。 可以實現的目標。 注重結果的。 實例實戰(zhàn)小測試 剝洋蔥法長期目

6、標即時目標大目標中期目標大目標即時目標更小目標小目標設定目標實現目標 目標多杈樹樹干代表目標；每一根樹杈代表子目標。葉子代表實現子目標的因素。在目標多杈樹中，目標與子目標的關系：A、子目標是實現目標的策略；B、目標是子目標的結果；C、子目標實現之“和”一定是目標的實現。描繪目標多杈樹的技巧：首先，寫下你的目標；然后，思考實現目標有哪些策略，列出并添加到子目標框里；最后，考慮完成每個子目標的因素，添加到葉子代表的框里。目標子目標子目標子目標實例實戰(zhàn)在今年的6月30日前為公司完成銷售額 萬元。畫出目標多杈樹。2.2 信息過濾器 如果我們只會一 味地搜集資料，而不會加以利用，那么我們擁有的資料與垃圾

7、桶里的垃圾并無兩樣。2.2 信息過濾器“占有”信息的四種主要方法： （1）閱讀法； （2）捕捉法； （3）調查法； （4）交換法。2.2 信息過濾器信息過濾器流程圖大量的信息直接相關的信息有用信息相關信息過濾器過濾器過濾器2.3 合理決策決策是計劃工作的核心。（1）什么是決策？ 決策是一個為達到預期目標而從兩個或多個可供選擇的方案中選擇合理方案的判斷和選擇的過程。2.3 合理決策（2）決策過程：情報活動階段設計活動階段選擇活動階段評價活動階段（3）制定決策： 小測試：你是個明智的決策者嗎？ （3）制訂決策：VSAFE快速決策法價值（Valuable）考察方案對目標的貢獻合適（Suitable）

8、考察方案是否與策略吻合認可（Acceptable）考察方案是否確實可接受可行（Feasible）考察方案是否成功持久（Eternal）考察方案是否符合長期利益選擇新的客戶（使用VSAFE快速決策法）實例實戰(zhàn)提醒你注意： 如果你不能從“VSAFE 快速決策法”的五個標準中得出正面的答案，就應該另外找一個方案或者修改現有的方案。 （3）制訂決策： 頭腦風暴法（3）制訂決策： 頭腦風暴法 背景說明 頭腦風暴法又稱智力激勵法、BS法，是由美 國創(chuàng)造工程專家A F 奧斯本于1939年首次提 出、1953年發(fā)表的一種激發(fā)創(chuàng)造性思維的方法。 方法大意 實際上是一種別開生面的小組暢談會。 （3）制訂決策： 頭

9、腦風暴法 具體操作一：準備階段。（1）選定議題； （2）選定參加者（一般不超過10名），并事先挑選好記錄員；（3）確定會議時間和場所；（4）準備好海報紙或大白紙、記錄筆等用于記錄的工具；（5）布置場所；（6）會議主持人應掌握頭腦風暴法的一切細節(jié)問題。因此會議 主持人應熟讀本法，做到徹底了解。如應了解本法的四大 原則，實施要點等等。 頭腦風暴法 具體操作二：實施階段。（7）開始頭腦風暴法會議時，會議主持者首先必須向參加者簡 介該方法大意，應注意的問題，如四大原則； （8）會員暢所欲言；（9）記錄員記錄參加者激發(fā)的靈感；（10）結束會議；（11）將會議記錄整理分類后展示給參加者；（12）從結果和可

10、行性兩個方面評價各種方案。（13）選擇最合適的方案，應盡可能采用會議中激發(fā)出來的方案 頭腦風暴法 實施要點： （1）選擇議題應注意： 議題的選擇必須合乎參加者的層次和關心程度； 議題的內涵應該明確，而不應該模棱兩可、似是而非。 （2）盡量利用激發(fā)出來的靈感； （3）主持人須知： 主持人必須熟悉頭腦風暴法，并且通曉它的原則； 及時阻止混亂的場面； 及時宣告會議的結束。 （4）記錄員要將所有人設想的大意清晰地記錄在海報紙上。 頭腦風暴法 四大原則：（1）禁止反駁他人構想，也不要妄下結論；（2）鼓勵自由思想，自由發(fā)言，最狂妄的想象是最受歡迎的；（3）重量不重質，意見或建議提得越多越好：（4）鼓勵利用

11、別人的靈感加以想象、變化、組合等以激發(fā)更多更新的靈感。2.3 合理決策 （3） 制訂決策： 頭腦風暴法經典案例提醒你注意： 在進行頭腦風暴法時應： （1）明確議題； （2）參與者應是關心議題者； （3）四大原則不可違反； （4）討論時氣氛自由、輕松，但應避免太亂而無秩序。2.3 合理決策 （3）制訂決策： 科學決策法 方法大意： 所謂科學決策法，就是指通過對存在決策問題的分析，選擇最佳方案，以取得高效益或低風險的結果這樣一個過程。 科學決策法 具體操作 準備階段： （1）分析問題，確定是否需要決策。 實施階段： （2）各種備選方案分析； （3）找出最佳方案； （4）評價方案。 科學決策法 實施

