ERP系統(tǒng)中的采購管理與圖書館圖書采購競標的實施

1、ERP系統(tǒng)中的采購管理與圖書館圖書采購競標的實施1ERP與ERP系統(tǒng)中的采購管理 ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計劃，是20世紀90年代初，美國著名的IT分析公司Gartner Group Inc.根據(jù)當時計算機信息處理技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)對供應鏈管理的需要，在預測了今后企業(yè)管理信息系統(tǒng)的發(fā)展趨勢和即將發(fā)生的變革后所提出的一個概念。 基于計算機技術(shù)和管理理論的ERP提供了企業(yè)經(jīng)營管理的整體解決方案。它既是一種新型的管理模式，同時又是一套先進的計算機管理系統(tǒng)。企業(yè)利用多周期的線性規(guī)劃模型優(yōu)化自身的人力、資金、設(shè)備、物料、產(chǎn)品運輸、信息等，實現(xiàn)資源配置的優(yōu)

2、化，一方面滿足用戶的需求，另一方面又能使企業(yè)的利潤達到最大或成本最小，或使幾個目標的組合最優(yōu)。 ERP系統(tǒng)中的采購管理是企業(yè)經(jīng)營管理和生產(chǎn)運作管理中的一個十分重要的問題，是企業(yè)的采購部門通過建立采購系列業(yè)務活動，對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨進度、信用狀況等進行管理，對采購活動績效進行評價，從而提高采購活動的效率，降低采購成本的一系列管理活動。 2基于ERP系統(tǒng)采購管理流程的圖書館圖書采購業(yè)務分析 采購行為的發(fā)生始于物料需求的產(chǎn)生，如何辨識物料的需求以滿足組織內(nèi)其他部門用戶的需求，是采購部門最基本的任務和功能。以下是ERP系統(tǒng)采購管理業(yè)務數(shù)據(jù)流圖： 圖書館的圖書采購工作主要由文獻采訪部門完成。文獻采

3、訪部門是圖書館文獻資源建設(shè)的重要入口部門，與圖書館其他部門（讀者服務、參考咨詢、情報服務等部門）有著密切的關(guān)系，它所采購的文獻質(zhì)量不僅關(guān)系到館藏建設(shè)的質(zhì)量，還會影響到圖書館職能的發(fā)揮。如何有效地采購才能降低成本（選擇更加優(yōu)惠價格的圖書經(jīng)銷商）獲得經(jīng)濟效益，又能提高館藏圖書的質(zhì)量，滿足讀者的需求進而提升讀者的滿意度及圖書館的整體形象成為相當重要的問題。基于ERP系統(tǒng)采購管理流程的圖書館圖書采購業(yè)務應包括： (1)采購研究和采購計劃制定。圖書館采購研究就是研究圖書館文獻資源建設(shè)的任務、中長期目標；圖書館服務對象、讀者類型；圖書館近期、遠期的采購計劃，并針對重要的采訪方案組成跨部門文獻采訪小組，以增

4、進各部門間的溝通和參與。在確認了采購需求后，還要根據(jù)采購分析的結(jié)果和所選擇的采購類型制定具體的計劃，包括：采購類型規(guī)劃（書目訂購、綱目訂購、網(wǎng)上采購、現(xiàn)場采購）、組織采購的人員、制定評價標準等。 (2)供應商的選擇和評估。一個好的供應商是確保供應物料的價格、質(zhì)量、交貨期的關(guān)鍵。因此，供應商的選擇是采購管理中十分關(guān)鍵的一環(huán)。 圖書館圖書供應商的選擇依據(jù)是什么呢？供應商產(chǎn)品的價格、質(zhì)量、交貨期總是最重要的選擇要素。因此，圖書館在選擇供應商時要選擇那些能夠為圖書館文獻采購提供足夠的選擇空間，價格優(yōu)惠，交貨及時，售前售后服務好的供應商。要對供應商進行全面的了解，建立供應商企業(yè)的評估體系和評估檔案，隨時

