《科學技術檔案案卷構成的一般要求》

1、（發(fā)稿時間：2011-5-2518:08:28信息來源：本站原創(chuàng)查看次數(shù)： （9268）1?范圍本標準規(guī)定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案 卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。本標準適用于一般科學技術檔案的案卷整理。專業(yè)性較強和非紙質(zhì)載體科學技術檔案的 案卷整理可參照本標準。2?規(guī)范性引用文件F列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然頁，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新 版本適用于

2、本標準。GB/T10609.3?技術制圖?復制圖的折疊方法3?術語和定義F列術語和定義適用于本標準。3 -1 科學技術文件材料 scientificandtechnicalrecords記錄和反映科學研究、生產(chǎn)經(jīng)營、項目建設活動和設備儀器運行、維護及其管理工作的 文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱，以下簡稱科技文件。3 -2科學技術檔案（以下簡稱科技檔案）scientificandtechnicalarchives國家機構、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人 具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件，以下簡稱科技檔案。3 -3 案卷 file由互有聯(lián)系的若干

3、文件組合而成的檔案保管單位。3 4卷內(nèi)目錄（以下簡稱卷內(nèi)目錄）inner-fileitemlist登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前，以下 簡稱卷內(nèi)目錄。3 *5卷內(nèi)備考表file note卷內(nèi)文件狀況的記錄單。3 -6 檔號 archivalcode以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。3 -7案卷目錄filelist登錄案卷題名、檔號、保管期限及其他特征，并按案卷號次序排列的檔案目錄。4?案卷組織4 I組卷原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套、系 統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。4 *2組卷要求4

4、21案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整，簽章手續(xù)完備。4 2 2案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應符合檔案保護要求。4 3組卷方法4 31針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組 卷。4 3 2科研課題、產(chǎn)品、建設項目、設備儀器方面的科技文件，應按其項目、結構、階段或臺（套）等分別組卷。4 3 3成冊、成套的科技文件宜保其原有形態(tài)。4 3 4通用圖、標準圖可放入相應一項目文件中或單獨組卷。其他涉及這些通用圖、標準圖的項目，應在卷內(nèi)備考表中注明并標注通用圖、標準圖的圖號和檔號。4 3 5底圖以張或套為保管單位進行整理。4 3 6產(chǎn)品局部或零部件變更、建設項目和設備儀

5、器在維修和維護中所形成的科技文件,宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨組卷排列在原案卷后面， 并在原案卷的備考表中予 以說明和標注。4 3 7產(chǎn)品升級換代、建設項目后評估、改擴建或重建所形成的科技文件應單獨組卷排列。5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列51科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點進行案卷或卷內(nèi)文件排列。 卷內(nèi)文件排列一般文字材 料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。52案卷內(nèi)管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。一般應印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復文在前，來文在后。5 3科研類案卷宜按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結鑒定、成果和知識產(chǎn)權申報、推廣應用等階段排列。5

6、4產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設計（含初步設計、基礎設計、技術設計）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結構排列。5 5建設項目類宜案卷按項目前期、項目設計、項目施工、項目監(jiān)理、項目竣工、項目驗收及項目后評估等階段排列。5 6設備儀器類宜按設備儀器立項審批、 外購設備儀器開箱驗收（自制設備的設計、制造、 驗收）、設備儀器安裝調(diào)試、隨機文件材料、設備儀器運行、設備儀器維護等階段或工作程 序排列。6?案卷編目6 1卷內(nèi)科技文件頁號編寫611案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁號，以有效內(nèi)容的頁面為一頁。612已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。63卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。6-2案卷封面編制6

7、 2 1案卷封面應印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式（封面式樣見圖A.1。虛線內(nèi)為提示項，下同）。6 2 2案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）、結構、階段名稱、文件類型名稱等寫。6 2 3立卷單位，應填寫負責組卷部門或單位。6 2 4起止日期，應填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時間一年、月、日（年度應填寫四位數(shù)字，下同）。6 2 5保管期限，應填寫組卷時依照有關規(guī)定劃定的保管期限。6 2 6密級，應填寫卷內(nèi)科技文件的最高密級。號，6 2 7檔號，由全宗號、分類號（項目代號或目錄號）、案卷號組成。全宗號：需向檔案館移交

