(2020年整理)文件控制程序.doc

1、學(xué)海無涯1 目的：本程序?qū)εc體系有關(guān)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、修改、作廢和歸檔等做岀規(guī)定，以確 保公司各相關(guān)場所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的文件，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本程序。2 范圍：本程序適用于與公司管理體系有關(guān)的文件，包括外來文件的控制。3 定義：3.1 歸檔：文件履行審批手續(xù)后可以移交文控部門的過程。3.2 發(fā)放：輸岀的文件由文控部門統(tǒng)一蓋受控標(biāo)識章后掃描為PDF版上傳到公司電腦公共盤，各部門使用3.3 受控文件：體系文件、技術(shù)文件。3.4 非受控文件：僅提供信息作為參考，變更時不須更換4 職責(zé)：4.1 QCI&EHS部（文控部門）4.1.1負(fù)責(zé)組

2、織公司管理手冊的編寫、修訂、發(fā)放和控制4.1.2負(fù)責(zé)各部門輸岀文件的接收、歸檔、發(fā)放、發(fā)布、更新、回收、作廢等統(tǒng)一受控管理及臺帳建立。4.1.3負(fù)責(zé)國家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)保、安全生產(chǎn)方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。4.2 HR 部4.2.1負(fù)責(zé)國家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關(guān)勞動保障方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。4.3 技術(shù)部4.3.1負(fù)責(zé)將編制定型的工藝文件Bom表及電子檔歸檔。4.3.2負(fù)責(zé)與公司產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國際、國內(nèi)同類產(chǎn)品的相關(guān)技術(shù)文件和資料的收集， 并輸出到文控部門受控。4.4 銷售部負(fù)責(zé)收集客戶提供的文件和資料歸檔。4.5 運(yùn)營部負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)、能

3、源、設(shè)備等方面文件控制4.6總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)原輔材料供應(yīng)商材料的收集及歸檔。公司科技項(xiàng)目、產(chǎn)品型號核準(zhǔn)證、產(chǎn)品第三方檢測報(bào)告、各類許可證、技術(shù)專利證書歸檔。4.6 所有部門4.6.1負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的文件的編制、審核、歸檔、輸岀和使用有效性管理。4.6.2負(fù)責(zé)對文控部門發(fā)放的受控文件的管理和正確使用。4.6.3負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生及接收的內(nèi)部文件、記錄的歸檔管理。4.6.4負(fù)責(zé)將歸檔的文件移交到文控信息管理平臺，以便文件存儲及安全性。5 工作流程5.1 文件分類5.1.1按文件來源分：內(nèi)部文件、外來文件5.1.2按性質(zhì)文件分為四層5.121第一層為管理手冊5.1.2.2第二層為公司級文件（程序文件及

4、跨部門的管理制度和流程）5.1.2.3第三層為作業(yè)文件（各部門、各崗位的具體作業(yè)要求，如：崗位操作程序、檢驗(yàn)程序、各部門管理規(guī)定、制度流程及技術(shù)文件等）、外來文件和資料（指本公司使用的各類國際/國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、適用的法律/法規(guī)、上級主管部門下發(fā)的條例/通知/文件、本組織相關(guān)方送閱的文件等；5.1.2.4第四層為記錄表格和報(bào)表（用于證明體系正常運(yùn)行及數(shù)據(jù)分析，如操作記錄、檢驗(yàn)記錄、設(shè)備檢修記錄、工作檢查情況記錄、生產(chǎn)日報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等）5.1.3按文件狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。5.1.4按文件載體分：紙張性文件、非紙張性文件（如：軟盤、硬盤、光盤、電子媒體等）5.2 文件格式及編寫要求5.2

5、.1 QCI&EHS部負(fù)責(zé)跨部門文件格式及編寫要求；5.2.2技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件格式及編寫要求；5.2.3運(yùn)營部負(fù)責(zé)操作指導(dǎo)書格式及編寫要求；5.2.4各類文件按照格式及編寫要求建立。5.3 文件編號及版本標(biāo)識5.3.1管理手冊編號5.3.1.1 編號規(guī)則：QEMS5.3.1.2規(guī)則說明：“QEMS :代表質(zhì)量、環(huán)境管理體系的簡稱，二標(biāo)合一。5.3.2跨部門文件編號5.3.2.1 編號規(guī)則：QEMS XX XXX規(guī)則說明：部門編號序列號5.3.3部門作業(yè)文件5.3.3.1 編號規(guī)則：XX / XX XXX規(guī)則說明：部門編號類別代碼序列號部門編號表:部門名稱總經(jīng)辦人力資源部財(cái)務(wù)部研發(fā)