5、掌握供應商企業(yè)的變動情況。在目前的市場經(jīng)濟形勢下，圖書館與供應商的合作模式越來越受到重視。這也是ERP的供應鏈管理的思想，不僅管理好本館的采購，還與供應商之間建立起互惠共利的協(xié)作關(guān)系，信息共享，共同保證和提高圖書質(zhì)量，提高組織的競爭能力。 (3)訂購管理。訂購管理是ERP采購管理的重要環(huán)節(jié)。訂購管理主要是根據(jù)圖書館的工作任務、采訪部門中長期的采購計劃和圖書館讀者服務部門提出的文獻需求信息而進行的管理工作。由于圖書館文獻需求處于不斷變化之中，圖書市場的供應也在不斷變化，加之圖書館往往有多個圖書供應商，各供應商提供的訂購征詢書目種類繁多且有很多的重復，因此，采訪部門需要匯總、查重、交由主管領(lǐng)導審批

6、，作適當?shù)恼{(diào)整。對于確定了的訂購單，圖書館采訪部門再交給不同的圖書供應商按訂單的要求進行配書。 (4)對采購訂單跟蹤并及時催貨。訂貨跟蹤主要是指訂單發(fā)出后，對采購進度的檢查、監(jiān)控、聯(lián)絡(luò)等日常工作，目的是為了防止到貨延誤或出現(xiàn)數(shù)量、質(zhì)量等方面的差錯，影響編目、加工等其它業(yè)務工作。 (5)貨到驗收。除了驗收訂購的圖書數(shù)量外，還包括到圖書清單中檢查價格以及檢驗圖書質(zhì)量。如果圖書存在質(zhì)量問題或與訂單中的圖書不符，要求供應商免費退或換。 3圖書館圖書采購競標的實施 由于ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)的采購管理目標是隨時提供訂購、驗收的信息；對外購的物料進行跟催，保證按時到貨；建立供應商的能力、信譽等信息檔案；提供最新

7、的成本信息，使企業(yè)的資金運用更加合理。因此，選擇優(yōu)秀的供應商，保持最佳的物料供應渠道是采購管理的重點所在。 3.1圖書館選擇優(yōu)秀的圖書供應商可以競標及簽訂采購合同協(xié)議的方式進行 競標是指采購人事先提出貨物、工程或服務采購的條件和要求，邀請眾多的投標人參加投標，經(jīng)過招標、投標、開標、評標等程序，按照規(guī)定程序從中選擇交易對象的一種行為。 圖書館中文圖書采購實行競標，是圖書館在采購前將采購的要求、方式、條件等公開地向有潛力的書商發(fā)出通告，然后由圖書館招標委員會對投標的書商的應標書進行公正、公平的評價，最后選定供書商，并與之簽訂采購合作合約的一種購書方式。圖書采購招標，可以吸引較多的發(fā)行商和書商參與競

8、標。圖書館通過審查和評定投標人的投標資格和投標文件，能夠廣泛了解社會上具有實力的書商，從而能在眾多的書商中選擇資質(zhì)高、服務優(yōu)良的代理商，有效保證圖書采購的質(zhì)量。另外，書商為了最終獲得訂單和占領(lǐng)市場，他們在競標時，往往會給予圖書館盡可能多的優(yōu)惠折扣和更多的配套服務（如提供電子版的征訂目錄、提供國內(nèi)地方版圖書目錄、配送較完整的MARC數(shù)據(jù)等）來吸引圖書館，使圖書館能夠以一定量的資金購買更多的圖書，獲得最大的經(jīng)濟效益。3.2圖書采購招標應遵循的原則 (1)透明、公開、公正、公平的原則。鼓勵有資質(zhì)的多家書商、出版商積極參與競標，將招標投標活動置于社會的公開監(jiān)督之下，充分利用有效的法律手段，防止不正當?shù)?/p>

