處理公文標準化方法

1、處理公文標準化方法國家行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定約束力和規(guī)范體式的公務文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。公文辦理是辦公室的重要工作內(nèi)容，必須堅持實事求是、精簡高效的原則，及時、準確、安全地做好辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。一、發(fā)文辦理的程序和要求發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程。（1）草擬由文秘人員負責。草擬公文應遵循六條基本原則：一是符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定，如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明；二是情況確實，觀點明確，表達準確，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短；三是公文的文

2、種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定；四是擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度；五是人名、地名、數(shù)字、引文準確；六是應當使用國家法定計量單位。（2）簽發(fā)上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。涉及需兩位以上領導簽發(fā)的，需要在會簽欄簽署意見。（3）行文關(guān)系確定行文關(guān)系：各級各類行政機關(guān)應根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。聯(lián)合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯(lián)合行文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；三是政府與同級黨委

3、和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；四是政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；五是政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。二、公文寫作要求。國家行政機文的各要素分為眉首、主體、版記三個部分。置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。現(xiàn)在我們按照順序從公文第一部分開始學習。（1）眉首1按照國家行政機文處理辦法規(guī)定，帶有密級的公文要編制份數(shù)序號。如考慮有的公文的特殊情況，不帶密級的公文也可編份數(shù)序號，以使準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文

4、的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第一行。序號編幾位，由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文的份數(shù)來決定，但至少不能少于兩位，即“1”編為“01”，不能只編1位。2秘級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種。需標識秘密等級的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字，如需同時標識保密期限的，秘密等級和保密期限之間用“”隔開，秘密等級的兩字間則不空1字距離，以使該字段不致過長。具體標識方法是：“絕密三個月”、“機密一年”等。除特殊情況外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過xx年，保密期限在一年以上的以年計，在一年以內(nèi)的以月計，只有秘級而

5、不標期限的按保密30年看待。3緊急程度是對公文送達時限的要求，分為“特急”、“急件”兩種。需標識緊急程度的公文，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度標識在版心右上角第2行。也就是說，按照秘密等級在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。凡電報都應按規(guī)定在指定的位置，分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四種緊急程度。各種緊急程度的時間按以下原則把握： “特提”是要求一天之內(nèi)辦完的電報，“特急”是要求三天之內(nèi)辦完的電報，“加急”是要求五天之內(nèi)辦完的電報，“平急”是要求十天之內(nèi)辦完的

6、電報；4文件標識都應加“文件”二字，用紅色標識。平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至上頁邊為62mm；凡上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80 mm，實際上就是發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為天頭37 mm 80mm117 mm；由于發(fā)文機關(guān)的標識是有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文，為體現(xiàn)莊重，國家行政機文格式國家標準推薦使用小標宋體字；按照國家行政機文格式國家標準的規(guī)定，發(fā)文機關(guān)標識的字號以22 mm?5 mm為字限，現(xiàn)行“國務院文件”的字號即是22 mm?5 mm以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關(guān)的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體

7、用多大字號，由行政機關(guān)根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定，一般要小于22 mm?5 mm以醒目美觀為原則；聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱排在前，其他機關(guān)自上至下排列，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布，如聯(lián)合行文機關(guān)過多，可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，如果首頁沒有正文，是極不嚴肅的。發(fā)文機關(guān)過多，只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，擠的辦法是，可將發(fā)文機關(guān)標識字號縮小，行距縮小，保證公文首頁留出發(fā)文字號、標題、主送機關(guān)以及最少一行正文的位置。5各級行政機關(guān)的公文都要編發(fā)文字號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識，年份應

8、標全稱，如“xx”，六角括號“”括入；序號不編虛位，即“1”不編為“001”，不加“第”字，如“金政發(fā)xx1號”。有的單位在發(fā)文機關(guān)代字后邊加“字”，如“請字鬃鬃號”“報字鬃鬃號”等虛字，從實用出發(fā)，也不加“字&;rdquo;字，盡量減少發(fā)文字號的字數(shù)；發(fā)文字號之下14 mm處印一條與版心等寬的紅色反線；6簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。上報的公文需要標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字（不頂格），簽發(fā)人姓名居右空1字，也就是和發(fā)文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀?！昂灠l(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名；如有多個簽發(fā)人，主辦單