12、要點： （1）在對問題進行分析，確定是否需要決策時的主要工作是信息輸入與情景監(jiān)視，以判斷需要決策的問題到底是否存在，其性質、重要性與迫切性如何。 科學決策法（決策問題四分圖）A、Q類高認可 （）低質量Q 、 A類高認可 （ ）低質量A、Q類高認可 （）低質量Q 、 A類高認可 （）高質量055A認可維度問題質量維度 Q注：Q因素（Quality）：問題質量維度；A因素（Acceptant）：認可維度。 科學決策法（決策方案選擇流程圖）確定可能情景搜集信息估計機會可能值估計風險可能值判斷信息可能值尋找更多的信息重新評價信息的可能值對所有信息作出選擇考慮決策 （3） 制訂決策： 科學決策法特別提醒

13、： （1）對方案抉擇應有正確的認識，不能單純地理解為對某一種方案“是”、某一種方案“非”之間的選擇； （2）決策時綜合參考不同的意見，然后再做決定； （3）聽取反面意見，進行深入思考，從而有助于產生新方案； （4）防止盲目從眾心理鼓勵大膽發(fā)表不同的想法。 （3）制訂決策： 決策樹 背景說明： 決策樹法是一種圖解法，它是利用樹形圖來進行決策的方法。這種方法能解決簡單的決策問題，也能解決復雜的問題。它是以決策收益計算為依據的。 （3） 制訂決策： 決策樹 決策樹的結構： 決策結點：這是方案枝的出發(fā)點 方案枝：它表示各個決策方案 狀態(tài)結點：這是概率枝的發(fā)出點 概率枝：它表示各種自然狀態(tài)。 （3）制訂

14、決策： 決策樹決策結點（費用）方案枝狀態(tài)結點概率枝概率枝概率枝概率枝概率枝（概率值）方案枝狀態(tài)結點收益值收益值收益值收益值收益值 （3） 制訂決策： 決策樹 決策樹的決策過程：（1）繪制樹形圖。（2）計算期望收益值。 期望值=收益值概率時間 若決策問題無時間因素，上式就不乘時間（3）剪枝決策。選擇最佳的新品換代方案實例實戰(zhàn)特別提醒： 相對來說，決策樹對于營銷人員更為實用。而且，其運用往往依據一定確切的數據，使用時會有一定的難度。選擇方 案 上A產品上B產品老產品1600850475-200-7000.70.30.80.20.50.55年5年5年5年5年4年500-100200501505050

15、0 0.7 5=1750(-100) 0.3 5=-150200 0.8 5=80050 0.2 5=50150 0.5 5=37550 0.5 4=1002.4 制定行動計劃 “令人驚訝的是，當我用足夠的時間計劃后，我可以完成很多事情，而同樣令人驚訝的是，如果不經過計劃，我就只能完成一點點事情。我寧愿在一個星期里緊張的工作四天半而有進度，而不要一直做卻沒有進度。” 富蘭克貝格計劃是聯結我們當前所在之處與將來我們所去之處的橋梁。用不同的時間分配方式計劃和執(zhí)行兩批類似的項目第一批項目第二批項目制訂計劃的時間執(zhí)行時需要的時間制訂計劃的時間執(zhí)行時需要的時間 制定工作計劃表 制訂你的計劃表 把工作分類

16、 工作內容簡單明了，你已經掌握了完成工作所 需要的所有信息。 不能確定怎樣才能完成，還需要進一步分析。 一定會給你帶來麻煩的工作。 工 作 計 劃 表主題工作內容狀況日期預訂會議設施1得到三份報價單2了解報告人需要什么直觀教具3下訂單，并說明詳細的要求綠色綠色綠色6/19向與會者進行簡要說明1與會議主持者就會議須知達成 一致2發(fā)布會議須知綠色綠色6/25保證預算1估計旅行和日常開支2準備所有的預算3提交預算計劃并與財務主管理達成一致。黃色綠色紅色6/30使用分類的方法說明工作的范疇使用分類的方法說明工作的內容預計工作最后完成的時間表明計劃表中每項工作的狀況 滾動計劃法初始計劃第一階段第二階段第三階段第四階段第五階段詳細較細一般較粗很粗修正后計劃第二階段第三階段第四階段第五階段第六階段詳細較細一般較粗很粗計劃修正因素差異分析環(huán)境變化組織政策變化計劃與實際之間的差異第一階段實際完成情況修正