商貿(mào)企業(yè)財務(wù)管理制度

1、商貿(mào)企業(yè)財務(wù)管理制度一、財務(wù)檔案管理制度為加強(qiáng)會計檔案管理，特制定本管理辦法。1、本公司的會計檔案包括 :會計憑證、會計帳簿、稅務(wù)申報資料、會計報告、 審計報告、驗資報告、資產(chǎn)評估報告、財務(wù)管理制度以及與經(jīng)營管理有關(guān)的其它重 要文件，如合同、章程等各種會計資料。2、會計檔案的保存。財務(wù)部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)保存會計檔案，定期將財務(wù)部歸檔的會計資料，整理裝訂 后按順序立卷登記。會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類。會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經(jīng)部門經(jīng) 理審查，股份公司財務(wù)部批準(zhǔn)，并報上級有關(guān)部門批準(zhǔn)后

2、執(zhí)行。由會計檔案管理人 員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應(yīng)由股份公司財務(wù)審計部有關(guān)人員共同參加，并 在銷毀單上簽名或蓋章。3、會計檔案的借用。財務(wù)人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查 閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。公司內(nèi)各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)證明，經(jīng)財 務(wù)經(jīng)理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)財務(wù)經(jīng)理同意 后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱會計檔人的工 作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復(fù)印時，必須

3、經(jīng)財務(wù) 部經(jīng)理批準(zhǔn)，并限期歸還。4、由于會計人員的變動或會計機(jī)構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理 交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。5、本辦法適用于公司總部、分公司、下屬全資及控股公司。6、會計檔案保管期限 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。 會計憑證類 :(1) 、原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15 年(2) 、銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5 年 會計帳簿類 :(1) 、日記帳 15 年 其中:現(xiàn)金和銀行存款日記帳 25 年(2) 、明細(xì)帳、總帳、輔助帳 15 年(3) 、固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5 年 會計報表類 :(1) 、主要財務(wù)

4、指標(biāo)報表 (包括文字分析 ) 3年(2) 、月、季度會計報表 (包括文字分析 ) 5年(3) 、年度會計報表 (包括文字分析 ) 永久其他類:(1) 、會計檔案保管清冊及銷毀清冊 永久(2) 、財務(wù)成本計劃 3 年(3) 、主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久、資金管理制度1、現(xiàn)金管理(1) 、現(xiàn)金科目設(shè)兩個子目 -貨款戶和費(fèi)用戶。(2) 、出納應(yīng)保證庫存現(xiàn)金的日清日結(jié)，月末應(yīng)編制銀行存款余額調(diào)整表，以保 證銀行日記賬賬實相符。貨款現(xiàn)金必須送存銀行，不準(zhǔn)坐支。(3) 、庫存現(xiàn)金定額核定為 5000 元，如有多余費(fèi)用現(xiàn)金應(yīng)該及時送存銀行，保 證現(xiàn)金安全。(4) 、會計應(yīng)定期、不定期對庫存現(xiàn)金進(jìn)行監(jiān)

5、盤，每月至少監(jiān)盤三次，編制 庫存現(xiàn)金盤點表 ; 審核出納編制的 銀行余額調(diào)整表 ，對未達(dá)事項進(jìn)行落實。2、銀行存款管理(1) 、銷售分公司資金實行收支兩條線的原則。各銷售分公司必須開設(shè)收支兩個 銀行賬戶，即貨款戶和費(fèi)用戶 ;賬戶資料交股份公司財務(wù)部備案。貨款賬戶只收不 支，所有貨款回籠到該賬戶 ;費(fèi)用賬戶用于銷售分公司的各項費(fèi)用、稅金等支出結(jié) 算。(2) 、新開賬戶。銷售分公司不得隨意開設(shè)銀行賬戶，若因業(yè)務(wù)需要而必須開設(shè) 新的銀行賬戶，需報告股份公司財務(wù)部同意。銀行賬戶要及時進(jìn)行清理，對于用途 不大的銀行賬戶要及時消戶，并報股份公司財務(wù)部備案。(3) 、回款。對于銷售回款要及時匯入總部銀行賬戶