8、的檔案，其全宗號由負責接收的檔案館給定;分類號：應根據(jù)本單位分類方案設定的的類別號確定;項目代號：由所反映的的產(chǎn)品、課題、項目、設備儀器等的型號、代字或代號確定;目錄號：應填寫目錄編號;案卷號：應填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號。6- 3案卷脊背的編制6 3 1案卷脊背印制在卷盒側面，脊背式樣見圖 A.2。6 3 2案卷題名，保管期限、檔號，填寫方法同6.2。6 3 3案卷脊背項目可根據(jù)需要選擇填寫。6 - 4卷內(nèi)目錄的編制6 4 1卷內(nèi)目錄應排列在卷內(nèi)文件首頁之前，式樣見圖A.3。6 4 2序號，應依次標注卷內(nèi)科技文件排列順序。6 4 3文件編號，應填寫文件文號或型號或圖號或代字、代號等

9、。6 4 4責任者，應填寫文件的形成者或第一責任者。6 4 5文件題名，應填寫科技文件全稱。文件沒有題名的，應由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。6 4 6日期,應填寫文件形成的時間一年、月、日。6 4 7頁數(shù),應填寫每件文件總頁數(shù)。6 4 8備注,可根據(jù)實際填寫需注明的情況。?6 4 9檔號，填寫方法同6 2 765卷內(nèi)備考表的編制6 5 1卷內(nèi)備考表式樣見圖A.4。6 5 2卷內(nèi)備考表應標明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、 總頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。6 5 3立卷人，應由立卷責任者簽名。6 5 4立卷日期，應填寫完成立卷的時間。6 5 5檢查人，應由案卷質(zhì)量審核者簽名。6 5,

10、6檢查日期，應填寫案卷質(zhì)量審核的時間。6 5 7互見號，應填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號。并注明其載體類型。6 5 8檔號，填寫方法同6 2 76 5 9卷內(nèi)備考表，應排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。6 - 6案卷目錄編制6 6 1案卷目錄式樣見圖A.5。6 6 2序號，應填寫登錄案卷的流水順序號。6 6 3檔號、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.2。6 6 4總頁數(shù)，應填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和。6 6 15備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的密級、互見號或存放位置等信息。7?案卷的裝訂 7案卷內(nèi)文件可整卷裝訂和或以件為單位裝訂。7 2以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加

11、蓋檔號章，式樣見圖A.7。檔號填寫方法同6 2 7,序號填寫方法同6 4 2。7 3案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應疊裝。圖紙折疊方法見 GB/T10609.3。破損的科技文件應修復。8?卷盒、表格規(guī)格及其制成材料8 1卷盒式樣見圖A.6。8 2卷盒規(guī)格和制成材料8 21卷盒的外表面規(guī)格為310mm X220mm，脊背厚度可根據(jù)需要設定。8 2 2卷盒宜采用220g以上的單層無酸牛皮紙雙裱壓制。8 3表格規(guī)格和制成材料8 3 1案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為 ：297mm X2l0mm 。8 3 2表格宜采用 70g 以上白色書寫紙制作。8 4表格字跡應清晰端正。科學技術檔案案卷構成的一般要求附錄附錄A（規(guī)范性附錄） 案卷編目式樣. 220 -.60.:5檔號：、單位統(tǒng)一為 mm比例1 : 2圖A1案案卷題名封面式樣立卷單位起止日期保管期限密級保管期限檔號案卷題名0D=ia 20、 單位統(tǒng)一為 比例1: 230、40、50、60mm圖A2案卷脊背式樣. 210 =25102020r檔號卷內(nèi)目錄5序號文件 編號責任者文件題目日期頁數(shù)備注0'單位統(tǒng)一為 mm比例1: 225圖A3卷內(nèi)目錄式樣210檔號:卷內(nèi)備考表79一為A4互見號：說明:立