6、部技術(shù)部銷售部公共關(guān)系部運(yùn)營部EHS &QCI部門MGHRFNRDTKSAPROPEQ代號類別代碼：部幫門需要根據(jù)編制，如：E外來文件WI作業(yè)指導(dǎo)書 QS 技術(shù)規(guī)范、GL-管理文件534記錄編號5.341編號規(guī)則：相關(guān)文件編碼后直接加-FXXX如跨部門文件涉及的記錄編號QEM XX - XXX FXXX規(guī)則說明：部門編號文件序列號表格序列號5.4 版本標(biāo)識文件的版本控制體現(xiàn)在版本號、更改記錄上。版本號由A0開始按文件發(fā)行次序順序編排，更改記錄由1開始，超過5項(xiàng)后版本要升級，更改為 A1。5.4.1 QEMS手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等文件的版本標(biāo)識在文件眉頭里，修改狀態(tài)標(biāo)識在文件結(jié)尾更

7、改 記錄欄里。5.5 文件審批與權(quán)限5.5.1在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件必須按規(guī)定履行相關(guān)審批手續(xù)。5.5.2在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件審批流程為紙質(zhì)文件審批流程，所有審批為手寫審批，不得打印或蓋章5.5.3體系手冊的審批流程紙質(zhì)文件（編制人提供） 審核（管理者代表） 批準(zhǔn)（最高管理者/總經(jīng)理）；5.5.4跨部門的審批流程紙質(zhì)文件（部門編制人提供）審核（最高管理層/部門經(jīng)理）批準(zhǔn)（最高管理者/管理者代表）；5.5.5作業(yè)文件的審批流程紙質(zhì)文件（編制人提供） 核（部門助理）.批準(zhǔn)（部門經(jīng)理）；5.6 文件輸岀5.6.1執(zhí)行紙質(zhì)文件在完成審批手續(xù)后，文件編制人將紙質(zhì)文件正本及對應(yīng)的電子文件同步

8、輸岀到文控部門。5.6.2各部門輸出文件到文控部門，均須填寫受控文件清單，辦理文件輸出移交登記手續(xù)。5.7 文件歸檔5.7.1輸岀的工藝文件由文控部門填寫受控文件清單統(tǒng)一歸檔管理。文件管理以方便查找、明確發(fā)放、回收、銷毀的途徑、受控有效為原則。5.7.1.1文件分類標(biāo)識清晰，方便查找。5.7.1.2文件修改狀態(tài)可識別，在使用場所為最新有效版本。5.7.1.3文件受控標(biāo)識清晰，易識別，控制有效。5.7.1.4文件作廢，若需保留，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識并隔離保管。5.7.2紙質(zhì)文件的歸檔管理文控部門管理人員做好文件管理工作。5.8 文件發(fā)放5.8.1文件發(fā)放權(quán)責(zé)文控部門負(fù)責(zé)對公司所有部門發(fā)放。5.8.2文件發(fā)

9、放的原則：對公司內(nèi)的發(fā)放，由編制部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批后即可發(fā)放；對外單位的發(fā)放必須管理者代表審批后方可發(fā)放。5.8.3文件發(fā)放形式：文件發(fā)放對象根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn)，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件。由公司文件管理部門統(tǒng)一打印文件，并在文件封面或第一頁按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號以作標(biāo)識，然后發(fā)放到各使用部門或相關(guān)外部人員，填寫文件發(fā)放/回收登記表，由文件使用負(fù)責(zé)人或其主管簽領(lǐng)。收發(fā)雙方應(yīng)同時在文件上簽字，標(biāo)識該文件的發(fā)放和修訂狀態(tài)。5.9 文件更改5.9.1文件更改由原文件編制部門指定人員負(fù)責(zé)實(shí)施，所有文件更改，在更改記錄中進(jìn)行明確，且重新執(zhí)行審批、輸出、歸檔、發(fā)放流程。5.9.2管理體系文件

10、不致?lián)Q版的，可標(biāo)明更改范圍，進(jìn)行拆頁更換，每更改一次，其版本更改記錄增加一個序數(shù)，經(jīng)多次更改（版次累計(jì)到5次）或大量更改的文件，則應(yīng)換版發(fā)行。5.10 文件作廢5.10.1受控文件發(fā)生作廢時，新的文件由文控部門按文件發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放和公告。舊的文件進(jìn)行回收。5.10.2作廢文件的處理紙質(zhì)的舊版作廢體系文件由文控部門統(tǒng)一回收、銷毀，紙質(zhì)的舊版技術(shù)文件由文控部門加蓋“作廢文件”章后移至指定區(qū)域隔離存放，同時保存1年。5.11 文件受控5.11.1文件受控章的標(biāo)識。以下文件均需加蓋受控章。5.11.1.1 “受控文件”一一體系文件的受控標(biāo)識以及產(chǎn)品設(shè)計(jì)輸岀文件、工藝文件的正式輸岀受控標(biāo)識。5.11.1.2 “作廢文件”一一所有作廢文件受控標(biāo)識。5.12文件查/借閱5.12.1文件的查/借閱查/借閱者要嚴(yán)格遵守文件保密，不能私自打印、傳真、外傳紙質(zhì)文件和私自保存、復(fù)制、外傳電子文件。特殊需要，經(jīng)文控部門及相關(guān)部門批準(zhǔn)。6 相關(guān)文件6.1