6、，銷售分公司的貨款賬戶余 額達(dá)到 2 萬元時，或貨款停留達(dá)一周以上，必須即時匯入股份公司總部指定賬 戶，每月 25 號前必須把所有貨款賬戶的余額匯入總部賬戶。(4) 、費(fèi)用賬戶。銷售分公司的費(fèi)用開支等所需資金由股份公司財務(wù)部根據(jù)月度 預(yù)算下?lián)苤粮鞣止镜闹С鲑~戶，具體辦法詳見費(fèi)用管理制度。(5) 、支票管理。凡不能用現(xiàn)金收付款的各項業(yè)務(wù)，一律應(yīng)通過銀行轉(zhuǎn)帳進(jìn)行結(jié)公司支票的購買由出納員負(fù)責(zé)，并填寫支票備查簿，支票備查簿由銷售公司財 務(wù)經(jīng)理保管?？瞻字庇沙黾{員負(fù)責(zé)保管，簽發(fā)支票所需的財務(wù)章由財務(wù)經(jīng)理保管，人名章 由出納保管?，F(xiàn)金支票只能由出納員從銀行提取現(xiàn)金時使用，公司與其他單位之間金額在結(jié) 算

7、起點以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，一律使用轉(zhuǎn)帳支票。各部門或個人因工作需要領(lǐng)用支票時，應(yīng)填制規(guī)定的借款單，由部門經(jīng)理和財 務(wù)部門經(jīng)理審核簽字，并報分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由出納人員簽發(fā)。借款人應(yīng)在支 票領(lǐng)用之日起，十日內(nèi)到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)，其程序與現(xiàn)金支出報銷程序一樣。 支票領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管已簽發(fā)的支票，如有丟失應(yīng)立即通知財務(wù)部門并對造成的后 果承擔(dān)責(zé)任。出納員不得簽發(fā)不確定的日期的支票，不得簽發(fā)任何種類的空白支票，當(dāng)付款 金額無法確定時，可簽發(fā)限額轉(zhuǎn)帳支票，并寫明用途和收款單位。財務(wù)人員不得在支票簽發(fā)前預(yù)先加蓋簽發(fā)支票的印章，簽發(fā)支票時必須按編號序順使用，對簽錯的支票或退票必須加蓋 作廢 戳記并與存根一

8、起保管。應(yīng)及時登記支票登記簿，與銀行及時核對存款余額。3、銀行承兌匯票的管理規(guī)定(1) 分公司收取銀行承兌匯票必須經(jīng)股份公司財務(wù)部 (書面報告 )才能收取，嚴(yán)禁 收取省轄的銀行承兌匯票及注有 不得轉(zhuǎn)讓 字樣的銀行承兌匯票。(2) 銀行承兌匯票的票面要素必須齊全 :日期大寫 ;金額大、小寫要一至 ;并必須有 銀行的匯票專用章 的鋼印或紅印 (目前只有農(nóng)行為鋼印，其他銀行均為紅印 )。銀 行承兌匯票下面左邊 承兌申請人蓋章 處必須由承兌匯票申請單位 (即出票單位 )蓋上預(yù)留銀行印簽，出票人的全稱與出票人簽章的財務(wù)專用章必須完全一致，一字不漏，收 款人的全稱、賬號、開戶行必須核對無誤。(3) 銀行承

9、匯票的出票人必須具備下列條件 :A、在承兌銀行開立存款賬戶的法人以及其他組織 ;B、與承兌銀行具有真實的委托付款關(guān)系；C、資信狀況良好，具有支付匯票金額的可靠資金來源。(4) 銀行承兌匯票期限最長不得超過六個月，即其出票日期與到期日不得超過六 個月(含六個月，但不能多出一天 )。轉(zhuǎn)賬背書回股份公司的銀行承兌匯票，必須取 得連續(xù)背書，第一背書人必須同票面收款人全稱完全一致，一字不漏；第二背書人同第一背書人相同，依次前后銜接，最后一次背書轉(zhuǎn)讓的被背書人是票據(jù)的最后持(5) 信用社無開具銀行承兌匯票的資格，因此信用社出具的銀行承兌匯票為無效 銀行承兌匯票。各分公司收取的銀行承兌匯票必須在當(dāng)?shù)叵蜷_票銀