9、交易行為，選擇圖書量大、信息廣、質(zhì)量高、信譽好的書商，使圖書館單向?qū)ふ也少徢擂D(zhuǎn)為圖書館和書商雙方利益的互動。 (2)經(jīng)濟效益與采購質(zhì)量相結(jié)合的原則。實行圖書采購招標的目的是選擇合適的代理商，最快、最全、最經(jīng)濟地采購圖書館需要的圖書。因此，以較少的成本獲得最大的經(jīng)濟效益是圖書館所追求的，但同時不能忽視更為重要的指標，如到書時間、到書率、圖書質(zhì)量、訂準率等等。 (3)按不同的采購模式選擇圖書供應商的原則。在采購招標中，應結(jié)合不同的采訪模式選擇書商，現(xiàn)中文圖書采購方式主要有：書目訂購、綱目采購、網(wǎng)上訂購、現(xiàn)場采購等，各種方式相互補充。在選擇代理商時，不能全部選一種模式的書商，也不宜同一模式只選一個

10、書商。選擇多個代理商，可使書商間形成服務等方面的競爭，給圖書館帶來更多的利益，并在圖書供應上形成專業(yè)互補，提高圖書館的藏書質(zhì)量。 3.3圖書采購招標項目內(nèi)容的設(shè)立與一般要求 在制定圖書采購招標文件時，要對招標項目的內(nèi)容及要求做出具體明確的規(guī)定，可要求書商們出具資格證明文件，一般應包括：法定代表人資格說明書、營業(yè)執(zhí)照、投標單位情況（企業(yè)名稱、法人代表、注冊資金、經(jīng)濟類型、經(jīng)營范圍）、投標單位近幾年業(yè)績情況等，了解其經(jīng)濟實力和經(jīng)營狀況；要求書商提供全年可供圖書的專業(yè)類別、品種和業(yè)務往來的出版社名單，了解其業(yè)務范圍和規(guī)模；要求書商給出圖書供應價格，按購書碼洋數(shù)額的不同所給出的不同優(yōu)惠折扣；要求書商們

11、提供的服務指標有：采訪數(shù)據(jù)。它直接關(guān)系到采購的質(zhì)量和效率。書目數(shù)據(jù)要求規(guī)范，著錄內(nèi)容要求全面、完整。到書率、到書時間。到書率指實際到館圖書的冊數(shù)與訂購冊數(shù)的比率。到書時間指從訂單發(fā)出日期到新書到館日期的時間。這兩項指標直接關(guān)系到采購工作的效率，可以反映書商的業(yè)務能力和工作效率。專業(yè)類所有訂單訂購的圖書到貨率一般不得低于90%；圖書到館一般不得超過30日。圖書來源及不符合要求圖書的處理。要求書商必須提供正版圖書并嚴格按招標方訂單提供圖書，訂單外的圖書無條件退貨；對有印刷、裝訂等質(zhì)量問題和多訂、重訂的圖書進行調(diào)換或退貨。這是對書商誠信度的要求。訂單與查重的具體要求。要求書商對所有招標方的訂單建立訂購數(shù)據(jù)庫，對每次訂單進行查重、編號、二次確認。驗貨與包裝的具體要求。圖書包裝必須按標準執(zhí)行，包裝紙應具有防潮、防水功能。另外對書商還要提出有關(guān)圖書清單、圖書加工等方面的要求以及付款結(jié)算的具體規(guī)定等。 根據(jù)ERP采購管理運作模式，在圖書館圖書采購中采取競標方式，有利于將競爭機制充分引入到圖書采購中，尋找到最合適的合作伙伴，使圖書館經(jīng)費得到最大效益的使用。 【參考文獻】 1臺灣中大管理學院ERP中心著.ERP企業(yè)資源計劃基礎(chǔ)教程.北京：中國鐵道出