記錄控制程序

1、記錄控制程序1、目的為有效控制管理體系運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的記錄，客觀反映管理體系運(yùn)行狀況，保存必要的證據(jù)，確保記錄真實(shí)、清晰和完整，特制定本程序。2、適用范圍 公司管理體系過程管理相關(guān)的記錄均適用之。3、術(shù)語與定義3.1記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)。4、記錄控制的流程/職責(zé)和工作要求工作流程職責(zé)工作要求/標(biāo)準(zhǔn)時間要求相關(guān)文件/記錄開始1）記錄表格表單制定2）記錄的填寫 各部門各部門1、各種記錄表格由歸口部門按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，到公司辦審定表格式、領(lǐng)到表格編號、備案，保證各有關(guān)工作場所使用有效版本記錄表格。2、記錄格式不得隨意更改。若記錄表格格式需新、增加、更改、應(yīng)填寫文件新增、變

2、更、作廢申請單由部門負(fù)責(zé)人與相關(guān)部門審定，管理者代表批準(zhǔn)后由公司辦進(jìn)行重新受控存檔備案。公司辦通知相關(guān)部門使用新記錄格式。如因需繼續(xù)使用舊表格的，需到公司辦備案3、記錄編號及格式（版次/修改次數(shù)）參考文件資料控制程序文件相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。1、記錄內(nèi)容必須及時、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，字跡工整、清晰具參考價值，重要記錄需經(jīng)校對、審核和批準(zhǔn)。 2、記錄不得隨意更改，需更改時，采用單劃線方法，并在更改處簽名及更同、改時間。3、記錄填寫原則上須使用不褪色的藍(lán)黑墨水或碳素墨水，不可用鉛筆填寫。作流程職責(zé)工作要求/標(biāo)準(zhǔn)時間要求相關(guān)文件/記錄 3）收集歸檔 4）記錄存檔5）借閱歸還6）記錄銷毀結(jié)束各部門各部門各部門各

3、部門1、各記錄保管部門應(yīng)及時收集本部門記錄，分類編目存放。每月由各部門統(tǒng)一收集本部門上月之記錄，將記錄分類裝訂成冊。2、記錄歸檔應(yīng)按分類號、流水號依次晨順序排列，如需須對某項記錄查閱時，應(yīng)確保及時調(diào)出。1、記錄的保管期限由保管部門根據(jù)實(shí)際需要自行確定，具體記錄保存期限參見受控文件、記錄表格一覽表。 2、記錄應(yīng)保存在防潮、防霉等適宜的環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和丟失。電子文檔記錄應(yīng)注意備份和安全，防止數(shù)據(jù)被任意更改和丟失。1、借閱者填寫文件借閱申請表保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還保存部門。電子文件檔記錄也應(yīng)征得保管部門負(fù)責(zé)人的同意方可閱讀（屬保密性的記錄按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。 1、過期的或沒有必要保存的記錄，由部門保管人員填寫文件新增、變更、作廢申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，必要時部分記錄由管理者代表批準(zhǔn)才可銷毀，并作