10、行查詢確認(rèn)其為 有效的銀行承兌匯票，并確信開票銀行到期有能力付款 (支行級的銀行 )，才能發(fā) 貨。(6) 分公司收取的銀行承兌匯票除了通過分公司開戶行向開票銀行查詢外，還必 須帶銀行承兌匯票到分公司開戶行找銀行票據(jù)的專業(yè)人士辨別銀行承兌匯票的真實 性及有效性。如收到的銀行承兌匯票是同城銀行開出的，要求財務(wù)經(jīng)理親自到出票 行落實該票據(jù)的真實性和有效性。(7) 分公司收取的銀行承兌匯票以分公司為收款人 (或被背書人 )，且必須在收取 銀行承兌匯票的二個工作日內(nèi)將所收取的銀行承兌匯票背書寄回股份公司財務(wù)審計 部。在背書欄蓋分公司銀行印鑒章的同時，必須注明被背書人的全稱，以免銀行承 兌匯票遺失給總公司

11、造成損失，如在背書欄內(nèi)蓋章，而沒有注明被背書人的全稱， 如果該銀行承兌匯票遺失，任何單位或個人即可將該銀行承兌匯票送往銀行解付或 貼現(xiàn)。4、借支制度。公司人員借支應(yīng)該根據(jù)需要核定額度，填寫借支單，由財務(wù)經(jīng) 理和銷售分公司經(jīng)理審批。上一筆借支未清賬，不得再次借支。公司員工出差借時 需附經(jīng)審批后的出差申報單。5、關(guān)于嚴(yán)禁非授權(quán)人員向經(jīng)銷商 （客戶）收（借）取錢、物 的規(guī)定 為防范風(fēng)險，防止經(jīng)濟(jì)糾紛，現(xiàn)就關(guān)于禁止分公司員工到經(jīng)銷商 （客戶 ）處借 款、借貨事宜規(guī)定如下 :（1）股份公司嚴(yán)厲禁止銷售分公司任何人員到公司的任何經(jīng)銷商（客戶 ）處借款、借貨 ;禁止業(yè)務(wù)人員為任何經(jīng)銷商 （客戶）帶款、帶貨。

12、（2）銷售分公司財務(wù)經(jīng)理要負(fù)責(zé)給與分公司有往來關(guān)系的每一個經(jīng)銷商法人發(fā)一 份書面函件 （一式二份并蓋公司財務(wù)章，由分公司總經(jīng)理簽發(fā)，經(jīng)銷商法人簽章確 認(rèn)后，分公司財務(wù)部回收一份存檔備查，經(jīng)銷商自留一份 ），明確股份公司嚴(yán)禁業(yè) 務(wù)員到經(jīng)銷商 （客戶 ）處借款、借貨及其他任何經(jīng)手錢、物的事情。三、崗位職責(zé) 分公司財務(wù)崗位責(zé)任制是一種管理制度，現(xiàn)關(guān)于分公司每個財務(wù)工作人員的職 責(zé)、任務(wù)、權(quán)限、完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)作出明確的規(guī)定，根據(jù)分公司財務(wù)人員履行崗位 職責(zé)的優(yōu)劣作為對財務(wù)人員的晉升、獎懲依據(jù)。1、分公司財務(wù)經(jīng)理的崗位職責(zé)（1）在股份公司財務(wù)部的領(lǐng)導(dǎo)下 ,嚴(yán)格遵守財經(jīng)紀(jì)律與股份公司的各項規(guī)章制度 , 要