9、位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下，按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為14mm1公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發(fā)文機關(guān)；公文標題中除法規(guī)、規(guī)章或轉(zhuǎn)發(fā)的文件標題名稱加書名號外，一般不用標點符號，不能引用文件字號代替標題內(nèi)容；公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。2主送機關(guān)在標題下空1行，用3號仿宋體字頂格標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號

10、。如主送機關(guān)過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關(guān)在標題下也可以不空1行。標識主送機關(guān)時應標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。3正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關(guān)名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份用阿拉伯數(shù)碼標識的不能回行；4正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。5一般每頁排22行，每行排28個字；當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識“（此頁無

11、正文）”的方法解決。6附件。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯數(shù)碼標識序號，如“附件：1”。附件名稱后邊不加標點符號。附件要與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發(fā)文字號，并在其后標識附件（有序號的帶序號）。7成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數(shù)碼字與漢字混用，年、月、日要齊全?！傲恪币獙?/p>

12、成“”，“壹”要寫成“一”。單一機關(guān)制發(fā)的公文，成文日期右空4字；兩個機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字；三個機關(guān)聯(lián)合發(fā)的公文，在最后一排印章之下右空2字標識；公文的成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。經(jīng)會議批準的文件，以會議通過的日期為準。電報以發(fā)出日期為準。8公文如有附注，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)放范圍，使用時需注意的事項加以說明，如“（此件發(fā)至縣團級）”、“（此件可登報）”等，不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋。9用印。單一機關(guān)行文：單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文

13、日期，加蓋印章應上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上，印章用紅色。兩個單位聯(lián)合行文：當聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章橫排均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超3 mm三個或三個以上單位聯(lián)合行文：落款處應將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列署在相應位置，再把印章套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左

14、右之間不能相交或相切。版記1“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號：詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不能用標點符號號。主題詞按照國務院公文主題詞表規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。一些特殊內(nèi)容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞；主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機關(guān)隔開。2公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊；抄送機關(guān)間用逗號隔開，在最后一個抄送機關(guān)后標句號；按照實際情況，有的

15、公文還有抄報機關(guān)或領導，出現(xiàn)這種情況，可按“抄報”、“抄送”的順序自上而下標識。在抄送機關(guān)下一行右空一字標識“（共印份）”，不排虛位數(shù)。3印發(fā)機關(guān)的標識位于抄送機關(guān)之下左空1字，用3號仿宋體字。印發(fā)日期以公文繕印日期為準，右空1字，用阿拉伯數(shù)碼標識，和印發(fā)機關(guān)同處一行。4為了對公文質(zhì)量負責，也便于存檔查閱，公文必須標識打字人和校對人。標識的位置：“打字”用3號仿宋體字左空1字，標識在印發(fā)機關(guān)下1行，“打字”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署錄入人姓名：“校對”右空一字標識在印發(fā)日期下與打字人處于一行上?！靶Α焙筮吋尤敲疤枺敲疤柡筮吺鹦θ诵彰?。版記中各要素之下（除“校對&;rdquo;外）

16、均加一條反線，寬度同版心。這樣做，一是顯示各要素之間的區(qū)別，二是顯得美觀；版記應置于公文最后一面（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后一面的最下面位置。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，可以另加一頁在最下面標識版記，前面完全空白也沒有關(guān)系。三、公文裝訂。版面1公文用紙。公文用紙采用gb/t148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297 mm，尺寸的允許偏差為3 mm；一般使用紙張定量為60g/m280 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85%，ph值為75952公文頁邊與版心尺寸：天頭（上白邊）

17、為37mm1mm；訂口（左白邊）為28 mm1mm；版心尺寸為156 mm225 mm（不含頁碼）。3公文的頁碼用4號半角宋體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各致一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm單頁碼右空一字，雙頁碼左空一字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。公文如需附表，對橫排a4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文如需附a3紙型表格，且當最后一頁為a3紙型表格時，封三、封四應為空白，將a3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。4公文制版：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準、版心不斜，誤差不超過1 mm5公文印刷：雙面印刷。頁碼套正，兩面誤差不得超2 mm黑色油墨應達到色