13、隨時檢查各項制度在分公司的執(zhí)行情況 ,發(fā)現(xiàn)違反財經(jīng)紀(jì)律的行為給予制止 ,并及 時書面報告股份公司財務(wù)部 .（2）審核分公司的會計原始憑證是否符合會計工作規(guī)范的要求 ,是否符合國家的稅務(wù)、會計法規(guī)及股份公司的有關(guān)規(guī)定，對不合理、不合法、不合規(guī)的原始憑證拒絕受 理，并且退回經(jīng)辦人，堅持 收支兩條線 的原則。(3) 審核上報股份公司的財務(wù)資料 ,確保上報資料的真實性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。編 制分公司經(jīng)營費(fèi)用的預(yù)算，并就經(jīng)營費(fèi)用預(yù)算的執(zhí)行差異進(jìn)行分析，然后報分公司 總經(jīng)理及股份公司財務(wù)部。(4) 復(fù)核記賬憑證、登記總賬、核對明細(xì)賬、編制會計報表、編寫財務(wù)分析報 告，按股份公司的要求審核分公司的會計報表，并

14、在限期內(nèi)寄回股份公司財務(wù)部。(5) 嚴(yán)格審核分公司物料收發(fā)憑證，堅持 現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨 的原則，對分公 司的實物 (包括庫存商品、物料、固定資產(chǎn)等 )與貨幣資金進(jìn)行定期或不定期的盤 點，并核對賬實是否相符。(6) 在堅持股份公司的各項規(guī)章制度的前提下，積極地配合銷售分公司總理推動 分公司銷售業(yè)務(wù)的提升，做好分公司總經(jīng)理的參謀。(7) 做好分公司的物流、資金流的安全保障措施，確保分布在分公司內(nèi)、外的財 產(chǎn)安全與完整。(8) 妥善保管、歸檔會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，協(xié)調(diào)好與 當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門的關(guān)系。(9) 按股份公司的規(guī)定管好、用好分公司的印章，并做好分公司簽訂的所有合同 的審核、

15、備案工作。(10) 協(xié)調(diào)好分公司的財務(wù)崗位工作，并組織好分公司財務(wù)每月的工作小結(jié)會,總結(jié)分公司財務(wù)工作中存在的問題和不足，并書面上報股份公司財務(wù)部。根據(jù)財務(wù)內(nèi) 控制度，安排好分公司節(jié)假、雙休日財務(wù)人員的值班，堅持服務(wù)與監(jiān)督并重的原 則。(11) 按時完成股份公司財務(wù)部交付的其他臨時性工作，同時以身作則組織與帶 好分公司財務(wù)隊伍，將分公司財務(wù)工作做好。2、分公司會計的崗位職責(zé)(1) 按照國家會計法規(guī)制度和股份公司的有關(guān)規(guī)章制度，編制記賬憑證、登記會 計明細(xì)賬 (不包括現(xiàn)金日記賬與銀行日記賬 )和結(jié)賬、對賬，做到賬務(wù)處理手續(xù)完 備、數(shù)字準(zhǔn)確、賬目清楚，對不合法的原始憑證應(yīng)拒絕編制記賬憑證并及時報告

16、分 公司財務(wù)經(jīng)理。(2) 登記好有關(guān)備查賬簿 ;定期和不定期對賬，使賬賬、賬實相符。(3) 與庫管員共同驗收分公司物料入庫，并填制入庫憑證。(4) 根據(jù)有關(guān)資料編制會計報表的附表。(5) 月初裝訂分公司上月的記賬憑證、物料收發(fā)憑證并歸檔 (財務(wù)資料歸檔管 理)。(6) 負(fù)責(zé)稅務(wù)申報及稅控系統(tǒng)的維護(hù)。(7) 按時完成分公司財務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時性工作。3、分公司出納的崗位職責(zé)(1)嚴(yán)格、認(rèn)真執(zhí)行國務(wù)院關(guān)于現(xiàn)金管理的制度。(2)嚴(yán)格執(zhí)行庫存現(xiàn)金的限額，超過部分必須及時送存銀行，不坐支貨款，不能白條抵押現(xiàn)金，堅持貨款現(xiàn)金與費(fèi)用現(xiàn)金分管的原則。必須是堅持收支兩條線 的原則。(3) 嚴(yán)格執(zhí)行支票管理制度

17、，使用支票必須經(jīng)分公司總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理兩人簽同 意后方可開出。出納員辦理每一筆收付款業(yè)務(wù)的依據(jù)，必須根據(jù)會計(財務(wù)經(jīng)理 )編制的，并經(jīng)審核無誤的憑證。(4) 建立、建全現(xiàn)金、銀行存款的各種賬目，出納員每辦理一筆收付款業(yè)務(wù)前， 必須堅持復(fù)核每一筆收付款憑證所反映的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容和金額，對不完整、不合法的憑 證應(yīng)拒絕付款，并及時向分公司財務(wù)經(jīng)理或股份公司財務(wù)審計部反映。(5) 月末分公司銀行存款余額與銀行對賬單核對，要及時編制 銀行存款余額調(diào)節(jié)表，使賬面余額與銀行對賬單上的余額相符。對未達(dá)賬款要及時查詢，并督促有關(guān) 人員及時處理。(6) 為了確保安全，分公司向銀行提取或存入現(xiàn)金時，應(yīng)由分公司財務(wù)經(jīng)理配備

18、 人員同行，采取相應(yīng)的安全措施，同時保險柜密碼嚴(yán)格保密，鑰匙要妥善保管不得 丟失，不得交給他人。(7) 不得將出納工作隨意交代他人代管，如確有原因離崗時，必須由分公司財務(wù) 經(jīng)理指派他人代管，而且交接手續(xù)雙方必須清楚。(8) 出納員使用的各種印章，如支票印鑒、 現(xiàn)金收訖 、現(xiàn)金付訖 、銀行收訖 、銀行付訖 等都要妥善保管。為了分清責(zé)任，支票印鑒必須堅持分管的原則。 任何時侯都不能一個人保管和使用支票的所有印鑒。(9) 加強(qiáng)有價證券的管理，有價證券必須存放在保險柜中并設(shè)立備查賬，保護(hù)有 價證券安全、完整不受損 (要轉(zhuǎn)回股份公司的必須及時辦理手續(xù)轉(zhuǎn)回 )。(10) 出納人員不能兼任會計稽核、會計檔案

19、保管、收入費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)的賬簿 登記工作。(11) 按時完成分公司財務(wù)經(jīng)理交付的其他臨時性工作。注 :銷售分公司未設(shè)會計崗位的，由財務(wù)經(jīng)理兼任會計工作崗位。四、往來賬管理制度1、應(yīng)收賬款的管理 為了進(jìn)一步規(guī)范銷售，減少經(jīng)營風(fēng)險，保證公司的財產(chǎn)安全，最大限度在減少 呆賬、壞賬，對銷售分公司應(yīng)收賬款的管理作出如下的規(guī)定 :(1)公司的產(chǎn)品銷售規(guī)定是 :現(xiàn)款現(xiàn)貨、款到發(fā)貨 的原則，所以原則上銷售分公司月末不允許有應(yīng)收貨款余額(2)各銷售分公司原則上不允許賒銷，對確需賒銷的，應(yīng)先向股份公司財務(wù)部提 出書面報告，報告中必須要說明出現(xiàn)應(yīng)收賬款單位的資信狀況(包括其經(jīng)營資格、資信狀況及經(jīng)營能力等 )并有分公司總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理簽署意見，報告經(jīng)股份公司 財務(wù)部、銷售總監(jiān)、總經(jīng)理審批，且該應(yīng)收賬款的期限不能超過一個月。對應(yīng)收賬 款超過一個月的單位，分公司必須及時書面報告股份公司財務(wù)部并采取措施，并指 定專人負(fù)責(zé)解決。(3) 有應(yīng)收賬款的分公司財務(wù)經(jīng)理每月應(yīng)編報 應(yīng)收賬款